Sənədşünaslıqda idrak metodu kimi təsnifat. Sənədlərin təsnifat xarakteristikası Sənədlərin müxtəlif əlamətlərə görə təsnifatı

Bilik bazasında yaxşı işinizi göndərin sadədir. Aşağıdakı formadan istifadə edin

Tədris və işlərində bilik bazasından istifadə edən tələbələr, aspirantlar, gənc alimlər Sizə çox minnətdar olacaqlar.

Oxşar sənədlər

Mikroqrafik sənədin təkamülü, onun yaranması üçün ilkin şərtlər. Əsas media növləri, onların üstünlükləri və çatışmazlıqları. Müxtəlif növ sənədlərin qarşılıqlı əlaqəsi. Dinamik və statik arxivlərin xüsusiyyətləri. Mikroqrafik sənədin gələcəyi.

kurs işi, 27/03/2012 əlavə edildi


Rusdilli KİV-in təbliğat komponenti problemi, onun xarici auditoriyaya təsiri. MDB ölkələrində rusdilli mətbuatın hazırkı vəziyyətinin qiymətləndirilməsi. Qlobal kommunikasiya sistemində rusdilli internet medianın rolu.

dissertasiya, 20/10/2010 əlavə edildi


“İnformasiya müharibəsi” anlayışının tərifi, onun sosial-psixoloji komponenti. Müasir sivilizasiyanın strukturunda informasiya komponentinin vəziyyəti. Rusiyaya qarşı informasiya müharibəsi, onun Qərb mediasının güzgüsündə siması.

kurs işi, 05/02/2012 əlavə edildi


Sənədli məlumat mənbələri, onların etibarlılığı. Sənədlərin keyfiyyət və kəmiyyət təhlili üsulları. Məzmun təhlili sənədlərin təhlili metodu kimi. Sənədli təhlil metodunun qiymətləndirilməsi. Məzmun təhlili yolu ilə əldə edilən məlumatların etibarlılığı.

kurs işi, 05/13/2009 əlavə edildi


Çap dövri nəşrlərinin - qəzet, jurnal və almanaxların növlərinin və növlərinin xüsusiyyətləri. Radio, televiziya və internetin media növləri kimi ixtira tarixi. Xəbər agentliklərinin fəaliyyətinin mahiyyəti və xüsusiyyətləri.

test, 11/09/2010 əlavə edildi


Mediaya sistemli yanaşma tələbləri. Çap mediasının təsnifatı (qəzet və jurnallar). Elektron media kimi televiziya və radio yayımının xüsusiyyətləri. İnternet medianın tipologiyası və funksiyaları, onların yayılması.

kurs işi, 20/11/2009 əlavə edildi


Belarusun nəşriyyat-poliqrafiya kompleksinin formalaşması və inkişafı, kitab nəşrinin aktual problemləri. Kütləvi informasiya vasitələrinin təşkili prinsipləri, onların inkişaf tendensiyaları. Dövlət informasiya siyasətinin əsas prinsiplərinin həyata keçirilməsi.

kurs işi, 05/07/2010 əlavə edildi


Gündəlik həyatda əsas məlumat mənbəyi. Obyektivləşdirmə jurnalistikada maraqlı və mürəkkəb texnikadır. Medianın dili, jurnalistikanın əsas keyfiyyətləri. Qəzetlər və analitik saytlar əsasında obyektivləşdirmənin təsnifatı.

kurs işi, 01/14/2011 əlavə edildi

Giriş

“İdarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyi (ofis işi)” kursu daxildir

İDARƏETMƏNİN SƏNƏDDƏNİLMƏSİ DƏSTƏKİNİN MƏHİYYƏTİ (OFİS PROSESİ)

Əsas anlayışlar və təriflər

Kursu öyrənməyə başladıqda, ilk növbədə sənədlərlə işləməkdə daim rast gəlinən əsas peşə terminləri və tərifləri ilə tanış olmalısınız.

İdarəetmə üçün ofis işi və ya sənədləşdirmə dəstəyi (DOU) - sənədləşməni və rəsmi sənədlərlə işin təşkilini təmin edən fəaliyyət sahəsi.

Hazırda “sənəd işi” və “sənədlərin idarə edilməsi” terminləri sinonimdir və eyni fəaliyyətə istinad etmək üçün istifadə olunur. Hər iki terminə sənədləşmə proseslərinin təşkilini tənzimləyən sənədlərin adlarında rast gəlmək olar: “İdarəetmə üçün sənədləşmənin dövlət dəstəyi sistemi” və “Rusiya Federasiyasının nazirlik və idarələrində işgüzar iş üçün standart təlimatlar”.

