Pismo zamolnice– jedna od najčešćih vrsta poslovne korespondencije. Među poduzetnicima, takva pisma se koriste kada predstavnici jedne organizacije kontaktiraju drugu sa zahtjevom za uslugu. Takve poruke se mogu koristiti u potpuno različitim situacijama, na primjer, kada postoji potreba za informacijama o proizvodima, vidjeti uzorke proizvoda, upoznati poslovnog putnika, koordinirati neke radnje itd.

Pravila za pisanje zamolnice

Predstavljamo vam opći predložak takvog dokumenta za preuzimanje:

DATOTEKE

Iz očiglednih razloga, zamolnica nema standardni obrazac, ali je uprkos tome forma zvaničnog dokumenta. Zato se prilikom sastavljanja treba pridržavati određenih standarda utvrđenih pravilima kancelarijskog rada i poslovne etike. Prije nego što prijeđemo direktno na osnovna pravila za njegovu pripremu, treba napomenuti da se može uputiti ili grupi ljudi (na primjer, menadžeri, zaposleni u računovodstvu, pravnici, itd.) ili određenom primaocu.

Kao i svaki drugi dokument, ovo pismo mora sadržavati uvodni dio, naime:

• podatke o kompaniji koja je poslala zahtjev i kompaniji kojoj je upućen;
• razlog zahtjeva („zbog kašnjenja“, „zbog prijema“, „na osnovu rezultata“ itd.);
• upućivanje na osnov („na osnovu usmenog dogovora“, „na osnovu pregovora“, „na osnovu telefonskog razgovora“ itd.);
• svrha žalbe (“riješiti problem”, “izbjeći sukob”, “otkloniti povrede” itd.).

Prati ga glavni dio direktno vezano za zahtjev. Mora se izraziti bilo kojim izvedenim oblikom glagola "pitati" ("molimo vas", "molimo" itd.), a budući da je takva poruka, u svakom slučaju, molba za neku vrstu usluga, mora biti napisana na način poštovanja. Dobro je ako zahtjevu prethodi kompliment (“znati svoje velike sposobnosti”, “diviti se vašim organizacijskim talentima” itd.).

Ako pismo sadrži nekoliko zahtjeva odjednom, onda se oni moraju navesti u posebnim paragrafima ili paragrafima.

Neizgovorena pravila korespondencije između organizacija navode da se odgovor na višestepeni zahtjev može poslati i u jednoj poruci, sa zasebnim komentarima na svaku stavku. Treba napomenuti da ova vrsta korespondencije smanjuje obim cirkulacije dokumenata i samim tim skraćuje vrijeme za čitanje i obradu takvih pisama.

Ako pismo podrazumijeva dobijanje odgovora u određenom vremenskom periodu, onda to mora biti što tačnije naznačeno u tekstu poruke.

Po pravilu, pisma šalju i primaju sekretari organizacije (u velikim kompanijama to rade čitava odjeljenja). Nakon sastavljanja ili čitanja, oni ih prosljeđuju rukovodiocu poduzeća na pregled. Izuzetak su poruke sa oznakom "povjerljivo" ili "lično dostavljanje" - takva pisma se šalju direktno primaocu.

Uputstvo za pisanje zamolnice

Budući da je ova poruka dio korporativne korespondencije, prvo se mora navesti autor, odnosno: naziv kompanije pošiljatelja, njena stvarna adresa i kontakt telefon. Zatim morate unijeti podatke o primaocu: također naziv kompanije i konkretnog primatelja. Dalje na sredini reda možete odmah naznačiti da je ovo pismo zahtjeva (ali to nije neophodno).

Sljedeći dio pisma odnosi se na sam zahtjev. Najprije je preporučljivo to opravdati, a tek onda izraziti suštinu zahtjeva. Na kraju pismo mora biti potpisano (bolje je da to uradi šef kompanije ili ovlaštena osoba od povjerenja), a također se naznači datum kreiranja dokumenta.

Kako poslati pismo

Pismo se može poslati e-poštom ili faksom - ovo je brzo i zgodno, ali konzervativno slanje putem ruske pošte će omogućiti da pismo bude predstavljeno na solidan i atraktivan način. Na primjer, možete podnijeti zahtjev u pisanoj formi rukom, lijepim kaligrafskim rukopisom ili odštampati tekst na dobrom, skupom papiru.

Pažnja na tako sitne detalje će primaocu dati do znanja koliko je protivnik poštovan prema njemu, a takođe će još jednom naglasiti značaj zahteva. Jedino što treba imati na umu je da pisma običnom poštom traju dugo, pa se poruka mora poslati unaprijed kako bi dokument bio dostavljen primaocu na vrijeme.

Nakon slanja pisma

Ova poruka, kao i svaki drugi dokument, mora biti registrovana u dnevniku izlazne dokumentacije. Na isti način, primalac pisma registruje dolazak korespondencije. U slučaju nesporazuma koji se javljaju u poslovnim odnosima, evidentiranje činjenice slanja i primanja pisama pomoći će da se brzo shvati situacija.

