Klasifikacija kao metoda spoznaje u nauci o dokumentima. Klasifikacione karakteristike dokumenata Klasifikacija dokumenata prema različitim karakteristikama

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Slični dokumenti

Evolucija mikrografskog dokumenta, preduslovi za njegovu nastanak. Glavne vrste medija, njihove prednosti i mane. Interakcija različitih vrsta dokumenata. Karakteristike dinamičkih i statičkih arhiva. Budućnost mikrografskog dokumenta.

kurs, dodan 27.03.2012


Problem propagandne komponente medija na ruskom jeziku, njen uticaj na stranu publiku. Procjena trenutnog stanja štampe na ruskom jeziku u zemljama ZND. Uloga internet medija na ruskom jeziku u sistemu globalne komunikacije.

teza, dodana 20.10.2010


Definicija pojma „informacioni rat“, njegova socio-psihološka komponenta. Status informacione komponente u strukturi moderne civilizacije. Informacioni rat protiv Rusije, njen lik u ogledalu zapadnih medija.

kurs, dodan 02.05.2012


Dokumentarni izvori informacija, njihova pouzdanost. Tehnike za kvalitativnu i kvantitativnu analizu dokumenata. Analiza sadržaja kao metoda analize dokumenta. Evaluacija metode dokumentarne analize. Pouzdanost informacija dobijenih analizom sadržaja.

kurs, dodan 13.05.2009


Karakteristike vrsta i tipova štampane periodike - novina, časopisa i almanaha. Istorija pronalaska radija, televizije i interneta kao vrsta medija. Suština i karakteristike funkcionisanja novinskih agencija.

test, dodano 11.09.2010


Zahtjevi za sistemski pristup medijima. Klasifikacija štampanih medija (novine i časopisi). Karakteristike emitovanja televizije i radija kao elektronskih medija. Tipologija i funkcije internet medija, njihova distribucija.

kurs, dodan 20.11.2009


Formiranje i razvoj izdavačko-štamparskog kompleksa Bjelorusije, aktuelni problemi izdavaštva knjiga. Principi organizovanja medija, trendovi u njihovom razvoju. Sprovođenje osnovnih principa državne informacione politike.

kurs, dodan 07.05.2010


Glavni izvor informacija u svakodnevnom životu. Objektifikacija je zanimljiva i složena tehnika u novinarstvu. Jezik medija, glavni kvaliteti novinarstva. Klasifikacija objektivizacije na osnovu novina i analitičkih sajtova.

kurs, dodan 14.01.2011

Uvod

Predmet „Dokumentaciona podrška menadžmentu (kancelarijski rad)” sadrži

SUŠTINA DOKUMENTACIJSKE PODRŠKE MENADŽMENTA (UREDSKI PROCES)

Osnovni pojmovi i definicije

Prilikom početka izučavanja predmeta prije svega treba se upoznati sa osnovnim stručnim pojmovima i definicijama koje se stalno susreću u radu sa dokumentima.

Kancelarijski rad ili podrška dokumentaciji za menadžment (DOU) - grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima.

Trenutno su pojmovi “papirologija” i “upravljanje dokumentacijom” sinonimi i koriste se za označavanje iste djelatnosti. Oba termina se mogu naći u nazivima dokumenata koji regulišu organizaciju procesa dokumentacije: „Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu“ i „Standardna uputstva za kancelarijski rad u ministarstvima i resorima Ruske Federacije“.

dokumentacija – je proces kreiranja i formatiranja dokumenta. GOST R 51141-98 (Upravljanje kancelarijama i arhiviranje. Termini i definicije) tumači dokumentaciju kao „snimanje informacija na različitim medijima prema utvrđenim pravilima“. Naučna disciplina koja proučava razvoj metoda dokumentacije i nosilaca informacija je upravljanje dokumentima.

Dokumentacija obuhvata sve radnje vezane za pripremu, izradu, koordinaciju, izvršenje i izradu dokumenta.

