نامه درخواست- یکی از رایج ترین انواع مکاتبات تجاری. در میان کارآفرینان، چنین نامه هایی زمانی استفاده می شود که نمایندگان یک سازمان با درخواست خدمات با سازمان دیگر تماس بگیرند. چنین پیام هایی را می توان در موقعیت های کاملاً متفاوت استفاده کرد، به عنوان مثال، زمانی که نیاز به کسب اطلاعات در مورد محصولات، دیدن نمونه های محصول، ملاقات با مسافر تجاری، هماهنگی برخی اقدامات و غیره وجود دارد.

قوانین نوشتن نامه درخواست

ما یک الگوی کلی از چنین سندی را برای بارگیری مورد توجه شما قرار می دهیم:

فایل ها

به دلایل واضح، یک درخواست نامه دارای یک الگوی استاندارد نیست، اما با وجود این، شکلی از یک سند رسمی است. به همین دلیل است که هنگام تهیه آن باید استانداردهای خاصی را رعایت کنید که توسط قوانین کار اداری و اخلاق تجاری تعیین شده است. قبل از حرکت مستقیم به قوانین اساسی برای تهیه آن، باید توجه داشت که می توان آن را یا به گروهی از افراد (به عنوان مثال، مدیران، کارکنان بخش حسابداری، وکلا و غیره) و یا به یک مخاطب خاص خطاب کرد.

مانند هر سند دیگری، این نامه باید حاوی بخش مقدماتی، برای مثال:

• اطلاعات مربوط به شرکت ارسال کننده درخواست کننده و شرکتی که به آن خطاب شده است.
• دلیل درخواست ("به دلیل تاخیر"، "به دلیل دریافت"، "بر اساس نتایج" و غیره)؛
• ارجاع به اساس ("بر اساس توافق شفاهی"، "بر اساس مذاکرات"، "بر اساس یک مکالمه تلفنی"، و غیره)؛
• هدف از درخواست تجدید نظر ("برای حل مسئله"، "برای جلوگیری از درگیری"، "برای از بین بردن تخلفات، و غیره).

به دنبال بخش اصلیارتباط مستقیم با درخواست باید با استفاده از هر شکل مشتقی از فعل «پرسیدن» («از شما می‌خواهیم»، «خواهش می‌کنیم» و غیره) بیان شود، و از آنجایی که چنین پیامی در هر صورت، درخواستی برای نوعی است. خدمت، باید با احترام نوشته شود. خوب است که قبل از درخواست یک تعریف و تمجید داشته باشید ("شناخت توانایی های بزرگ خود"، "تحسین استعدادهای سازمانی شما" و غیره).

اگر نامه حاوی چندین درخواست به طور همزمان باشد، آنها باید در پاراگراف ها یا پاراگراف های جداگانه ذکر شوند.

قوانین ناگفته مکاتبات بین سازمان ها بیان می کند که پاسخ به یک درخواست چند مرحله ای نیز می تواند در یک پیام ارسال شود و در مورد هر مورد نظرات جداگانه ای ارائه شود. لازم به ذکر است که این نوع مکاتبات باعث کاهش حجم گردش اسناد و در نتیجه کاهش زمان مطالعه و پردازش این گونه نامه ها می شود.

اگر نامه حاکی از دریافت پاسخ در یک بازه زمانی معین باشد، این امر باید تا حد امکان به درستی در متن پیام نشان داده شود.

به عنوان یک قاعده، نامه ها توسط دبیران سازمان ارسال و دریافت می شود (در شرکت های بزرگ، کل بخش ها این کار را انجام می دهند). پس از گردآوری یا مطالعه، آنها را برای بررسی به رئیس شرکت می رسانند. استثناها پیام هایی هستند که با علامت "محرمانه" یا "تحویل شخصی" مشخص شده اند - چنین نامه هایی مستقیماً به مخاطب ارسال می شود.

دستورالعمل نوشتن نامه درخواست

از آنجایی که این پیام بخشی از مکاتبات شرکتی است، ابتدا باید نویسنده، یعنی: نام شرکت فرستنده، آدرس واقعی و شماره تلفن تماس آن مشخص شود. سپس باید اطلاعاتی در مورد مخاطب وارد کنید: همچنین نام شرکت و گیرنده خاص. در وسط خط می توانید بلافاصله نشان دهید که این یک نامه درخواست است (اما این ضروری نیست).

قسمت بعدی نامه مربوط به خود درخواست است. ابتدا توصیه می شود آن را توجیه کنید و تنها پس از آن ماهیت درخواست را بیان کنید. در پایان نامه باید امضا شود (بهتر است که این کار توسط رئیس شرکت یا شخص مجاز و مورد اعتماد انجام شود) و همچنین تاریخ ایجاد سند را ذکر کنید.

نحوه ارسال نامه

نامه را می توان از طریق ایمیل یا فکس ارسال کرد - این سریع و راحت است، اما ارسال محافظه کارانه از طریق پست روسیه اجازه می دهد نامه به شیوه ای محکم و جذاب ارائه شود. به عنوان مثال، می توانید به صورت دستی و با خط خوش خطی زیبا درخواستی بنویسید یا متن را روی کاغذ خوب و گران قیمت چاپ کنید.

توجه به چنین جزئیات کوچکی برای مخاطب روشن می کند که حریف چقدر نسبت به او محترم است و همچنین بار دیگر بر اهمیت درخواست تأکید می کند. تنها چیزی که باید به خاطر بسپارید این است که نامه های ارسالی از طریق پست معمولی زمان زیادی می برد، بنابراین پیام باید از قبل ارسال شود تا سند به موقع به گیرنده تحویل داده شود.

بعد از ارسال نامه

این پیام مانند هر مدرک دیگری باید در مجله اسناد خروجی ثبت شود. به همین ترتیب گیرنده نامه ورود مکاتبه را ثبت می کند. در صورت سوء تفاهم هایی که در روابط تجاری رخ می دهد، ثبت واقعیت ارسال و دریافت نامه به درک سریع وضعیت کمک می کند.

