Ərizə məktubu– işgüzar yazışmaların ən geniş yayılmış növlərindən biri. Sahibkarlar arasında bu cür məktublar bir təşkilatın nümayəndələri digərinə xidmət tələbi ilə müraciət etdikdə istifadə olunur. Bu cür mesajlar tamamilə fərqli vəziyyətlərdə istifadə edilə bilər, məsələn, məhsullar haqqında məlumat əldə etmək, məhsul nümunələrinə baxmaq, işgüzar səyahətçi ilə görüşmək, bəzi hərəkətləri əlaqələndirmək və s.

Ərizə məktubunun yazılması qaydaları

Yükləmək üçün belə bir sənədin ümumi şablonunu diqqətinizə çatdırırıq:

FAYLLAR

Məlum səbəblərə görə sorğu məktubunun standart şablonu yoxdur, lakin buna baxmayaraq o, rəsmi sənəd formasıdır. Buna görə də onu tərtib edərkən ofis işi və iş etikası qaydaları ilə müəyyən edilmiş müəyyən standartlara əməl etməlisiniz. Birbaşa onun hazırlanmasının əsas qaydalarına keçməzdən əvvəl qeyd etmək lazımdır ki, o, ya bir qrup şəxsə (məsələn, menecerlər, mühasibatlıq şöbəsinin əməkdaşları, hüquqşünaslar və s.) və ya konkret ünvançıya ünvanlana bilər.

Hər hansı digər sənəd kimi bu məktubda da olmalıdır giriş hissəsi, yəni:

• sorğu verən göndərən şirkət və onun ünvanlandığı şirkət haqqında məlumat;
• sorğunun səbəbi (“gecikməyə görə”, “daxil olmaya görə”, “nəticələr əsasında” və s.);
• əsasa istinadlar (“şifahi razılaşma əsasında”, “danışıqlar əsasında”, “telefon danışığı əsasında” və s.);
• müraciətin məqsədi (“məsələnin həlli”, “münaqişənin qarşısını almaq”, “pozuntuların aradan qaldırılması” və s.).

izlədi Əsas hissə sorğu ilə birbaşa bağlıdır. O, “soruşmaq” felinin hər hansı törəmə formasından istifadə etməklə ifadə edilməlidir (“sizdən xahiş edirik”, “biz xahiş edirik” və s.) xidmət, hörmətli şəkildə yazılmalıdır. Müraciətdən əvvəl bir iltifat ("böyük imkanlarınızı bilmək", "təşkilati istedadlarınıza heyran olmaq" və s.) olması yaxşıdır.

Məktubda eyni anda bir neçə sorğu varsa, onlar ayrı-ayrı paraqraflarda və ya paraqraflarda göstərilməlidir.

Təşkilatlar arasında yazışmaların açıqlanmayan qaydalarında deyilir ki, çoxmərhələli sorğuya cavab hər bir bənd üzrə ayrıca şərhlər olmaqla bir mesajda da göndərilə bilər. Qeyd etmək lazımdır ki, bu tip yazışmalar sənəd dövriyyəsinin həcmini azaldır və deməli, belə məktubların oxunması və işlənməsi vaxtını azaldır.

Əgər məktub müəyyən müddət ərzində cavab almağı nəzərdə tutursa, bu, mesajın mətnində mümkün qədər düzgün göstərilməlidir.

Bir qayda olaraq, məktublar təşkilatın katibləri tərəfindən göndərilir və qəbul edilir (böyük şirkətlərdə bunu bütün şöbələr edir). Onlar tərtib etdikdən və ya oxuduqdan sonra baxılmaq üçün müəssisə rəhbərinə verirlər. İstisnalar "məxfi" və ya "şəxsi çatdırılma" qeyd olunan mesajlardır - belə məktublar birbaşa ünvana göndərilir.

Ərizə məktubunun yazılması üçün göstərişlər

Bu mesaj korporativ yazışmaların bir hissəsi olduğundan, əvvəlcə müəllif göstərilməlidir, yəni: göndərən şirkətin adı, faktiki ünvanı və əlaqə telefonu. Sonra ünvan sahibi haqqında məlumat daxil etməlisiniz: həmçinin şirkətin adı və konkret alıcı. Daha sonra xəttin ortasında bunun bir sorğu məktubu olduğunu dərhal göstərə bilərsiniz (lakin bu lazım deyil).

Məktubun növbəti hissəsi sorğunun özünə aiddir. Birincisi, onu əsaslandırmaq və yalnız bundan sonra sorğunun mahiyyətini ifadə etmək məsləhətdir. Sonda məktub imzalanmalıdır (bu, şirkətin rəhbəri və ya səlahiyyətli, etibarlı şəxs tərəfindən edilsə daha yaxşıdır), həmçinin sənədin yaradılma tarixi göstərilməlidir.

Necə məktub göndərmək olar

Məktub e-poçt və ya faksla göndərilə bilər - bu, tez və rahatdır, lakin Rus Postu vasitəsilə mühafizəkar göndərmə məktubu möhkəm və cəlbedici şəkildə təqdim etməyə imkan verəcəkdir. Məsələn, gözəl kalliqrafik əl yazısı ilə əl ilə yazılı sorğu verə və ya mətni yaxşı, bahalı kağıza çap edə bilərsiniz.

Bu cür xırda təfərrüatlara diqqət yetirilməsi həm rəqibin ona nə qədər hörmətlə yanaşdığını ünvana aydınlaşdıracaq, həm də tələbin əhəmiyyətini bir daha vurğulayacaq. Xatırlamaq lazım olan yeganə şey odur ki, adi poçt vasitəsilə məktublar çox vaxt aparır, ona görə də sənədin alıcıya vaxtında çatdırılması üçün mesaj əvvəlcədən göndərilməlidir.

Məktubu göndərdikdən sonra

Bu mesaj, hər hansı digər sənəd kimi, çıxan sənədlər jurnalında qeydiyyata alınmalıdır. Eyni şəkildə məktubu alan şəxs yazışmaların gəlməsini qeydə alır. İşgüzar münasibətlərdə baş verən anlaşılmazlıqlar halında, məktubların göndərilməsi və alınması faktının qeyd edilməsi vəziyyəti tez başa düşməyə kömək edəcəkdir.