Najstarija tehnika dokumentiranja bila je tekstualno rukopisno pisanje. Krajem 19. vijeka. Sa pronalaskom pisaće mašine, alati za mehanizaciju rada počeli su se sve više koristiti za dokumentaciju. Tokom 20. vijeka. Kancelarijska pisaća mašina je konstantno unapređivana zbog pojave novih modela pisaćih i organizacionih mašina i stvaranja elektronskih pisaćih mašina za različite namene. Sa uvođenjem personalnih računara u aktivnosti upravljanja 1980-ih, počeli su se aktivno koristiti za kreiranje dokumenata. Trenutno skoro svi računari imaju softver koji vam omogućava automatizaciju procesa sastavljanja, ispravljanja, uređivanja, dizajna, izrade i slanja tekstualnih dokumenata. Ali treba napomenuti da uvođenje novih informacionih tehnologija ne isključuje pripremu dokumenata na papiru i njihovo obavezno izvršenje u skladu sa utvrđenim zahtjevima i pravilima.

Danas u praksi menadžmenta preovlađujuća metoda dokumentacije je kucana ili kompjuterska štampa. Međutim, određeni broj dokumenata, kao što su izjave i objašnjenja, obično se stvaraju rukopisom.

Sistem dokumentacije pretpostavlja postojanje određenih zahtjeva i normi za izradu dokumenata. Ove norme su sadržane u zakonodavnim aktima, GSDOU (državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje), uputstvima i resornim regulatornim dokumentima o kancelarijskom radu.

Tok dokumenata uključuje skup radova sa gotovim dokumentima kreiranim u organizaciji i primljenim izvana. GOST R 51141-98 tok dokumenata odnosi se na kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka njihovog stvaranja ili prijema do završetka izvršenja ili otpreme. Tehnologija obrade dokumenata uključuje:

· Prijem i primarna obrada dokumenata;

· preliminarno razmatranje i raspodjela;

· registracija dokumenata;

· kontrola izvršenja dokumenata;

· informativni i referentni rad;

· izvršenje dokumenata;

· slanje dokumenata;

· sistematizacija (formiranje dosijea) i tekuće skladištenje dokumenata.

Hajde da istražimo neke od navedenih koncepata. dakle, registracija je evidencija knjigovodstvenih podataka o dokumentu u propisanom obliku, evidentiranje činjenice njegovog nastanka, slanja ili prijema; kontrola izvršenja dokumenta– skup radnji koje obezbeđuju njihovo blagovremeno izvršenje; formiranje padeža– grupisanje izvršenih dokumenata u fajl u skladu sa nomenklatura predmeta(sistematski spisak naziva predmeta otvorenih u organizaciji, sa naznakom perioda njihovog čuvanja, sastavljen na propisan način) i sistematizacija dokumenata u predmetu.

Svaka upravljačka odluka uvijek se temelji na informacijama o pitanju koje se razmatra ili upravljanom objektu. Informacije su identične pojmovima „podaci“, „informacije“, „indikatori“. Federalni zakon Ruske Federacije “O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija” od 20. februara 1995. godine utvrđuje sljedeći termin:

Informacije– informacije o osobama, predmetima, činjenicama, događajima, pojavama i procesima, bez obzira na oblik njihovog predstavljanja.

Najvažniji zahtjevi za informacije menadžmenta su pravovremenost i dovoljnost za donošenje optimalne odluke. Osim toga, važni su kompletnost, efikasnost, pouzdanost, tačnost, ciljanost i dostupnost informacija za ljudsku percepciju. Trenutno se obim informacija udvostručuje svake tri godine. Društvo doživljava informacioni bum. U postojećim uslovima, onaj ko poseduje informacije kontroliše situaciju.

Pretežni dio informacija koje se koriste u upravljanju se evidentira. Materijalni nosilac zapisanih informacija je dokument.