Sənədlər - sənədin yaradılması və formatlaşdırılması prosesidir. GOST R 51141-98 (Ofis idarəçiliyi və arxivləşdirmə. Terminlər və təriflər) sənədləri "müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq müxtəlif daşıyıcılarda məlumatların qeyd edilməsi" kimi şərh edir. Sənədləşdirmə metodlarının və informasiya daşıyıcılarının işlənib hazırlanmasını öyrənən elmi fəndir sənəd idarəetməsi.

Sənədləşməyə sənədin hazırlanması, tərtibi, əlaqələndirilməsi, icrası və istehsalı ilə bağlı bütün əməliyyatlar daxildir.

Ən qədim sənədləşdirmə texnikası mətnli əlyazma yazısı idi. 19-cu əsrin sonlarında. Yazı makinasının ixtirası ilə əmək mexanizasiyası alətləri sənədləşmə üçün getdikcə daha çox istifadə olunmağa başladı. 20-ci əsrdə. Yazı və təşkilati maşınların yeni modellərinin meydana çıxması və müxtəlif təyinatlı elektron yazı maşınlarının yaradılması hesabına ofis makinaları daim təkmilləşdirilirdi. 1980-ci illərdə fərdi kompüterlərin idarəetmə fəaliyyətinə daxil olması ilə onlardan sənədlərin yaradılmasında fəal istifadə olunmağa başlandı. Hal-hazırda demək olar ki, bütün kompüterlərdə mətn sənədlərinin tərtibi, korreksiyası, redaktəsi, layihələndirilməsi, hazırlanması və göndərilməsi proseslərini avtomatlaşdırmağa imkan verən proqram təminatı mövcuddur. Amma qeyd etmək lazımdır ki, yeni informasiya texnologiyalarının tətbiqi sənədlərin kağız üzərində hazırlanmasını və müəyyən edilmiş tələb və qaydalara uyğun olaraq məcburi icrasını istisna etmir.

Bu gün idarəetmə praktikasında sənədləşdirmənin əsas üsulu makina və ya kompüter çapıdır. Bununla belə, bəyanatlar və izahat qeydləri kimi bir sıra sənədlər adətən əl yazısı ilə yaradılır.

Sənədləşmə sistemi sənədlərin yaradılması üçün müəyyən tələblərin və normaların mövcudluğunu nəzərdə tutur. Bu normalar qanunvericilik aktlarında, GSDOU-da (idarəetmə üçün sənədləşdirmənin dövlət sistemi), təlimatlarda və işgüzar işlərə dair idarə normativ sənədlərində təsbit edilmişdir.

Sənəd axını təşkilatda yaradılan və xaricdən alınan hazır sənədlərlə işlərin toplusunu əhatə edir. GOST R 51141-98 sənəd axını, sənədlərin yaradıldığı və ya alındığı andan icrası və ya göndərilməsi başa çatana qədər bir təşkilatda hərəkətinə aiddir. Sənədlərin işlənməsi texnologiyasına aşağıdakılar daxildir:

· Sənədlərin qəbulu və ilkin işlənməsi;

· ilkin baxılması və bölüşdürülməsi;

· sənədlərin qeydiyyatı;

· sənədlərin icrasına nəzarət;

· məlumat və arayış işi;

· sənədlərin icrası;

· sənədlərin göndərilməsi;

· sənədlərin sistemləşdirilməsi (faylların formalaşdırılması) və cari saxlanması.

Gəlin sadalanan bəzi anlayışları araşdıraq. Belə ki, qeydiyyat sənəd haqqında onun yaradılması, göndərilməsi və ya alınması faktını qeyd edən müəyyən edilmiş formada uçot məlumatlarının qeydi; sənədlərin icrasına nəzarət– onların vaxtında yerinə yetirilməsini təmin edən tədbirlər toplusu; işin formalaşması– uyğun olaraq icra edilmiş sənədlərin faylda qruplaşdırılması işlərin nomenklaturası(təşkilatda açılmış işlərin adlarının müəyyən edilmiş qaydada tərtib edilmiş saxlanma müddətləri göstərilməklə sistemli siyahısı) və iş daxilində sənədlərin sistemləşdirilməsi.

İstənilən idarəetmə qərarı həmişə baxılan məsələ və ya idarə olunan obyekt haqqında məlumatlara əsaslanır. İnformasiya “məlumat”, “informasiya”, “göstəricilər” anlayışları ilə eynidir. Rusiya Federasiyasının 20 fevral 1995-ci il tarixli "İnformasiya, informasiyalaşdırma və məlumatların mühafizəsi haqqında" Federal Qanunu aşağıdakı termini müəyyən edir:

Məlumat– təqdimetmə formasından asılı olmayaraq şəxslər, obyektlər, faktlar, hadisələr, hadisələr və proseslər haqqında məlumatlar.