Primjeri pisanja pisama zahtjeva sa objašnjenjima

Dakle, shvatili smo da je zahtjev pismo pismo koje sadrži zahtjev primaocu. Svrha teksta je da podstakne primaoca da izvrši radnju koja je korisna za pošiljaoca. Pismo mora sadržavati formulirani zahtjev i njegovo obrazloženje. Preporučljivo je formulisati zahtjev na način da se obrazloži zašto bi primaocu bilo korisno da udovolji zahtjevu. Pošiljalac ne samo da mora znati pravila za sastavljanje teksta, već i uzeti u obzir psihološke nijanse. Zatim ćemo razmotriti konkretne primjere šablona ovisno o situaciji.

Zahtjev za sredstva

Pismo se sastavlja ukoliko je potrebno dobiti sredstva od države, sponzora ili pojedinaca.

Od NVO "Pomoć penzionerima"
Poslanik u Zakonodavnoj skupštini
Ivanov I. I.

Zdravo, Ivane Ivanoviču. Predstavnik sam neprofitne organizacije „Pomoć penzionerima“. Pomažemo usamljenim penzionerima: donosimo hranu, pomažemo oko čišćenja i popravke.

Naša organizacija postoji već 5 godina. Ranije smo svoje aktivnosti uspijevali sami finansirati, međutim, zbog širenja NVO-a, sredstva su počela da nestaju. Potreban nam je novac za iznajmljivanje prostorija, isplatu plata zaposlenima i nabavku opreme.

Predsjednik je na nedavno održanoj sjednici Vlade pomenuo težak položaj penzionera i napomenuo da je stanje hitno potrebno mijenjati. S tim u vezi, tražim od vas 200.000 rubalja za potrebe NVO „Pomoć penzionerima“.

S poštovanjem, Petrova A. A.

Objašnjenje:

Gornji tekst je sastavljen po svim pravilima. On ima:

• Naziv NVO i objašnjenje njenih aktivnosti.
• Zahtjev za novcem, objašnjenje njegove potrebe (potreban je novac za kiriju i plate).
• Pominjanje predsjednika. Neophodno je opravdati prednosti sponzorstva za funkcionera. Šta zanima poslanika? U rastu karijere. Pomoć organizaciji će pomoći u postizanju ovog cilja.

Naveden je i konkretan iznos sredstava koja su potrebna komercijalnoj organizaciji.

Zahtjev za isporuku robe

Pismo se obično šalje partnerima kompanije. Preporučljivo je u tekstu opravdati obostranu korist za obje kompanije.

Direktoru kompanije "AAA"
Ivanov I. I.
Od šefa kompanije BBB
Petrova B.B.

Zdravo, Ivane Ivanoviču. Željeli bismo naručiti set proizvoda od vaše kompanije (treba navesti). Zainteresovali smo se za vaš proizvod na regionalnoj izložbi.

Ako se slažete, molimo vas da nas obavijestite o uslovima isporuke i uslovima koji vam odgovaraju. Garantujemo blagovremeno plaćanje. Nadamo se da će ovo biti početak obostrano korisne saradnje.

Naši kontakti: (navesti).

Srdačan pozdrav, Boris Borisoviču.

Pismo sa zahtjevom za popust

Obično se takvi tekstovi šalju dobavljačima kompanije. Na primjer, organizacija organizira izložbe. Ona ima dobavljača - štampariju koja isporučuje brošure, štandove, knjižice itd. Cijena usluga je prilično visoka. Došla je kriza i kompaniji je postalo teško da plaća štamparske proizvode. Ovo može biti razlog da zatražite popust.

Na čelo kompanije Vostok
Ivanov I. I.
Od direktora kompanije "Zapad"
Petrova B.B.

Zdravo, Ivan Ivanov. Naša organizacija je bila pogođena finansijskom krizom. Broj sklopljenih ugovora sa nama je smanjen za 20%. Nažalost, kriza nije pogodila samo nas, već i naše klijente. Ljudi ne mogu platiti isti iznos za naše usluge kao prije. Stoga smo obezbijedili popust od 25% na ulaznice.

Zbog teške finansijske situacije, naša kompanija traži od Vas popust od 15% za preostalih šest mjeseci saradnje po ugovoru.

Svim našim dobavljačima smo poslali pisma u kojima tražimo popust. Ako nam 20% naših partnera obezbedi povoljne uslove, naša kompanija će preživeti teška vremena i neće se zatvoriti. Naši stanodavci i telefonska kompanija već su nam dali popust.

Srdačan pozdrav, Boris Petrov.

Objašnjenje:

Pismo sadrži sljedeće važne tačke:

• Objašnjenje potrebe za popustom.
• Indikacija tačnog iznosa popusta i vremena.
• Indirektna naznaka da ukoliko štamparija ne obezbedi popust, kompanija će raskinuti ugovor.

Tekst mora biti napisan na način da se pismo pročita do kraja i da se složi sa predloženim uslovima.

Pismo zahtjeva za smanjenje stanarine

Najam jede budžet većine organizacija. Njegovo smanjenje omogućava kompaniji da ostane na površini u teškim vremenima. Pismo treba poslati stanodavcu.

Direktor kompanije "Plus"
Ivanov P. P.
Od čelnika kompanije "Minus"
Petrova I. I.