"Dokument" prevedeno s latinskog - "poučan primjer", "način dokaza". U savremenoj upotrebi izraz ima nekoliko značenja. U "Rečniku ruskog jezika" S.I. Ozhegov daje sljedeće tumačenje ove riječi:

1. Poslovni papir koji potvrđuje neku činjenicu ili pravo na nešto...

2. Nešto što službeno identifikuje nosioca (pasoš itd.)…

3. Pisani dokaz nečega...

Dvosmislenost pojma je zbog činjenice da se dokumenti koriste u različite svrhe u širokom spektru područja ljudske aktivnosti. Za pravnika, na primjer, ovo je prvenstveno dokazno sredstvo (što je vidljivo čak i iz porijekla ove riječi), za istoričara je primarni izvor, a za zaposlenog u menadžmentu sredstvo za snimanje i prenošenje informacija .

Specijalisti za organizaciju i tehnologiju menadžerskog rada O.D. Žukovskaja i B.A. Goltsev smatra da je svaki materijalni objekat koji sadrži informacije u fiksnoj formi dokument; prema V.I. Losev dokument je rezultat prikazivanja činjenica, događaja, pojava objektivne stvarnosti i ljudske mentalne aktivnosti kroz pisanje, grafiku, fotografiju, zvučni zapis na posebnom materijalu (papir, fotografski film) itd.

Dokument(u tumačenju Federalnog zakona „O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija“ i GOST R 51141-98) je informacija snimljena na materijalnom mediju sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju.

Zajedničko i najkarakterističnije svojstvo svih dokumenata je da su izvori ili nosioci informacija, dakle doprinose poboljšanju unutrašnje organizacije svakog preduzeća ili institucije, te služe kao osnova za donošenje odluka, generalizacije i upućivanja. i rad na potrazi.

Dokumenti, u skladu sa svojom namjenom, mogu služiti kao sredstvo:

· regulisanje delatnosti (statuti, propisi, pravila, uputstva itd.);

· administrativne aktivnosti (naredbe, uputstva, rješenja, odluke, uputstva itd.);

· akumulacija i sinteza informacija (izvještaji, akti, izvještaji itd.);

· prijenos informacija (pisma, telegrami, telefonske poruke, itd.).

Osim toga, važnu ulogu u oblasti upravljanja imaju dokumenti koji odražavaju aktivnosti različitih kolegijalnih tijela (protokoli), koji mogu djelovati i kao sredstvo za obavljanje administrativnih aktivnosti i kao sredstvo za prikupljanje i sumiranje informacija.

Za menadžment je dragocjeno da dokumenti kao dokazno sredstvo, dokaz o određenim činjenicama, imaju pravni značaj.

Svi oblici rukovodeće delatnosti reflektovani su u relevantnim dokumentima, koji služe kao način i sredstvo za sprovođenje funkcija koje su dodeljene upravljačkom aparatu.

Klasifikacija dokumenata

Razmotrimo klasifikaciju dokumenata prema različitim kriterijima:

1)metodom bilježenja (impresioniranja) informacija dokumenti se dijele na pisane, grafičke, foto, zvučne i filmske dokumente:

Pisani (ili rukom pisani) uključuju sve rukom pisane i kucane dokumente proizvedene na različitim mašinama za umnožavanje, štamparskim i kompjuterskim metodama;

Grafika uključuje crteže, grafikone, karte, crteže, dijagrame, planove, vrijedne zbog svoje ilustrativne prirode;

Foto i filmski dokumenti omogućavaju vam da snimite objekte, pojave i procese koje je teško ili nemoguće snimiti drugim sredstvima;

Fono dokumenti omogućavaju precizno zvučno snimanje informacija i široko se koriste u snimanju sastanaka, konferencija itd.;

3) po imenu Postoji mnogo vrsta dokumenata: propisi, naredbe, uputstva, uputstva, izveštaji, akti, beleške, pisma, nalogi, planovi, bilansi itd. Takva klasifikacija, po našem mišljenju, izgleda neprikladna, jer Postoji mnogo dokumenata istog naziva, ali potpuno različitog sadržaja. Na primjer, zahtjev za odsustvo i zahtjev za otvaranje bankovnog računa pripadaju različitim dokumentacionim sistemima, iako imaju isti naziv - „molba“;

4) metodom proizvodnje dokumenti mogu biti standardni, šablonski i pojedinačni. Standardni dokumenti se sastavljaju unapred i služe kao primer teksta za pojedinačne (model pravila, uputstva itd.) Na osnovu njih se izrađuju konkretni dokumenti uz očuvanje sastava, forme i teksta uzorka.