İdarəetmə məlumatlarına ən vacib tələblər optimal qərarın qəbulu üçün vaxtında və kifayət qədərdir. Bundan əlavə, insanların qavrayışı üçün informasiyanın tamlığı, səmərəliliyi, etibarlılığı, dəqiqliyi, hədəflənməsi və əlçatanlığı vacibdir. Hazırda informasiyanın həcmi hər üç ildən bir iki dəfə artır. Cəmiyyət informasiya bumu yaşayır. Mövcud şəraitdə məlumatın sahibi vəziyyətə nəzarət edir.

İdarəetmədə istifadə olunan məlumatların üstünlük təşkil edən hissəsi qeyd olunur. Qeydə alınmış məlumatların maddi daşıyıcısı sənəddir.

"Sənəd" Latın dilindən tərcümədə - "ibrətamiz nümunə", "sübut yolu". Müasir istifadədə bu terminin bir neçə mənası var. S.I.-nin “Rus dilinin lüğəti”ndə. Ozhegov bu sözün belə şərhini verir:

1. Hansısa faktı və ya nəyəsə haqqı təsdiq edən iş kağızı...

2. Daşıyıcını rəsmi olaraq tanıdan bir şey (pasport və s.)…

3. Bir şeyin yazılı sübutu...

Termin qeyri-müəyyənliyi sənədlərin insan fəaliyyətinin müxtəlif sahələrində müxtəlif məqsədlər üçün istifadə edilməsi ilə əlaqədardır. Məsələn, hüquqşünas üçün bu, ilk növbədə sübut vasitəsidir (hətta bu sözün mənşəyindən də aydın görünür), tarixçi üçün ilkin mənbə, idarəetmə işçisi üçün isə məlumatların qeydə alınması və ötürülməsi vasitəsidir. .

İdarəetmə əməyinin təşkili və texnologiyası üzrə mütəxəssislər O.D. Jukovskaya və B.A. Qoltsev sabit formada məlumat ehtiva edən hər hansı maddi obyekti sənəd hesab edir; görə V.I. Losev sənədi faktların, hadisələrin, obyektiv reallıq hadisələrinin və insanın zehni fəaliyyətinin yazı, qrafika, fotoqrafiya, səs yazısı vasitəsilə xüsusi materialda (kağız, fotoplyonka) nümayiş etdirilməsinin nəticəsidir.

Sənəd("İnformasiya, informasiyalaşdırma və məlumatların mühafizəsi haqqında" Federal Qanunun və GOST R 51141-98-in təfsirində) müəyyən etməyə imkan verən detallarla maddi daşıyıcıda qeyd olunan məlumatdır.

Bütün sənədlərin ümumi və ən xarakterik xüsusiyyəti ondan ibarətdir ki, onlar məlumat mənbəyi və ya daşıyıcısıdır, buna görə də onlar hər hansı bir müəssisə və ya qurumun daxili təşkilinin təkmilləşdirilməsinə töhfə verir, qərarların qəbulu, ümumiləşdirmə və istinad üçün əsas rolunu oynayır. və axtarış işi.

Məqsədlərinə uyğun olaraq sənədlər aşağıdakılar vasitəsi kimi çıxış edə bilər:

· fəaliyyətin tənzimlənməsi (qanunlar, əsasnamələr, qaydalar, təlimatlar və s.);

· inzibati fəaliyyət (sərəncam, göstəriş, qərar, qərar, göstəriş və s.);

· məlumatların toplanması və sintezi (hesabatlar, aktlar, hesabatlar və s.);

· məlumatların ötürülməsi (məktublar, teleqramlar, telefon mesajları və s.).

Bundan əlavə, idarəetmə sahəsində həm inzibati fəaliyyətin həyata keçirilməsi vasitəsi, həm də məlumatların toplanması və ümumiləşdirilməsi vasitəsi kimi çıxış edə bilən müxtəlif kollegial orqanların fəaliyyətini əks etdirən sənədlər (protokollar) mühüm rol oynayır.

Rəhbərlik üçün dəyərlidir ki, sənədlər sübut vasitəsi, müəyyən faktların sübutu kimi hüquqi əhəmiyyət kəsb edir.

İdarəetmə fəaliyyətinin bütün formaları idarəetmə aparatına həvalə edilmiş funksiyaların həyata keçirilməsi yolu və vasitələri kimi çıxış edən müvafiq sənədlərdə öz əksini tapır.