İzahlarla sorğu məktublarının yazılması nümunələri

Beləliklə, biz başa düşdük ki, sorğu məktubu alıcıya sorğu ehtiva edən məktubdur. Mətnin məqsədi alıcını göndərici üçün faydalı olan hərəkəti yerinə yetirməyə sövq etməkdir. Məktubda tərtib edilmiş tələb və onun əsaslandırılması olmalıdır. Müraciəti elə formalaşdırmaq məqsədəuyğundur ki, müraciəti qəbul edən şəxs üçün nə üçün faydalı olması lazım olduğunu əsaslandırsın. Göndərən təkcə mətnin tərtibi qaydalarını bilməli, həm də psixoloji nüansları nəzərə almalıdır. Sonra vəziyyətdən asılı olaraq konkret nümunə şablonlarını nəzərdən keçirəcəyik.

Vəsait üçün sorğu məktubu

Məktub dövlətdən, sponsorlardan və ya fiziki şəxslərdən vəsaitin ayrılması zərurəti yarandıqda tərtib edilir.

“Pensiyaçılara yardım” QHT-dən
Qanunvericilik Məclisinin üzvü
İvanov I.I.

Salam, İvan İvanoviç. Mən “Təqaüdçülərə Yardım” qeyri-kommersiya təşkilatının nümayəndəsiyəm. Biz tənha pensiyaçılara kömək edirik: yemək gətiririk, təmizlik və təmirdə kömək edirik.

Təşkilatımız 5 ildir mövcuddur. Əvvəllər fəaliyyətimizi özümüz maliyyələşdirirdik, lakin QHT-lərin genişlənməsi ilə əlaqədar vəsaitlər tükənməyə başladı. Bina icarəyə götürmək, işçilərə maaş vermək və avadanlıq almaq üçün pul lazımdır.

Hökumətin bu yaxınlarda keçirdiyi iclasda prezident pensiyaçıların ağır vəziyyətindən söz açıb və vəziyyəti təcili olaraq dəyişməyə ehtiyac olduğunu qeyd edib. Bununla əlaqədar olaraq sizdən “Pensiyaçılara Yardım” QHT-nin ehtiyacları üçün 200.000 rubl xahiş edirəm.

Hörmətlə, Petrova A.A.

İzahat:

Yuxarıdakı mətn bütün qaydalara uyğun tərtib edilmişdir. Onun var:

• NPO-nun adı və fəaliyyətinin izahı.
• Pul tələbi, onun zərurətinin izahı (icarə və əmək haqqı üçün pul lazımdır).
• Prezidentin adı. Sponsorluğun məmur üçün faydasını əsaslandırmaq lazımdır. Deputatı nə maraqlandırır? Karyera artımında. Təşkilata kömək etmək bu məqsədə çatmağa kömək edəcəkdir.

Kommersiya təşkilatının ehtiyac duyduğu konkret məbləğ də göstərilir.

Malların çatdırılması üçün sorğu məktubu

Məktub adətən şirkətin tərəfdaşlarına göndərilir. Mətndə hər iki şirkət üçün qarşılıqlı faydanın əsaslandırılması məqsədəuyğundur.

"AAA" şirkətinin rəhbərinə
İvanov I.I.
BBB şirkətinin rəhbərindən
Petrova B.B.

Salam, İvan İvanoviç. Şirkətinizdən bir sıra məhsullar sifariş etmək istərdik (göstərilir). Regional sərgidə məhsulunuzla maraqlandıq.

Razısınızsa, zəhmət olmasa sizə uyğun çatdırılma şərtləri və şərtləri barədə bizə məlumat verin. Vaxtında ödənişə zəmanət veririk. Ümid edirik ki, bu, qarşılıqlı faydalı əməkdaşlığın başlanğıcı olacaqdır.

Əlaqələrimiz: (dəqiqləşdirin).

Hörmətlə, Boris Borisoviç.

Endirim tələb edən məktub

Tipik olaraq, bu cür mətnlər şirkətin təchizatçılarına göndərilir. Məsələn, bir təşkilat sərgilər təşkil edir. Onun tədarükçüsü var - broşürlər, stendlər, bukletlər və s. təmin edən mətbəə. Xidmətlərin dəyəri kifayət qədər yüksəkdir. Böhran gəldi və şirkət üçün çap məhsullarına pul ödəmək çətinləşdi. Bu, endirim istəmək üçün bir səbəb ola bilər.

Vostok şirkətinin rəhbərinə
İvanov I.I.
"Zapad" şirkətinin rəhbərindən
Petrova B.B.

Salam, İvan İvanov. Təşkilatımız maliyyə böhranından təsirləndi. Bizimlə bağlanan müqavilələrin sayı 20% azalıb. Təəssüf ki, böhran təkcə bizə deyil, müştərilərimizə də təsir etdi. İnsanlar əvvəlki kimi bizim xidmətlərimizə görə ödəyə bilməzlər. Ona görə də biz biletlərə 25% endirim etmişik.

Çətin maliyyə vəziyyəti ilə əlaqədar olaraq şirkətimiz sizdən müqavilə üzrə qalan 6 ay əməkdaşlıq üçün 15% endirim xahiş edir.

Bütün təchizatçılarımıza endirim tələb edən məktublar göndərdik. Əgər partnyorlarımızın 20%-i bizə əlverişli şərait yaratsa, şirkətimiz çətin anlardan sağ çıxacaq və bağlanmayacaq. Artıq ev sahiblərimiz və telefon şirkətimiz tərəfindən endirim edilib.

Hörmətlə, Boris Petrov.

İzahat:

Məktubda aşağıdakı vacib məqamlar var:

• Endirim ehtiyacının izahı.
• Dəqiq endirim məbləğinin və vaxtının göstərilməsi.
• Çap evi endirim etməzsə, şirkətin müqaviləni ləğv edəcəyinin dolayı göstəricisi.

Mətn elə yazılmalıdır ki, məktub sona qədər oxunsun və təklif olunan şərtlərlə razılaşdırılsın.

Kirayə haqqının azaldılması üçün müraciət məktubu

Kirayə əksər təşkilatların büdcəsini yeyir. Onun azaldılması şirkətə çətin anlarda ayaqda qalmağa imkan verir. Məktub ev sahibinə göndərilməlidir.

"Plus" şirkətinin rəhbəri
İvanov P.P.
"Minus" şirkətinin rəhbərindən
Petrova I.I.

