10.1. اهداف، اصول، کارکردها و روش های مدیریت مدیریت یک سیستم مدیریت کل نگر است که هدف آن تضمین هماهنگی بهینه اقدامات اعضای تیم برای دستیابی به اهداف است. مدیریت جامعه خاصی دارد

اصول، روش‌ها و تعاریف اساسی مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار یکی از بخش‌های جدایی‌ناپذیر (اغلب برای کاربران نامرئی) مدل معماری کسب‌وکار، مبنای روش‌شناختی مورد استفاده است. اغلب این جزء جالب به نظر می رسد

برای بالا آمدن از قله ای به قله دیگر باید پایین رفت و سپس برای مدت طولانی بالا رفت...

(حکمت شرقی)

یک مدل مدیریت پروژه به طور کلی پذیرفته شده وجود دارد که از عناصر این سیستم سازمانی تشکیل شده و شامل موارد زیر است:

سازمان مدیریت پروژه متشکل از بخش های متصل به کلی سیستم مدیریت پروژه است تا از عملکرد روان آن اطمینان حاصل کند.

توابع مدیریت پروژه؛

مسئولیت ها، حقوق و مسئولیت های شرکت کنندگان در پروژه؛

مدل فرآیند مدیریت؛

اجرای پروژه، یعنی فرآیند تولید مستقیم.

تعادل چنین مدلی به کل سیستم اجازه می دهد تا یک سیستم مدیریت پروژه پویا ایجاد کند.

اثربخشی کار پروژه مستقیماً به میزان دقیق تعریف و توزیع عملکردهای مدیریت پروژه بستگی دارد.

همه کارکردها در همان مرحله اولیه توسعه پروژه تعیین می شوند و میزان مشخص شدن عملکردها به درستی اجرای پروژه را تعیین می کند.

توابع اساسی و یکپارچه وجود دارد. توابع اساسی بیانگر ماهیت اصلی است، یعنی مدیریت حوزه موضوعی پروژه. همچنین، عملکردهای اساسی شامل الزامات کیفی (استانداردسازی تمام مراحل، محصولات میانی و نتیجه نهایی) است. علاوه بر این، مدیریت زمان و هزینه پروژه نیز باید اضافه شود.

عملکردهای یکپارچه شامل مدیریت پرسنل پروژه، ارتباطات، قراردادها و مدیریت ریسک است.

هر دو عملکرد اصلی شامل پنج نوع فعالیت مدیریتی هستند که می توانند به طور مستقل وجود داشته باشند، مانند:

1 برنامه ریزی

2 سازمان؛

3 هماهنگی;

4 فعال سازی;

5 کنترل

هنگام برنامه ریزی، شرکت کنندگان می توانند پاسخ تمام سوالات احتمالی را که باید قبل از توسعه یک پروژه پاسخ داده شوند، بیابند.

ماهیت برنامه ریزی تعیین نتیجه بهینه با منابع محدود است. در مرحله سازماندهی، موضوع انتخاب راه ها، روش ها و ابزارهای دستیابی به نتیجه نهایی تصمیم گیری می شود. هماهنگی به گونه ای طراحی شده است که تمام بخش های متفاوت برنامه ریزی را به یک فرآیند واحد و ارگانیک متصل کند.

فعال سازی باید به ایجاد انگیزه برای کارکنان درگیر در اجرای پروژه کمک کند. کنترل بر تمام قسمت های پروژه به موقع انواع انحرافات را در فعالیت های عملی پروژه آشکار می کند.

هدف اصلی مدل مدیریت فناوری اطلاعات، توصیف کل فناوری مدیریت پروژه به منظور رسمی کردن فرآیند مدیریت پروژه است.

مراحل اصلی توسعه ITM عبارتند از:

1. توسعه جداول اطلاعاتی که شامل تمام داده ها در همه زمینه ها باشد.

2. تشکیل ITM بر اساس جداول اطلاعاتی.

3. تشکیل یک مدل مدیریت پروژه تلفیقی که ابزاری موثر برای ساختن سیستمی برای اطمینان از اجرای پروژه است.

برای توسعه مدیریت پروژه ITM شما نیاز دارید:

ارتباط بین وظایف در فرآیند تصمیم گیری را بدانید.

شرح وظایف واضح داشته باشید؛

فرم های کلیه اسناد گزارش دهی را تعیین کنید.

اسناد اولیه برای کلیه مناطق و مراحل اجرای پروژه در جداول رسمی با اشکال و اهداف مختلف ثبت می شود.

یاد آوردن

متعاقباً ، تجزیه و تحلیل این جداول ارزیابی دقیقی از وضعیت ، تمام انحرافات غیرقابل توجه ارائه می دهد و به شما امکان می دهد راه هایی را برای اصلاح و انجام تنظیمات انتخاب کنید.

هر سازمانی با هر شکلی از مالکیت نیاز به یک منبع پایدار از کارکنان حرفه ای دارد. فرآیند تشکیل تیم مستلزم رویکردی خاص و هزینه‌هایی است، با در نظر گرفتن اینکه زمان و هزینه صرف شده باید در آینده برای خود سازمان نتیجه دهد. هنگام ایجاد پایگاه منابع متخصصان در یک سازمان، باید نیازها و درخواست های خود کارکنان را در نظر گرفت، در غیر این صورت تفاوت زیاد در اهداف مانع همکاری بیشتر کارمند و سازمان خواهد شد.

برای انجام فعالیت های یک سازمان، کارکنان باید مدیریت شوند.

از آنجایی که ارتباط بین مدیریت کارکنان و سطح سودآوری خود سازمان مستقیم است، مدیریت منابع نیروی کار یکی از جنبه های مهم تئوری و عمل مدیریت است.