Zdravo Petre Petroviču. Naša kompanija je bila pogođena finansijskom krizom. Kupovna moć potrošača je smanjena, a poslovni prihodi smanjeni. S tim u vezi, molimo Vas da smanjite zakupninu za 10%.

Tokom naše saradnje, nikada nismo odlagali plaćanja. Nadamo se da ćete nam učiniti ustupke i da ćemo zadržati naš poslovni odnos. Garantujemo blagovremeno plaćanje zakupnine, uprkos teškim finansijskim uslovima.

Srdačan pozdrav, Ivane Ivanoviču.

Objašnjenje:

U pismu je važno napomenuti da je kompanija prethodno u potpunosti ispunila svoje obaveze. Stanodavac mora biti siguran da će stanodavac nastaviti da plaća. Primalac takođe mora razumeti da će zakupac odbiti njegove usluge ako se ne složi sa predloženim uslovima.

Zahtjev za isplatu duga

Dugovi vrlo često nastaju u interakcijama između kompanija. Ako je organizacija opredijeljena za dalju saradnju sa drugom stranom koja je imala dug, šalje se zahtjev.

Ivanov I. I.

Sidorova P. P.

Poštovani Ivane Ivanoviču, molimo Vas da vratite dug našoj kompaniji u iznosu od 200.000 rubalja. Sve ovo vrijeme nastavili smo sarađivati ​​sa Vama u nadi da ćemo nastaviti poslovni odnos. Međutim, sada smo prinuđeni da obustavimo pružanje usluga zbog neplaćanja.

Iznos vašeg duga je 200.000 rubalja. Molimo Vas da ga uplatite do 01.03.2017. Ako dug ne bude vraćen, bićemo primorani da problem rešavamo na sudu.

Srdačan pozdrav, Petr Petrovich.

Objašnjenje:

Pismo mora sadržavati sljedeće tačke:

• Tačan iznos duga.
• Datum do kojeg se dug mora platiti.
• Mjere koje će kompanija preduzeti ako uplate ne budu primljene.

U tekstu se može spomenuti dugogodišnja uspješna saradnja sa organizacijom. Ovo bi trebao biti zahtjev, a ne zahtjev. Zahtjev je sastavljen koristeći drugačiji šablon.

Zahtjev za odgodu plaćanja dobavljaču

Organizacija je opskrbila kompaniju sa serijom proizvoda, ali nije platila za to. Dug je nastao, ali dužnik nema sredstava da plati. U ovom slučaju ima smisla napisati pismo sa zahtjevom za odgodu.

Direktoru kompanije "Gdje su pare"
Sidorov P. P.
Od čelnika kompanije "Novac stiže"
Ivanova I. I.

Dragi Petre Petroviču, nismo platili dug od 200.000 rubalja. Ne bježimo od duga, ali sada zbog teške materijalne situacije ne možemo u potpunosti isplatiti.

Već 2 godine održavamo uspješne poslovne odnose sa Vama i nismo propustili rokove plaćanja. Danas tražimo plaćanje na rate. Naša kompanija je spremna da plati dug u dve faze:

• Uplatićemo 100.000 rubalja do 1. marta 2017.
• 100.000 rubalja će biti deponovano do 1. aprila 2017.

Obećavamo vam da ćete izvršiti plaćanja na vrijeme. Hvala na razumijevanju.

Srdačan pozdrav, Ivane Ivanoviču.

Pismo sa zahtjevom za plaćanje za drugu organizaciju

Dug kompanije može platiti druga organizacija. Naravno, pravno lice neće tek tako plaćati akcije. Obično se pismo zahtjeva šalje dužniku kompanije ili drugoj osobi koja ima obaveze prema kompaniji.

Direktoru kompanije "Novac će uskoro doći"
Ivanov I. I.
Od čelnika kompanije "Gdje su pare"
Sidorova P. P.

Poštovani Ivane Ivanoviču, imate dug prema našoj kompaniji u iznosu od 300.000 rubalja. Naša organizacija je takođe imala dug prema drugoj kompaniji u iznosu od 200.000 rubalja. Molimo Vas da isplatite naš dug kreditoru u iznosu od 200.000 rubalja. Zauzvrat, mi ćemo Vam dostaviti plan rata za stanje duga, koji ste prethodno tražili. Hvala na razumijevanju.

Srdačan pozdrav, Petr Petrovich.

Zamolnica za pomoć u rješavanju problema

Sve kompanije se mogu suočiti sa složenim problemima koji se ne mogu riješiti bez vanjske pomoći. Pismo zahtjeva za pomoć može se poslati ako je potrebno, na primjer, za održavanje događaja. Peticija se šalje komercijalnim organizacijama i državnim agencijama.

Direktor kompanije "AAA"
Petrov B.B.
Iz javne organizacije
"Dajemo dobro"

Poštovani Boris Borisoviču, ja sam predstavnik javne organizacije „Davanje dobra“. Organizujemo i održavamo zabave za djecu iz sirotišta.