Salam, Petr Petroviç. Şirkətimiz maliyyə böhranından təsirləndi. İstehlakçıların alıcılıq qabiliyyəti azalıb, biznes gəlirləri azalıb. Bununla əlaqədar olaraq sizdən xahiş edirik ki, kirayə haqqını 10% aşağı salın.

Əməkdaşlığımız ərzində heç vaxt ödənişləri gecikdirməmişik. Ümid edirik ki, siz bizə güzəştə gedəcəksiniz və biz işgüzar əlaqələrimizi davam etdirəcəyik. Çətin maliyyə şərtlərinə baxmayaraq, icarə haqqının vaxtında ödənilməsinə zəmanət veririk.

Hörmətlə, İvan İvanoviç.

İzahat:

Məktubda qeyd etmək vacibdir ki, şirkət əvvəllər öz öhdəliklərini tam yerinə yetirib. Ev sahibi, ev sahibinin ödənişləri davam etdirəcəyinə əmin olmalıdır. Alıcı onu da başa düşməlidir ki, təklif olunan şərtlərlə razılaşmasa, kirayəçi onun xidmətlərindən imtina edəcək.

Borcun ödənilməsi üçün ərizə

Borclar çox vaxt şirkətlər arasında qarşılıqlı münasibətlərdə yaranır. Təşkilat borcu olan qarşı tərəflə gələcək əməkdaşlığa sadiqdirsə, sorğu məktubu göndərilir.

İvanov I.I.

Sidorova P.P.

Hörmətli İvan İvanoviç, sizdən şirkətimizə olan 200.000 rubl məbləğində borcun ödənilməsini xahiş edirik. Bütün bu müddət ərzində biz işgüzar əlaqələrimizi davam etdirmək ümidi ilə sizinlə əməkdaşlığı davam etdirdik. Lakin biz indi ödənişlərin olmaması səbəbindən xidmətlərin göstərilməsini dayandırmaq məcburiyyətindəyik.

Borcunuzun məbləği 200.000 rubl təşkil edir. 1 mart 2017-ci il tarixinədək ödəmənizi xahiş edirik. Əgər borc ödənilməsə, məhkəmə yolu ilə məsələni həll etmək məcburiyyətində qalacağıq.

Hörmətlə, Petr Petroviç.

İzahat:

Məktubda aşağıdakı məqamlar olmalıdır:

• Borcun dəqiq məbləği.
• Borcun ödənilməli olduğu tarix.
• Ödənişlər alınmadıqda şirkətin görəcəyi tədbirlər.

Mətndə təşkilatla uzunmüddətli uğurlu əməkdaşlıq qeyd oluna bilər. Bu tələb yox, tələb olmalıdır. Tələb başqa bir şablondan istifadə etməklə tərtib edilir.

Təchizatçıya ödənişin təxirə salınması tələbi

Təşkilat şirkətə məhsul partiyasını tədarük etsə də, pulunu ödəməyib. Borc yaranıb, lakin borclunun ödəməyə imkanı yoxdur. Bu vəziyyətdə, möhlət tələbi ilə məktub yazmağın mənası var.

Şirkət rəhbərinə “Pul haradadır”
Sidorov P.P.
Şirkət rəhbərindən “Pul gəlmək üzrədir”
İvanova I.I.

Hörmətli Petr Petroviç, biz 200.000 rubl borcumuzu ödəməmişik. Biz borcumuzdan çəkinmirik, amma indi maddi vəziyyətimiz ağır olduğundan ödənişləri tam ödəyə bilmirik.

2 ildir ki, biz sizinlə uğurlu işgüzar əlaqələr saxlamışıq və ödəniş müddətlərini qaçırmamışıq. Bu gün biz hissə-hissə ödəniş tələb edirik. Şirkətimiz borcunu iki mərhələdə ödəməyə hazırdır:

• 1 mart 2017-ci ilə qədər 100.000 rubl depozit qoyacağıq.
• 1 aprel 2017-ci il tarixinə qədər 100.000 rubl depozit qoyulacaq.

Sizə ödənişləri vaxtında edəcəyinizi söz veririk. Anlayışınız üçün təşəkkür.

Hörmətlə, İvan İvanoviç.

Başqa bir təşkilat üçün ödəniş tələb edən məktub

Şirkətin borcu başqa təşkilat tərəfindən ödənilə bilər. Təbii ki, hüquqi şəxs səhmləri belə ödəməyəcək. Tipik olaraq, sorğu məktubu şirkətin borcluna və ya şirkət qarşısında öhdəliyi olan başqa şəxsə göndərilir.

Şirkət rəhbərinə “Pul gəlmək üzrədir”
İvanov I.I.
Şirkətin rəhbərindən “Pul haradadır”
Sidorova P.P.

Hörmətli İvan İvanoviç, şirkətimizə 300.000 rubl məbləğində borcunuz var. Bizim təşkilatın başqa şirkətə də 200 min rubl məbləğində borcu var idi. Sizdən kreditora olan borcumuzu 200.000 rubl məbləğində ödəmənizi xahiş edirik. Bunun müqabilində biz sizə əvvəlcədən tələb etdiyiniz borcun qalığı üçün taksit planı təqdim edəcəyik. Anlayışınız üçün təşəkkür.

Hörmətlə, Petr Petroviç.

Problemin həllində kömək üçün müraciət məktubu

Bütün şirkətlər kənar yardım olmadan həll edilə bilməyən mürəkkəb problemlərlə üzləşə bilər. Lazım gələrsə, məsələn, tədbirlərin keçirilməsi üçün yardım üçün sorğu məktubu göndərilə bilər. Müraciət kommersiya təşkilatlarına və dövlət qurumlarına göndərilir.

"AAA" şirkətinin direktoru
Petrov B.B.
İctimai təşkilatdan
"Yaxşı veririk"

Hörmətli Boris Borisoviç, mən “Yaxşılıq vermək” ictimai təşkilatının nümayəndəsiyəm. Uşaq evinin uşaqları üçün şənliklər təşkil edir və keçiririk.

Bayram üçün ərzaq ehtiyatlarının təşkilində yardımınızı xahiş edirik. Təbii ki, tədbirdə sizi və şirkətinizi qeyd edəcəyik. Şənlikdə qanunvericilik məclisinin və ictimaiyyətin nümayəndələri iştirak edəcəklər.