در سلسله مراتب یک سازمان، بین مدیریت و نیروی کار، همیشه یک کارمند وجود دارد که منابع نیروی کار را مدیریت می کند. چنین کارمندی باید همیشه نیازهای همه سطوح کارکنان سازمان را بشناسد و راه حل هایی بیابد که همه طرف ها را راضی کند. یک کارمند درگیر در مدیریت پرسنل باید در امور حرفه ای صلاحیت داشته باشد، بداند و همچنین بتواند روش ها و روش های مدیریت کارکنان را به کار گیرد.

مدیریت منابع انسانی در یک سازمان شامل مراحل زیر می باشد.

1. برنامه ریزی منابع شامل تدوین برنامه ای برای برآوردن نیازهای منابع انسانی آینده است.

2. استخدام فرآیند ایجاد مجموعه ای از نامزدهای بالقوه برای همه پست ها است.

3. انتخاب پرسنل عبارت است از ارزیابی بهترین نامزدها و انتخاب بهترین متخصصان از ذخیره ایجاد شده.

4. تعیین دستمزد و مزایا شامل ایجاد ساختاری برای محاسبه و پرداخت دستمزد و همچنین تشکیل یک سیستم ترجیحی برای هر کارمند به صورت فردی است.

5. جهت گیری حرفه ای و انطباق با تیم جدید، ایجاد درک در بین کارکنان که نتایج کار فردی ارزیابی می شود و شایسته پاداش است.

6. فرآیند یادگیری عبارت است از توسعه برنامه های آموزش مهارت های حرفه ای به منظور ارتقای کارایی کار یا ارتقای مهارت های کارگران.

7. ارزیابی بعدی فعالیت کاری شامل توسعه روش هایی است که به کمک آنها کار کارمند ارزیابی می شود.

8. ارتقاء یک کارمند از نردبان سازمانی: ارتقاء، تنزل رتبه، اخراج و همچنین ایجاد روشی برای استخدام کارمندان.

9. آموزش پرسنل مدیریت برای یک سازمان مستلزم تدوین برنامه ای است که به کمک آن کارکنان می توانند کار فردی را توسعه داده و بازدهی آنها را افزایش دهند.

غالباً مدیریت یک سازمان با تکیه بر این واقعیت که همیشه کارکنان پیدا می شوند، اهمیت نیروی انسانی را در نظر نمی گیرند.

هر سازمانی هنگام تعیین اهداف فعالیت خود باید بداند که دارای چه منابعی است (وجوه مالی، تجهیزات، مواد، منابع انسانی و ...).

برنامه ریزی پایگاه منابع باید یک فعالیت طبیعی در فرآیند شکل گیری اهداف و مقاصد باشد.

فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی، برنامه ریزی کارکنان است که شامل سه مرحله است:

ارزیابی منابع در یک مقطع زمانی خاص؛

ارزیابی نیازهای آتی برای کارگران در یک حرفه خاص؛

تدوین برنامه ای برای جست و جو و استخدام نیروهای لازم برای تامین نیروی انسانی.

سازمان های مدرن در تلاش هستند تا پایگاهی از نامزدهای پست ها در تمام سطوح ایجاد کنند و با به روز رسانی مداوم این پایگاه را حفظ کنند. این رویکرد برای برنامه ریزی پرسنل تامین بی وقفه کارکنان جدید را در صورت تغییر در کارکنان دائمی تضمین می کند.

پرسنل ذخیره را می توان از طریق اطلاع رسانی از طریق رسانه ها، با رضایت داوطلبانه کارکنان موجود، هم از محیط بیرونی و هم از درون سیستم سازمانی جذب کرد.

یک روش بسیار رایج، انعقاد قرارداد با مؤسسات آموزشی است که متخصصان جوان را تربیت می کنند. همچنین ممکن است برای سازمانی سودآورتر باشد که کارکنان خود را از طریق رتبه‌بندی ارتقا دهد تا استخدام یک کارمند جدید که برای درک شغل و کسب مهارت‌های لازم برای ادامه کار در یک مکان خاص به زمان نیاز دارد.

جذب در صندوق ذخیره باید به طور مستمر و متناسب با نیاز سازمان و همچنین با در نظر گرفتن نیازهای آتی در کلیه تخصص ها انجام شود.

اما یک نکته منفی ممکن است این واقعیت باشد که کارکنان فعلی قادر به ارائه ایده های جدید نخواهند بود، در حالی که کارکنان جدید می توانند ایده ها و گزینه های کاری تازه را به سازمان بیاورند. گاهی اوقات پرسنل از طریق جابجایی های داخلی و پذیرش آشنایان و دوستانی که تمام شرایط لازم سازمان را برآورده می کنند، تکمیل می شود.

انتخاب اولیه پرسنل توسط افراد ویژه - مشاوران انتخاب انجام می شود.

مرحله انتخاب پرسنل همیشه از مرحله جذب کارکنان ذخیره پیروی می کند، زیرا انتخاب نامزدها برای پست های خالی از این ستاد ذخیره که قبلاً ایجاد شده است انجام می شود.

اغلب آنها کارمندی را انتخاب می کنند که دارای صلاحیت های بهتر، تجربه کاری بیشتر در یک موقعیت مشابه و همچنین مطابق با ویژگی های شخصی اکثریت کارکنان سازمان باشد.

انتخاب یک نامزد مطابق با شرایط یک موقعیت خاص، تحصیلات لازم برای انجام کار خاصی در این موقعیت ضروری است.

ایده اصلی انتخاب نامزدها از صندوق ذخیره موجود این است که باید کارکنان را مطابق با موقعیت خالی در سازمان انتخاب کرد.

هر سازمانی سیستم پاداش خود و همچنین سیستمی از مزایا و پاداش ها و سایر مشوق های اضافی را در قالب غرامت پولی ایجاد می کند.

کارمندان به طور مستقل و جداگانه در مورد انطباق کار انجام شده و دستمزد دریافتی برای این کار تصمیم می گیرند.

انتخاب پرسنل یکی از روش های متعدد کنترل اولیه کیفیت نیروی انسانی از طریق انجام مصاحبه، تعیین تاریخ آزمون برای یک موقعیت خاص و آزمون در مراکز سنجش است.