نمونه هایی از نوشتن نامه درخواست همراه با توضیحات

بنابراین، ما فهمیدیم که نامه درخواست نامه ای است که حاوی درخواستی به گیرنده است. هدف متن ترغیب گیرنده به انجام عملی است که برای فرستنده مفید است. نامه باید حاوی یک درخواست فرموله شده و دلیل آن باشد. توصیه می شود درخواست به گونه ای تنظیم شود که توجیه شود چرا باید برای گیرنده این درخواست مفید باشد. فرستنده نه تنها باید قوانین نوشتن متن را بداند، بلکه باید تفاوت های ظریف روانی را نیز در نظر بگیرد. در مرحله بعد، بسته به موقعیت، الگوهای نمونه خاصی را در نظر خواهیم گرفت.

نامه درخواست وجوه

در صورت نیاز به تخصیص بودجه از دولت، حامیان مالی یا افراد، نامه تنظیم می شود.

از NGO "کمک به بازنشستگان"
نماینده مجلس مقننه
ایوانف I. I.

سلام ایوان ایوانوویچ. من نماینده سازمان غیرانتفاعی "کمک به بازنشستگان" هستم. ما به بازنشستگان تنها کمک می کنیم: غذا می آوریم، در تمیز کردن و تعمیر کمک می کنیم.

سازمان ما 5 سال است که وجود دارد. قبلاً ما خودمان موفق به تامین مالی فعالیت‌هایمان می‌شدیم، اما به دلیل گسترش سازمان‌های غیردولتی، بودجه شروع به اتمام کرد. برای اجاره محل، پرداخت حقوق به کارمندان و خرید تجهیزات به پول نیاز داریم.

رئیس جمهور در جلسه اخیر دولت به وضعیت سخت بازنشستگان اشاره کرد و خاطرنشان کرد: این وضعیت نیاز به تغییر فوری دارد. در این راستا، من از شما 200000 روبل برای نیازهای سازمان غیردولتی "کمک به بازنشستگان" درخواست می کنم.

با احترام، پتروا A. A.

توضیح:

متن فوق طبق تمامی قوانین تدوین شده است. او دارد:

• نام NPO و توضیحی در مورد فعالیت های آن.
• درخواست پول، توضیح در مورد ضرورت آن (پول برای اجاره و حقوق لازم است).
• ذکر رئیس جمهور. باید مزایای کفالت برای مسئول را توجیه کرد. معاون به چه چیزی علاقه دارد؟ در رشد شغلی. کمک به سازمان به تحقق این هدف کمک می کند.

مقدار مشخصی از وجوه مورد نیاز سازمان تجاری نیز مشخص شده است.

نامه درخواست تحویل کالا

نامه معمولاً برای شرکای شرکت ارسال می شود. توصیه می شود سود متقابل برای هر دو شرکت در متن توجیه شود.

به رئیس شرکت "AAA"
ایوانف I. I.
از رئیس شرکت BBB
پتروا بی.بی.

سلام ایوان ایوانوویچ. ما می خواهیم مجموعه ای از محصولات را از شرکت شما سفارش دهیم (مشخص شود). ما در یک نمایشگاه منطقه ای به محصول شما علاقه مند شدیم.

در صورت موافقت، لطفاً شرایط تحویل و شرایط مناسب برای شما را به ما اطلاع دهید. ما پرداخت به موقع را تضمین می کنیم. امیدواریم این آغازی برای همکاری های دوجانبه سودمند باشد.

مخاطبین ما: (مشخص کنید).

با احترام، بوریس بوریسوویچ.

نامه درخواست تخفیف

به طور معمول، چنین متن هایی برای تامین کنندگان شرکت ارسال می شود. به عنوان مثال، یک سازمان نمایشگاهی را برگزار می کند. او یک تامین کننده دارد - چاپخانه ای که بروشورها، غرفه ها، کتابچه ها و غیره را عرضه می کند. هزینه خدمات بسیار بالاست. بحران فرا رسید و پرداخت هزینه چاپ محصولات برای شرکت دشوار شد. این ممکن است دلیلی برای درخواست تخفیف باشد.

به رئیس شرکت وستوک
ایوانف I. I.
از سوی رئیس شرکت "زاپاد"
پتروا بی.بی.

سلام ایوان ایوانف. سازمان ما تحت تأثیر بحران مالی قرار گرفت. تعداد قراردادهای منعقد شده با ما 20 درصد کاهش یافته است. متأسفانه، بحران نه تنها ما، بلکه مشتریان ما را نیز تحت تأثیر قرار داد. مردم نمی توانند همان مبلغ قبلی را برای خدمات ما بپردازند. از این رو 25 درصد تخفیف برای بلیط ها در نظر گرفته ایم.

با توجه به شرایط سخت مالی شرکت ما از شما 15 درصد تخفیف برای شش ماه همکاری باقیمانده طبق قرارداد درخواست می کند.

ما نامه هایی فرستادیم و درخواست تخفیف برای همه تامین کنندگان خود کردیم. اگر 20 درصد از شرکای ما شرایط مطلوبی را برای ما فراهم کنند، شرکت ما در روزهای سخت جان سالم به در خواهد برد و تعطیل نخواهد شد. قبلاً توسط صاحبخانه و شرکت تلفن ما تخفیف داده شده است.

با احترام، بوریس پتروف.

توضیح:

نامه حاوی نکات مهم زیر است:

• توضیح در مورد نیاز به تخفیف.
• نشان دادن مبلغ و زمان دقیق تخفیف.
• نشانه غیرمستقیم این است که در صورت عدم ارائه تخفیف توسط چاپخانه، شرکت قرارداد را فسخ می کند.

متن باید به گونه ای نوشته شود که نامه تا انتها خوانده شود و با شرایط پیشنهادی موافقت شود.

نامه درخواست کاهش اجاره بها

اجاره، بودجه اکثر سازمان ها را می خورد. کاهش آن به شرکت اجازه می دهد در مواقع سخت سرپا بماند. نامه باید برای صاحبخانه ارسال شود.

رئیس شرکت "پلاس"
ایوانف پی.
از رئیس شرکت "مینوس"
پتروا I. I.