Molimo Vas za pomoć u organizaciji zaliha hrane za praznik. Naravno, na događaju ćemo spomenuti vas i vašu kompaniju. Proslavi će prisustvovati predstavnici zakonodavne skupštine i javnosti.

Možete nas kontaktirati putem telefona XXX

Srdačan pozdrav, Ivane Ivanoviču.

Rezimirajući

Hajde da spojimo sva pravila za pisanje pisma zamolnice. Prvo se trebate predstaviti i razgovarati o svojim aktivnostima. Ali uvodni dio ne treba odugovlačiti. Naš cilj je da ohrabrimo primaoca da pročita pismo. Ako je tekst predugačak, malo je vjerovatno da će ga primalac pročitati do kraja. Zatim morate početi s predstavljanjem vašeg zahtjeva. Potrebna je tačnost: navođenje rokova, iznos sredstava. Važno je shvatiti da primalac mora osjetiti korist. Stoga, pismo mora navesti zašto bi bilo korisno da organizacija ispuni zahtjev. Na kraju se morate pozdraviti pristojno i bez dogovaranja.

Vjerovatno se svako barem jednom suočio s potrebom da napiše poslovno pismo. Kada ga sastavljate, nehotice dolazite do zaključka da to nije nimalo lako. Postoji mnogo pravila i propisa za pisanje poslovnih pisama koje morate znati. Članak detaljno opisuje proces sastavljanja dokumenta, daje uzorke poslovnih pisama i razmatra njihove vrste i dizajn.

Forma

Gotovi obrasci će dodati solidnost i ukazati na pouzdanost kompanije. Oni sadrže potrebne informacije o organizaciji, kao što su:

• Ime.
• Adresa.
• Kontakt telefoni.
• Website.
• Email.
• Logo.
• Ostali kontakt detalji.

Ne postoje stroga pravila u vezi sa formularima. Stoga svaka organizacija samostalno odlučuje koje informacije će uključiti u njih.

Kako pravilno pisati poslovna pisma? Priprema

Poslovna pisma su napisana i oblikovana na određeni način, u skladu sa svojim inherentnim pravilima i zahtjevima. U zavisnosti od cilja, autor detaljno promišlja sadržaj kako bi dobio rezultat koji računa. On mora jasno razumjeti koje informacije primatelj već zna o predmetu pisma, na čemu ga treba temeljiti i šta će biti novo u njemu. Argumenti zavise od toga kojem cilju autor teži. Proces pripreme poslovnog pisma može se podijeliti u sljedeće faze:

• Proučavanje problema.
• Pisanje nacrta pisma.
• Njegovo odobrenje.
• Potpisivanje.
• Registracija.
• Slanje primaocu.

Struktura poslovnih pisama

Prilikom sastavljanja pisma potrebno ga je zasititi informacijama, odnosno tamo staviti sve potrebne informacije. Može biti jednostavno ili složeno. U jednostavnom pismu, sadržaj jasno i koncizno prenosi informacije koje uglavnom ne zahtijevaju odgovor od primatelja. Složena se može sastojati od nekoliko odjeljaka, tačaka i paragrafa. Svaki paragraf predstavlja jedan aspekt informacije. Ove vrste uzoraka poslovnih pisama obično se sastoje od uvodnog, glavnog i završnog dijela.

Ispod je primjer pisanja poslovnog pisma - njegov uvodni dio.

Glavni dio opisuje situacije i događaje, daje njihovu analizu i dokaze. U tom dijelu uvjeravaju da treba na ovaj ili onaj način postupiti, dokazati kako je bilo i obavijestiti o potrebi učešća u bilo kojem događaju, iznoseći različite argumente.

Zaključak sadrži zaključke koji se donose u vidu prijedloga, zahtjeva, opomena, odbijanja i sl.

Primjer pisanja poslovnog pisma - njegov završni dio - predstavljen je u nastavku. Ovo rezimira zahtjev naveden u glavnom.

Sve date informacije trebaju biti optimalno konzistentne i razumljive.

Svako slovo počinje centriranom adresom. Ovaj mali dio je izuzetno važan. Prilikom odabira, autor mora uzeti u obzir:

• Položaj primaoca.
• Priroda odnosa.
• Formalnost.
• Etiketa.

Na kraju pisma treba biti učtivan oblik. Na primjer: „...izražavam nadu u dalju saradnju (zahvalnost na pozivu)...” Iza ovih fraza stoji potpis autora.

Stil

Sva pisma moraju biti napisana službenim poslovnim stilom, što podrazumijeva upotrebu jezika za službene poslovne odnose. Karakteristike takvog jezika formiraju se pod sljedećim okolnostima:

• Glavni učesnici u poslovnim odnosima su pravna lica u čije ime se pišu pisma i rukovodioci i službenici.
• Odnosi u organizacijama su strogo regulisani.
• Predmet komunikacije su aktivnosti kompanije.
• Upravljački dokumenti uglavnom imaju određenog adresata.
• Često se u toku aktivnosti organizacije dešavaju iste situacije.

S tim u vezi, informacije sadržane u poslovnom pismu trebale bi biti:

• Službeno, bezlično, naglašavajući distancu između učesnika u komunikaciji.
• Adresirano, namijenjeno određenom adresatu.
• Aktuelno u vrijeme pisanja.
• Pouzdan i nepristrasan.
• Obrazloženo da navede primaoca da izvrši bilo koju radnju.
• Kompletan za donošenje odluka.