در صورتی که کارمندی میزان حقوق را معادل میزان کار انجام شده بداند، در این سازمان به کار خود ادامه می دهد. در غیر این صورت زمانی اتفاق می افتد که یک کارمند سطح دستمزد و میزان کار انجام شده را نابرابر بداند. در چنین شرایطی فرد سعی می کند جایگاه خود یا خود سازمان و یا حتی نوع فعالیت خود را تغییر دهد. فقدان غرامت کافی در نرخ های رقابتی، مزایا و سیستم های تشویقی در قالب پرداخت های نقدی یا سایر مشوق ها باعث می شود که کارکنان محل کار خود را جدی نگیرند.

اگر سیستم حقوق و دستمزد کارکنان را راضی نکند، یک سازمان نمی‌تواند مانع از تصمیم گرفتن کارمندان شود.

سازمان باید مقیاس یا سیستم خود را برای محاسبه و پرداخت دستمزد برای هر کارمند به صورت جداگانه ایجاد کند. ساختار چنین سیستمی را می توان پس از انجام تحقیقات در بسیاری از جنبه های زندگی، شرایط بازار کار و همچنین سودآوری و برنامه های خود سازمان تعیین کرد.

هنگام تدوین ساختار دقیق حقوق و دستمزد، لازم است مزایای مختلف، تقسیم سود، مالکیت سهام در سازمان و همچنین رتبه شغلی و توانایی های خود کارمند، تجربه و تحصیلات و ویژگی های شخصی در نظر گرفته شود. علاوه بر این، سازمان ها باید در صورت امکان، مزایای اضافی را در قالب مرخصی استعلاجی با حقوق، مرخصی های اضافی، بیمه عمر و سلامت و پرداخت به صندوق های بازنشستگی در اختیار کارکنان خود قرار دهند. گاهی اوقات برخی از سازمان ها می توانند پرداخت های اضافی را در قالب سفرهای تشویقی برای فرزندان کارمندان به مکان های تعطیلات و همچنین پرداخت جزئی برای تحصیل در موسسات آموزشی انجام دهند.

برای اینکه یک کارمند بتواند هر چه بیشتر منفعت را برای محل کار خود در سازمان به ارمغان بیاورد، باید به طور حرفه ای هدایت شود و از نظر اجتماعی با یک تیم جدید سازگار شود. تنها در صورتی که کارفرما واقعیت سیستم اجتماعی سازمان را که متشکل از کارگران فردی است در نظر بگیرد، این ساختار می تواند روی موفقیت حساب کند.

همیشه لازم است vچند لحظه تا فرد جدید بتواند بدون دردسر به تیم جدید عادت کند، نو فقط بعد از vهنگامی که او بخشی از آن شد، کارمند می تواند فعالیت حرفه ای خود را در یک موقعیت جدید آغاز کند.

هر تیم از یک سازمان همیشه قوانین رفتاری رسمی و غیر رسمی خود را برای کارکنان دارد. رفتار هنجاری اتخاذ شده در یک سازمان خاص باید نیازهای همه کارکنان را برآورده کند، در غیر این صورت سازمان محکوم به تجدید مداوم پرسنل است که همیشه بر نتایج نهایی فعالیت های آن تأثیر منفی می گذارد.

هر سازمانی مسائل مربوط به آموزش پرسنل را به روش های مختلف حل می کند، به همین دلیل است که امروزه آموزش به یک حوزه تخصصی تبدیل شده است.

به طور رسمی، هنگام استخدام یک کارمند جدید، اطلاعاتی در مورد نحوه انجام کار در سازمان، چه روش هایی برای آموزش کارکنان و چه کارهایی موثر در نظر گرفته می شود، به او داده می شود. در فرآیند آشنایی با تیم جدید، کارمند قوانین و ممنوعیت های غیر رسمی را یاد می گیرد که در مصاحبه استخدامی مورد بحث قرار نگرفته است.

برای هر سازمانی بسیار مهم است که بهره وری کارکنان همیشه در بالاترین سطح یا بسیار بالا باشد که سودآوری فعالیت های آن را تضمین کند. بنابراین، بسیاری از سازمان ها نگران کیفیت کلی نیروی کار خود هستند.

برای دستیابی به منابع نیروی کار با کیفیت بالا، اغلب از روش استخدام کارگران آماده با شرایط بالا با سالها تجربه در یک تخصص یا موقعیت مرتبط استفاده می شود. با این حال، تمرین نشان می دهد که فقط استخدام یک متخصص درجه یک کافی نیست، بلکه باید به او فرصت داد تا بدون وقفه در تولید اصلی خود، توسعه بیشتری یابد. نتیجه نهایی چنین آموزشی باید افزایش بهره وری باشد که در نهایت منجر به افزایش سود خواهد شد.

آموزش پرسنل در سه حالت قابل انجام است:

1. هنگام آموزش یک کارمند جدید.

2. هنگام انتقال یا انتصاب یک کارمند به یک موقعیت جدید.

3. در صورتی که کارمند بر اساس نتایج آزمون برای موقعیتی که در آن قرار دارد مناسب نباشد.

روش های انجام آموزش پرسنل در هر سازمان متفاوت است و مطابق با اهداف و مقاصد خود سازمان توسعه می یابد. با این حال، برخی الزامات اساسی وجود دارد که برای بسیاری از برنامه های آموزشی مبتنی بر کار اعمال می شود.

توسعه روشی برای ایجاد انگیزه در کارکنان به عنوان مبنایی برای آموزش ضروری است. کارکنان باید به طور مستقل نیاز به آموزش را درک کنند.

برای آموزش کارکنان باید جو مثبتی ایجاد کرد، یعنی میل کارکنان به یادگیری باید دائماً تشویق شود و کارکنان باید به نیاز به توسعه حرفه ای مداوم وابسته شوند.