U šablonskim dokumentima dio teksta se ispisuje na obrascu, a dio se unosi prilikom popunjavanja (konstantne i promjenljive informacije). Ovaj oblik postaje sve rašireniji, jer omogućava kompajlerima da uštede vreme i olakšava mašinsku obradu.

Pojedinačni dokumenti se svaki put iznova kreiraju i teško ih je šablonizirati jer su sastavljeni proizvoljno (na primjer, izvještaji i bilješke s objašnjenjima, autobiografije) ili na osnovu standardnog dokumenta;

5) po stepenu težine mogu se razlikovati jednostavni i složeni dokumenti. Prvi uključuje dokumente koji sadrže jedno pitanje, a drugi dokumente koji sadrže dva ili više pitanja. Jednostavni dokumenti su poželjniji: laki su za obradu, kontrolu izvršenja i skladištenje;

6) na mestu sastavljanja razlikovati interne i eksterne dokumente. U prvu grupu spadaju dokumenti kreirani u okviru određenog preduzeća, u drugu grupu spadaju dokumenti primljeni izvana ili poslati drugima;

7) prema rokovima dokumenti se dijele na hitne i nehitne. Prvi zahtijevaju izvršenje u rokovima utvrđenim zakonom, pravnim aktom ili upravnikom. U ovu kategoriju spadaju i oni koji su hitni u načinu slanja ili dostave (telegrami, foto-telegrami, telefonske poruke, faksovi, putne potvrde itd.). Svi ostali se smatraju nehitnim, obavljaju se po potrebi u rokovima koje odredi uprava;

8) po poreklu dokumenti se dijele na službene i službeno-lične (lične). U prvu grupu spadaju dokumenti kreirani u organizacijama, ustanovama i preduzećima u vezi sa njihovim aktivnostima, u drugu grupu spadaju dokumenti koji se odnose na određene pojedince, tj. lični (prijave, pisma, žalbe itd.);

9) po stepenu publiciteta razlikovati obične, tajne, povjerljive dokumente i dokumente za službenu upotrebu (DSP);

10) po pravnoj snazi razlikovati prave i krivotvorene dokumente. Dokumenti izdati u skladu sa zakonom utvrđenom procedurom u skladu sa svim pravilima smatraju se vjerodostojnim; falsifikovani – dokumenti čiji detalji ili sadržaj ne odgovaraju istinitim.

Originalni dokumenti, zauzvrat, mogu biti valjani (trenutno imaju pravnu snagu) i nevažeći (iz nekog razloga izgubljeni, na primjer, zbog isteka ugovora).

Dokumenti se mogu ispostaviti kao krivotvoreni zbog materijalnog ili intelektualnog krivotvorenja. Prvi se dešava kada se u sadržaj originalnog dokumenta umesto tačnih unese lažna informacija, izvrše se izmene, brisanja itd. Intelektualni falsifikat se izražava u pripremi i izdavanju dokumenta sa namerno lažnim sadržajem, iako je formalno besprekoran;

11) po namjeni (faze stvaranja) dokumenti se dijele na originale (originale) i kopije. Original (prvi put kreiran) može se reproducirati kopijama (tačna reprodukcija originala). Pravno, original i kopija su ekvivalentni ako kopija ima posebnu potvrdu (na primjer, ovjerena kopija ili duplikat dokumenta - duplikat originala).