سلام، پتر پتروویچ. شرکت ما تحت تأثیر بحران مالی قرار گرفت. قدرت خرید مصرف کنندگان کاهش یافته و درآمد کسب و کار کاهش یافته است. در این راستا از شما تقاضا داریم 10 درصد اجاره بها را کاهش دهید.

ما در طول همکاری خود هرگز پرداخت ها را به تاخیر نینداختیم. امیدواریم به ما امتیاز بدهید و ما روابط تجاری خود را حفظ کنیم. ما پرداخت به موقع اجاره بها را با وجود شرایط سخت مالی تضمین می کنیم.

با احترام، ایوان ایوانوویچ.

توضیح:

ذکر این نکته در نامه حائز اهمیت است که شرکت قبلا به طور کامل به تعهدات خود عمل کرده است. صاحبخانه باید مطمئن باشد که مالک به پرداخت ادامه خواهد داد. گیرنده همچنین باید درک کند که اگر با شرایط پیشنهادی موافقت نکند، مستاجر از خدمات وی امتناع خواهد کرد.

نامه درخواست پرداخت بدهی

بدهی ها اغلب در تعاملات بین شرکت ها به وجود می آیند. در صورتی که سازمان متعهد به همکاری بیشتر با طرف مقابلی باشد که بدهی داشته باشد، نامه درخواست ارسال می شود.

ایوانف I. I.

سیدورووا پی. پی.

ایوان ایوانوویچ عزیز، از شما می خواهیم که بدهی شرکت ما را به مبلغ 200000 روبل بازپرداخت کنید. در تمام این مدت، ما به همکاری با شما ادامه دادیم، به این امید که روابط تجاری خود را ادامه دهیم. با این حال، اکنون به دلیل عدم پرداخت، مجبور به توقف ارائه خدمات هستیم.

مبلغ بدهی شما 200000 روبل است. ما از شما می خواهیم که آن را قبل از 1 مارس 2017 پرداخت کنید. اگر بدهی بازپرداخت نشود، مجبور می شویم در دادگاه موضوع را حل کنیم.

با احترام، پتر پتروویچ.

توضیح:

نامه باید شامل نکات زیر باشد:

• مقدار دقیق بدهی
• تاریخی که باید بدهی پرداخت شود.
• اقداماتی که شرکت در صورت عدم دریافت وجه انجام خواهد داد.

متن ممکن است به همکاری موفق طولانی مدت با سازمان اشاره کند. این باید یک درخواست باشد نه یک خواسته. الزامات با استفاده از یک الگوی متفاوت تهیه می شود.

نامه درخواست پرداخت معوق به تامین کننده

این سازمان مجموعه ای از محصولات را به شرکت عرضه کرد، اما هزینه آن را پرداخت نکرد. بدهی ایجاد شده است، اما بدهکار ابزاری برای پرداخت ندارد. در این مورد، نوشتن نامه ای برای درخواست تعویق منطقی است.

به رئیس شرکت "پول کجاست"
سیدوروف P. P.
از رئیس شرکت "پول در شرف آمدن است"
ایوانووا I. I.

پتر پتروویچ عزیز، ما بدهی 200000 روبلی را پرداخت نکرده ایم. ما از بدهی خود ابایی نداریم، اما اکنون به دلیل شرایط سخت مالی نمی توانیم به طور کامل پرداخت کنیم.

به مدت 2 سال، ما روابط تجاری موفقی را با شما حفظ کرده ایم و مهلت پرداخت را از دست نداده ایم. امروز درخواست پرداخت اقساطی داریم. شرکت ما آماده پرداخت بدهی در دو مرحله است:

• ما قبل از 1 مارس 2017 100000 روبل واریز می کنیم.
• 100000 روبل قبل از 1 آوریل 2017 واریز می شود.

ما به شما قول می دهیم که پرداخت ها را به موقع انجام دهید. ممنون از اینکه میفهمی.

با احترام، ایوان ایوانوویچ.

نامه درخواست پرداخت برای سازمان دیگر

بدهی شرکت ممکن است توسط سازمان دیگری پرداخت شود. بدیهی است که شخص حقوقی به این صورت سهام را پرداخت نخواهد کرد. به طور معمول نامه درخواست به بدهکار شرکت یا شخص دیگری که تعهداتی در قبال شرکت دارد ارسال می شود.

به رئیس شرکت "پول در شرف آمدن است"
ایوانف I. I.
از رئیس شرکت "پول کجاست"
سیدورووا پی. پی.

ایوان ایوانوویچ عزیز، شما به شرکت ما به مبلغ 300000 روبل بدهی دارید. سازمان ما نیز به یک شرکت دیگر به مبلغ 200000 روبل بدهی داشت. ما از شما می خواهیم که بدهی خود را به مبلغ 200000 روبل به طلبکار بپردازید. در مقابل، ما یک طرح اقساطی برای مانده بدهی که قبلاً درخواست کرده بودید، در اختیار شما قرار می دهیم. ممنون از اینکه میفهمی.

با احترام، پتر پتروویچ.

نامه درخواست کمک برای حل مشکل

همه شرکت ها ممکن است با مشکلات پیچیده ای روبرو شوند که بدون کمک خارجی قابل حل نیست. نامه درخواست کمک می تواند در صورت لزوم برای مثال برای برگزاری رویدادها ارسال شود. دادخواست به سازمان های تجاری و سازمان های دولتی ارسال می شود.

مدیر شرکت "AAA"
پتروف بی.بی.
از یک سازمان عمومی
"خوب می دهیم"

بوریس بوریسوویچ عزیز، من نماینده سازمان عمومی "Giving Good" هستم. ما برای بچه های یتیم خانه مهمانی ترتیب می دهیم و برگزار می کنیم.

برای سازماندهی مواد غذایی برای تعطیلات از شما کمک می خواهیم. البته در این مراسم به شما و شرکتتان اشاره خواهیم کرد. در این جشن نمایندگان مجلس و مردم حضور خواهند داشت.

می توانید از طریق تلفن XXX با ما تماس بگیرید

با احترام، ایوان ایوانوویچ.