اگر مطالب مورد مطالعه بسیار پیچیده باشد، فرآیند یادگیری باید به چند مرحله تقسیم شود. توصیه می شود به کارمند این فرصت را بدهید که نه تنها تئوری را یاد بگیرد، بلکه دانش جدید را در عمل تثبیت کند.

مربیانی که آموزش کارمندان را انجام می دهند باید بازخوردی را به کارکنانی که آموزش می بینند ارائه دهند که حضور آنها به تثبیت بهتر دانش و مهارت ها کمک می کند.

برنامه‌های آموزشی مدیریتی وجود دارد که شامل برنامه‌های مدیریت شغلی است، یعنی ارتقاء از طریق رتبه‌ها. با کمک این برنامه ها، رهبران سازمانی می توانند از دانش و مهارت های کارکنان خود نهایت استفاده را ببرند و کارکنان می توانند توانایی های بالقوه جدید خود را کشف کنند.

دکترین اصلی آموزش کارکنان فرآیند توسعه مهارت هایی است که کارکنان برای انجام وظایف خود به آن نیاز دارند. این برنامه ها همچنین برای آموزش آن دسته از کارمندانی که نیاز به بالا رفتن از نردبان شغلی دارند استفاده می شود.

قبل از شروع فرآیند آموزش کارکنان، لازم است آزمون هایی برای شناخت پتانسیل های پنهان و توانایی های یادگیری این کارکنان انجام شود. بر اساس نتایج آزمون، تصمیم گیری می شود که کدام کارمند باید چه دانش و مهارتی را در طول فرآیند آموزش کسب کند. بر اساس همین نتایج آزمون، نامزدهای اصلی ارتقاء مشخص می شوند.

روش های انجام بازآموزی کارکنان می تواند متفاوت باشد، به عنوان مثال، برگزاری بحث و سخنرانی در گروه های کوچکی از کارکنان. در حال حاضر روش هایی مانند بازی های نقش آفرینی و آموزش رایج است. در گذشته برای آموزش کارکنان از سمینارها و دوره های آموزش مداوم استفاده می شد.

این امکان وجود دارد که آموزش نه تنها با کسب دانش نظری، بلکه مهارت های عملی نیز انجام شود، یعنی انجام فعالیت هایی برای تجزیه و تحلیل موقعیت های عملی خاص.

در حال حاضر روش رایج چرخش کارکنان، جابجایی موقت کارمند از یک موقعیت به سمت دیگر به منظور گسترش مهارت ها و دانش این کارمند است.

پس از اینکه یک کارمند کل افق سازمان را مطالعه کرد، با توجه به آموزش های موفق، موقعیت جدیدی یک سطح بالاتر از موقعیت قبلی به او پیشنهاد می شود. به این ترتیب تمامی مسئولیت های کارکنان در یک سطح مشخص پوشش داده می شود.

هر سیستم سازمانی، یک پروژه از این قاعده مستثنی نیست، نشان دهنده یک سیستم پیچیده از مسئولیت ها در فرآیند فعالیت خلاق است. مدیریت پروژه به خودی خود وظیفه اصلی پروژه به عنوان یک سیستم پویا است. با این حال، این تابع اصلی را می توان با برخی از اجزای آن، به عبارت دیگر، تابع های فرعی نشان داد. این امکان وجود دارد که متداول ترین زیرشاخه های مدیریت پروژه مرتبط با هر پروژه را شناسایی کنید.

در فرآیند پیاده سازی و مدیریت پروژه، عملکردهای سیستم خاصی در تمامی زیرسیستم ها و در تمام مراحل چرخه حیات انجام می شود، مانند:

1) برنامه ریزی – فعالیت هایی با هدف تدوین برنامه برنامه ریزی به عنوان یک عملکرد مدیریتی شامل تعیین استراتژی ها، خط مشی ها و رویه ها برای اجرای پروژه است. برنامه ریزی در یک محیط پروژه را می توان به عنوان مطالعه اولیه و انتخاب تصمیمات پیش بینی برای اجرای پروژه در زمینه جایگزین های مختلف بر اساس دانش موضوع و عدم قطعیت (ریسک) احتمالی اجرای پروژه تعریف کرد. در عین حال، در زمینه مدیریت پروژه، برنامه ریزی شامل فرآیندهای سازماندهی اجرای طرح ها، تنظیم طرح ها و نظارت بر اجرای آنها می شود. در مدیریت پروژه، برنامه ریزی تجسم اصل سازماندهی کل فرآیند اجرای پروژه است. برنامه ریزی تمام مراحل چرخه پروژه را پوشش می دهد و یک فرآیند مستمر است. با مشارکت مدیر پروژه در فرآیند توسعه مفهوم پروژه آغاز می شود، با انتخاب تصمیمات استراتژیک برای اجرای پروژه و توسعه جزئیات آن از جمله تهیه پیشنهادات خاص، انعقاد قراردادها، اجرا ادامه می یابد. کار، و تنها با تکمیل پروژه به پایان می رسد. تصمیمات اتخاذ شده در طول فرآیند برنامه ریزی باید امکان سنجی پروژه را در چارچوب زمانی معین و با حداقل هزینه و مصرف منابع و با کیفیت بالا تضمین کند. یکی از اهداف اصلی برنامه ریزی، ادغام شرکت کنندگان پروژه برای انجام مجموعه ای از کارهایی است که دستیابی به نتایج نهایی پروژه را تضمین می کند. برنامه ریزی اساس کنترل، حسابداری و مدیریت عملیاتی است.

2) سازمان. در یک مفهوم گسترده، سازمان به عنوان کلیت ساختار یک سیستم و نحوه عملکرد عناصر آن درک می شود. در رابطه با مدیریت پروژه، سازمان به عنوان یکی از وظایف اصلی و به عنوان شکل سازمانی فعالیت محسوب می شود. سازمان به عنوان یک کارکرد فرآیندی است از نظم دادن، هماهنگ کردن تعامل بخش های کم و بیش متمایز از کل. به عبارت دیگر، مجموعه ای از فرآیندها یا اقداماتی است که منجر به شکل گیری و بهبود روابط بین عناصر پروژه می شود.

