10.1. Ciljevi, principi, funkcije i metode upravljanja Menadžment je holistički sistem upravljanja koji ima za cilj da osigura optimalnu koordinaciju akcija članova tima za postizanje svojih ciljeva. Menadžment ima posebnu javnost

Osnovni principi, metode i definicije modeliranja poslovnih procesa Jedan od sastavnih (korisnicima često „nevidljivih”) dijelova modela poslovne arhitekture je korištena metodološka osnova. Često se ova komponenta pokaže zanimljivom

Da biste se popeli sa jednog vrha na drugi, potrebno je da se spustite, a zatim da se penjete dugo...

(Istočna mudrost)

Postoji opšteprihvaćen model upravljanja projektima, koji se sastoji od elemenata ovog organizacionog sistema i uključuje:

Organizacija za upravljanje projektima se sastoji od povezanih dijelova cjelokupnog sistema upravljanja projektima kako bi se osiguralo njegovo nesmetano funkcionisanje.

Funkcije upravljanja projektima;

Odgovornosti, prava i odgovornosti učesnika u projektu;

Model procesa upravljanja;

Realizacija projekta, odnosno direktan proizvodni proces.

Ravnoteža takvog modela omogućava cjelokupnom sistemu da stvori dinamički sistem upravljanja projektima.

Učinkovitost projektnog rada direktno ovisi o tome koliko su precizno definirane i distribuirane funkcije upravljanja projektom.

Sve funkcije se određuju u samoj početnoj fazi razvoja projekta, a stepen do kojeg su funkcije jasno definirane će odrediti koliko će se projekt ispravno implementirati.

Postoje osnovne i integrirajuće funkcije. Osnovne funkcije predstavljaju suštinsku suštinu, odnosno upravljanje predmetnom oblasti projekta. Također, osnovne funkcije sadrže zahtjeve kvaliteta (standardizacija svih faza, međuproizvoda i konačnog rezultata). Osim toga, potrebno je dodati vrijeme i upravljanje troškovima projekta.

Integrirajuće funkcije uključuju upravljanje projektnim osobljem, komunikaciju, ugovore i upravljanje rizikom.

Obje glavne funkcije sadrže pet vrsta upravljačkih aktivnosti koje mogu postojati nezavisno, kao što su:

1 planiranje;

2 organizacija;

3 koordinacija;

4 aktivacija;

5 kontrola.

Prilikom planiranja, učesnici mogu pronaći odgovore na sva moguća pitanja na koja je potrebno odgovoriti prije izrade projekta.

Suština planiranja je određivanje optimalnog ishoda sa ograničenim resursima. U fazi organizacije rješava se pitanje izbora načina, metoda i sredstava za postizanje konačnog rezultata. Koordinacija je dizajnirana da poveže sve različite dijelove planiranja u jedinstven i organski proces.

Aktivacija bi trebala pomoći u stvaranju motivacije za zaposlene uključene u implementaciju projekta. Kontrola svih delova projekta blagovremeno otkriva sve vrste odstupanja u praktičnim aktivnostima projekta.

Osnovna svrha modela upravljanja informacijskom tehnologijom je da opiše cjelokupnu tehnologiju upravljanja projektima kako bi se formalizirao proces upravljanja projektom.

Glavne faze razvoja ITM-a uključuju:

1. izrada informativnih tabela koje sadrže sve podatke iz svih oblasti;

2. formiranje ITM-a na osnovu informacionih tabela;

3. formiranje konsolidovanog modela upravljanja projektom, koji je efikasan alat za izgradnju sistema za osiguranje implementacije projekta.

Za razvoj ITM upravljanja projektima potrebno vam je:

Znati odnos između zadataka u procesu donošenja odluka;

Imati jasne opise poslova;

Odrediti obrasce svih izvještajnih dokumenata.

Primarni dokumenti za sve oblasti i faze implementacije projekta evidentirani su u formalizovanim tabelama različitih oblika i namena.

Zapamti

Nakon toga, analiza ovih tabela daje tačnu procjenu situacije, sva neprimjetna odstupanja i omogućava vam da odaberete načine ispravljanja i prilagođavanja.

Bilo kojoj organizaciji bilo kojeg oblika vlasništva potreban je stabilan resurs stručnih radnika. Proces formiranja tima zahtijeva određeni pristup i određene troškove, uzimajući u obzir činjenicu da se utrošeno vrijeme i novac u budućnosti treba isplatiti samoj organizaciji. Prilikom kreiranja resursne baze profesionalaca u organizaciji potrebno je uzeti u obzir potrebe i zahtjeve samih zaposlenika, jer će u suprotnom velika razlika u ciljevima ometati dalju saradnju između zaposlenika i organizacije.

Da bi se aktivnosti jedne organizacije mogle obavljati, zaposlenima se mora upravljati.

Budući da je veza između upravljanja zaposlenima i nivoa profitabilnosti same organizacije direktna, upravljanje radnim resursima je jedan od važnih aspekata teorije i prakse menadžmenta.

U hijerarhiji organizacije, između menadžmenta i radne snage, uvijek postoji zaposlenik koji upravlja radnim resursima. Takav zaposlenik uvijek mora poznavati potrebe svih nivoa zaposlenih u organizaciji i pronaći rješenja koja zadovoljavaju sve strane. Zaposleni koji se bavi upravljanjem kadrovima mora biti kompetentan u stručnim poslovima, poznavati, ali i biti sposoban da primjenjuje metode i metode upravljanja zaposlenima.