Postoje 3 vrste kopija: godišnji odmor (zastarjelo), ekstrakt i duplikat. Odmor– kompletna kopija originala poslata negdje, a ostaje kod pošiljaoca. Ekstrakt– kopiju koja reproducira dio teksta dokumenta. Duplikat– druga (ponovljena) kopija dokumenta, izdata, na primjer, zbog gubitka originala.

Klasifikacija dokumenata.

Među postojećim sistemima upravljanja, posebno mjesto za realizaciju funkcije zajedničke svim organima upravljanja - organizovanje sistema i procesa upravljanja direktno vezanih za organizaciju rukovodećeg rada, a prvenstveno njegove administrativne i izvršne djelatnosti - pripada jedinstvenom sistemu upravljanja. organizaciona i administrativna dokumentacija (USORD).

USORD- jedinstveni dokumentacioni sistem kojim se utvrđuju zahtjevi za sastav, sadržaj, konstrukciju i izvođenje objedinjene dokumentacije koja se koristi za rješavanje organizacionih i administrativnih zadataka upravljanja. Šta se podrazumeva pod dokumentom u kancelarijskom radu?

Dokument, prema GOST 16.48.7 - 83 "Kancelarija i arhiviranje. Termini i definicije" - materijalni objekt sa informacijama fiksiranim na način koji je napravio čovjek za njihov prijenos u vremenu i prostoru. Svrha dokumenta je da zabilježi informaciju u takvom obliku da se može koristiti tokom vremena i prenositi na daljinu.

Dokument je glavni predmet rada u oblasti upravljanja. Svaka upravljačka aktivnost povezana je sa informacijama koje su uhvaćene u dokumentu, a svaka upravljačka odluka je nužno zabilježena u obliku dokumenta. Ako je kreiranje dokumenta obično funkcija rukovodilaca strukturnih odjela i stručnjaka, onda se njihovo izvođenje obično povjerava sekretaru ili službi za podršku upravljačkoj dokumentaciji (DOU). Priprema službenih dokumenata regulisana je standardima. Načini objedinjavanja informacija su sljedeći: pisanje, crtanje, grafika, fotografija, snimanje zvuka, video snimanje.

Zabilježenim informacijama dokument na taj način osigurava njegovo očuvanje i akumulaciju, mogućnost prijenosa na drugu osobu, ponovnu upotrebu itd. Iz tog razloga su dodijeljeni sljedeći resursi za korištenje dokumenta:

1. očuvanje i akumulacija informacija;
2. mogućnost prenošenja informacija drugoj osobi;
3. ponovna upotreba informacija;
4. povratak informacijama na vrijeme;
5. informacijsko računovodstvena funkcija;
6. dokaz informacija.

U procesu upravljanja, informacije zapisane u dokumentu nisu samo osnova za donošenje odluke, već i dokaz o njenom izvršenju, izvor za analizu i generalizacije, te materijal za referentni i istraživački rad. Međutim, u aktivnostima upravljanja dokument djeluje kao predmet i rezultat rada.

Osnova za kreiranje dokumenata u instituciji je izuzetna važnost ovjeravanja prisutnosti i sadržaja rukovodećih radnji, prenosa informacija, čuvanja i upotrebe na određeno vrijeme.

U cilju razvijanja određenih principa za pripremu, izvođenje dokumenata, obrazaca i metoda rada sa njima, oni su klasifikovani prema nizu kriterijuma.

Klasifikacija dokumenata- ovo je podjela dokumenata na klase prema najopštijim znakovima sličnosti i razlike.

Svrha klasifikacije dokumenata je povećanje efikasnosti upravljačkog aparata i odgovornosti izvršilaca. Primarna klasifikacija dokumenata osigurava njihovu brzu pretragu, povećava efikasnost rada sa njima, ubrzava izvršenje i kontrolu.