3) نظارت بر عمر پروژه - یک عملکرد مدیریت پروژه است که شامل فرآیندهایی برای نظارت بر پیشرفت پروژه به منظور تأیید انطباق اجرای واقعی با شاخص های برنامه ریزی شده پیش بینی شده در برنامه ها، قراردادها، موافقت نامه ها و غیره است. عملکرد کنترل پروژه در تمامی فازها و در تمامی زیرسیستم های آن انجام می شود و شامل: کنترل هزینه، کنترل زمان و مدت، کنترل کیفیت، کنترل ریسک، کنترل بودجه پروژه، کنترل اجرای تصمیم، کنترل موجودی پروژه و ... می باشد.

4) انگیزش: فرآیند القای تمایل به کار برای دستیابی به اهداف سازمان و همزمان تحقق اهداف خود در فرد. لازم است بین انگیزه به عنوان مطالعه دلایل انگیزشی اعمال انسان و انگیزه به عنوان روشی برای تأثیرگذاری بر رفتار انسان تمایز قائل شد. قبلاً مطالعه این مشکل عمدتاً در حیطه متخصصان بود، اما با توجه به توسعه سریع و پیچیدگی روابط اجتماعی و اقتصادی، پیچیدگی شدید ارتباطات، نیاز مبرمی به ایجاد فناوری های انگیزشی وجود داشت که کاملاً مؤثر باشد. و در عین حال در روابط تجاری روزمره قابل استفاده است. در طول 40 سال گذشته، انگیزه به عنوان یک حوزه کاربردی دانش به طور ویژه ای توسعه یافته است و در نتیجه، تعدادی از مدل های نظری ساده شده بر اساس نتایج تحقیقات روانشناختی ظاهر شده است.

5) مدیریت عملیاتی: فرآیند اجرای عملی برنامه ها و پروژه ها در هر حوزه از فعالیت، تغییرات و ارزیابی نتایج و همچنین مقایسه نتایج به دست آمده با اهداف تعیین شده. مدیریت عملیاتی را می توان هم به عنوان یک زیر سیستم مدیریت مستقل و هم به عنوان یکی از وظایف اصلی مدیریت پروژه در نظر گرفت. در این راستا، توصیه می شود که زیرسیستم را به عنوان «مدیریت تغییر» و عملکرد را به عنوان «مدیریت عملیاتی» تعیین کنیم.

بنابراین، مدیریت پروژه با استفاده از دانش مدرن علمی، فنی و اقتصادی، تکنیک های مختلف مدیریت، فرم های خاص سازمانی و ساختارهای پروژه محور، به شما این امکان را می دهد که در کل چرخه عمر پروژه تصمیمات مناسب اتخاذ کنید.

2.3. فرآیندهای مدیریت پروژه

یک پروژه از فرآیندها تشکیل شده است. یک فرآیند مجموعه ای از اقدامات است که نتایج را ایجاد می کند.

فرآیندهای مدیریت پروژه را می توان به شش گروه اصلی تقسیم کرد که عملکردهای مدیریتی مختلفی را اجرا می کنند:

فرآیندهای شروع - تصمیم گیری برای شروع پروژه؛

فرآیندهای برنامه ریزی - تعیین اهداف و معیارهای موفقیت پروژه و توسعه طرح های کاری برای دستیابی به آنها.

فرآیندهای اجرا - هماهنگی افراد و سایر منابع برای اجرای طرح؛

فرآیندهای تجزیه و تحلیل - تعیین انطباق طرح و اجرای پروژه با اهداف تعیین شده و معیارهای موفقیت و تصمیم گیری در مورد نیاز به اعمال اقدامات اصلاحی.

فرآیندهای مدیریت - شناسایی اقدامات اصلاحی لازم، هماهنگی، تصویب و اعمال آنها.

فرآیندهای بسته شدن، رسمی کردن اجرای یک پروژه و رساندن آن به یک نتیجه منظم است.»

فرآیندهای مدیریت پروژه با یکدیگر همپوشانی دارند و در تمام مراحل پروژه با شدت های متفاوتی رخ می دهند. علاوه بر این، فرآیندهای مدیریت پروژه با نتایج آنها به هم مرتبط می شوند - نتیجه یکی منبع اطلاعات دیگری برای دیگری می شود. و در نهایت، روابط بین گروه های فرآیندی فازهای مختلف پروژه وجود دارد. به عنوان مثال، بسته شدن یک فاز ممکن است ورودی برای شروع فاز بعدی باشد (مثال: تکمیل مرحله طراحی مستلزم تایید مشتری از اسناد طراحی است که برای شروع اجرا ضروری است). در یک پروژه واقعی، فازها نه تنها می توانند مقدم بر یکدیگر باشند، بلکه با یکدیگر همپوشانی دارند. تکرار شروع در مراحل مختلف پروژه به نظارت بر ارتباط پروژه کمک می کند. اگر نیاز به اجرای آن ناپدید شده باشد، شروع بعدی به شما امکان می دهد این را به موقع برقرار کنید و از هزینه های غیر ضروری جلوگیری کنید.

در هر گروه، فرآیندهای مدیریت پروژه از طریق ورودی ها و خروجی های خود به یکدیگر متصل می شوند. با تمرکز بر این ارتباطات، فرآیندهای فردی را از طریق:

ورودی ها اسناد یا شاخص های مستندی هستند که بر اساس آنها یک فرآیند اجرا می شود.

خروجی ها اسناد یا شاخص های مستندی هستند که نتیجه یک فرآیند هستند.

روش ها و ابزارها مکانیسم هایی هستند که به وسیله آنها ورودی به خروجی تبدیل می شود.

"مدیریت پروژه یک تلاش یکپارچه است که مستلزم آن است که هر فرآیند مربوط به پروژه و محصول به درستی با فرآیندهای دیگر مرتبط شود تا هماهنگی تسهیل شود."