خلاصه کردن

بیایید همه قوانین برای نوشتن نامه درخواست را ترکیب کنیم. ابتدا باید خودتان را معرفی کنید و در مورد فعالیت های خود صحبت کنید. اما قسمت مقدماتی نباید کشیده شود. هدف ما تشویق گیرنده به خواندن نامه است. اگر متن خیلی طولانی باشد، بعید است که گیرنده آن را تا آخر بخواند. سپس باید شروع به ارائه درخواست خود کنید. دقت مورد نیاز است: نشان مهلت، مقدار وجوه. درک این نکته مهم است که گیرنده باید سود را احساس کند. بنابراین، نامه باید نشان دهد که چرا انجام این درخواست برای سازمان مفید است. در پایان باید مؤدبانه و بدون تعارف خداحافظی کنید.

احتمالاً همه حداقل یک بار با نیاز به نوشتن نامه تجاری روبرو شده اند. هنگام تدوین، بی اختیار به این نتیجه می رسید که اصلاً آسان نیست. قوانین و مقررات زیادی برای نوشتن نامه تجاری وجود دارد که باید بدانید. این مقاله به طور مفصل روند تنظیم یک سند را شرح می دهد، نمونه هایی از نامه های تجاری را ارائه می دهد و انواع و طراحی آنها را مورد بحث قرار می دهد.

فرم

فرم های آماده به استحکام می افزایند و قابلیت اطمینان شرکت را نشان می دهند. آنها حاوی اطلاعات لازم در مورد سازمان هستند، مانند:

• نام.
• نشانی.
• شماره تلفن های تماس
• سایت اینترنتی.
• پست الکترونیک.
• لوگو.
• سایر اطلاعات تماس

قوانین سختگیرانه ای در مورد فرم ها وجود ندارد. بنابراین، هر سازمان به طور مستقل تصمیم می گیرد که چه اطلاعاتی را در خود گنجانده باشد.

چگونه نامه های تجاری را به درستی بنویسیم؟ آماده سازی

نامه های تجاری با توجه به قوانین و الزامات ذاتی آنها به روشی خاص نوشته و قالب بندی می شوند. بسته به هدف، نویسنده در محتوا به تفصیل فکر می کند تا به نتیجه ای که محاسبه می کند، برسد. او باید به وضوح بفهمد که مخاطب قبلاً چه اطلاعاتی در مورد موضوع نامه می داند، بر چه چیزی باید آن را پایه گذاری کند و چه چیز جدیدی در آن خواهد بود. استدلال ها به هدفی که نویسنده دنبال می کند بستگی دارد. فرآیند تهیه نامه تجاری را می توان به مراحل زیر تقسیم کرد:

• مطالعه موضوع.
• نوشتن پیش نویس نامه.
• تایید آن.
• امضا کردن.
• ثبت.
• برای گیرنده ارسال می شود.

ساختار نامه های تجاری

هنگام نوشتن نامه، لازم است آن را با اطلاعات اشباع کنید، یعنی تمام اطلاعات لازم را در آنجا قرار دهید. می تواند ساده یا پیچیده باشد. در یک نامه ساده، محتوا به طور واضح و مختصر اطلاعاتی را منتقل می کند که معمولاً نیازی به پاسخ از طرف گیرنده ندارد. یک پیچیده ممکن است از چندین بخش، نکته و پاراگراف تشکیل شده باشد. هر پاراگراف یک جنبه از اطلاعات را ارائه می دهد. این نوع از نمونه نامه های تجاری معمولاً شامل بخش مقدماتی، بدنه و پایانی است.

در زیر نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت مقدماتی آن است.

بخش اصلی موقعیت ها و رویدادها را توصیف می کند، تجزیه و تحلیل و شواهد آنها را ارائه می دهد. در این قسمت است که آنها متقاعد می شوند که باید به هر طریقی عمل کنند، ثابت کنند اوضاع چگونه بوده و نیاز به شرکت در هر رویدادی را با ارائه دلایل مختلف اطلاع می دهند.

نتیجه گیری شامل نتیجه گیری هایی است که در قالب پیشنهاد، درخواست، تذکر، امتناع و غیره صورت می گیرد.

نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت پایانی آن - در زیر ارائه شده است. این خلاصه نیاز بیان شده در مورد اصلی است.

تمام اطلاعات ارائه شده باید کاملاً سازگار و قابل درک باشد.

هر حرف با یک آدرس مرکزی شروع می شود. این بخش کوچک بسیار مهم است. هنگام انتخاب آن، نویسنده باید در نظر داشته باشد:

• موقعیت مخاطب
• ماهیت رابطه.
• رسمی بودن
• آداب معاشرت.

در انتهای نامه باید یک فرم مودبانه وجود داشته باشد. به عنوان مثال: «... برای همکاری بیشتر ابراز امیدواری می کنم (قدردانی از دعوت)...» این عبارات با امضای نویسنده همراه است.

سبک

همه نامه ها باید به سبک تجاری رسمی نوشته شوند، که به معنای استفاده از زبان برای روابط تجاری رسمی است. ویژگی های چنین زبانی در شرایط زیر شکل می گیرد:

• مشارکت کنندگان اصلی در روابط تجاری اشخاص حقوقی هستند که از طرف مدیران و مقامات آنها نامه نگاری می شود.
• روابط در سازمان ها به شدت تنظیم می شود.
• موضوع ارتباط فعالیت های شرکت می باشد.
• اسناد مدیریتی عموماً مخاطب خاصی دارند.
• اغلب در جریان فعالیت های یک سازمان، شرایط مشابهی پیش می آید.