Klasifikacija dokumenata je izuzetno važan uslov za obavljanje poslova na njihovom objedinjavanju, što je bitan preduslov za dokumentaciju potpore automatizovanim sistemima upravljanja. Objedinjavanje dokumenata sastoji se od uspostavljanja jedinstvenog skupa tipova i varijeteta za slične situacije upravljanja, razvijanja jedinstvenih oblika dokumenata i jedinstvenih pravila za njihovu pripremu, dizajn i kreiranje šablonskih tekstova.

Dokumenti se klasifikuju prema kriterijumima kao što su način evidentiranja, sadržaj, način izrade, stepen složenosti, mesto izrade, rokovi izvršenja, poreklo, stepen javnosti, pravna snaga i namena.

Prema načinu snimanja informacija dokumenti se dijele na pisane, grafičke, fotografske i filmske dokumente i akustične. Pisani uključuje dokumente kreirane ručno ili mašinski. Grafički dokumenti uključuju crteže, karte, crteže, dijagrame, planove. Foto i filmski dokumenti se snimaju posebnom opremom na posebnim medijima. Akustični dokumenti omogućavaju precizno snimanje i prenos zvučnih informacija.

Po imenu razlikuju veliki broj dokumenata. To su naredbe, uputstva, potvrde, protokoli itd.

Po tipu dokumenti mogu biti standardni, približni ili pojedinačni. Standardne dokumente unaprijed izrađuju viši organi za podređene organizacije i obavezni su.
Objavljeno na ref.rf
Uzorke dokumenata također izrađuju više vlasti, ali su savjetodavne prirode, a pojedinačne dokumente izrađuju posebne organizacije za internu upotrebu.

Po stepenu težine Postoje jednostavni dokumenti koji sadrže jedno pitanje i složeni dokumenti koji sadrže nekoliko pitanja.

Po mjestu sastavljanja dokumenti se dijele na interne i eksterne. Interni - dokumenti kreirani u instituciji radi rješavanja njenih pitanja i ne izlaze van granica institucije. Eksterna – dolazna i izlazna korespondencija ustanove.

Po rokovima dokumenti se dijele na hitne i nehitne. Pokazatelj ove karakteristike je rok za izvršenje dokumenta, koji je utvrđen zakonom i relevantnim pravnim aktima.

Po poreklu dokumenti mogu biti službeni ili službeno lični. Prva grupa - dokumenti kreirani u organizacijama o pitanjima njihovog delovanja, druga grupa - dokumenti koji se odnose na određene pojedince.

Po stepenu publiciteta dodijeliti obične, tajne dokumente i za službenu upotrebu.

Po zakonskoj snazi razlikovati prave i krivotvorene dokumente. Dokumenti izdati na propisan način u skladu sa svim pravilima smatraju se vjerodostojnim; falsifikovani - dokumenti čiji dizajn ili sadržaj ne odgovara istini.

Po namjeni dokumenti se dijele na originale i kopije. Original - originalni dokument koji sadrži originalne informacije, pravilno izvršen. Kopija je tačna reprodukcija detalja originala, propisno ovjerena. Potrebno je razlikovati takve vrste kopija kao što su odmor, ekstrakt i duplikat. Otpust je potpuna kopija odlaznog dokumenta koji ostaje kod pošiljaoca. Izvod iz dokumenta je kopija dijela dokumenta, a duplikat je drugi primjerak dokumenta koji je izdat zbog gubitka originala.

Klasifikacija dokumenata. - koncept i vrste. Klasifikacija i karakteristike kategorije "Klasifikacija dokumenata". 2017, 2018.

Klasifikacija dokumenata je proces sređivanja ili distribucije dokumenata u klase kako bi se odrazili odnosi između njih i stanje klasifikacijske šeme. Klasifikacija dokumenata pomaže u snalaženju u njihovoj raznolikosti. Dokumenti se klasifikuju prema različitim kriterijumima. Razmotrićemo sledeće klasifikacije dokumenata: Klasifikacija prema informacionoj komponenti dokumenta; Klasifikacija prema materijalnoj komponenti dokumenta; Klasifikacija dokumenata prema okolnostima njihovog funkcionisanja u vanjskom okruženju.