Upravljanje ljudskim resursima u organizaciji sastoji se od sljedećih faza.

1. Planiranje resursa se sastoji od razvoja plana za ispunjavanje budućih potreba za ljudskim resursima.

2. Regrutacija je proces stvaranja grupe potencijalnih kandidata za sve pozicije.

3. Kadrovska selekcija je ocjenjivanje najboljih kandidata i izbor najboljih profesionalaca iz stvorene rezerve.

4. Utvrđivanje plata i beneficija podrazumeva razvoj strukture za obračun i isplatu zarada, kao i formiranje preferencijalnog sistema za svakog zaposlenog na individualnoj osnovi.

5. Profesionalna orijentacija i prilagođavanje novom timu, razvijanje shvatanja kod zaposlenih da se rezultati individualnog rada vrednuju i zasluženo nagrađuju.

6. Proces učenja je razvoj programa osposobljavanja za profesionalne vještine u cilju poboljšanja efikasnosti rada ili poboljšanja vještina radnika.

7. Naknadna procjena radne aktivnosti sastoji se od razvoja metoda pomoću kojih će se ocjenjivati ​​rad zaposlenog.

8. Pomeranje zaposlenog na organizacionoj lestvici: napredovanje, degradiranje, otpuštanje, kao i razvijanje procedure za zapošljavanje zaposlenih.

9. Obuka rukovodećeg osoblja za organizaciju podrazumeva izradu programa uz pomoć kojeg zaposleni mogu da se razvijaju i povećavaju efikasnost individualnog rada.

Često menadžment organizacije ne vodi računa o važnosti ljudskih resursa, oslanjajući se na činjenicu da će se zaposleni uvijek naći.

Svaka organizacija, prilikom određivanja ciljeva svog djelovanja, mora znati kojim resursima raspolaže (finansijska sredstva, oprema, materijal, ljudski resursi itd.).

Planiranje resursne baze treba da bude prirodna aktivnost u procesu formiranja ciljeva i zadataka.

Proces planiranja ljudskih resursa je kadrovsko planiranje, koje uključuje tri faze:

Procjena resursa u određenom trenutku;

Procjena budućih potreba za radnicima određene profesije;

Izrada programa traženja i zapošljavanja radnika neophodnih za kadroviranje.

Savremene organizacije pokušavaju da kreiraju bazu podataka kandidata za pozicije na svim nivoima i održavaju ovu bazu konstantnim ažuriranjem. Ovakav pristup kadrovskom planiranju obezbeđuje nesmetano snabdevanje novim zaposlenima u slučaju promene stalnog osoblja.

Rezervni kadar može se regrutovati kako iz eksternog okruženja tako i unutar organizacionog sistema putem obavještenja putem medija, uz dobrovoljni pristanak postojećih zaposlenih.

Vrlo čest metod je zaključivanje ugovora sa obrazovnim institucijama koje školuju mlade stručnjake. Za organizaciju može biti i isplativije promovirati svoje zaposlenike kroz činove nego zaposliti novog zaposlenika kojem je potrebno vrijeme da razumije posao i stekne vještine za nastavak rada na određenom mjestu.

Prijem u rezervni fond treba da se vrši kontinuirano iu skladu sa potrebama organizacije, kao i uzimajući u obzir buduće potrebe u svim specijalnostima.

Ali negativna stvar može biti činjenica da postojeći zaposleni neće moći dati nove ideje, dok novi zaposlenici mogu donijeti svježe ideje i radne opcije u organizaciju. Ponekad se osoblje popunjava internim rekonstrukcijama i prijemom poznanika i prijatelja koji ispunjavaju sve potrebne zahtjeve organizacije.

Preliminarni odabir kadrova vrše posebni ljudi - konsultanti za selekciju.

Faza selekcije kadrova uvijek prati fazu prijema rezervnog sastava, budući da se izbor kandidata za upražnjena mjesta vrši iz ranije formiranog rezervnog sastava.

Najčešće biraju uposlenika koji ima bolje kvalifikacije, više radnog iskustva na sličnoj poziciji, a također odgovara ličnim karakteristikama većine zaposlenih u organizaciji.

Neophodno je odabrati kandidata u skladu sa uslovima za određeno radno mjesto, školom potrebnom za obavljanje određenog posla na ovoj poziciji.

Osnovna ideja odabira kandidata iz postojećeg rezervnog fonda je da je potrebno vršiti selekciju zaposlenih u strogom skladu sa upražnjenim mjestom u organizaciji.

Svaka organizacija razvija sopstveni sistem nagrađivanja, kao i sistem beneficija i bonusa i drugih dodatnih podsticaja u vidu novčane naknade.

Zaposleni samostalno i pojedinačno odlučuju o pitanju usklađenosti obavljenog posla i primanja za taj rad.

Odabir kadrova je jedan od mnogih oblika preliminarne kontrole kvaliteta ljudskih resursa kroz intervjue, određivanje termina testiranja za određeno radno mjesto i testiranje u centrima za procjenu.