XXX nömrəsi ilə əlaqə saxlaya bilərsiniz

Hörmətlə, İvan İvanoviç.

Xülasə

İstək məktubu yazmaq üçün bütün qaydaları birləşdirək. Əvvəlcə özünüzü təqdim etməli və fəaliyyətiniz haqqında danışmalısınız. Ancaq giriş hissəsi çəkilməməlidir. Məqsədimiz alıcını məktubu oxumağa həvəsləndirməkdir. Mətn çox uzundursa, alıcının onu sona qədər oxumaq ehtimalı azdır. Sonra sorğunuzu təqdim etməyə başlamalısınız. Dəqiqlik tələb olunur: son tarixlərin, vəsaitin miqdarının göstərilməsi. Anlamaq lazımdır ki, alıcı faydanı hiss etməlidir. Buna görə də məktubda tələbi yerinə yetirməyin təşkilat üçün nə üçün faydalı olacağı göstərilməlidir. Sonda nəzakətlə və qıcıqlanmadan vidalaşmaq lazımdır.

Yəqin ki, hər kəs ən azı bir dəfə iş məktubu yazmaq ehtiyacı ilə qarşılaşıb. Onu tərtib edərkən istər-istəməz belə bir nəticəyə gəlirsən ki, bu heç də asan deyil. Bilməli olduğunuz bir çox iş məktubu yazma qaydaları və qaydaları var. Məqalədə sənədin tərtibi prosesi ətraflı təsvir edilir, iş məktublarının nümunələri verilir, onların növləri və dizaynı müzakirə olunur.

forma

Hazır formalar möhkəmlik əlavə edəcək və şirkətin etibarlılığını göstərəcəkdir. Onlar təşkilat haqqında lazımi məlumatları ehtiva edir, məsələn:

• ad.
• Ünvan.
• Əlaqə telefon nömrələri.
• Veb sayt.
• E-poçt.
• Logo.
• Digər əlaqə məlumatları.

Formalarla bağlı ciddi qaydalar yoxdur. Buna görə də, hər bir təşkilat müstəqil olaraq onlara hansı məlumatları daxil edəcəyinə qərar verir.

İş məktublarını necə düzgün yazmaq olar? Hazırlıq

İşgüzar məktublar onlara xas olan qaydalara və tələblərə uyğun olaraq müəyyən bir şəkildə yazılır və formatlanır. Məqsəddən asılı olaraq müəllif hesabladığı nəticəni əldə etmək üçün məzmunu ətraflı şəkildə düşünür. O, alıcının məktubun mövzusu haqqında artıq hansı məlumatı bildiyini, nəyə əsaslanacağını və orada nəyin yeni olacağını aydın başa düşməlidir. Arqumentlər müəllifin hansı məqsədi güddüyündən asılıdır. İş məktubunun hazırlanması prosesini aşağıdakı mərhələlərə bölmək olar:

• Məsələnin öyrənilməsi.
• Qaralama məktubu yazmaq.
• Onun təsdiqi.
• İmzalama.
• Qeydiyyat.
• Alıcıya göndərilir.

İş məktublarının strukturu

Məktub tərtib edərkən onu məlumatla doyurmaq, yəni bütün lazımi məlumatları ora qoymaq lazımdır. Sadə və ya mürəkkəb ola bilər. Sadə bir məktubda məzmun, ümumiyyətlə, alıcının cavabını tələb etməyən məlumatları aydın və qısa şəkildə çatdırır. Kompleks bir neçə bölmədən, bənddən və paraqrafdan ibarət ola bilər. Hər bir paraqraf məlumatın bir aspektini təqdim edir. Bu tip iş məktubları nümunələri adətən giriş, əsas və yekun bölmədən ibarətdir.

Aşağıda iş məktubu yazmaq nümunəsi - onun giriş hissəsidir.

Əsas hissədə vəziyyətlər və hadisələr təsvir olunur, onların təhlili və sübutları verilir. Məhz bu hissədə onlar inandırırlar ki, bu və ya digər şəkildə hərəkət etsinlər, hadisələrin necə olduğunu sübut etsinlər və müxtəlif arqumentlər gətirərək hər hansı tədbirdə iştirakın zəruriliyi barədə məlumat verirlər.

Nəticə təkliflər, sorğular, xatırlatmalar, imtinalar və s. formada edilən nəticələrdən ibarətdir.

İş məktubu yazmaq nümunəsi - onun yekun hissəsi aşağıda təqdim olunur. Bu, əsas tələbdə qeyd olunan tələbi ümumiləşdirir.

Təqdim olunan bütün məlumatlar optimal şəkildə ardıcıl və başa düşülən olmalıdır.

Hər bir məktub mərkəzləşdirilmiş ünvanla başlayır. Bu kiçik hissə son dərəcə vacibdir. Onu seçərkən müəllif nəzərə almalıdır:

• Ünvan sahibinin mövqeyi.
• Münasibətin təbiəti.
• Formallıq.
• Etiket.

Məktubun sonunda nəzakətli bir forma olmalıdır. Məsələn: “...Mən gələcək əməkdaşlığa ümid edirəm (dəvət üçün təşəkkür edirəm)...” Bu ifadələrdən sonra müəllifin imzası gəlir.

Stil

Bütün məktublar rəsmi işgüzar üslubda yazılmalıdır ki, bu da rəsmi işgüzar münasibətlər üçün dildən istifadə deməkdir. Belə bir dilin xüsusiyyətləri aşağıdakı hallarda formalaşır:

• İşgüzar münasibətlərin əsas iştirakçıları rəhbərləri və vəzifəli şəxsləri adından məktublar yazılan hüquqi şəxslərdir.
• Təşkilatlarda münasibətlər ciddi şəkildə tənzimlənir.
• Rabitə predmeti şirkətin fəaliyyətidir.
• İdarəetmə sənədlərində ümumiyyətlə müəyyən bir ünvan var.
• Çox vaxt təşkilatın fəaliyyəti zamanı eyni hallar baş verir.

Bununla əlaqədar, iş məktubunda olan məlumatlar aşağıdakılardan ibarət olmalıdır:

• Rəsmi, şəxsiyyətsiz, ünsiyyət iştirakçıları arasında məsafəni vurğulayan.
• Ünvanlı, müəyyən bir ünvançı üçün nəzərdə tutulmuşdur.
• Yazı zamanı cari.
• Etibarlı və qərəzsiz.
• Qəbul edəni hər hansı bir hərəkətə sövq etmək üçün səbəb.
• Qərar qəbul etmək üçün tamamlayın.