در این رابطه، اطلاعات مندرج در نامه تجاری باید به شرح زیر باشد:

• رسمی، غیر شخصی، با تاکید بر فاصله بین شرکت کنندگان در ارتباطات.
• خطاب شده، در نظر گرفته شده برای یک مخاطب خاص.
• جاری در زمان نگارش.
• قابل اعتماد و بی طرف.
• مستدل برای ترغیب گیرنده به انجام هر عملی.
• کامل برای تصمیم گیری

الزامات

نامه تجاری باید دارای شرایط زیر باشد:

• گفتار در تمام سطوح - واژگانی، صرفی و نحوی استاندارد شده است. این شامل عبارات، اصطلاحات و فرمول های بسیاری است.
• لحن نگارش خنثی، ممتنع و سختگیرانه و بدون استفاده از زبان عاطفی و رسا است.
• دقت و وضوح متن، بدون خطاهای منطقی، وضوح و مدبرانه در کلام.
• مختصر و مختصر - بدون استفاده از عباراتی که دارای معنای اضافی هستند.
• استفاده از فرمول های زبانی که در نتیجه موقعیت های مکرر شکل گرفته است.
• استفاده از اصطلاحات، یعنی کلمات یا عباراتی که مفاهیم خاصی دارند.
• استفاده از اختصارات، که می تواند واژگانی باشد (یعنی کلمات ترکیبی که با حذف حروف از قسمت هایی از کلمات تشکیل می شوند: LLC، GOST و غیره) و گرافیکی (یعنی نامگذاری کلمات به صورت اختصاری: grn، zh-d، و غیره.).
• استفاده از ساخت و سازها در موارد جنسی و ابزاری.
• عباراتی با اسم های فعل ("حمایت کردن" به جای "حمایت").
• استفاده از جملات رایج ساده

نمونه نامه تجاری فوق به صورت نسخه کامل (با بدنه) در زیر نشان داده شده است. اطلاعات تمام الزامات یک سبک تجاری رسمی را برآورده می کند.

انواع نامه های تجاری

بهتر است یک نامه تجاری در مورد یک موضوع خاص بنویسید. اگر لازم است چندین مسئله را همزمان حل کنید، توصیه می شود چندین گزینه مختلف را ترسیم کنید.

نامه های تجاری می توانند دارای محتوای زیر باشند:

• مشایعت. چنین نامه هایی معمولاً برای اطلاع شما از محل ارسال اسناد مورد نیاز است.
  (چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ نمونه نامه پوششی به کسانی که نیاز به نوشتن این نوع سند دارند کمک می کند.)

• تضمین. آنها برای تأیید هرگونه قول یا شرط نوشته شده اند. به عنوان مثال پرداخت هزینه کار، اجاره، زمان تحویل و ... قابل تضمین است.
• با تشکر. آنها به خصوص اخیراً اغلب مورد استفاده قرار گرفته اند. چنین نامه هایی لحن شراکت خوبی را نشان می دهد. آنها را می توان بر روی سربرگ معمولی یا روی کاغذ رنگی با چاپ زیبا منتشر کرد.
  (چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ نمونه ای از انواع تشکر بسته به وظایفی که حل می کند به صورت رایگان تهیه می شود. در این صورت نامه ماهیت خود را به کوتاه ترین شکل بیان می کند. چنین نمونه ای ساخته شده است. روی کاغذ رنگی با زیور آلات، می توانید در محل افتخار روی دیوار شرکت اتاق آویزان کنید.)

• اطلاعاتی.
• آموزنده.
• تبریک می گویم.
• تبلیغات.

همچنین نامه هایی وجود دارد:

• پیشنهادات همکاری بسیار رایج در زمان های اخیر، ارسال به سازمان ها، اغلب ماهیت تبلیغاتی، به عنوان مثال، مانند این نمونه. نوشتن نامه های تجاری بسیار دشوار است؛ برای جلب توجه، و حتی بیشتر از آن، باید نکات ظریف زیادی را در نظر بگیرید. اما اگر آن را مطابق نمونه زیر بنویسید، شانس موفقیت زیادی دارد.

• دعوت نامه ها آنها فرستاده می شوند و از آنها برای شرکت در رویدادهای مختلف دعوت می کنند. آنها معمولا خطاب به یک مدیر یا مسئول هستند، اما می توانند برای کل تیم نیز خطاب شوند.
• درخواست ها.
• اطلاعیه ها
• درخواست ها و بسیاری دیگر.

نحوه نوشتن پاسخ نامه مثال

پاسخ باید با تکرار درخواست ذکر شده در نامه اول آغاز شود. سپس نتایج رسیدگی به آن ارائه و تایید یا دلیل امتناع بیان می شود. نامه پاسخ تجاری ممکن است حاوی راه حلی جایگزین برای اطلاعات مورد انتظار باشد. معمولاً اصول زیر را رعایت می کند:

• در دسترس بودن پیوند به حرف اول و محتویات آن.
• زبان همسان یعنی.
• دامنه و جنبه های محتوا قابل مقایسه است.
• انطباق با یک توالی خاص.

دکور

علاوه بر استفاده از سربرگ های شرکتی برای نامه های تجاری، لازم است در طراحی آنها ظرافت های دیگری نیز در نظر گرفته شود. اینها جزئیات، قوانین اختصارات، آدرس های نوشتن، عنوان، طول متن، عرض فیلد و موارد دیگر هستند.

نمونه هایی از نامه تجاری به شما کمک می کند تا آن را با در نظر گرفتن تمام ظرافت ها و تفاوت های ظریف بنویسید. آنها هم توسط کارمندان اداری مبتدی و هم کارگران با تجربه استفاده می شوند. با تشکر از نمونه ها، آنها یاد می گیرند که چگونه حروف را به درستی بنویسند و در زمان زیادی صرفه جویی می کنند.

1. اسناد تجاری با لحن جدا نوشته شده است: ابراز ادب بیش از حد و همچنین سهل انگاری در حد بی ادبی مجاز نیست.

2. هنگام تصمیم گیری در مورد درخواست های کتبی ارائه شده توسط شما با عبارت "فورا"، "فورا" یا در کوتاه ترین زمان، مخاطب را تشویق به عجله نکنید. به یاد داشته باشید که روزه هرگز خوب نیست. بهتر است مشخص کنید که چه زمانی می خواهید از تصمیم خود مطلع شوید: "از شما می خواهم که تا فلان تاریخ پاسخ دهید" یا "از شما می خواهم فوراً تصمیم خود را به من اطلاع دهید."

3. در درخواست های خود معتدل، در ارزیابی وقایع خویشتن دار، در ارائه حقایق عینی، در تعیین تدابیر انضباطی انسانی، در مراقبت و تشویق افراد شایسته، بخیل و صرفه جو باشید. با پیشنهادات عملی نیز پربار باشید. و نتیجه گیری ها بسیار خاص هستند.