U slučaju da zaposleni smatra da je visina plate ekvivalentna količini obavljenog posla, on (zaposleni) će nastaviti da radi u ovoj organizaciji. Inače se dešava kada zaposleni smatra da su plate i obim posla nejednaki. U takvoj situaciji, osoba će pokušati promijeniti svoju poziciju, ili samu organizaciju, pa čak i vrstu aktivnosti. Nedostatak adekvatne nadoknade po konkurentnim stopama, beneficijama i sistemima stimulacije u obliku gotovinskih isplata ili drugih podsticaja dovešće do toga da zaposleni ne shvataju ozbiljno svoje radno mesto.

Organizacija neće moći spriječiti zaposlenike da donesu odluku o otkazu ako ih sistem nagrađivanja ne zadovoljava.

Organizacija mora razviti sopstvenu skalu ili sistem za obračun i isplatu zarada za svakog zaposlenog pojedinačno. Struktura ovakvog sistema može se utvrditi nakon sprovođenja istraživanja mnogih aspekata života, uslova na tržištu rada, kao i profitabilnosti i planova same organizacije.

Prilikom izrade detaljne strukture plata potrebno je uzeti u obzir različite beneficije, učešće u dobiti, vlasništvo nad udjelom u organizaciji, kao i ocjenu posla i sposobnosti samog zaposlenog, njegovo iskustvo i obrazovanje, te lične karakteristike. Pored toga, organizacije treba da, kad god je to moguće, svojim zaposlenima obezbede dodatne beneficije u vidu plaćenog bolovanja, dodatnih odmora, životnog i zdravstvenog osiguranja i isplata u penzione fondove. Ponekad neke organizacije mogu sebi priuštiti dodatna plaćanja u vidu podsticajnih putovanja djece zaposlenih na mjesta za odmor, kao i djelimično plaćanje školovanja u obrazovnim ustanovama.

Da bi zaposlenik što više koristio svom radnom mjestu u organizaciji, treba se profesionalno snalaziti i društveno se prilagoditi novom timu. Samo ako poslodavac uzme u obzir činjenicu društvenog sistema organizacije, koju čine pojedinačni radnici, ova struktura može računati na uspjeh.

Uvek neophodno v treba neko vrijeme da se nova osoba bezbolno navikne na novi tim, N i tek posle v Kada postane dio toga, zaposlenik će moći započeti svoju profesionalnu aktivnost na novom radnom mjestu.

Svaki tim organizacije uvijek ima svoja zvanična i nezvanična pravila ponašanja zaposlenih. Normativno ponašanje usvojeno u određenoj organizaciji mora zadovoljiti potrebe svih zaposlenih, inače je organizacija osuđena na stalno kadrovsko obnavljanje, što se uvijek negativno odražava na krajnje rezultate njenih aktivnosti.

Svaka organizacija rješava pitanja vezana za obuku kadrova na različite načine, zbog čega se obuka sada smatra specijalizovanom oblasti.

Formalno, prilikom zapošljavanja novog zaposlenika, on dobija informacije o tome kako se radi u organizaciji, koje metode se koriste za obuku osoblja i šta se smatra efektivnim radom. U procesu upoznavanja novog tima, zaposleni se upoznaje sa nezvaničnim pravilima i zabranama o kojima nije bilo riječi na razgovoru za zapošljavanje.

Za svaku organizaciju je veoma važno da produktivnost zaposlenih uvek bude na najvišem ili veoma visokom nivou, što bi obezbedilo profitabilnost njenih aktivnosti. Stoga su mnoge organizacije zabrinute za ukupni kvalitet svoje radne snage.

Za postizanje visokog kvaliteta radnih resursa najčešće se koristi metoda zapošljavanja gotovih visokokvalifikovanih radnika sa dugogodišnjim iskustvom u srodnoj specijalnosti ili poziciji. Međutim, praksa pokazuje da nije dovoljno samo zaposliti prvoklasnog stručnjaka, potrebno mu je dati priliku da se dalje razvija bez prekida glavne proizvodnje. Krajnji rezultat takve obuke treba da bude povećana produktivnost, što će u konačnici dovesti do povećanja profita.

Obuka kadrova može se provesti u tri slučaja:

1. prilikom obuke novog radnika;

2. prilikom premještaja ili raspoređivanja na novo radno mjesto;

3. ako zaposleni na osnovu rezultata testiranja nije sposoban za radno mjesto.

Metode izvođenja obuke kadrova su različite u svakoj organizaciji i razvijaju se u skladu sa ciljevima i zadacima same organizacije. Međutim, postoje neki osnovni zahtjevi koji se primjenjuju na mnoge programe obuke zasnovane na radu.

Neophodno je razviti metod motivacije zaposlenih kao osnovu za obuku. Zaposleni moraju samostalno razumjeti potrebu za obukom.

Za osposobljavanje zaposlenih potrebno je stvoriti pozitivnu klimu, odnosno stalno podsticati želju zaposlenih za učenjem, a zaposlenike stavljati u zavisnost od potrebe za stalnim profesionalnim usavršavanjem.

Ako je materijal za proučavanje previše složen, tada se proces učenja mora podijeliti u nekoliko faza. Preporučljivo je dati zaposleniku priliku ne samo da nauči teoriju, već i da konsoliduje nova znanja u praksi.

Treneri koji sprovode obuku zaposlenih moraju zaposlenima koji se obučavaju pružiti povratnu informaciju, čije prisustvo doprinosi boljoj konsolidaciji znanja i vještina.