Zahtjevi

Poslovno pismo mora ispunjavati sljedeće uslove:

• Govor je standardizovan na svim nivoima - leksičkom, morfološkom i sintaksičkom. Sadrži mnogo izraza, pojmova i formula.
• Ton pisanja je neutralan, suzdržan i strog, bez upotrebe emotivnog i ekspresivnog jezika.
• Tačnost i jasnoća teksta, bez logičkih grešaka, jasnoća i promišljenost teksta.
• Konciznost i sažetost - bez upotrebe izraza koji nose dodatno značenje.
• Upotreba jezičkih formula nastalih kao rezultat ponovljenih situacija.
• Upotreba termina, odnosno riječi ili fraza koje imaju posebne pojmove.
• Upotreba skraćenica koje mogu biti leksičke (odnosno složene riječi nastale uklanjanjem slova iz dijelova riječi: LLC, GOST i tako dalje) i grafičke (odnosno oznake riječi u skraćenom obliku: grn, zh-d, itd.).
• Upotreba konstrukcija u genitivu i instrumentalnom padežu.
• Fraze s verbalnim imenicama („pruži podršku“ umjesto „podrška“).
• Korištenje jednostavnih uobičajenih rečenica.

Gore navedeni uzorci poslovnog pisma prikazani su u punoj verziji (sa tijelom) ispod. Informacije ispunjavaju sve zahtjeve službenog poslovnog stila.

Vrste poslovnih pisama

Najbolje je napisati poslovno pismo o jednom konkretnom pitanju. Ako je potrebno riješiti nekoliko problema odjednom, preporučuje se sastavljanje nekoliko različitih opcija.

Poslovna pisma mogu imati sljedeći sadržaj:

• Prateći. Takva pisma su obično potrebna da bi vas obavestili gde da pošaljete dokumente.
  (Kako napisati poslovno pismo? Uzorak propratnog pisma pomoći će onima koji trebaju da napišu ovu vrstu dokumenta.)

• Garantovano. Oni su napisani da potvrde sva obećanja ili uslove. Na primjer, može se garantirati plaćanje rada, zakupnine, rokova isporuke itd.
• Hvala. Počele su se posebno često koristiti u posljednje vrijeme. Ovakva pisma pokazuju dobar partnerski ton. Mogu se izdati na običnom memorandumu ili na papiru u boji sa lijepim otiskom.
  (Kako napisati poslovno pismo? Uzorak sorte zahvalnice sastavlja se u slobodnoj formi, u zavisnosti od zadataka koje rješava. U ovom slučaju pismo izražava svoju suštinu u najkraćem obliku. Takav uzorak, napravljen na papiru u boji sa ornamentom, može okačiti na zid u sobi kompanije na počasnom mjestu.)

• Informativno.
• Poučno.
• Čestitam.
• Oglašavanje.

Tu su i slova:

• Prijedlozi za saradnju. U novije vrijeme prilično česte, koje se šalju organizacijama, često su reklamne prirode, na primjer, poput ovog uzorka. Prilično je teško pisati komercijalna pisma, morate uzeti u obzir mnoge nijanse kako biste privukli pažnju, a još više, zainteresirali. Ali ako ga komponujete prema uzorku ispod, ima sve šanse za uspjeh.

• Pozivnice. Oni se šalju, pozivajući ih da učestvuju u raznim događajima. Obično su upućeni menadžeru ili službeniku, ali mogu biti upućeni i cijelom timu.
• Zahtjevi.
• Obavještenja.
• Zahtjevi i mnogi drugi.

Kako napisati odgovor na pismo. Primjer

Odgovor mora početi ponavljanjem zahtjeva iz prvog pisma. Zatim se daju rezultati njegovog razmatranja i izražava se odobrenje ili razlog za odbijanje. Pismo poslovnog odgovora može sadržavati alternativno rješenje za očekivane informacije. Obično ispunjava sljedeće principe:

• Dostupnost linka do prvog slova i njegovog sadržaja.
• Identična jezička sredstva.
• Uporedivi aspekti obima i sadržaja.
• Usklađenost s određenim redoslijedom.

Decor

Osim korištenja korporativnih memoranduma za poslovna pisma, potrebno je uzeti u obzir i druge suptilnosti prilikom njihovog dizajna. To su detalji, pravila za skraćenice, pisanje adresa, naslova, dužine teksta, širine polja i još mnogo toga.

Uzorci poslovnog pisma pomažu vam da ga sastavite, uzimajući u obzir sve suptilnosti i nijanse. Koriste ih i početnici i iskusni radnici. Zahvaljujući uzorcima, uče kako pravilno pisati slova i štede mnogo vremena.

1. Poslovna dokumenta su pisana razdvojenim tonom: izrazi pretjerane ljubaznosti, kao ni nemar koji graniči sa grubošću, nisu dozvoljeni.