اقدامات انجام شده در طول یک فرآیند معمولاً بر آن فرآیند و سایر فرآیندهای مرتبط تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، تغییر دامنه معمولاً بر هزینه پروژه تأثیر می گذارد، اما ممکن است بر برنامه ارتباطات یا کیفیت محصول نیز تأثیر بگذارد. این فعل و انفعالات درون فرآیند اغلب نیازمند مبادله بین الزامات و اهداف پروژه است. علاوه بر این، برخی مبادلات عملکرد از پروژه ای به پروژه دیگر و از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت خواهد بود. مدیریت پروژه موفق باید شامل مدیریت فعال این تعاملات برای برآوردن نیازهای حامی پروژه، مشتری و سایر ذینفعان باشد. تحت برخی شرایط، یک فرآیند یا مجموعه ای از فرآیندها باید چندین بار تکرار شود تا به نتیجه دلخواه برسیم.

پروژه ها در یک سازمان وجود دارند و نمی توانند به عنوان یک سیستم بسته عمل کنند.

آنها به ورودی و درون سازمانی نیاز دارند و در مقابل قابلیت های جدیدی را در اختیار سازمان قرار می دهند. فرآیندهای پروژه می توانند اطلاعاتی را تولید کنند که مدیریت پروژه های آینده را بهبود بخشد.

نتیجه

هدف کار ما با اجرای وظایف محوله محقق شد. در نتیجه تحقیقات انجام شده در مورد موضوع "مدیریت پروژه"، می توان چند نتیجه گرفت:

مفهوم "پروژه" دارای تعاریف و طبقه بندی های بسیاری است که همه آنها به درستی صادق هستند.

به نوبه خود، پروژه دارای چرخه عمر خاص خود است که شامل:

- شروع پروژه؛

- سازماندهی و آماده سازی؛

- اجرای کار پروژه؛

- اتمام پروژه

در مورد ماهیت مدیریت پروژه، پس: "ماهیت مدیریت پروژه به وضوح توسط موسسه مدیریت پروژه (ایالات متحده آمریکا) فرموله شده است: مدیریت پروژه هنر هدایت و هماهنگی منابع انسانی و مادی با استفاده از روش ها و تکنیک های مدیریت مدرن برای دستیابی به اهداف است. نتایج تعریف شده در پروژه از نظر ترکیب و محدوده کار، هزینه، زمان، کیفیت و رضایت شرکت کنندگان پروژه.” همچنین، ساختار مدیریت در هر پروژه خاص در بیشتر موارد به صورت جداگانه تعیین می شود، زیرا به مقیاس و پیچیدگی پروژه بستگی دارد.

در فرآیند اجرا و مدیریت پروژه، وظایف خاصی در تمامی زیرسیستم ها و در تمام مراحل چرخه حیات انجام می شود، مانند:

برنامه ریزی؛

سازمان؛

کنترل؛

انگیزه؛

مدیریت عملیاتی.

اطلاعات مربوطه.

هر سیستم سازمانی، یک پروژه از این قاعده مستثنی نیست، نشان دهنده یک سیستم پیچیده از مسئولیت ها در فرآیند فعالیت خلاق است. مدیریت پروژه به خودی خود وظیفه اصلی پروژه به عنوان یک سیستم پویا است. با این حال، این تابع اصلی را می توان با برخی از اجزای آن، به عبارت دیگر، تابع های فرعی نشان داد. این امکان وجود دارد که متداول ترین زیرشاخه های مدیریت پروژه مرتبط با هر پروژه را شناسایی کنید.

در فرآیند پیاده سازی و مدیریت پروژه، عملکردهای سیستم خاصی در تمامی زیرسیستم ها و در تمام مراحل چرخه حیات انجام می شود، مانند:

برنامه ریزی – فعالیت هایی با هدف تدوین برنامه برنامه ریزی به عنوان یک عملکرد مدیریتی شامل تعیین استراتژی ها، خط مشی ها و رویه ها برای اجرای پروژه است. برنامه ریزی در یک محیط پروژه را می توان به عنوان مطالعه اولیه و انتخاب تصمیمات پیش بینی برای اجرای پروژه در زمینه جایگزین های مختلف بر اساس دانش موضوع و عدم قطعیت (ریسک) احتمالی اجرای پروژه تعریف کرد. در عین حال، در زمینه مدیریت پروژه، برنامه ریزی شامل فرآیندهای سازماندهی اجرای طرح ها، تنظیم طرح ها و نظارت بر اجرای آنها می شود. در مدیریت پروژه، برنامه ریزی تجسم اصل سازماندهی کل فرآیند اجرای پروژه است. برنامه ریزی تمام مراحل چرخه پروژه را پوشش می دهد و یک فرآیند مستمر است. با مشارکت مدیر پروژه در فرآیند توسعه مفهوم پروژه آغاز می شود، با انتخاب تصمیمات استراتژیک برای اجرای پروژه و توسعه جزئیات آن از جمله تهیه پیشنهادات خاص، انعقاد قراردادها، اجرا ادامه می یابد. کار، و تنها با تکمیل پروژه به پایان می رسد. تصمیمات اتخاذ شده در طول فرآیند برنامه ریزی باید امکان سنجی پروژه را در چارچوب زمانی معین و با حداقل هزینه و مصرف منابع و با کیفیت بالا تضمین کند. یکی از اهداف اصلی برنامه ریزی، ادغام شرکت کنندگان پروژه برای انجام مجموعه ای از کارهایی است که دستیابی به نتایج نهایی پروژه را تضمین می کند. برنامه ریزی اساس کنترل، حسابداری و مدیریت عملیاتی است.

سازمان. در یک مفهوم گسترده، سازمان به عنوان کلیت ساختار یک سیستم و نحوه عملکرد عناصر آن درک می شود. در رابطه با مدیریت پروژه، سازمان به عنوان یکی از وظایف اصلی و به عنوان شکل سازمانی فعالیت محسوب می شود. سازمان به عنوان یک کارکرد فرآیندی است از نظم دادن، هماهنگ کردن تعامل بخش های کم و بیش متمایز از کل. به عبارت دیگر، مجموعه ای از فرآیندها یا اقداماتی است که منجر به شکل گیری و بهبود روابط بین عناصر پروژه می شود.