Postoje programi obuke za menadžment koji sadrže programe upravljanja karijerom, odnosno napredovanje kroz činove. Uz pomoć ovih programa, organizacijski lideri mogu u potpunosti iskoristiti znanja i vještine svojih zaposlenika, a zaposleni otkriti svoje nove potencijalne sposobnosti.

Osnovna doktrina obuke zaposlenih je proces razvoja veština koje su zaposlenima potrebne za obavljanje svojih dužnosti. Ovi programi se također koriste za obuku onih zaposlenika koji trebaju napredovati na ljestvici posla.

Prije početka procesa obuke zaposlenih potrebno je provesti testiranje kako bi se saznali skriveni potencijali i sposobnosti učenja ovih zaposlenika. Na osnovu rezultata testiranja donose se odluke o tome koji zaposleni treba da stekne koja znanja i vještine tokom procesa obuke. Na osnovu istih rezultata testiranja identifikovani su glavni kandidati za unapređenje.

Metode za provođenje prekvalifikacije osoblja mogu biti različite, na primjer, održavanje diskusija i predavanja u malim grupama zaposlenih. Trenutno su uobičajene metode kao što su igre uloga i trening. U prošlosti su se seminari i kursevi kontinuirane edukacije koristili za obuku zaposlenih.

Moguće je da se obuka izvodi sticanjem ne samo teorijskih znanja, već i praktičnih vještina, odnosno provođenjem aktivnosti analize konkretnih praktičnih situacija.

Trenutno je široko rasprostranjena metoda rotacije zaposlenika privremeno premještanje zaposlenika s jedne pozicije na drugu kako bi se proširile vještine i znanja ovog zaposlenika.

Nakon što je zaposlenik proučio cijeli horizont organizacije, njemu se, uz uspješnu obuku, nudi nova pozicija za jedan nivo više od prethodne. Na ovaj način su pokrivene sve odgovornosti zaposlenih na jednom određenom nivou.

Svaki organizacioni sistem, projekat nije izuzetak, predstavlja složen sistem odgovornosti u procesu kreativnog delovanja. Upravljanje projektom, samo po sebi, glavna je funkcija projekta kao dinamičkog sistema. Međutim, ova glavna funkcija može biti predstavljena nekim od njenih komponenti, drugim riječima, podfunkcijama. Moguće je identificirati najčešće podfunkcije upravljanja projektom relevantne za svaki projekat.

U procesu implementacije i upravljanja projektom određene sistemske funkcije se obavljaju u svim podsistemima iu svim fazama životnog ciklusa, kao što su:

1) Planiranje – aktivnosti u cilju izrade plana. Planiranje kao funkcija upravljanja uključuje određivanje strategija, politika i procedura za implementaciju projekta. Planiranje u projektnom okruženju može se definisati kao preliminarna studija i odabir prognoznih odluka za implementaciju projekta u kontekstu različitih alternativa na osnovu poznavanja predmetne oblasti i mogućih neizvjesnosti (rizika) implementacije projekta. Istovremeno, u kontekstu upravljanja projektima, planiranje uključuje i procese organizovanja implementacije planova, prilagođavanja planova i praćenja njihove implementacije. U upravljanju projektima, planiranje utjelovljuje princip organizacije cjelokupnog procesa implementacije projekta. Planiranje obuhvata sve faze projektnog ciklusa i kontinuiran je proces. Počinje učešćem projekt menadžera u procesu izrade koncepta projekta, nastavlja se odabirom strateških odluka za implementaciju projekta i razvojem njegovih detalja, uključujući izradu konkretnih prijedloga, zaključivanje ugovora, izvršenje projekta. posao, a završava se tek završetkom projekta. Odluke koje se donose tokom procesa planiranja moraju osigurati izvodljivost projekta u zadatom vremenskom okviru i uz minimalne troškove i utrošak resursa i uz visok kvalitet rada. Jedan od osnovnih ciljeva planiranja je integracija učesnika projekta za izvođenje skupa radova koji osiguravaju postizanje konačnih rezultata projekta. Planiranje je osnova kontrole, računovodstva i operativnog upravljanja.

2) Organizacija. U širem smislu, organizacija se shvata kao ukupnost strukture sistema i načina na koji njegovi elementi funkcionišu. U odnosu na upravljanje projektima, organizacija se posmatra kao jedna od glavnih funkcija i kao organizacioni oblik aktivnosti. Organizacija kao funkcija je proces uređenja, koordinacije interakcije više ili manje diferenciranih dijelova cjeline. Drugim riječima, to je skup procesa ili radnji koje vode ka formiranju i poboljšanju odnosa između elemenata projekta.

3) Praćenje životnog vijeka projekta - funkcija upravljanja projektom koja uključuje procese praćenja napretka projekta u cilju provjere usklađenosti stvarne implementacije sa planiranim pokazateljima predviđenim planovima, ugovorima, sporazumima itd. Funkcija kontrole projekta obavlja se u svim fazama iu svim njegovim podsistemima i obuhvata: kontrolu troškova, kontrolu vremena i trajanja, kontrolu kvaliteta, kontrolu rizika, kontrolu budžeta projekta, kontrolu implementacije odluka, kontrolu inventara projekta itd.