Tələblər

İş məktubu aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir:

• Nitq bütün səviyyələrdə standartlaşdırılır - leksik, morfoloji və sintaktik. Çoxlu ifadələr, terminlər və düsturları ehtiva edir.
• Yazının tonu emosional və ifadəli dildən istifadə etmədən neytral, təmkinli və sərtdir.
• Məntiqi səhvlər olmadan mətnin dəqiqliyi və aydınlığı, sözlərin aydınlığı və düşünülmüş olması.
• Qısalıq və qısalıq - əlavə məna daşıyan ifadələrdən istifadə etmədən.
• Təkrarlanan situasiyalar nəticəsində formalaşan dil düsturlarından istifadə.
• Terminlərin, yəni xüsusi anlayışları olan söz və ya ifadələrin istifadəsi.
• Leksik (yəni sözlərin hissələrindən hərflərin çıxarılması ilə yaranan mürəkkəb sözlər: MMC, QOST və s.) və qrafik (yəni qısaldılmış formada söz təyinatları: grn, zh-d,) ola bilən ixtisarların istifadəsi. və s.).
• Genitiv və instrumental hallarda konstruksiyaların istifadəsi.
• Şifahi isimlərlə ifadələr (“dəstək” əvəzinə dəstək vermək).
• Sadə ümumi cümlələrdən istifadə.

Yuxarıdakı iş məktubu nümunələri aşağıda tam versiyada (bədənlə) göstərilmişdir. Məlumat rəsmi iş üslubunun bütün tələblərinə cavab verir.

İş məktublarının növləri

Müəyyən bir məsələ ilə bağlı iş məktubu yazmaq daha yaxşıdır. Bir anda bir neçə məsələni həll etmək lazımdırsa, bir neçə fərqli variant hazırlamaq tövsiyə olunur.

İş məktubları aşağıdakı məzmuna malik ola bilər:

• Müşayiət edən. Bu cür məktublar adətən sənədləri hara göndərəcəyinizi bildirmək üçün lazımdır.
  (İş məktubu necə yazılır? Nümunə əhatə məktubu bu növ sənədi yazmağa ehtiyacı olanlara kömək edəcəkdir.)

• Zəmanət verilir. Hər hansı vədləri və ya şərtləri təsdiqləmək üçün yazılır. Məsələn, işin ödənişi, kirayə haqqı, çatdırılma müddətləri və s. zəmanət verilə bilər.
• təşəkkürlər. Onlar xüsusilə son zamanlarda tez-tez istifadə olunmağa başladılar. Bu cür məktublar yaxşı tərəfdaşlıq tonunu nümayiş etdirir. Onlar adi blankda və ya gözəl çaplı rəngli kağızda verilə bilər.
  (İş məktubu necə yazılır? Təşəkkür çeşidinin nümunəsi həll etdiyi vəzifələrdən asılı olaraq sərbəst formada tərtib edilir. Bu halda məktub öz mahiyyətini ən qısa formada ifadə edir. Belə bir nümunə, hazırlanmış ornamentli rəngli kağızda, şərəfli bir yerdə otaq şirkətinin divarına asmaq olar.)

• Məlumat.
• ibrətamiz.
• Təbrik edirik.
• Reklam.

Hərflər də var:

• Əməkdaşlıq üçün təkliflər. Son zamanlar təşkilatlara göndərilən, məsələn, bu nümunə kimi tez-tez reklam xarakteri daşıyır. Kommersiya məktubları yazmaq olduqca çətindir, diqqəti cəlb etmək və daha çox maraqlanmaq üçün bir çox nüansları nəzərə almaq lazımdır. Ancaq onu aşağıdakı nümunəyə uyğun tərtib etsəniz, onun hər cür uğur şansı var.

• Dəvətlər. Onları müxtəlif tədbirlərdə iştirak etməyə dəvət edərək göndərirlər. Onlar adətən menecerə və ya məmura ünvanlanır, lakin bütün komandaya da ünvanlana bilər.
• İstək.
• Bildirişlər.
• İstəklər və bir çox başqaları.

Bir məktuba necə cavab yazmaq olar. Misal

Cavab birinci məktubda göstərilən sorğunun təkrarlanması ilə başlamalıdır. Sonra ona baxılmasının nəticələri verilir və təsdiq və ya imtinanın səbəbi bildirilir. Biznes cavab məktubunda gözlənilən məlumatın alternativ həlli ola bilər. Bir qayda olaraq, aşağıdakı prinsiplərə cavab verir:

• Birinci hərf və onun məzmununa keçidin mövcudluğu.
• Eyni dil deməkdir.
• Müqayisə edilə bilən əhatə dairəsi və məzmun aspektləri.
• Müəyyən bir ardıcıllıqla uyğunluq.

Dekor

İş məktubları üçün korporativ blanklardan istifadə etməklə yanaşı, onları tərtib edərkən digər incəlikləri də nəzərə almaq lazımdır. Bunlar təfərrüatlar, abbreviatura qaydaları, yazı ünvanları, başlıqlar, mətn uzunluğu, sahə enləri və s.

İş məktubunun nümunələri bütün incəlikləri və nüansları nəzərə alaraq onu tərtib etməyə kömək edir. Onlar həm başlanğıc ofis işçiləri, həm də təcrübəli işçilər tərəfindən istifadə olunur. Nümunələr sayəsində onlar məktubları düzgün yazmağı öyrənir və çox vaxta qənaət edirlər.

1. İşgüzar sənədlər ayrı tonla yazılır: həddən artıq nəzakət ifadələrinə, eləcə də kobudluqla sərhədlənən səhlənkarlığa yol verilmir.

2. “Təcili”, “dərhal” sözləri ilə və ya ən qısa müddətdə təqdim etdiyiniz yazılı müraciətlər üzrə qərar qəbul edərkən ünvan sahibini tələsməyə sövq etməyin. Unutmayın ki, oruc heç vaxt yaxşı deyil. Qərar haqqında nə vaxt bilmək istədiyinizi qeyd etmək daha yaxşıdır: “Sizdən filan günə qədər cavab verməyinizi xahiş edirəm” və ya “Qərarınız barədə mənə dərhal məlumat verməyinizi xahiş edirəm”.