2. Nemojte ohrabrivati ​​primaoca da žuri pri donošenju odluka o pisanim zahtjevima koje podnesete riječima „hitno“, „odmah“, ili u najkraćem mogućem roku. Zapamtite da post nikada nije dobar. Bolje je da naznačite kada želite da saznate o odluci: „Molim vas“ da odgovorite do tog i tog datuma“ ili „Molim vas da me odmah obavijestite o svojoj odluci“.

3. Budite umjereni u zahtjevima, suzdržani u procjenama događaja, objektivni u iznošenju činjenica, humani u određivanju disciplinskih mjera, velikodušni u brizi i ohrabrivanju dostojnih, škrti i štedljivi u trošenju novca. Budite također plodni s praktičnim prijedlozima; a zaključci su izuzetno konkretni.

4. Sadržaj (ili podtekst) dokumenta ne treba da nameće primaocu očekivani ishod pitanja obrađenog u pismu, na primjer, ovako: proučite i pozitivno riješite problem ili vas molim da odobrite ovu kandidaturu. Neka primalac misli svojom glavom.

5. Ne bi trebalo da nagovještavate primaocu pisma o njegovoj navodnoj pažnji tako što ćete u konačni tekst pisma uneti sljedeću formulaciju: “Predlažem da pažljivo proučim”: savjestan podređeni može gajiti ljutnju, ne baš tako- pametni šef može pobjesniti, shvatajući nehotični nagoveštaj previše doslovno.

6. Ako obavijestite nekoga da nije moguće ispuniti njegov nalog ili zahtjev, nemojte započinjati poruku izjavom o odbijanju – navedite motiv za svoju odluku i jasno navedite da se pod određenim okolnostima možete vratiti na razmatranje nesrećno pitanje.

7. Pokažite diplomatiju u slučajevima kada prijavite nešto pozitivno: jasno dajte do znanja da vas ispunjavanje nečijeg zahtjeva košta određenog posla. U suprotnom, rizikujete da naiđete na nove uporne zahtjeve za ne baš hitne probleme, čije rješavanje, osim toga, ponekad nije ni u okviru vaših direktnih odgovornosti.

9. Vaše pismo mora biti apsolutno čisto u pravnom smislu (prvenstveno to se odnosi na novčana i kadrovska dokumenta), besprijekorno po sadržaju i izvršenju, riječi moraju biti tesne u njemu, a misli prostrane.

10. Pišite rjeđe i što kraće. Obilje dokumenata i riječi u njima ne ubrzava, već usporava rješavanje slučaja. Ako odlučite da pišete, uradite to na razumljivom jeziku.

O upotrebi standardnih izraza u poslovnim pismima.

U mnogim slučajevima sadržaj poslovnih pisama, koji postavljaju suštinski slična pitanja (pravce) aktivnosti preduzeća, može se u određenoj meri standardizovati (unifikovati).

Posebnu ulogu u standardizaciji (unifikaciji) sadržaja poslovnog pisma ima opravdana upotreba klišea i klišea - ustaljenih kombinacija riječi, kao i pojedinačnih riječi u njihovom opšteprihvaćenom (uzimajući u obzir specifičnosti poslovne korespondencije). ) tumačenje.

U nastavku su navedene konkretne preporuke za korištenje nekih od najčešće korištenih riječi i uobičajenih fraza prilikom pripreme sadržaja poslovnih pisama. Ističemo da upotreba ovakvih riječi i fraza treba biti primjerena.

1. Sintaktičke konstrukcije koje se koriste za predstavljanje motiva i objašnjenje razloga za preduzimanje određenih radnji:

U cilju pružanja pomoći, molim vas... ·

U cilju razmjene iskustava, šaljem vam...

Kao izuzetak...

Zbog posebnih okolnosti...

Zbog završetka radova na...

U vezi sa odlukom da se... .

U skladu sa ranije postignutim dogovorom... Međusobnim dogovorom između... -

Po Vašem zahtjevu...

Uprkos tome i tome, to se i dalje dešava...

2.Formulacije za izražavanje odbijanja:

Uprkos naporima koje smo uložili (organizacija), Vaša uputstva ostaju neispunjena zbog...

Nažalost, nije moguće udovoljiti vašem zahtjevu jer...

Vaš nalog ne može biti izvršen do roka iz sledećih razloga...

Ne možemo dati informacije koje vas zanimaju, jer... Organizacija nije u mogućnosti da izvrši ovaj zadatak zbog nedostatka... , "

3. Formulacije za izražavanje upozorenja (obavijesti):

Napominjemo da nakon tog i tog vremena ugovor ističe...

Organizacija je prinuđena da vas upozori da...

Smatramo da je potrebno još jednom podsjetiti da...

Organizacija zadržava pravo da jednostrano suspenduje ugovor zbog...

Garantne obaveze koje je preuzela organizacija gube na snazi.

Obavještavamo vas da...

Organizacija saopštava...

Informisati te... ,

Obavještavam vas da...

javljam...

4. Održivi administrativni obrt:

Za puštanje u rad...

Obavezuj upravnika...

Kontrolu nad implementacijom ove direktive povjeriti

Naloziti istragu o cinjenici...

Pronađite dodatne mogućnosti za...