Klasifikacija prema informacionoj komponenti dokumenta 1. Klasifikacija dokumenata prema sadržaju: LBC, UDK, Dewey decimalna klasifikacija, Jedinstvena klasifikacija književnosti za izdavanje knjiga itd. 2. Klasifikacija dokumenata prema stepenu generalizacije informacija: Primarni dokumenti, Sekundarni dokumenti. 3. Klasifikacija dokumenata prema njihovoj namjeni za percepciju informacija: Čovjeku čitljivi, Mašinski čitljivi.

Klasifikacija prema informacionoj komponenti dokumenta 5. Klasifikacija dokumenata prema prirodi ikoničkih sredstava za beleženje informacija: Tekstualni dokument, Ikonički dokument, Ideografski dokument, Zvučni dokument, Matrični dokument, Složeni dokument.

Klasifikacija prema informacijskoj komponenti dokumenta 6. Klasifikacija dokumenata prema dimenziji zapisa informacija: jednodimenzionalni dokumenti, dvodimenzionalni dokumenti, trodimenzionalni dokumenti. 7. Klasifikacija dokumenata prema kanalu percepcije informacija: Taktilni dokument, Auditorni dokument, Vizuelni dokument, Audiovizuelni dokument.

Klasifikacija prema informacionoj komponenti dokumenta 8. Klasifikacija dokumenata prema stepenu distribucije: Objavljeni dokument, Neobjavljeni dokument, Neobjavljeni dokument.

Klasifikacija prema informacionoj komponenti dokumenta 9. Klasifikacija dokumenata prema načinu dokumentovanja: rukopisna, štampana, mehanička, magnetna, fotografska, optička, laserska, elektronska.

Klasifikacija prema materijalnoj komponenti dokumenta 1. Klasifikacija prema materijalu nosioca informacija: Veštački dokumenti, Prirodni dokumenti. 2. Klasifikacija prema materijalnoj strukturi ili obliku nosioca informacija: list dokument, šifra dokumenta, kartica, dokument traka, dokument na disku, kombinovani dokument.

Klasifikacija dokumenata prema okolnostima njihovog funkcionisanja u spoljnom okruženju 1. Klasifikacija dokumenata prema redovnosti objavljivanja: Periodični dokumenti, Neperiodični dokumenti. 2. Klasifikacija dokumenata prema vremenu pojavljivanja u vanjskom okruženju: Original (prvi ili pojedinačni primjerak dokumenta koji ima pravnu snagu), Kopija (dokument koji reprodukuje informacije drugog dokumenta i cijelog ili dijela njegovog vanjskog karakteristike), duplikat (kopija službenog dokumenta koji ima pravnu snagu) jačina originala).

Čitav niz dokumenata koji služe za oblast upravljanja može se klasifikovati po različitim osnovama. Prema svom porijeklu, dokumenti se razlikuju između ličnih i službenih.

Prema načinu dokumentovanja dokumenti se razlikuju: rukopisni (tekst); slikovni (dokumenti koji bilježe informacije kroz sliku objekta); grafički (dokumenti izrađeni grafički); fotografski dokumenti; fonodokumenti (zvučni dokumenti snimljeni na magnetnoj vrpci); filmski dokumenti (dokumenti snimljeni filmskom i video opremom); dokumenata kreiranih kompjuterskom tehnologijom.

Ovisno o odnosu prema upravljačkom aparatu razlikuju se dokumenti:

Dolazni (koji organizacija prima); odlazno (poslano iz organizacije);

interni (kreiran u datoj organizaciji i korišten u internoj komunikaciji). Ukupnost ovih dokumenata čini tok dokumenata organizacije.