3. Tələblərinizdə mülayim, hadisələri qiymətləndirməkdə təmkinli, faktları təqdim edərkən obyektiv, intizam tədbirləri təyin edərkən humanist, ləyaqətlilərə qayğı və təşviqdə səxavətli, pul xərcləyəndə xəsis və qənaətcil olmaq. Praktik təkliflərlə də məhsuldar olun; və nəticələr son dərəcə spesifikdir.

4. Sənədin məzmunu (yaxud alt mətni) ünvan sahibinin üzərinə məktubda qeyd olunan məsələnin gözlənilən nəticəsini yükləməməlidir, məsələn, bu kimi: məsələni öyrənib müsbət həll edin və ya sizdən bu namizədliyi təsdiq etməyinizi xahiş edirəm. Qəbul edənin özü üçün düşünməsinə icazə verin.

5. Məktubun yekun mətninə aşağıdakı ifadəni daxil etməklə məktubu alan şəxsə onun ehtimal olunan diqqətli olması barədə eyham vurmamalısınız: “Diqqətlə öyrənməyi təklif edirəm”: vicdanlı tabeliyində olan şəxs kin saxlaya bilər, o qədər də qeyri-ciddi deyil. Ağıllı müdir qəzəblə uça bilər, qeyri-ixtiyari bir işarəni sözün əsl mənasında qəbul edə bilər.

6. Əgər kiməsə onun tapşırığını və ya xahişini yerinə yetirməyin mümkün olmadığını bildirsəniz, mesajı imtina bəyanatı ilə başlamayın - qərarınızın motivasiyasını bildirin və müəyyən şəraitdə qərarın nəzərdən keçirilməsinə qayıda biləcəyinizi açıqlayın. uğursuz məsələ.

7. Müsbət bir şey bildirdiyiniz hallarda diplomatiya göstərin: kiminsə xahişini yerinə yetirməyin sizə müəyyən iş başa gəldiyini açıqlayın. Əks təqdirdə, çox aktual olmayan problemlər üçün yeni davamlı müraciətlərlə qarşılaşmaq riski daşıyırsınız, bunun da həlli, üstəlik, bəzən hətta birbaşa vəzifələriniz çərçivəsində deyil.

9. Məktubunuz hüquqi mənada tamamilə təmiz olmalıdır (ilk növbədə bu, pul və kadr sənədlərinə aiddir), məzmun və icra baxımından qüsursuz, sözlər sıx, düşüncələr geniş olmalıdır.

10. Daha az tez-tez və mümkün qədər qısa yazın. Onlardakı sənədlərin, sözlərin bolluğu işin həllini sürətləndirmir, əksinə ləngidir. Yazmaq qərarına gəlsəniz, başa düşülən dildə edin.

İş məktublarında standart ifadələrin istifadəsi haqqında.

Bir çox hallarda müəssisənin fəaliyyətinin mahiyyətcə oxşar məsələlərini (istiqamətlərini) əks etdirən işgüzar məktubların məzmunu müəyyən dərəcədə standartlaşdırıla (unifikasiya oluna bilər).

İşgüzar məktubun məzmununun standartlaşdırılmasında (unifikasiyasında) xüsusi rolu klişelərin və klişelərin əsaslandırılmış istifadəsi - müəyyən edilmiş söz birləşmələri, habelə ümumi qəbul edilmiş fərdi sözləri (işgüzar yazışmaların xüsusiyyətləri nəzərə alınmaqla) oynayır. ) təfsir.

Aşağıda iş məktublarının məzmununu hazırlayarkən ən çox istifadə olunan bəzi sözlərdən və ümumi ifadələrdən istifadə etmək üçün xüsusi tövsiyələr verilmişdir. Bu cür söz və ifadələrin işlədilməsinin məqsədəuyğun olmasını vurğulayırıq.

1. Motivləri təqdim etmək və müəyyən hərəkətlərin edilməsinin səbəblərini izah etmək üçün istifadə olunan sintaktik konstruksiyalar:

Kömək etmək üçün sizdən xahiş edirəm... ·

Təcrübə mübadiləsi üçün sizə göndərirəm...

İstisna olaraq...

Xüsusi şəraitə görə...

İşlərin başa çatması ilə əlaqədar...

Qərarla əlaqədar olaraq....

Əvvəllər əldə edilmiş razılaşmaya uyğun olaraq... Aralarında qarşılıqlı razılaşma əsasında... -

İstəyinizə uyğun olaraq...

Buna və buna baxmayaraq, davam edir...

2.İmtina ifadəsi üçün formulalar:

Bizim (təşkilatın) göstərdiyi səylərə baxmayaraq, göstərişləriniz yerinə yetirilməmiş qalır...

Təəssüf ki, xahişinizi təmin etmək mümkün deyil, çünki...

Sifarişiniz aşağıdakı səbəblərə görə son tarixə qədər icra edilə bilməz...

Sizi maraqlandıran məlumatı verə bilmərik, çünki... Təşkilat çatışmazlıq səbəbindən bu vəzifəni yerinə yetirmək imkanına malik deyil... , "

3. Xəbərdarlığın (bildirişin) ifadə edilməsi üçün formulalar:

Nəzərə alın ki, filan müddətdən sonra müqavilənin müddəti başa çatır...

Təşkilat sizi xəbərdar etməyə məcburdur ki...

Bir daha xatırlatmağı zəruri hesab edirik ki...

Təşkilat müqaviləni birtərəfli qaydada dayandırmaq hüququnu özündə saxlayır...

Təşkilatın üzərinə götürdüyü zəmanət öhdəlikləri öz qüvvəsini itirir.

Nəzərinizə çatdırmaq istərdik ki,...

Təşkilat elan edir...

Sizə məlumat verin...,

Nəzərinizə çatdırmaq istəyirəm ki,...

Mən xəbər verirəm...

4. Davamlı inzibati dövriyyə:

İstifadəyə vermək üçün...

Meneceri məcbur et...

Bu göstərişin icrasına nəzarəti ona həvalə etsin

Faktla bağlı araşdırma aparılsın...

Əlavə imkanlar tapın...

5. Müraciətlərin ifadə edilməsi üçün formulalar:

Zəhmət olmasa ünvanıma göndərin....

Təcili ehtiyaca görə... Sizdən xahiş edirəm

Problemi həll etməyinizi xahiş edirəm...