5. Formulacije za izražavanje zahtjeva:

Pošaljite na moju adresu... .

Zbog hitne potrebe za... Hitno Vas molim

Molim Vas da resite problem...

U sklopu preliminarnog dogovora sa predstavnikom Vaše organizacije, molim Vas da razmotrite mogućnost...

Na osnovu godišnjeg limita na... Molim Vas da pronađete za potrebe organizacije...

6.Formulacije za naglašavanje posebne važnosti informacija:

Sigurnost zagarantovana...

Dokumentacija je kurirskom službom poslata na Vašu adresu...

Poduzimaju se energične mjere na...

Povjerljivost informacija je osigurana...

Uočeni nedostaci se već otklanjaju...

Izdvojena su dodatna sredstva za... Planirane su neophodne aktivnosti“, usmjerene na...

Organizovaćemo u najkraćem mogućem roku...

Osigurano svakodnevno: stroga kontrola nad...

7. Trajne figure govora:

najmanje komplikovano...

najvažniji...

najbolji efekat...

najgori rezultat...

pomozi...

izvršiti inspekciju... ~ uprava smatra da je moguće...

Organizaciji ne smeta...

molim vas da me hitno obavestite...

skini ga odmah...

osigurati usklađenost...

stvoriti potrebne uslove... prijaviti prijedloge za

optimalno resenje...

vjerovatno vrijeme...

potvrditi prijem...

posalji na moju adresu...

odlučite sami...

8. Najčešće korišteni glagoli: izvršiti (izvršiti); odlučiti (odlučiti); oblige; kompletan; stop; poslati (poslati); naglasiti...); pustiti u rad); plan (koordinata); implementirati (realizirati); stvoriti; dopuniti; organizovati; obezbediti; informisati (izvještaj); predstaviti (obezbediti); odrediti; instalirati; eliminirati; otkriti (saznati).

9. Većina često korišćeni pridevi: hitno (operativno); sekundarni; perspektiva; bitan; glavni (glavni); vođenje; ozbiljno (značajno); planirano; dodatno; pun; neadekvatan; final; srednji; general; specifično; viši; Primary; najbolji (najgori).

10. Stilske zabrane: Umjesto... U odnosu na, u vezi... Zbog činjenice da... Pribavi... Uzmi u obzir... U prilogu... Utjecaj... Osim... Za svrha... U slučaju da Trenutno... Nabrajanje... Ubrzati... Potruditi se... Trebalo bi koristiti... O... Jer... Kupi... Razmotrite... Primjena:. .. Uticaj... Osim... Za... Ako... Sada... Plaćanje . .. Ubrzaj... Probaj...

Na kraju, evo još nekoliko praktičnih razmatranja. Njihovo značenje se svodi na sljedeće:

1. Kada nekome šaljete poslovno pismo, uvijek obratite pažnju ne samo na sadržaj poruke, već i na formu njenog izlaganja. Imajte na umu da poslovno pismo napisano suštinski ispravno može imati upravo suprotan efekat od željenog na primaoca zbog pogrešnog tona ili grubog stila prezentacije.

2. Pokušajte da postavite što je moguće pravilnije na putu. Sadržaj poslovnog pisma je semantički. akcenti. Započnite svoju prezentaciju s glavnom idejom koja čini temu (predmet) dokumenta, koju zatim dosljedno razvijate.

3. Poslovna pisma ne bi trebalo da pišete u stanju jakog besa ili pod uticajem drugih emocija – to će najnepoželjnije uticati na njihov sadržaj. Ako vam ipak ruka "dođe do olovke", onda, nakon što ste napisali posljednji red, nemojte žuriti da pošaljete ovaj opus - odložite ga, barem do sljedećeg dana.

4. I na kraju, izbjegavajte korištenje riječi i izraza upitnog tumačenja u poslovnim pismima, jer nejasnoća u sadržaju dovodi do nesporazuma. Potrudite se da ono što pišete bude napisano što jednostavnije i razumljivije. Pažljivo slijedite stilski “fairway” u svakom slučaju pisane komunikacije.

Komunikacija, kao što je gore navedeno, u užem smislu jeste razmjena informacija. Prilično grubo mogu se razlikovati četiri glavna tipa. To su: prijenos informacija (informisanje); prijenos instrukcija; stimulacija, uvjeravanje (prilagođavanje i pojašnjenje prethodno prenesenih instrukcija ili informacija); prikupljanje, obrada, sistematizacija i analiza primljenih informacija.

Slično će važiti i za poslovnu korespondenciju. Međutim, da bismo bolje razumjeli razlike između svakog od navedenih tipova, zadržimo se na ovoj točki malo detaljnije.

Prijenos informacija se vrši s ciljem informiranja druge strane o stanju stvari u oblasti od interesa (ili potencijalnog interesa) za korištenje ovih informacija u procesu izrade i donošenja odluka. Mogući oblici: pisana izjava o činjenicama ili vaši zaključci i presude na osnovu ovih činjenica, ili vaša percepcija i tumačenje činjenica koje vam stoje na raspolaganju. Prenos instrukcija ima za cilj da navede drugu stranu da preduzme radnje koje su prilično specifične u pravcu i vremenu. Mogući oblici: pismena naredba za izvršenje određenog zadatka jednoj ili više osoba, samostalno ili u saradnji sa nekim, gotovo uvijek uz obavezno naknadno obavještenje o izvršenju.