Sənədlərin təsnifatı

Sənədlərin müxtəlif meyarlara görə təsnifatını nəzərdən keçirək:

1)məlumatın qeydə alınması (təsirləndirilməsi) üsulu ilə sənədlər yazılı, qrafik, foto, səs və kino sənədlərinə bölünür:

Yazılı (və ya əlyazma ilə çap edilmiş) müxtəlif dublikat maşınlarında, çap və kompüter üsullarında hazırlanmış bütün əlyazma və makinada yazılmış sənədləri əhatə edir;

Qrafika təsvir xarakterinə görə qiymətli olan çertyojlar, qrafiklər, xəritələr, çertyojlar, diaqramlar, planlar daxildir;

Foto və kino sənədləri çətin və ya qeyri-mümkün olan obyektləri, hadisələri və prosesləri başqa vasitələrlə çəkməyə imkan verir;

Fono sənədlər informasiyanın dəqiq səs yazısına imkan verir və iclasların, konfransların və s. yazıların yazılmasında geniş istifadə olunur;

3) adı ilə Sənədlərin bir çox növləri var: əsasnamələr, sərəncamlar, göstərişlər, göstərişlər, hesabatlar, aktlar, qeydlər, məktublar, orderlər, planlar, balanslar və s. Belə bir təsnifat, fikrimizcə, yersiz görünür, çünki Eyni adlı, lakin tamamilə fərqli məzmunlu bir çox sənədlər var. Məsələn, məzuniyyət ərizəsi və bank hesabı açmaq üçün ərizə eyni ada malik olsa da, müxtəlif sənədləşdirmə sistemlərinə aiddir - "ərizə";

4) istehsal üsulu ilə sənədlər standart, şablon və fərdi ola bilər. Standart sənədlər qabaqcadan tərtib edilir və ayrı-ayrılar üçün nümunə mətn kimi xidmət edir (nümunəvi qaydalar, təlimatlar və s.) Onların əsasında nümunənin tərkibi, forması və mətni saxlanılmaqla konkret sənədlər tərtib edilir.

Stencil sənədlərində mətnin bir hissəsi formada çap olunur və bir hissəsi onu doldurarkən daxil edilir (müvafiq olaraq daimi və dəyişən məlumatlar). Bu forma getdikcə geniş yayılır, çünki kompilyatorlara vaxta qənaət etməyə imkan verir və maşın emalını asanlaşdırır.

Ayrı-ayrı sənədlər hər dəfə yeni yaradılır və özbaşına tərtib edildiyi üçün (məsələn, hesabatlar və izahat qeydləri, avtobioqrafiyalar) və ya standart sənəd əsasında tərtib edildiyi üçün trafaretin tərtib edilməsi çətindir;

5) çətinlik dərəcəsinə görə sadə və mürəkkəb sənədləri ayırd etmək olar. Birinciyə bir sual, ikinciyə iki və ya daha çox sual olan sənədlər daxildir. Sadə sənədlərə üstünlük verilir: onları emal etmək, icraya nəzarət etmək və saxlamaq asandır;

6) tərtib yerində daxili və xarici sənədləri fərqləndirin. Birinci qrupa konkret müəssisə daxilində yaradılmış sənədlər, ikinci qrupa xaricdən alınan və ya başqalarına göndərilən sənədlər daxildir;

7) son tarixlərə uyğun olaraq sənədlər təcili və təcili olmayanlara bölünür. Birincilər qanunla, hüquqi aktla və ya rəhbərlə müəyyən edilmiş müddətdə icranı tələb edir. Bu kateqoriyaya göndərilmə və ya çatdırılma üsulu ilə təcili olanlar da daxildir (teleqramlar, fototeleqramlar, telefon mesajları, fakslar, səyahət vəsiqələri və s.). Qalanların hamısı qeyri-təcili hesab olunur, onlar lazım olduqda administrasiya tərəfindən müəyyən edilmiş müddətlərdə yerinə yetirilir;

8) mənşəyə görə sənədlər rəsmi və rəsmi-şəxsi (şəxsi) bölünür. Birinci qrupa təşkilatlarda, idarələrdə və müəssisələrdə onların fəaliyyəti ilə bağlı yaradılan sənədlər, ikinci qrupa konkret şəxslərə aid sənədlər, yəni. şəxsi (ərizələr, məktublar, şikayətlər və s.);

9) aşkarlıq dərəcəsinə görə adi, məxfi, məxfi sənədləri və xidməti istifadə üçün sənədləri (DSP) fərqləndirmək;

10) hüquqi qüvvə ilə həqiqi və saxta sənədləri fərqləndirin. Qanunla müəyyən edilmiş qaydada, bütün qaydalara riayət edilməklə verilmiş sənədlər həqiqi sayılır; saxta - təfərrüatları və ya məzmunu həqiqətə uyğun olmayan sənədlər.

Orijinal sənədlər, öz növbəsində, etibarlı (hazırda hüquqi qüvvəyə malikdir) və etibarsız ola bilər (müəyyən səbəblərdən, məsələn, müqavilənin müddətinin başa çatması səbəbindən itirilir).