4) Motivacija Proces izazivanja kod pojedinca želje da radi na postizanju ciljeva organizacije uz istovremeno ostvarivanje vlastitih ciljeva. Potrebno je razlikovati motivaciju, kao proučavanje motivacijskih razloga za ljudske postupke, i motivaciju, kao način utjecaja na ljudsko ponašanje. Ranije je proučavanje ovog problema bilo u domenu specijalista, međutim, zbog brzog razvoja i usložnjavanja društvenih i ekonomskih odnosa, radikalne komplikacije komunikacija, postojala je hitna potreba za stvaranjem motivacionih tehnologija koje bi bile prilično efikasne, a ujedno, primjenjiv u svakodnevnoj praksi poslovnih odnosa. U proteklih 40 godina motivacija kao primijenjena oblast znanja posebno se aktivno razvijala i kao posljedica toga pojavio se niz pojednostavljenih teorijskih modela zasnovanih na rezultatima psiholoških istraživanja.

5) Operativni menadžment.Proces praktične implementacije programa i projekata u svakoj oblasti djelovanja, promjena i evaluacija rezultata, kao i poređenje postignutih rezultata sa postavljenim ciljevima. Operativni menadžment se može posmatrati i kao nezavisni podsistem upravljanja i kao jedna od glavnih funkcija upravljanja projektima. U tom smislu, preporučljivo je označiti podsistem kao „upravljanje promjenama“, a funkciju kao „operativno upravljanje“.

Dakle, upravljanje projektom, koristeći savremena naučna, tehnička i ekonomska znanja, različite tehnike upravljanja, posebne organizacione forme i projektno orijentisane strukture, omogućava donošenje odgovarajućih odluka tokom čitavog životnog ciklusa projekta.

2.3. Procesi upravljanja projektima

Projekat se sastoji od procesa. Proces je skup radnji koje proizvode rezultate.

“Procesi upravljanja projektima mogu se podijeliti u šest glavnih grupa koje implementiraju različite funkcije upravljanja:

Inicijacijski procesi – donošenje odluke o pokretanju projekta;

Procesi planiranja - definisanje ciljeva i kriterijuma za uspeh projekta i izrada radnih šema za njihovo postizanje;

Procesi izvršenja - koordinacija ljudi i drugih resursa za sprovođenje plana;

Procesi analize - utvrđivanje usklađenosti plana i izvođenja projekta sa postavljenim ciljevima i kriterijumima uspješnosti i donošenje odluka o potrebi primjene korektivnih radnji;

Procesi upravljanja – identifikacija potrebnih korektivnih radnji, njihova koordinacija, odobravanje i primjena;

Procesi zatvaranja su formaliziranje izvršenja projekta i njegovo dovođenje do urednog završetka.”

Procesi upravljanja projektima se međusobno preklapaju i javljaju se u različitim intenzitetima u svim fazama projekta. Osim toga, procesi upravljanja projektima povezani su svojim rezultatima – rezultat jednog postaje izvor informacija za drugi. I konačno, postoje odnosi između procesnih grupa različitih faza projekta. Na primjer, zatvaranje jedne faze može biti input za pokretanje sljedeće faze (primjer: završetak faze projektovanja zahtijeva odobrenje projektne dokumentacije od strane kupca, što je neophodno za početak implementacije). U stvarnom projektu, faze ne mogu samo da prethode jedna drugoj, već i da se preklapaju. Ponavljanje inicijacije u različitim fazama projekta pomaže u praćenju relevantnosti projekta. Ako je potreba za njegovom implementacijom nestala, sljedeća inicijacija vam omogućava da to utvrdite na vrijeme i izbjegnete nepotrebne troškove.

Unutar svake grupe, procesi upravljanja projektima su međusobno povezani putem svojih ulaza i izlaza. Fokusirajući se na ove veze, opisujemo pojedinačne procese kroz:

Inputi su dokumenti ili dokumentovani indikatori prema kojima se proces izvršava.

Rezultati su dokumenti ili dokumentovani indikatori koji su rezultat procesa.

Metode i sredstva su mehanizmi pomoću kojih se input pretvara u izlaz.

“Upravljanje projektom je integrativni poduhvat koji zahtijeva da svaki proces koji se odnosi na projekt i proizvod bude pravilno povezan s drugim procesima kako bi se olakšala koordinacija.”

Radnje preduzete tokom jednog procesa obično utiču na taj proces i druge povezane procese. Na primjer, promjena opsega obično utiče na cijenu projekta, ali također može utjecati na komunikacijski plan ili kvalitet proizvoda. Ove interakcije unutar procesa često zahtijevaju kompromise između zahtjeva i ciljeva projekta; Osim toga, određeni kompromisi u pogledu performansi će se razlikovati od projekta do projekta i od organizacije do organizacije. Uspješno upravljanje projektom mora uključivati ​​aktivno upravljanje ovim interakcijama kako bi se zadovoljili zahtjevi sponzora projekta, korisnika i drugih dionika. Pod nekim uslovima, proces ili skup procesa mora se ponoviti nekoliko puta da bi se postigao željeni rezultat.

Projekti postoje unutar organizacije i ne mogu funkcionirati kao zatvoreni sistem.

Oni zahtijevaju doprinos unutar i izvan organizacije, a zauzvrat pružaju nove sposobnosti organizaciji. Projektni procesi mogu generirati informacije koje će poboljšati upravljanje budućim projektima.