Təşkilatınızın nümayəndəsi ilə ilkin razılaşmanın bir hissəsi olaraq, mümkünlüyünü nəzərdən keçirməyinizi xahiş edirəm...

İllik limitə əsasən... təşkilatın ehtiyacları üçün tapmağınızı xahiş edirəm...

6.İnformasiyanın xüsusi əhəmiyyətini vurğulamaq üçün formulalar:

Təhlükəsizliyə zəmanət verilir...

Sənədlər kuryer vasitəsi ilə ünvanınıza göndərilib...

Bunun üçün ciddi tədbirlər görülür...

Məlumatın məxfiliyi təmin edilir...

Aşkar edilmiş çatışmazlıqlar artıq aradan qaldırılır...

Əlavə vəsait ayrılıb... Zəruri tədbirlər nəzərdə tutulub”.

Ən qısa zamanda təşkil edəcəyik...

Hər gün verilir: ciddi nəzarət...

7. Davamlı nitq fiqurları:

ən az mürəkkəb...

Ən əhəmiyyətli...

ən yaxşı effekt...

ən pis nəticə...

kömək...

yoxlama aparmaq... ~ rəhbərlik bunu mümkün hesab edir...

Təşkilat buna qarşı deyil...

zəhmət olmasa mənə məlumat verin...

dərhal silin...

uyğunluğu təmin edin...

üçün lazımi şərait yaratmaq... üçün təkliflər təqdim etmək

optimal həll...

ehtimal olunan vaxt...

qəbzi təsdiq edin...

ünvanıma göndərin...

özünüz qərar verin...

8. Çox vaxt istifadə olunan fellər: icra etmək (icra etmək); qərar vermək (həll etmək); məcbur etmək; tam; dayanmaq; göndərmək (göndərmək); vurğulamaq...); istifadəyə vermək); plan (koordinasiya); həyata keçirmək (real etmək); yaratmaq; doldurmaq; təşkil etmək; təmin etmək; məlumatlandırmaq (məlumat vermək); təqdim etmək (təmin etmək); dəqiqləşdirmək; yüklemek; aradan qaldırmaq; aşkar etmək (aşkar etmək).

9. Ən çox tez-tez istifadə olunan sifətlər: təcili (operativ); ikinci dərəcəli; perspektiv; vacib; əsas (əsas); aparıcı; ciddi (əhəmiyyətli); planlaşdırılmış; əlavə; dolu; qeyri-kafi; final; Aralıq; ümumi; spesifik; daha yüksək; Əsas; ən yaxşı (ən pis).

10. Üslub qadağaları: Əvəzində... Münasibətdə, bağlı olaraq... Buna görə... Almaq... Nəzərə almaq... Əlavə... Təsir... İstisna... Üçün. məqsədi... Hal-hazırda... Sadalama... Sürəti artır... Çalışın... İstifadə etməli... Haqqında... Çünki... Alın... Düşünün... Tətbiq:... Təsir... İstisna... Üçün... Əgər... İndi... Ödəniş . .. Sürətləndirin... Çalışın...

Nəhayət, burada daha bir neçə praktik mülahizə var. Onların mənası aşağıdakılardan qaynaqlanır:

1. Kiməsə işgüzar məktub göndərərkən həmişə yalnız mesajın məzmununa deyil, həm də onun təqdimat formasına diqqət yetirin. Nəzərə alın ki, mahiyyətcə düzgün yazılmış işgüzar məktub, yanlış ton və ya kobud təqdimat üslubuna görə ünvana arzu olunan təsirin tam əksini verə bilər.

2. Yol boyu mümkün qədər düzgün yerləşdirməyə çalışın. İş məktubunun məzmunu semantikdir. vurğular. Təqdimatınıza sənədin mövzusunu (mövzunu) təşkil edən əsas ideya ilə başlayın, sonra onu ardıcıl olaraq inkişaf etdirin.

3. Güclü qəzəbli vəziyyətdə və ya digər emosiyaların təsiri altında işgüzar məktublar yazmamalısınız - bu, onların məzmununa ən arzuolunmaz təsir göstərəcəkdir. Buna baxmayaraq, əliniz "qələmə çatırsa", son sətri yazdıqdan sonra bu əsəri göndərməyə tələsməyin - heç olmasa növbəti günə qədər təxirə salın.

4. Və nəhayət, iş məktublarında şübhəli təfsirli söz və ifadələrdən istifadə etməkdən çəkinin, çünki məzmundakı qeyri-müəyyənlik anlaşılmazlıqlara gətirib çıxarır. Yazdıqlarınızın mümkün qədər sadə və başa düşülən şəkildə yazılmasını təmin etməyə çalışın. Yazılı ünsiyyətin hər bir vəziyyətində stilistik “fairway”ə diqqətlə əməl edin.

Ünsiyyət, yuxarıda qeyd edildiyi kimi, dar mənada məlumat mübadiləsi. Təxminən dörd əsas növü ayırd etmək olar. Bunlar: məlumatın ötürülməsi (məlumatlandırıcı); təlimatların ötürülməsi; stimullaşdırma, inandırma (əvvəllər ötürülən təlimatların və ya məlumatların tənzimlənməsi və aydınlaşdırılması); alınan məlumatların toplanması, işlənməsi, sistemləşdirilməsi və təhlili.

Eyni şey işgüzar yazışmalara da aiddir. Bununla belə, sadalanan növlərin hər biri arasındakı fərqləri daha yaxşı başa düşmək üçün bu məqam üzərində bir az daha ətraflı dayanaq.

Məlumatın ötürülməsi maraq dairəsi (və ya potensial maraq) sahəsindəki işlərin vəziyyəti haqqında digər tərəfi məlumatlandırmaq məqsədi ilə həyata keçirilir ki, bu məlumatdan qərarların hazırlanması və qəbul edilməsi prosesində istifadə olunsun. Mümkün formalar: faktların yazılı bəyanatı və ya bu faktlara əsaslanan nəticələr və mühakimələriniz və ya sizin ixtiyarınızda olan faktları qavrayışınız və şərhiniz. Təlimatların ötürülməsi qarşı tərəfi istiqamət və vaxt baxımından olduqca spesifik hərəkətlər etməyə məcbur etmək məqsədi daşıyır. Mümkün formalar: bir və ya bir neçə şəxsə müəyyən bir tapşırığı yerinə yetirmək üçün, müstəqil və ya kimsə ilə əməkdaşlıq edərək, demək olar ki, həmişə, icrası barədə məcburi sonrakı bildirişlə yazılı əmr.