Sənədlər maddi və ya intellektual saxtakarlığa görə saxta ola bilər. Birincisi, həqiqi sənədin məzmununa düzgün məlumat əvəzinə yalan məlumat daxil edildikdə, düzəlişlər, silmələr və s. İntellektual saxtakarlıq formal cəhətdən qüsursuz olsa da, qəsdən yalan məzmunlu sənədin hazırlanması və verilməsində ifadə olunur;

11) məqsədinə görə (yaradılış mərhələləri) sənədlər əslinə (əslinə) və surətinə bölünür. Orijinal (ilk dəfə yaradılmış) nüsxələrlə çoxalda bilər (orijinalın dəqiq surəti). Hüquqi baxımdan, surətdə xüsusi şəhadətnamə (məsələn, notarial qaydada təsdiq edilmiş surət və ya sənədin dublikatı - əslin dublikatı) olduqda, əsli və surəti ekvivalentdir.

3 növ nüsxə var: məzuniyyət (köhnəlmiş), çıxarış və dublikat. Tətil– harasa göndərilən orijinalın tam surəti, göndərəndə qalır. Çıxarış– sənədin mətninin bir hissəsini əks etdirən surət. Dublikat– məsələn, orijinalın itirilməsi ilə əlaqədar verilmiş sənədin ikinci (təkrar) surəti.

Sənədlərin təsnifatı.

Mövcud idarəetmə sistemləri arasında bütün idarəetmə orqanları üçün ümumi olan funksiyanın - idarəetmə işinin və ilk növbədə onun inzibati və icra fəaliyyətinin təşkili ilə bilavasitə bağlı olan sistemin və idarəetmə proseslərinin təşkili funksiyasının həyata keçirilməsi üçün xüsusi yer vahid idarəetmə sisteminə aiddir. təşkilati və inzibati sənədlər (USORD).

USORD- təşkilati və inzibati idarəetmə vəzifələrini həll etmək üçün istifadə olunan vahid sənədlərin tərkibinə, məzmununa, qurulmasına və icrasına dair tələbləri müəyyən edən vahid sənədləşmə sistemi. Ofis işində sənəd dedikdə nə nəzərdə tutulur?

Sənəd, QOST 16.48.7 - 83 "Ofis işi və arxivləşdirmə. Terminlər və təriflər" uyğun olaraq - zaman və məkanda ötürülməsi üçün süni şəkildə sabitlənmiş məlumatı olan maddi obyekt. Sənədin məqsədi məlumatı elə bir formada qeyd etməkdir ki, zamanla istifadə olunsun və məsafəyə ötürülə bilsin.

Sənəd idarəetmə sahəsində əsas əmək obyektidir. İstənilən idarəetmə fəaliyyəti sənəddə tutulan məlumatla əlaqələndirilir və istənilən idarəetmə qərarı mütləq sənəd şəklində qeyd olunur. Bir sənədin yaradılması adətən struktur bölmələrinin rəhbərlərinin və mütəxəssislərinin funksiyasıdırsa, onların icrası adətən katibə və ya idarəetmə sənədlərinə dəstək xidmətinə (DOU) həvalə edilir. Rəsmi sənədlərin hazırlanması standartlarla tənzimlənir. Məlumatın birləşdirilməsinin yolları aşağıdakılardır: yazı, rəsm, qrafika, fotoqrafiya, səs yazısı, video yazı.

Məlumatı qeyd edərək, sənəd bununla da onun qorunub saxlanmasını və yığılmasını, başqa şəxsə ötürülmə imkanını, təkrar istifadəni və s. Bu səbəbdən sənəddən istifadə üçün aşağıdakı resurslar ayrılmışdır:

1. məlumatların saxlanması və toplanması;
2. məlumatı başqa şəxsə ötürmək imkanı;
3. məlumatların təkrar istifadəsi;
4. məlumatlara vaxtında qayıtmaq;
5. informasiya uçotu funksiyası;
6. məlumatın sübutu.

İdarəetmə prosesində sənəddə qeyd olunan məlumatlar yalnız qərar qəbul etmək üçün əsas deyil, həm də onun icrasının sübutu, təhlil və ümumiləşdirmələr üçün mənbə, arayış və axtarış işləri üçün materialdır. Lakin idarəetmə fəaliyyətində sənəd işin predmeti və nəticəsi kimi çıxış edir.

Müəssisədə sənədlərin yaradılması üçün əsas idarəetmə hərəkətlərinin mövcudluğunun və məzmununun, məlumatın ötürülməsinin, saxlanmasının və müəyyən müddətə istifadəsinin təsdiqlənməsinin son dərəcə vacibliyidir.

Sənədlərin hazırlanmasının, icrasının müəyyən prinsiplərini, onlarla işləməyin forma və üsullarını hazırlamaq üçün onlar bir sıra meyarlara görə təsnif edilir.

Sənədlərin təsnifatı- bu, oxşarlıq və fərqliliyin ən ümumi əlamətlərinə görə sənədlərin siniflərə bölünməsidir.

Sənədlərin təsnifləşdirilməsinin məqsədi idarəetmə aparatının səmərəliliyini və icraçıların məsuliyyətini artırmaqdır. Sənədlərin ilkin təsnifatı onların çevik axtarışını təmin edir, onlarla işin səmərəliliyini artırır, icra və nəzarəti sürətləndirir.