ZAKLJUČAK

Realizacijom postavljenih zadataka ostvaren je cilj našeg rada. Kao rezultat istraživanja sprovedenog na temu „Upravljanje projektima“, može se izvući niz zaključaka:

Koncept „projekta“ ima mnogo definicija i mnogo klasifikacija, od kojih su sve s pravom istinite.

Zauzvrat, projekat ima svoj životni ciklus, koji uključuje:

- početak projekta;

- organizacija i priprema;

- izvođenje projektnih radova;

- završetak projekta.

Što se tiče suštine upravljanja projektima, onda: „Suštinu upravljanja projektima jasno formuliše Institut za upravljanje projektima (SAD): upravljanje projektima je umjetnost usmjeravanja i koordinacije ljudskih i materijalnih resursa korištenjem savremenih metoda i tehnika upravljanja za postizanje rezultati definisani u projektu u smislu sastava i obima posla, troškova, vremena, kvaliteta i zadovoljstva učesnika u projektu.” Takođe, upravljačka struktura u svakom konkretnom projektu se određuje pojedinačno, uglavnom, jer zavisi od obima i složenosti projekta.

U procesu implementacije i upravljanja projektom određene funkcije se obavljaju u svim podsistemima iu svim fazama životnog ciklusa, kao što su:

Planiranje;

Organizacija;

Kontrola;

Motivacija;

Operativno upravljanje.

Povezane informacije.

Svaki organizacioni sistem, projekat nije izuzetak, predstavlja složen sistem odgovornosti u procesu kreativnog delovanja. Upravljanje projektom, samo po sebi, glavna je funkcija projekta kao dinamičkog sistema. Međutim, ova glavna funkcija može biti predstavljena nekim od njenih komponenti, drugim riječima, podfunkcijama. Moguće je identificirati najčešće podfunkcije upravljanja projektom relevantne za svaki projekat.

U procesu implementacije i upravljanja projektom u svim podsistemima iu svim fazama životnog ciklusa obavljaju se određene sistemske funkcije, kao što su:

Planiranje – aktivnosti u cilju izrade plana. Planiranje kao funkcija upravljanja uključuje određivanje strategija, politika i procedura za implementaciju projekta. Planiranje u projektnom okruženju može se definirati kao preliminarna studija i odabir prognoznih odluka za implementaciju projekta u kontekstu različitih alternativa na osnovu poznavanja predmetne oblasti i mogućih neizvjesnosti (rizika) implementacije projekta. Istovremeno, u kontekstu upravljanja projektima, planiranje uključuje i procese organizovanja implementacije planova, prilagođavanja planova i praćenja njihove implementacije. U upravljanju projektima, planiranje utjelovljuje princip organizacije cjelokupnog procesa implementacije projekta. Planiranje obuhvata sve faze projektnog ciklusa i kontinuiran je proces. Počinje učešćem projekt menadžera u procesu izrade koncepta projekta, nastavlja se odabirom strateških odluka za implementaciju projekta i izradom njegovih detalja, uključujući izradu konkretnih prijedloga, zaključivanje ugovora, izvršenje projekta. posao, a završava se tek završetkom projekta. Odluke koje se donose tokom procesa planiranja moraju osigurati izvodljivost projekta u zadatom vremenskom okviru i uz minimalne troškove i utrošak resursa i uz visok kvalitet rada. Jedan od glavnih ciljeva planiranja je integracija učesnika projekta za izvođenje skupa radova koji osiguravaju postizanje konačnih rezultata projekta. Planiranje je osnova kontrole, računovodstva i operativnog upravljanja.

Organizacija. U širem smislu, organizacija se shvata kao ukupnost strukture sistema i načina na koji njegovi elementi funkcionišu. U odnosu na upravljanje projektima, organizacija se posmatra kao jedna od glavnih funkcija i kao organizacioni oblik aktivnosti. Organizacija kao funkcija je proces uređenja, koordinacije interakcije više ili manje diferenciranih dijelova cjeline. Drugim riječima, to je skup procesa ili radnji koje vode ka formiranju i poboljšanju odnosa između elemenata projekta.

Praćenje uspješnosti projekta je funkcija upravljanja projektom koja uključuje procese praćenja napretka projekta kako bi se provjerila usklađenost stvarne implementacije sa planiranim pokazateljima predviđenim planovima, ugovorima, sporazumima itd. Funkcija kontrole projekta obavlja se u svim fazama iu svim njegovim podsistemima i uključuje: kontrolu troškova, kontrolu vremena i trajanja, kontrolu kvaliteta, kontrolu rizika, kontrolu budžeta projekta, kontrolu implementacije odluka, kontrolu inventara projekta itd.

Motivacija.Proces izazivanja kod pojedinca želje da radi na postizanju ciljeva organizacije uz istovremeno ostvarivanje vlastitih ciljeva. Potrebno je razlikovati motivaciju, kao proučavanje motivacijskih razloga za ljudske postupke, i motivaciju, kao način utjecaja na ljudsko ponašanje. Ranije je proučavanje ovog problema bilo u domenu uglavnom specijalista, međutim, zbog brzog razvoja i usložnjavanja društvenih i ekonomskih odnosa, radikalne komplikacije komunikacija, postojala je hitna potreba za stvaranjem motivacionih tehnologija koje bi bile prilično efikasne, a istovremeno primjenjiv u svakodnevnoj praksi poslovnih odnosa. U proteklih 40 godina motivacija kao primijenjena oblast znanja posebno se aktivno razvijala i kao posljedica toga pojavio se niz pojednostavljenih teorijskih modela zasnovanih na rezultatima psiholoških istraživanja.