Seçilmiş formadan asılı olmayaraq, göstərici həmişə spesifikdir. Effektiv göstərişlər, demək olar ki, həmişə (direktiv formada da olsa) problemin həlli üçün ümumi yollar təklif edir, lakin göstərişlərin icraçısı mövcud vəziyyətə uyğun olaraq onların praktikada tətbiqinə yaradıcılıqla yanaşmalıdır. "

Tənzimləmə və aydınlaşdırma hadisələrin sonrakı inkişafına təsir etmək məqsədi daşıyır, gedişatı əvvəlcədən ötürülən məlumat (təlimat) ilə qismən əvvəlcədən müəyyən edilmişdir. Bu təsirin müsbət olması üçün tənzimləmə vaxtında aparılmalı və necə deyərlər, hədəfə çatmalıdır.

Vəziyyətin inkişafına sanki kənardan baxmaq həqiqətən faydalı olsa da, əlavə məlumat alan şəxsin vəziyyətdən asılı olaraq ondan istifadə etmək və ya istifadə etməmək hüququ var. Bu halda göndəriciyə rəy qərarı (bəli - yox) və bu qərarın motivlərini əks etdirməlidir, lakin bununla məhdudlaşmamalıdır.

Məlumatın toplanması, işlənməsi, sistemləşdirilməsi və təhlili növbəti qərarımızı və ya hər hansı bir hərəkəti yerinə yetirmək üçün lazım olan məlumatın növbəti hissəsini hazırlamaq məqsədi daşıyır. Mümkün formalar olduqca müxtəlifdir, çünki yazılı məlumat bizə cavab məktubu (və ya digər sənəd), faks, telefon (telefon mesajı kimi) və e-poçt vasitəsilə çata bilər.

Hərəkət gözlədiyinizdən də sürətlidir: üç-dörd saatdan sonra sizə (bir nüsxə də daxil olmaqla) bütün sənədlər dəstlərinin üç ay əvvəl göndərildiyi barədə teleqram alırsınız. Həmçinin qeyd olunur ki, sizinlə eyni şəhərdə yerləşən şirkətdən olan subpodratçılarınız “göstərilən sənədləri alıblar və heç bir şikayəti yoxdur”. Sənədlərin dövriyyəsi məhdud olduğundan təkrar ixrac mümkün deyil.

Sonra siz məsuliyyəti öz üzərinizə götürürsünüz və müvəqqəti istifadə üçün (yaxud daha yaxşısı, onun surətini çıxarmaq) xahiş etmək üçün U şirkətinin nümayəndələri ilə telefonla əlaqə saxlayın - sənədləri artıq almış eyni ilə. Bununla belə, söhbət etdiyiniz bəy sizə belə bir xidmət göstərməyə tələsmir: “Bağışlayın, amma bu mümkün deyil - bu sənədlərin məxfi olduğunu bilmirsiniz? Siz bizə yazılı sorğu göndərməli və əlavə olaraq bu cür sənədlərin ötürülməsi və təkrar istehsalına icazə verən X təşkilatı ilə əlaqə saxlamalısınız. şərəfim var...” Beləliklə, Y şirkəti və X institutu tədricən işgüzar yazışmalara başlayır - təkcə sizin şirkətinizlə deyil, həm də bir-biri ilə.

Simulyasiya edilmiş vəziyyət çox güman ki, uğurla həll ediləcək - bir şərtlə ki, yazılı poliloqun iştirakçılarının hər biri öz məsuliyyətlərini (göndərən və alıcı) məsuliyyətlə götürsünlər.

Fon(İngilis fonunda) təşkilat, onun profili, məhsulları və xidmətləri, yaranma tarixi, inkişaf tarixi və s. haqqında məlumatları təqdim edən media üçün informasiya materialıdır. Press-relizdən fərqli olaraq, fonda olan məlumatda xəbər məlumatları, press-relizdə təqdim olunan məlumat əsasında məqalə yazarkən jurnalistə press-reliz yayan təşkilat haqqında daha ətraflı məlumat lazımdırsa, press-relizə mümkün zəruri əlavədir.

Məlumat verənin məqsədi media nümayəndələrinin press-relizlə tanış olduqdan sonra yarana biləcəyi mümkün suallara məlumat vermək və onlara obyektiv cavab verməkdir. Çox vaxt jurnalistlərin işini daha rahat etmək üçün fon yazarkən onlar artıq suala qısa cavabı ehtiva edən yarımbaşlıqlardan istifadə edirlər və aşağıda təqdim olunan məlumatlar yalnız bu cavabı daha geniş və dolğun şəkildə ortaya qoyur.

Arxa planda diqqəti cəlbedici başlığa və birinci abzasa yönəltməməlisiniz, baxmayaraq ki, press-relizdə olduğu kimi, əsas, ən zəruri məlumatlar əvvəlində gəlməlidir. Fon başlığı bu materialın mövzusunu mümkün qədər dəqiq və informativ şəkildə göstərməlidir. Əsas mövzuya keçməzdən əvvəl müxtəlif dövlət qurumlarına, elmi-tədqiqat təşkilatlarına və s.-yə istinad edərək məsələnin bir qədər tarixçəsini verə bilərsiniz. Aşağıda mövzu haqqında ətraflı məlumat veriləcək, bu da faktlara və dəqiq məlumatlara əsaslanmalıdır.

Arxa plan bütün təşkilata və ya onun fərdi məhsuluna və ya xidmətinə və ya bu təşkilatda baş vermiş və ya gözlənilən hadisəyə həsr oluna bilər.

Press konfrans- ictimai əhəmiyyət kəsb edən xəbərlər olduqda və bu xəbərlə bilavasitə əlaqəsi olan təşkilat və ya ayrı-ayrı tanınmış şəxs bu xəbərlə bağlı ictimaiyyət üçün maraqlı və vacib olan şərhlər vermək istədikdə keçirilən media tədbiri. Bir qayda olaraq, mətbuat konfransı zamanı onun iştirakçıları jurnalistlərin birbaşa və ya dolayısı ilə mətbuat konfransının mövzusu ilə bağlı suallarını cavablandırırlar.