Sənədlərin təsnifatı onların birləşdirilməsi üzrə işlərin aparılması üçün son dərəcə vacib şərtdir ki, bu da avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin sənədləşdirilməsi üçün vacib şərtdir. Sənədlərin unifikasiyası oxşar idarəetmə vəziyyətləri üçün vahid növ və çeşidlərin müəyyən edilməsindən, sənədlərin vahid formalarının və onların hazırlanması, tərtibatı və trafaret mətnlərinin yaradılması üçün vahid qaydaların işlənib hazırlanmasından ibarətdir.

Sənədlər qeydə alınma üsulu, məzmunu, hazırlanma üsulu, mürəkkəblik dərəcəsi, hazırlanma yeri, icra müddətləri, mənşəyi, aşkarlıq dərəcəsi, hüquqi qüvvəsi və təyinatı kimi meyarlara görə təsnif edilir.

Məlumatın qeydə alınması üsuluna görə sənədlər yazılı, qrafik, foto və kino sənədləri və akustik sənədlərə bölünür. Yazıya əl və ya maşınla yaradılmış sənədlər daxildir. Qrafik sənədlərə çertyojlar, xəritələr, çertyojlar, diaqramlar, planlar daxildir. Foto və kino sənədləri xüsusi daşıyıcılarda xüsusi avadanlıqdan istifadə edilməklə qeydə alınır. Akustik sənədlər səs məlumatının dəqiq qeydinə və ötürülməsinə imkan verir.

Adı iləçoxlu sayda sənədləri fərqləndirmək. Bunlar əmrlər, göstərişlər, sertifikatlar, protokollar və s.

Növə görə sənədlər standart, təxmini və ya fərdi ola bilər. Standart sənədlər tabeliyində olan təşkilatlar üçün yuxarı orqanlar tərəfindən əvvəlcədən hazırlanır və məcburi xarakter daşıyır.
ref.rf saytında yerləşdirilib
Nümunə sənədlər də yuxarı orqanlar tərəfindən hazırlanır, lakin məsləhət xarakteri daşıyır və fərdi sənədlər daxili istifadə üçün xüsusi təşkilatlar tərəfindən hazırlanır.

Çətinlik dərəcəsinə görə Bir sualdan ibarət sadə sənədlər və bir neçə sualdan ibarət mürəkkəb sənədlər var.

Tərtib olunduğu yerə görə sənədlər daxili və xarici bölünür. Daxili - qurumda onun məsələlərini həll etmək üçün yaradılan və qurumun hüdudlarından kənara çıxmayan sənədlər. Xarici - qurumun daxil olan və gedən yazışmaları.

Son tarixlərə görə sənədlər təcili və təcili olmayanlara bölünür. Bu xüsusiyyətin göstəricisi qanunla və müvafiq hüquqi aktlarla müəyyən edilmiş sənədin icra müddətidir.

Mənşəyinə görə sənədlər rəsmi və ya rəsmi şəxsi ola bilər. Birinci qrup - təşkilatlarda onların fəaliyyət məsələləri ilə bağlı yaradılan sənədlər, ikinci qrup - konkret şəxslərə aid sənədlər.

Təbliğat dərəcəsinə görə adi, məxfi sənədləri və xidməti istifadə üçün ayırmaq.

Hüquqi qüvvə ilə həqiqi və saxta sənədləri fərqləndirin. Müəyyən edilmiş qaydada bütün qaydalara riayət etməklə verilmiş sənədlər həqiqi sayılır; saxta - tərtibatı və ya məzmunu həqiqətə uyğun olmayan sənədlər.

Məqsədinə görə sənədlər orijinal və surətlərə bölünür. Orijinal - düzgün tərtib edilmiş orijinal məlumatları ehtiva edən orijinal sənəd. Nüsxə, lazımi qaydada təsdiq edilmiş orijinalın detallarının dəqiq reproduksiyasıdır. Tətil, çıxarış və dublikat kimi nüsxə növlərini ayırd etmək lazımdır. Buraxılış göndərəndə qalan sənədin tam surətidir. Sənəddən çıxarış sənədin bir hissəsinin surəti, dublikat isə əslinin itirilməsi ilə əlaqədar verilmiş sənədin ikinci nüsxəsidir.

Sənədlərin təsnifatı. - konsepsiya və növləri. "Sənədlərin təsnifatı" kateqoriyasının təsnifatı və xüsusiyyətləri. 2017, 2018.