Bez obzira na odabrani oblik, indikacija je uvijek specifična. Efikasna uputstva gotovo uvek nude (iako u obliku direktive) opšte načine rešavanja problema, ali izvršilac instrukcija mora kreativno pristupiti njihovoj primeni u praksi, u skladu sa trenutnom situacijom. "

Prilagođavanje i pojašnjenje imaju za cilj da utiču na kasniji razvoj događaja, čiji je tok već delimično unapred određen prethodno prenetim informacijama (uputstvima). Da bi ovaj uticaj bio pozitivan, prilagođavanje se mora izvršiti na vreme i, kako kažu, pogoditi cilj.

Iako je zaista korisno na razvoj situacije gledati kao izvana, primalac dodatne informacije ima pravo koristiti je ili ne koristiti, ovisno o situaciji. Povratne informacije pošiljaocu u ovom slučaju treba da odražavaju odluku (da - ne) i motive za ovu odluku, ali se ne ograničavaju na to.

Prikupljanje, obrada, sistematizacija i analiza informacija ima za cilj da pripremi našu sljedeću odluku ili sljedeći dio informacija neophodan za obavljanje bilo koje radnje. Mogući oblici su prilično raznoliki, jer nam pisane informacije mogu stići u obliku odgovornog pisma (ili drugog dokumenta), faksom, telefonom (kao telefonska poruka) i e-mailom.

Akcija je čak i brža nego što ste očekivali: tri do četiri sata kasnije dobijate telegram koji vas obavještava da su svi kompleti dokumentacije poslani prije tri mjeseca, uključujući (jedan primjerak) vama. Napominje se i da su vaši podizvođači iz firme koja se nalazi u istom gradu u kojem i vi „dobili navedenu dokumentaciju i nemaju pritužbi“. Ponovni izvoz nije moguć jer je opticaj dokumentacije bio ograničen.

Tada preuzimate odgovornost i telefonom kontaktirate predstavnike kompanije U - iste one koja je već dobila dokumentaciju - kako biste ih zamolili za privremeno korištenje (ili još bolje, fotokopiju). Međutim, gospodin s kojim razgovarate ne žuri da vam pruži takvu uslugu: „Žao mi je, ali ovo je nemoguće – zar ne znate da je ova dokumentacija tajna? Potrebno je da nam pošaljete pismeni zahtjev, a uz to kontaktirate instituciju X koja daje zeleno svjetlo za prijenos i reprodukciju ove vrste dokumentacije. Imam čast..." Tako kompanija Y i institucija X postepeno stupaju u poslovnu korespondenciju - ne samo sa vašom kompanijom, već i međusobno.

Simulirana situacija će najvjerovatnije biti uspješno riješena - pod uslovom da svaki od učesnika u pisanom polilogu preuzme odgovornost (pošiljalac i primalac) odgovorno.

Backgrounder(od engleskog backgrounder) je informativni materijal za medije koji predstavlja informacije o organizaciji, njenom profilu, proizvodima i uslugama, historiji nastanka, razvoja itd. Za razliku od saopštenja za javnost, informacije u pozadini ne sadrže informacije o vijestima, je mogući neophodan dodatak saopćenju za javnost ako novinaru prilikom pisanja članka na temelju informacija iznesenih u priopćenju za javnost trebaju detaljnije informacije o organizaciji koja je objavila saopštenje.

Cilj polaznika je informisati i dati objektivne odgovore na moguća pitanja koja bi predstavnici medija mogli imati nakon čitanja saopštenja. Često, da bi novinarima bilo zgodnije, kada pišu pozadinu, koriste podnaslove koji već sadrže kratak odgovor na pitanje, a informacije koje su predstavljene u nastavku samo šire i potpunije otkrivaju ovaj odgovor.

U pozadini se ne biste trebali fokusirati na privlačan naslov i prvi pasus, iako bi, kao u saopštenju za javnost, glavne, najpotrebnije informacije trebale doći na početku. Pozadinski naslov treba da otkrije temu ovog materijala što je moguće preciznije i informativnije. Prije nego pređete na glavnu temu, možete dati malo historije problema, pozivajući se na različite vladine institucije, istraživačke organizacije, itd. Ono što slijedi su detaljne informacije o temi, koje bi trebale biti zasnovane na činjenicama i tačnim podacima.

Pozadina može biti posvećena cijeloj organizaciji, ili njenom pojedinačnom proizvodu ili usluzi, ili događaju koji se dogodio ili se očekuje u ovoj organizaciji

konferencija za štampu- medijski događaj koji se održava kada postoji vijest od javnog značaja, a organizacija ili pojedinac poznata osoba direktno povezana sa ovom viješću želi dati komentare na ovu vijest koji bi bili interesantni i važni javnosti. Obično tokom konferencije za štampu njeni učesnici odgovaraju na pitanja novinara direktno ili indirektno vezana za temu konferencije za štampu.