4. محتوای (یا زیرمتن) سند نباید نتیجه مورد انتظار موضوع مورد بحث در نامه را به مخاطب تحمیل کند، مثلاً به این صورت: مطالعه و حل مثبت موضوع یا از شما می خواهم که این نامزدی را تأیید کنید. بگذارید گیرنده خودش فکر کند.

5. شما نباید با وارد کردن عبارت زیر در متن پایانی نامه به گیرنده نامه در مورد توجه مفروض خود اشاره کنید: "پیشنهاد می کنم با دقت مطالعه کنید": یک زیردستان وظیفه شناس ممکن است کینه ای داشته باشد، یک نفر نه چندان رئیس هوشمند ممکن است عصبانی شود و یک اشاره غیرارادی را به معنای واقعی کلمه دریافت کند.

6. اگر به کسی اطلاع دادید که انجام سفارش یا درخواست او امکان پذیر نیست، پیام را با اعلامیه امتناع شروع نکنید - انگیزه تصمیم خود را بیان کنید و روشن کنید که در شرایط خاصی می توانید به بررسی مجدد برگردید. موضوع بد بخت .

7. در مواردی که چیز مثبتی را گزارش می کنید، دیپلماسی نشان دهید: روشن کنید که برآورده کردن درخواست کسی برای شما هزینه مشخصی دارد. در غیر این صورت، شما در خطر مواجهه با درخواست های مداوم جدید برای مشکلات نه چندان مهم هستید، که حل آن، علاوه بر این، گاهی اوقات حتی در محدوده مسئولیت مستقیم شما نیست.

9. نامه شما باید از نظر قانونی کاملاً تمیز باشد (در درجه اول این امر در مورد اسناد پولی و پرسنلی صدق می کند) ، از نظر محتوا و اجرا بی عیب و نقص ، کلمات باید در آن فشرده باشد و افکار باید جادار باشد.

10. کمتر و تا حد امکان کوتاه بنویسید. انبوه اسناد و کلمات در آنها سرعت نمی بخشد، بلکه حل قضیه را کند می کند. اگر تصمیم به نوشتن دارید، آن را به زبانی قابل فهم انجام دهید.

در مورد استفاده از عبارات استاندارد در نامه های تجاری.

در بسیاری از موارد، محتوای نامه های تجاری، که اساساً موضوعات (جهت های) فعالیت های شرکت را مشخص می کند، می تواند تا حد معینی استاندارد (یکپارچه) شود.

نقش ویژه ای در استانداردسازی (یکسان سازی) محتوای یک نامه تجاری با استفاده موجه از کلیشه ها و کلیشه ها - ترکیبات ایجاد شده از کلمات و همچنین کلمات فردی در مورد پذیرش عمومی آنها (با در نظر گرفتن مشخصات مکاتبات تجاری) ایفا می شود. ) تفسیر.

در زیر توصیه های خاصی برای استفاده از برخی از پرکاربردترین کلمات و عبارات رایج هنگام تهیه محتوای نامه های تجاری آورده شده است. تاکید می کنیم که استفاده از این گونه کلمات و عبارات باید مناسب باشد.

1. ساخت های نحوی که برای ارائه انگیزه ها و توضیح دلایل انجام برخی اقدامات استفاده می شود:

به منظور ارائه کمک از شما می خواهم ... ·

برای تبادل تجربه براتون میفرستم...

به عنوان یک استثنا ...

به دلیل شرایط خاص ...

با توجه به اتمام کار در ...

در رابطه با تصمیم به... .

طبق توافق قبلی ... با توافق دوجانبه بین ... -

بنا به درخواست شما ...

با وجود این و آن، این اتفاق همچنان ادامه دارد...

2.فرمولاسیون برای ابراز امتناع:

با وجود تلاش های انجام شده توسط ما (سازمان)، دستورات شما به دلیل...

متأسفانه پاسخگویی به درخواست شما ممکن نیست زیرا ...

سفارش شما به دلایل زیر در تاریخ مقرر قابل اجرا نیست...

ما نمی توانیم اطلاعات مورد نظر شما را ارائه دهیم، زیرا ... سازمان توانایی انجام این کار را به دلیل عدم وجود ... "

3. فرمولاسیون برای بیان هشدار (اعلان):

لطفا توجه داشته باشید که پس از فلان زمان قرارداد منقضی می شود ...

سازمان مجبور است به شما هشدار دهد که ...

لازم می دانیم یک بار دیگر یادآوری کنیم که...

سازمان این حق را برای خود محفوظ می دارد که به دلیل...

تعهدات گارانتی پذیرفته شده توسط سازمان قدرت خود را از دست می دهد.

به اطلاع شما می رسانیم که ...

این سازمان اعلام می کند ...

به شما اطلاع دهد...

می خواهم به اطلاع شما برسانم که ...

دارم گزارش میدم...

4. گردش مالی پایدار اداری:

برای بهره برداری ...

مدیر را موظف کنید ...

واگذاری نظارت بر اجرای این بخشنامه به

دستور رسیدگی به این واقعیت را صادر کنید ...

یافتن فرصت های اضافی برای ...

5. فرمول بندی برای بیان درخواست:

لطفا به آدرس من بفرستید... .

به دلیل نیاز مبرم به ... فوری از شما تقاضا دارم

من از شما خواهش می کنم مشکل را حل کنید ...

به عنوان بخشی از توافق اولیه با نماینده سازمان خود، از شما می خواهم که این امکان را در نظر بگیرید ...

بر اساس محدودیت سالیانه در ... از شما تقاضا دارم برای نیازهای سازمان ...

6.فرمول هایی برای تاکید بر اهمیت ویژه اطلاعات:

ایمنی تضمین شده ...

مدارک توسط پیک به آدرس شما ارسال شده است...

اقدامات جدی در حال انجام است تا ...

محرمانه بودن اطلاعات تضمین شده است ...

نواقص شناسایی شده در حال رفع است...