Na osnovu broja postavljenih pitanja, dokumenti se dijele na jednostavne i složene. Jednostavni dokumenti sadrže izjavu o jednom pitanju. Složeni dokumenti uključuju više pitanja. Takvi dokumenti obično uključuju naredbe, protokole, rezolucije i odluke. Prema ograničenjima pristupa dokumenti se dijele na tajne, za službenu upotrebu i neklasifikovane (jednostavne). Tajni dokumenti imaju posebnu oznaku i oznaku tajnosti. Korištenje takvih dokumenata i rad s njima provodi se posebnom tehnologijom i zahtijeva posebnu dozvolu. Zaposleni u ovoj ustanovi mogu koristiti dokumente za službenu upotrebu koji sadrže podatke koji nisu tajni.

Prema načinu prezentacije teksta, dokumenti mogu biti pojedinačni, šablonski i standardni. U pojedinačnim dokumentima sadržaj je predstavljen u obliku povezanog teksta. Sastavljač (izvođač) pojedinačnog dokumenta priprema originalni tekst posvećen jednom (ili više) pitanja za obavljanje određenog upravljačkog zadatka. Ovi dokumenti su napisani u tradicionalnom književnom tekstu. U šablonskim dokumentima struktura teksta je formalizirana; koriste unaprijed pripremljene standardne fraze ili pojedinačne dijelove teksta koji se stalno ponavlja i praznine za popunjavanje promjenjivih informacija. Najpoznatija vrsta takvih dokumenata je upitnik ili sertifikat. Standardni dokumenti se koriste za dokumentovanje sličnih (ponavljajućih) situacija i sastavljaju se na osnovu uzorka (na primjer, standardna pisma, standardna uputstva, standardni ugovori, itd.). U nauci o dokumentima, metod tipizacije se koristi u izradi standardnih formi dokumenata i standardnih tekstova, odnosno uzoraka ili standarda na osnovu kojih se kreiraju konkretni dokumenti.

Prema stepenu autentičnosti dokumenti se dijele na originale, originale, kopije i duplikate. Original službenog dokumenta je prva (ili pojedinačna) kopija dokumenta koja ima pravnu snagu. Autentičnim se smatra dokument koji sadrži podatke koji potvrđuju njegovu autentičnost (o autoru, vremenu i mjestu nastanka). Sinonim za original je original. Nacrt dokumenta (može biti pisan rukom, kucan ili odštampan sa računara) odražava rad autora na sadržaju dokumenta, može sadržati samo tekst dokumenta i nema pravnu snagu. Kopija dokumenta može biti faksimil ili besplatna kopija. Kopije mogu reproducirati dio teksta dokumenta (izvod) ili cijeli dokument. Faksimil kopija u potpunosti reproducira sadržaj dokumenta i sve njegove vanjske karakteristike – detalje sadržane u originalu (uključujući potpis i pečat) ili njihov dio, karakteristike njihove lokacije. Besplatna kopija se kreira na pisaćim mašinama i sadrži sve detalje dokumenta, ali ne mora nužno da ponavlja njegovu formu. Duplikat je kopija službene isprave koja ima pravnu snagu originala i praćena je oznakom „Duplikat“.

Prema rokovima čuvanja dokumenti se dijele na dokumente trajnog, dugoročnog (preko 10 godina) i privremenog (do 10 godina) čuvanja. Rokove čuvanja dokumenata utvrđuje savezna arhivska služba i utvrđuju se u spiskovima dokumenata sa naznačenim rokovima čuvanja.

U zavisnosti od oblasti delatnosti, službeni dokumenti se dele na upravljačke, naučne, tehničke, proizvodne (tehnološke) itd.

Dokumenti se mogu klasificirati prema njihovoj namjeni. Upravna djelatnost u praksi upravljanja iskazuje se izdavanjem naredbi i uputstava, rješenja, odluka, uputstava. Planiranje - kroz izradu raznih planova, regulisanje aktivnosti u poveljama, propisima i sl.; računovodstvo - sastavljanje i obrada statističke, računovodstvene i operativno-tehničke dokumentacije; regulisanje pojedinih oblasti delatnosti sprovodi se u vidu izdavanja uputstava, smernica, propisa i pravilnika.