Sənədlərin təsnifatı sənədlərin təsnifat sxeminin vəziyyəti ilə əlaqələri əks etdirmək üçün siniflərə uyğunlaşdırılması və ya bölüşdürülməsi prosesidir. Sənədlərin təsnifatı onların müxtəlifliyini idarə etməyə kömək edir. Sənədlər müxtəlif meyarlara görə təsnif edilir. Sənədlərin aşağıdakı təsnifatlarını nəzərdən keçirəcəyik: Sənədin informasiya komponentinə görə təsnifat; Sənədin maddi komponentinə görə təsnifat; Sənədlərin xarici mühitdə fəaliyyət göstərmə şəraitinə görə təsnifatı.

Sənədin informasiya komponentinə görə təsnifat 1. Sənədlərin məzmununa görə təsnifatı: LBC, UDC, Dewey Ondalık Təsnifat, Kitab nəşri üçün Ədəbiyyatın Vahid Təsnifatı və s. 2. İnformasiyanın ümumiləşdirmə səviyyəsinə görə sənədlərin təsnifatı: İlkin sənədlər, İkinci dərəcəli sənədlər. 3. İnformasiyanın qavranılması üçün nəzərdə tutulmuş təyinatına görə sənədlərin təsnifatı: İnsan tərəfindən oxunan, Maşınla oxunan.

Sənədin informasiya komponentinə görə təsnifat 5. İnformasiyanın simvolik qeyd vasitələrinin xarakterinə görə sənədlərin təsnifatı: Mətn sənədi, İkonik sənəd, İdeoqrafik sənəd, Səsləndirici sənəd, Matris sənədi, Kompleks sənəd.

Sənədin informasiya komponentinə görə təsnifat 6. Məlumatların qeyd olunma ölçüsünə görə sənədlərin təsnifatı: Birölçülü sənədlər, ikiölçülü sənədlər, üçölçülü sənədlər. 7. Sənədlərin informasiya qavrayış kanalına görə təsnifatı: Taktil sənəd, Eşitmə sənədi, Vizual sənəd, Audiovizual sənəd.

Sənədin informasiya komponentinə görə təsnifat 8. Sənədlərin yayılma dərəcəsinə görə təsnifatı: Nəşr olunmuş sənəd, Nəşr olunmamış sənəd, Nəşr olunmamış sənəd.

Sənədin informasiya komponentinə görə təsnifatı 9. Sənədləşmə üsuluna görə sənədlərin təsnifatı: Əlyazma, Çap, Mexanik, Maqnit, Fotoqrafik, Optik, Lazer, Elektron.

Sənədin maddi tərkib hissəsinə görə təsnifat 1. İnformasiya daşıyıcısının materialına görə təsnifat: Süni sənədlər, Təbii sənədlər. 2. İnformasiya daşıyıcısının maddi strukturuna və ya formasına görə təsnifat: Vərəq sənədi, Kod sənədi, Kartof sənədi, Lent sənədi, Disk sənədi, Birləşdirilmiş sənəd.

Sənədlərin xarici mühitdə fəaliyyət göstərmə şəraitinə görə təsnifatı 1. Sənədlərin dərc edilmə qanunauyğunluğuna görə təsnifatı: Dövri sənədlər, Qeyri-dövri sənədlər. 2. Sənədlərin xarici mühitdə görünmə vaxtına görə təsnifatı: Əsli (hüquqi qüvvəyə malik olan sənədin birinci və ya tək nüsxəsi), surəti (başqa bir sənədin məlumatını və onun xarici hissəsinin hamısını və ya bir hissəsini əks etdirən sənəd). xüsusiyyətləri), Dublikat (hüquqi qüvvəyə malik olan rəsmi sənədin surəti) əslinin gücü).

İdarəetmə sahəsinə xidmət edən bütün sənədlər müxtəlif əsaslarla təsnif edilə bilər. Mənşəyinə görə sənədlər şəxsi və rəsmi olaraq fərqləndirilir.

Sənədləşmə üsuluna görə sənədlər fərqləndirilir: əlyazma (mətn); şəkilli (obyektin təsviri vasitəsilə məlumatı qeyd edən sənədlər); qrafik (qrafik olaraq hazırlanmış sənədlər); foto sənədlər; fono-sənədlər (maqnit lentinə yazılmış səs sənədləri); kino sənədləri (kino və video avadanlıqlardan istifadə etməklə qeydə alınmış sənədlər); kompüter texnologiyasından istifadə etməklə yaradılmış sənədlər.

İdarəetmə aparatına münasibətdən asılı olaraq sənədlər fərqləndirilir:

Gələn (təşkilat tərəfindən qəbul edilir); gedən (təşkilatdan göndərilir);

daxili (müəyyən bir təşkilatda yaradılmış və daxili kommunikasiyalarda istifadə olunur). Bu sənədlərin cəmi təşkilatın sənəd dövriyyəsini təşkil edir.