اعتبارات تکمیلی تخصیص داده شده است برای ... فعالیت های لازم برنامه ریزی شده است.

در اسرع وقت سازماندهی خواهیم کرد...

هر روز ارائه می شود: کنترل دقیق بر ...

7. چهره های گفتاری پایدار:

کم پیچیده ترین...

مهم ترین...

بهترین اثر...

بدترین نتیجه...

کمک...

انجام یک بازرسی ... ~ مدیریت ممکن است ...

سازمان بدش نمیاد...

لطفا فورا به من اطلاع دهید...

فورا حذفش کن...

اطمینان از رعایت ...

ایجاد شرایط لازم ... گزارش پیشنهادات برای

راه حل بهینه...

زمان بندی احتمالی ...

تایید رسید...

به آدرس من بفرست...

خودت تصمیم بگیر...

8. بیشتر اوقات افعال استفاده شده: اجرا کردن (اجرا کردن)؛ تصمیم گرفتن (حل کردن) وادار کردن؛ کامل؛ متوقف کردن؛ ارسال (ارسال)؛ تاکید بر...)؛ به بهره برداری رساندن)؛ طرح (هماهنگ)؛ اجرا کردن (تحقق)؛ ايجاد كردن؛ پر کردن سازمان دادن؛ ارائه؛ اطلاع رسانی (گزارش)؛ حاضر (ارائه)؛ مشخص كردن؛ نصب؛ از بین بردن؛ آشکار کردن (پیدا کردن).

9. بیشتر صفت های پرکاربرد: فوری (عملیاتی)؛ ثانوی؛ چشم انداز؛ مهم؛ اصلی (اصلی)؛ منتهی شدن؛ جدی (مهم)؛ برنامه ریزی شده؛ اضافی؛ پر شده؛ ناکافی؛ نهایی؛ حد واسط؛ عمومی؛ خاص بالاتر؛ اولیه؛ بهترین (بدترین).

10. ممنوعیت های سبکی: به جای ... در رابطه با، با توجه به ... با توجه به اینکه ... حصول ... به حساب ... پیوست ... نفوذ ... به جز ... برای هدف از ... در صورتی که در حال حاضر ... شمارش ... افزایش سرعت ... تلاش ... باید استفاده ... در مورد ... زیرا ... خرید ... در نظر بگیرید ... کاربرد:... نفوذ... بجز... برای... اگر... حالا... پرداخت . .. افزایش سرعت ... سعی کنید ...

در نهایت، در اینجا چند نکته عملی دیگر وجود دارد. معنای آنها به موارد زیر خلاصه می شود:

1. هنگام ارسال نامه کاری به شخصی، همیشه نه تنها به محتوای پیام، بلکه به شکل ارائه آن نیز توجه کنید. به خاطر داشته باشید که یک نامه تجاری که اساساً به درستی نوشته شده است، به دلیل لحن اشتباه یا سبک ارائه خشن، می تواند دقیقاً برعکس تأثیر مورد نظر بر مخاطب داشته باشد.

2. سعی کنید در طول مسیر تا حد امکان صحیح قرار دهید. محتوای یک نامه تجاری معنایی است. لهجه ها ارائه خود را با ایده اصلی که موضوع (موضوع) سند را تشکیل می دهد، شروع کنید و سپس به طور مداوم آن را توسعه می دهید.

3. شما نباید نامه های تجاری را در حالت عصبانیت شدید یا تحت تأثیر سایر احساسات بنویسید - این امر نامطلوب ترین تأثیر را بر محتوای آنها خواهد داشت. با این وجود ، اگر دست شما "خود را به قلم می رساند" ، پس از نوشتن آخرین خط ، برای ارسال این اثر عجله نکنید - حداقل تا روز بعد آن را به تعویق بیندازید.

4. و در نهایت از به کار بردن کلمات و عبارات تفسیری مشکوک در نامه های تجاری خودداری کنید، زیرا ابهام در محتوا منجر به سوء تفاهم می شود. سعی کنید آنچه می نویسید تا حد امکان ساده و قابل فهم نوشته شود. در هر مورد از ارتباط کتبی، «راه آزاد» سبکی را به دقت دنبال کنید.

ارتباط، همانطور که در بالا ذکر شد، به معنای محدود است تبادل اطلاعات تقریباً چهار نوع اصلی را می توان تشخیص داد. اینها عبارتند از: انتقال اطلاعات (اطلاع رسانی). انتقال دستورالعمل ها؛ تحریک، متقاعدسازی (تنظیم و شفاف سازی دستورالعمل ها یا اطلاعات قبلی منتقل شده)؛ جمع آوری، پردازش، سیستم سازی و تجزیه و تحلیل اطلاعات دریافتی.

همین امر در مورد مکاتبات تجاری نیز صادق خواهد بود. با این حال، برای درک بهتر تفاوت بین هر یک از انواع ذکر شده، اجازه دهید در این مورد با جزئیات بیشتری صحبت کنیم.

انتقال اطلاعات با هدف اطلاع طرف مقابل در مورد وضعیت امور در حوزه مورد علاقه (یا بالقوه مورد علاقه) برای استفاده از این اطلاعات در فرآیند توسعه و تصمیم گیری انجام می شود. اشکال احتمالی: بیانیه کتبی حقایق یا نتیجه گیری و قضاوت شما بر اساس این حقایق، یا برداشت و تفسیر شما از حقایق در اختیار شما. انتقال دستورالعمل ها با هدف وادار کردن طرف مقابل به انجام اقداماتی است که از نظر جهت و زمان کاملاً مشخص هستند. اشکال ممکن: یک دستور کتبی برای انجام یک کار خاص به یک یا چند نفر، به طور مستقل یا با همکاری یک نفر، تقریباً همیشه با اخطار اجباری بعدی در مورد اجرا.