Operativni menadžment.Proces praktične implementacije programa i projekata u svakoj oblasti djelovanja, promjena i evaluacija rezultata, kao i poređenje postignutih rezultata sa postavljenim ciljevima. Operativni menadžment se može posmatrati i kao nezavisni podsistem upravljanja i kao jedna od glavnih funkcija upravljanja projektima. U tom smislu, preporučljivo je označiti podsistem kao „upravljanje promjenama“, a funkciju kao „operativno upravljanje“.

Dakle, upravljanje projektom, koristeći savremena naučna, tehnička i ekonomska znanja, različite tehnike upravljanja, posebne organizacione forme i projektno orijentisane strukture, omogućava donošenje odgovarajućih odluka tokom čitavog životnog ciklusa projekta.

Procesi upravljanja projektima se implementiraju kroz njihov životni ciklus kroz direktne i povratne veze između subjekata i objekata upravljanja korištenjem funkcija upravljanja (slika 4). Ova klasifikacija je osnova za razumijevanje teorije upravljanja projektima. Pogledajmo glavne procese upravljanja projektima:

1. Inicijacija(pokretanje) - nastanak i promocija projekta i njegovih dijelova, kao i pripremni rad za naknadno planiranje i dizajn.

2. Razvoj i planiranje(razrada i planiranje) - razvijanje smjera i obima djelovanja za uspješnu implementaciju projekta. Određivanje ključnih događaja (milestones) i uzimanje u obzir mogućih unutrašnjih i vanjskih sila koje utječu na projekat je sastavni dio planiranja. Planiranje se najuspješnije odvija uz direktno učešće svih strana uključenih u projekat. Za efikasno upravljanje projektom u svim fazama životnog ciklusa, izrađuju se planovi za njegovu implementaciju

3. Izvođenje projektnog rada(izvođenje projekta) je sistematsko izvođenje poslova u skladu sa planom implementacije projekta. Projektni rad mora biti podijeljen između izvođača ili grupa izvođača, struktura distribucije posla je sistem na više nivoa koji se sastoji od zadataka, podzadataka i radnih paketa.

4. Kontrola(kontrola) – kreiranje i implementacija sistema za mjerenje, računovodstvo, predviđanje i utvrđivanje odstupanja u granicama projekta, procjene troškova i plana rada za blagovremeno donošenje korektivnih mjera. Jedan od osnovnih zahtjeva za sistem kontrole je redovno bilježenje informacija kako bi menadžer projekta mogao poduzeti radnje tokom realizacije projekta, a ne nakon njegovog završetka. Kontrola je najsloženija funkcija upravljanja projektima.

5. Završetak projekta(zatvaranje projekta) je stvaranje uslova za uspješan prijenos rezultata projekta na kupca ili potrošača. U procesu realizacije projekta priprema se potrebna dokumentacija, daju saglasnosti sa naručiocem, organima državnog nadzora i drugim zainteresovanim licima, otklanjaju se uočeni nedostaci i vrše manja poboljšanja. Izvršava se konačni obračun između učesnika u projektu i zaključivanje ugovora.

6. Garancija(garancija). Odgovornost preduzeća generalnog ugovarača za rezultat projekta nije ograničena na njegov prenos na kupca. Trenutno, izvođači radova daju garanciju za kvalitet obavljenog posla, a takođe i besplatno otklanjaju nedostatke koji nastanu tokom rada rezultata projekta (proizvoda, proizvoda, proizvoda itd.) ako su uzrokovani loše izvedenim radom.

Procesi upravljanja projektima utiču na postizanje određenog rezultata kroz čitav niz funkcija koje imaju direktan i indirektan uticaj na projekat.

Potrebno je razumjeti vezu između funkcija upravljanja projektom i općih funkcija upravljanja, koje se obično podrazumijevaju kao planiranje, organiziranje, regulacija, implementacija, kontrola i motivacija. Funkcije upravljanja razvijene su za tradicionalne organizacijske upravljačke strukture i, u svom klasičnom obliku, nisu uzimale u obzir specifičnosti upravljanja projektima. I iako fundamentalni značaj upravljačkih funkcija ostaje nepromijenjen, u upravljanju projektima one poprimaju posebne oblike.

Navodimo glavne karakteristike funkcija upravljanja projektima:

1. Upravljanje namjerama projekta. Pojava projektne ideje nije dovoljan uslov za njeno rođenje i realizaciju. Da bi plan dobio logičan oblik i postao projekat, on mora biti izvodljiv. Neophodno je učiniti ga tehnički i ekonomski atraktivnim, procijeniti alternativne opcije u sličnoj oblasti, sprovesti aktivnosti na njegovom promociji i to učiniti na najefikasniji način iu najkraćem mogućem roku. Ova funkcija čini osnovu procesa pokretanja projekta.

2. Upravljanje domenom. Ova funkcija vam omogućava da uzmete u obzir specifičnosti implementacije rezultata projekta koje nameću specifičnosti industrije, tržišta i ponude potrošača.