Qaldırılan məsələlərin sayına görə sənədlər sadə və mürəkkəb bölünür. Sadə sənədlərdə bir məsələnin ifadəsi var. Mürəkkəb sənədlər bir çox məsələləri əhatə edir. Belə sənədlərə adətən əmrlər, protokollar, qətnamələr və qərarlar daxildir. Giriş məhdudiyyətlərinə görə sənədlər məxfi, rəsmi istifadə üçün və təsnif olunmayan (sadə) bölünür. Gizli sənədlər xüsusi işarə və məxfilik təsnifatı ilə təmin edilir. Belə sənədlərin istifadəsi və onlarla iş xüsusi texnologiyadan istifadə etməklə həyata keçirilir və xüsusi icazə tələb olunur. Məxfi olmayan məlumatları ehtiva edən rəsmi istifadə üçün sənədlər bu qurumun əməkdaşları tərəfindən istifadə edilə bilər.

Mətnin təqdim edilməsi üsuluna görə sənədlər fərdi, şablon və standart ola bilər. Fərdi sənədlərdə məzmun əlaqəli mətn şəklində təqdim olunur. Fərdi sənədin tərtibçisi (icraçısı) konkret idarəetmə tapşırığını yerinə yetirmək üçün bir (və ya bir neçə) məsələyə həsr olunmuş orijinal mətn hazırlayır. Bu sənədlər ənənəvi bədii mətndə yazılır. Stencil sənədlərdə mətnin strukturu rəsmiləşdirilir, dəyişən məlumatları doldurmaq üçün əvvəlcədən hazırlanmış standart ifadələrdən və ya daim təkrarlanan mətnin ayrı-ayrı hissələrindən və boşluqlardan istifadə edirlər. Belə sənədlərin ən məşhur növü anket və ya sertifikatdır. Standart sənədlər oxşar (təkrarlanan) vəziyyətləri sənədləşdirmək üçün istifadə olunur və nümunə əsasında tərtib edilir (məsələn, standart məktublar, standart təlimatlar, standart müqavilələr və s.). Sənədşünaslıqda tipləşdirmə metodu sənədlərin standart formalarının və standart mətnlərin, yəni konkret sənədlərin yaradıldığı nümunələrin və ya standartların işlənib hazırlanmasında istifadə olunur.

Əsllik dərəcəsinə görə sənədlər orijinallara, əsllərə, surətlərə və dublikatlara bölünür. Rəsmi sənədin əsli hüquqi qüvvəyə malik olan sənədin ilk (və ya tək) surətidir. Onun həqiqiliyini təsdiq edən məlumatları (müəllif, vaxt və yaradılma yeri haqqında) ehtiva edən sənəd həqiqi sayılır. Orijinalın sinonimi orijinaldır. Sənədin layihəsi (əl ilə yazıla, maşınla yazıla və ya kompüterdən çap edilə bilər) sənədin məzmunu üzərində müəllifin işini əks etdirir, yalnız sənədin mətnini ehtiva edə bilər və heç bir hüquqi qüvvəyə malik deyil. Sənədin surəti faks və ya pulsuz surət ola bilər. Nüsxələr sənəd mətninin (çıxarışın) bir hissəsini və ya bütün sənədi çoxalda bilər. Faks nüsxəsi sənədin məzmununu və onun bütün xarici xüsusiyyətlərini - orijinalda olan təfərrüatları (imza və möhür daxil olmaqla) və ya onların bir hissəsində, yerləşmə xüsusiyyətlərini tam şəkildə əks etdirir. Pulsuz nüsxə yazı maşınlarında yaradılır və sənədin bütün detallarını ehtiva edir, lakin onun formasını mütləq təkrar etmir. Dublikat rəsmi sənədin əslinin hüquqi qüvvəsinə malik olan və “Dublikat” işarəsi ilə müşayiət olunan surətidir.

Saxlama müddətlərinə görə sənədlər daimi, uzunmüddətli (10 ildən çox) və müvəqqəti (10 ilədək) saxlama sənədlərinə bölünür. Sənədlərin saxlanma müddətləri federal arxiv xidməti tərəfindən müəyyən edilir və saxlama müddətlərini göstərən sənədlərin siyahılarında müəyyən edilir.

Fəaliyyət sahəsindən asılı olaraq rəsmi sənədlər idarəetmə, elmi, texniki, istehsalat (texnoloji) və s.

Sənədlər təyinatına görə təsnif edilə bilər. İdarəetmə təcrübəsində inzibati fəaliyyət əmr və göstərişlər, qərarlar, qərarlar, göstərişlər verməklə ifadə olunur. Planlaşdırma - müxtəlif planların hazırlanması, fəaliyyətin nizamnamələrdə, əsasnamələrdə və s.-də tənzimlənməsi yolu ilə; mühasibat uçotu - statistik, uçot və əməliyyat-texniki sənədlərin tərtibi və işlənməsi; müəyyən fəaliyyət sahələrinin tənzimlənməsi təlimatların, göstərişlərin, əsasnamələrin və qaydaların verilməsi formasında həyata keçirilir.