نظارت بر عملکرد پروژه یک عملکرد مدیریت پروژه است که شامل فرآیندهایی برای نظارت بر پیشرفت پروژه به منظور تأیید انطباق اجرای واقعی با شاخص های برنامه ریزی شده پیش بینی شده در طرح ها، قراردادها، موافقت نامه ها و غیره است. عملکرد کنترل پروژه در تمامی فازها و در تمامی زیرسیستم های آن انجام می شود و شامل: کنترل هزینه، کنترل زمان و مدت، کنترل کیفیت، کنترل ریسک، کنترل بودجه پروژه، کنترل اجرای تصمیم، کنترل موجودی پروژه و ... می باشد.

انگیزش: فرآیند القای تمایل به کار برای دستیابی به اهداف سازمان و در عین حال تحقق اهداف خود در فرد. لازم است بین انگیزه به عنوان مطالعه دلایل انگیزشی اعمال انسان و انگیزه به عنوان روشی برای تأثیرگذاری بر رفتار انسان تمایز قائل شد. قبلاً مطالعه این مشکل در حیطه متخصصان بود، اما به دلیل توسعه سریع و پیچیدگی روابط اجتماعی و اقتصادی، پیچیدگی شدید ارتباطات، نیاز مبرمی به ایجاد فناوری های انگیزشی کاملاً مؤثر وجود داشت و در عین حال، در روابط تجاری روزمره اعمال می شود. در طول 40 سال گذشته، انگیزه به عنوان یک حوزه کاربردی دانش به طور ویژه ای توسعه یافته است و در نتیجه، تعدادی از مدل های نظری ساده شده بر اساس نتایج تحقیقات روانشناختی ظاهر شده است.

مدیریت عملیاتی: فرآیند اجرای عملی برنامه ها و پروژه ها در هر حوزه از فعالیت، تغییرات و ارزیابی نتایج و همچنین مقایسه نتایج به دست آمده با اهداف تعیین شده. مدیریت عملیاتی را می توان هم به عنوان یک زیر سیستم مدیریت مستقل و هم به عنوان یکی از وظایف اصلی مدیریت پروژه در نظر گرفت. در این راستا، توصیه می شود که زیرسیستم را به عنوان «مدیریت تغییر» و عملکرد را به عنوان «مدیریت عملیاتی» تعیین کنیم.

بنابراین، مدیریت پروژه با استفاده از دانش مدرن علمی، فنی و اقتصادی، تکنیک های مختلف مدیریت، فرم های خاص سازمانی و ساختارهای پروژه محور، به شما این امکان را می دهد که در کل چرخه عمر پروژه تصمیمات مناسب اتخاذ کنید.

فرآیندهای مدیریت پروژه در طول چرخه عمر خود از طریق ارتباط مستقیم و بازخورد بین موضوعات و موضوعات مدیریت با استفاده از توابع مدیریت اجرا می شوند (شکل 4). این طبقه بندی مبنایی برای درک تئوری مدیریت پروژه است. بیایید به فرآیندهای اصلی مدیریت پروژه نگاه کنیم:

1. شروع(شروع) - منشاء و ارتقای یک پروژه و قطعات آن و همچنین کارهای مقدماتی برای برنامه ریزی و طراحی بعدی.

2. توسعه و برنامه ریزی(تفصیل و برنامه ریزی) - توسعه جهت و دامنه اقدامات برای اجرای موفقیت آمیز پروژه. تعیین رویدادهای کلیدی (نقاط عطف) و در نظر گرفتن نیروهای احتمالی داخلی و خارجی مؤثر بر پروژه، بخشی جدایی ناپذیر از برنامه ریزی است. برنامه ریزی با مشارکت مستقیم همه طرف های درگیر در پروژه با موفقیت انجام می شود. برای مدیریت موثر پروژه در تمام مراحل چرخه عمر، برنامه هایی برای اجرای آن تدوین می شود

3. اجرای کار پروژه(اجرای پروژه) اجرای سیستماتیک کار مطابق با طرح اجرای پروژه است. کار پروژه باید بین مجریان یا گروه هایی از مجریان تقسیم شود؛ ساختار توزیع کار یک سیستم چند سطحی است که از وظایف، وظایف فرعی و بسته های کاری تشکیل شده است.

4. کنترل(کنترل) - ایجاد و اجرای سیستمی برای اندازه گیری، حسابداری، پیش بینی و شناسایی انحرافات در محدوده پروژه، برآورد هزینه و برنامه کاری برای اتخاذ به موقع اقدامات اصلاحی. یکی از الزامات اصلی یک سیستم کنترل، ثبت منظم اطلاعات است تا مدیر پروژه بتواند در حین اجرای پروژه و نه پس از اتمام آن اقدام کند. کنترل پیچیده ترین عملکرد مدیریت پروژه است.

5. تکمیل پروژه(بسته شدن پروژه) ایجاد شرایط برای انتقال موفقیت آمیز نتیجه پروژه به مشتری یا مصرف کننده است. در فرآیند تکمیل پروژه، مستندات لازم تهیه شده، با مشتری، مراجع نظارت دولتی و سایر ذینفعان، تأییدیه‌ها صورت می‌گیرد، نواقص ذکر شده رفع و اصلاحات جزئی انجام می‌شود. تسویه نهایی بین شرکت کنندگان پروژه و بستن قراردادها انجام می شود.

6. گارانتی(ضمانتنامه). مسئولیت شرکت پیمانکاری عمومی در قبال نتیجه پروژه محدود به انتقال آن به مشتری نیست. در حال حاضر شرکت های پیمانکار تضمینی برای کیفیت کار انجام شده ارائه می کنند و همچنین عیوبی را که در حین بهره برداری از نتیجه پروژه (محصول، محصول، محصول و ...) به وجود می آید، در صورتی که ناشی از انجام کار ضعیف باشد، به صورت رایگان برطرف می کنند.