3. Upravljanje projektom prema vremenskim parametrima. Vrijeme je jedan od ključnih faktora koji utiču na efektivnost implementacije projekta. Vrijeme projekta u cjelini, njegovih komponenti, kao i pojedinačnih procesa moraju biti planirani unaprijed. Minimiziranje vremena realizacije projekta ima tri prirodna ograničenja – tehničke mogućnosti, tehnološke zahtjeve i kvalitet rada. Ovi i neki drugi parametri moraju se uzeti u obzir prilikom obavljanja ove funkcije.

4. Upravljanje troškovima projekta i finansiranjem. Ova funkcija je povezana s osiguravanjem optimalne cijene projekta, pri čemu se postiže njegova maksimalna isplativost i stabilno financiranje u različitim fazama životnog ciklusa. Osobine projekata određuju specifičnosti njihovog finansiranja - rizični kapital, država, emisija obveznica, emisija akcija i drugi oblici privlačenja investicija. Funkcija o kojoj je reč mora da obezbedi finansiranje sa optimalnim odnosom troškova i koristi za preduzeće.

5 . Kontrola kvaliteta . Kvalitet je integralni pokazatelj rada ne samo proizvodnog sektora preduzeća, već i njegovog rukovodećeg osoblja. Implementacija funkcije mora osigurati usklađenost sa kvalitetom upravljanja i implementacije projekta unutar navedenih granica.

6 . Upravljanje projektnim rizikom . Prilikom realizacije projekata uvijek postoji mogućnost neuspjeha. Najveći rizici su povezani sa inovativnim projektima, ali su i najprofitabilniji. U ovoj situaciji, preduzeće treba da odredi maksimalno prihvatljiv nivo rizika za implementaciju projekta. Projektni rizici se mogu mijenjati u različitim fazama životnog ciklusa projekta, tako da je efikasno upravljanje rizicima preduslov za uspješno postizanje ciljeva projekta.

7. Upravljanje ljudskim resursima. Fokusirani rad ljudi osigurava efikasnu implementaciju projekta. Ovdje su važni odabir kadrova, motivacija i stimulacija, stvaranje ugodnih uslova za rad itd.

8. Upravljanje materijalima. Ova funkcija se sastoji od koordinacije aktivnosti odjela zaduženih za pravovremenu nabavku materijala, logistiku, adekvatnost zaliha, izbor dobavljača i izvođača, lizing, franšizing itd.

9. Upravljanje ugovorima. Preduzeće je vezano ugovorima sa svim učesnicima u projektu, zaposlenima, klijentima, bankama i drugim zainteresovanim stranama. Procedure za odabir partnera i specifičnosti ugovornih odnosa sa njima moraju biti pažljivo osmišljene. Odnosi sa drugim kompanijama, vladom, zaposlenima i klijentima treba da obezbede postizanje ciljeva projekta i poboljšanje reputacije preduzeća.

10. Upravljanje promjenama. U procesu implementacije projekta interni i eksterni faktori mogu dovesti do situacija koje otežavaju realizaciju projekta ili onemogućavaju bez kompleksnih promjena u različitim funkcionalnim područjima upravljanja projektom. Ali ne samo kompetentnost i brzina
Reakcije menadžera određuju efikasno rešenje problema, u ovoj situaciji važan je integrisani pristup upravljanju promenama u preduzeću.

11. Upravljanje sigurnošću. Preduzeće treba da obezbedi bezbedan rad, poverljivost korporativnih informacija, sigurnost materijalne i nematerijalne imovine preduzeća i drugih učesnika u projektu, kao i ličnu bezbednost osoblja.

12. Pravna podrška. Aktivnosti preduzeća i implementacija projekta moraju se odvijati u strogom skladu sa državnim zakonodavstvom. Svi odnosi sa projektnim partnerima moraju biti dokumentovani. To će pomoći da se smanji rizik od gubitka solventnosti u slučaju neočekivanih pravnih troškova i ojača povjerenje u kompaniju.

13. Upravljanje konfliktima. Sukobi uvijek prate upravljanje projektima. Oni mogu imati i pozitivan i negativan uticaj na implementaciju projekta. Funkcija menadžera projekta je da na vrijeme identificira konflikt i preduzme potrebne mjere da ga neutrališe.

14. Upravljanje sistemima. Preduzeće i projekat se smatraju kao
skup sistema povezanih zajedničkim zadacima i procedurama. Hvala za

funkcije upravljanja finansijskim, marketinškim, proizvodnim itd. sistema dobijaju određenu usmjerenost na postizanje ciljeva projekta.

15. Upravljanje komunikacijama. Važna funkcija upravljanja projektom je da osigura atmosferu interakcije između članova tima i učesnika u projektu. Potrebno je održavati sastanke, sastanke, prezentacije, objašnjavati karakteristike projekta koji se realizuje, razgovarati o njegovim prednostima i slabostima.

16. Računovodstvo. Ispravno računovodstvo igra veliku ulogu u internoj analizi finansijskih i ekonomskih aktivnosti, kao i u odnosima sa partnerima, kreditnim institucijama, državom itd.

17. Upravljanje garancijom. Ova funkcija osigurava odgovornost preduzeća za rezultate svog rada. Ispunjavanjem garantnih obaveza, kompanija uspostavlja bliske veze sa potrošačima (klijentima) i unapređuje svoju reputaciju, što daje dodatne konkurentske prednosti.