صرف نظر از فرم انتخاب شده، نشانه همیشه مشخص است. دستورالعمل‌های مؤثر تقریباً همیشه راه‌های کلی را برای حل یک مشکل ارائه می‌دهند (البته به شکل دستورالعمل)، اما مجری دستورالعمل‌ها باید مطابق با وضعیت فعلی، خلاقانه به کاربرد آنها در عمل نزدیک شود. "

تعدیل و شفاف سازی به منظور تأثیرگذاری بر توسعه بعدی رویدادها است، که روند آن تا حدی توسط اطلاعات (دستورالعمل) ارسال شده قبلی از پیش تعیین شده است. برای اینکه این تاثیر مثبت باشد باید تعدیل را به موقع انجام داد و به قول خودشان به هدف زد.

اگر چه در واقع مفید است که به توسعه یک موقعیت به گونه ای نگاه کنیم که از بیرون به آن نگاه کنیم، گیرنده اطلاعات اضافی بسته به موقعیت، حق استفاده از آن را دارد یا از آن استفاده نکند. بازخورد به فرستنده در این مورد باید منعکس کننده تصمیم (بله - خیر) و انگیزه های این تصمیم باشد، اما محدود به این نباشد.

هدف جمع آوری، پردازش، سیستم سازی و تجزیه و تحلیل اطلاعات، آماده سازی تصمیم بعدی ما یا بخش بعدی اطلاعات لازم برای انجام هر اقدامی است. فرم‌های ممکن بسیار متنوع هستند، زیرا اطلاعات مکتوب می‌تواند در قالب یک پاسخ نامه (یا سند دیگر)، از طریق فکس، از طریق تلفن (به عنوان یک پیام تلفنی) و از طریق پست الکترونیکی به دست ما برسد.

این اقدام حتی سریع‌تر از آنچه انتظار داشتید است: سه تا چهار ساعت بعد تلگرامی دریافت می‌کنید که به شما اطلاع می‌دهد که تمام مجموعه‌های اسناد سه ماه پیش از جمله (یک نسخه) برای شما ارسال شده است. همچنین ذکر شده است که پیمانکاران فرعی شما از یک شرکت واقع در همان شهر شما "مستندات مشخص شده را دریافت کرده اند و هیچ شکایتی ندارند." صادرات مجدد امکان پذیر نیست زیرا گردش اسناد محدود بود.

سپس شما مسئولیت را بر عهده می گیرید و از طریق تلفن با نمایندگان شرکت U - همان شرکتی که قبلاً اسناد را دریافت کرده است - تماس می گیرید تا از آنها درخواست استفاده موقت (یا بهتر است بگوییم فتوکپی) کنید. با این حال ، آقایی که با او صحبت می کنید عجله ای برای ارائه چنین خدماتی به شما ندارد: "متاسفم ، اما این غیرممکن است - آیا نمی دانید که این اسناد مخفی است؟ شما باید یک درخواست کتبی برای ما ارسال کنید، و علاوه بر این، با موسسه X تماس بگیرید، که اجازه انتقال و تکثیر این نوع اسناد را می دهد. من این افتخار را دارم..." بنابراین، شرکت Y و موسسه X به تدریج وارد مکاتبات تجاری می شوند - نه تنها با شرکت شما، بلکه با یکدیگر.

وضعیت شبیه سازی شده به احتمال زیاد با موفقیت حل خواهد شد - مشروط بر اینکه هر یک از شرکت کنندگان در چند گفتگوی مکتوب مسئولیت های خود (فرستنده و گیرنده) را با مسئولیت پذیری انجام دهند.

پس زمینه(از پیشینه انگلیسی) یک ماده اطلاعاتی برای رسانه است که اطلاعاتی را در مورد سازمان، مشخصات آن، محصولات و خدمات، تاریخچه ایجاد، توسعه و غیره ارائه می دهد. برخلاف یک بیانیه مطبوعاتی، اطلاعات موجود در پس زمینه حاوی اطلاعات خبری نیست در صورتی که روزنامه نگار هنگام نوشتن مقاله بر اساس اطلاعات ارائه شده در بیانیه مطبوعاتی، به اطلاعات دقیق تری در مورد سازمانی که بیانیه مطبوعاتی را منتشر کرده است نیاز داشته باشد، ممکن است به بیانیه مطبوعاتی اضافه شود.

هدف پس‌زمینه اطلاع‌رسانی و دادن پاسخ‌های عینی به سؤالات احتمالی است که نمایندگان رسانه‌ها پس از خواندن بیانیه مطبوعاتی ممکن است داشته باشند. اغلب، برای راحت‌تر کردن روزنامه‌نگاران، هنگام نوشتن پیش‌زمینه، از عناوین فرعی استفاده می‌کنند که قبلاً حاوی پاسخ مختصری به سؤال است و اطلاعات ارائه‌شده در زیر فقط این پاسخ را به طور گسترده‌تر و کامل‌تر نشان می‌دهد.

در پس‌زمینه، نباید روی یک عنوان جذاب و پاراگراف اول تمرکز کنید، اگرچه، مانند یک بیانیه مطبوعاتی، اصلی‌ترین و ضروری‌ترین اطلاعات باید در ابتدا باشد. عنوان پس زمینه باید موضوع این مطالب را تا حد امکان دقیق و آموزنده نشان دهد. قبل از اینکه به موضوع اصلی بپردازید، می توانید با مراجعه به نهادهای مختلف دولتی، سازمان های تحقیقاتی و غیره، تاریخچه ای از موضوع را بیان کنید. آنچه در ادامه می آید اطلاعات دقیقی در مورد موضوع است که باید بر اساس حقایق و داده های دقیق باشد.

پس زمینه می تواند به کل سازمان، یا به محصول یا خدمات فردی آن، یا به رویدادی که در این سازمان رخ داده یا مورد انتظار است، اختصاص داده شود.

کنفرانس مطبوعاتی- یک رویداد رسانه ای که زمانی برگزار می شود که اخبار با اهمیت عمومی وجود داشته باشد و یک سازمان یا فرد شناخته شده ای که مستقیماً با این خبر مرتبط است مایل است نظراتی را در مورد این خبر ارائه دهد که برای عموم جالب و مهم باشد. به طور معمول، در طول یک کنفرانس مطبوعاتی، شرکت کنندگان آن به سوالات خبرنگاران به طور مستقیم یا غیرمستقیم مرتبط با موضوع کنفرانس مطبوعاتی پاسخ می دهند.