فرآیندهای مدیریت پروژه بر دستیابی به یک نتیجه خاص از طریق مجموعه کاملی از عملکردها که تأثیر مستقیم و غیرمستقیم بر پروژه دارند تأثیر می گذارد.

درک ارتباط بین عملکردهای مدیریت پروژه و عملکردهای کلی مدیریت که معمولاً به عنوان برنامه ریزی، سازماندهی، تنظیم، اجرا، کنترل و انگیزه درک می شود، ضروری است. توابع مدیریت برای ساختارهای مدیریت سازمانی سنتی توسعه داده شد و در شکل کلاسیک خود، ویژگی های مدیریت پروژه را در نظر نگرفت. و اگرچه اهمیت اساسی توابع مدیریت بدون تغییر باقی می ماند، اما در مدیریت پروژه، آنها اشکال خاصی به خود می گیرند.

ما ویژگی های اصلی توابع مدیریت پروژه را فهرست می کنیم:

1. مدیریت هدف پروژه. ظهور یک ایده پروژه شرط کافی برای تولد و اجرای آن نیست. برای اینکه یک طرح شکل منطقی به خود بگیرد و به پروژه تبدیل شود، باید قابل مدیریت باشد. لازم است آن را از نظر فنی و اقتصادی جذاب کرد، گزینه‌های جایگزین را در یک حوزه مشابه ارزیابی کرد، اقداماتی برای ارتقای آن انجام داد و این کار را به مؤثرترین روش و در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام داد. این تابع اساس فرآیند شروع پروژه را تشکیل می دهد.

2. مدیریت دامنه. این تابع به شما امکان می دهد تا ویژگی های اجرای نتیجه پروژه را که توسط ویژگی های صنعت، بازار و پیشنهادات مصرف کننده تحمیل شده است را در نظر بگیرید.

3. مدیریت پروژه با توجه به پارامترهای زمانی. زمان یکی از عوامل کلیدی موثر بر اثربخشی اجرای پروژه است. زمان بندی پروژه به عنوان یک کل، اجزای آن و همچنین فرآیندهای فردی باید از قبل برنامه ریزی شود. به حداقل رساندن زمان اجرای پروژه دارای سه محدودیت طبیعی است - قابلیت های فنی، الزامات تکنولوژیکی و کیفیت کار. این و برخی پارامترهای دیگر باید در هنگام انجام این عملکرد در نظر گرفته شوند.

4. مدیریت هزینه و تامین مالی پروژه. این تابع با اطمینان از هزینه بهینه پروژه همراه است که در آن حداکثر سودآوری و تأمین مالی پایدار آن در مراحل مختلف چرخه عمر حاصل می شود. ویژگی های پروژه ها مشخصه های تأمین مالی آنها را تعیین می کند - سرمایه گذاری خطرپذیر، دولت، انتشار اوراق قرضه، انتشار سهام و سایر اشکال جذب سرمایه. عملکرد مورد نظر باید تامین مالی با نسبت هزینه به فایده بهینه را برای شرکت فراهم کند.

5 . کنترل کیفیت . کیفیت یک شاخص جدایی ناپذیر از کار نه تنها بخش تولید شرکت، بلکه همچنین پرسنل مدیریت آن است. اجرای عملکرد باید از انطباق با کیفیت مدیریت و اجرای پروژه در محدوده های مشخص شده اطمینان حاصل کند.

6 . مدیریت ریسک پروژه . هنگام اجرای پروژه ها، همیشه احتمال شکست وجود دارد. بالاترین ریسک‌ها مربوط به پروژه‌های نوآورانه است، اما سودآورترین آنها نیز هست. در این شرایط، شرکت باید حداکثر سطح قابل قبول ریسک را برای اجرای پروژه تعیین کند. ریسک‌های پروژه ممکن است در مراحل مختلف چرخه عمر پروژه تغییر کنند، بنابراین مدیریت ریسک موثر پیش‌نیاز دستیابی موفقیت‌آمیز به اهداف پروژه است.

7. مدیریت منابع انسانی. این کار متمرکز افراد است که اجرای موثر پروژه را تضمین می کند. انتخاب پرسنل، انگیزه و مشوق ها، ایجاد شرایط کاری راحت و غیره در اینجا مهم است.

8. مدیریت مواد. این عملکرد شامل هماهنگ کردن فعالیت‌های بخش‌های مسئول تامین به موقع مواد، تدارکات، کفایت موجودی، انتخاب تامین‌کنندگان و پیمانکاران، لیزینگ، حق رای دادن و غیره است.

9. مدیریت قرارداد. شرکت متعهد به قراردادهایی با کلیه شرکت کنندگان پروژه، کارکنان، مشتریان، بانک ها و سایر اشخاص ذینفع است. رویه های انتخاب شرکا و ویژگی های روابط قراردادی با آنها باید به دقت فکر شود. روابط با سایر شرکت ها، دولت، کارکنان و مشتریان باید تضمین کننده دستیابی به اهداف پروژه و بهبود شهرت شرکت باشد.

10. مدیریت تغییر. در فرآیند اجرای پروژه، عوامل داخلی و خارجی می توانند شرایطی را ایجاد کنند که اجرای پروژه را پیچیده یا بدون تغییرات پیچیده در حوزه های مختلف عملکردی مدیریت پروژه غیرممکن می کند. اما نه تنها شایستگی و سرعت
واکنش مدیران راه حل موثر مشکلات را تعیین می کند؛ در این شرایط، رویکرد یکپارچه برای مدیریت تغییرات در شرکت مهم است.

11. مدیریت امنیت. شرکت باید از عملکرد ایمن، محرمانه بودن اطلاعات شرکت، امنیت اموال مشهود و نامشهود شرکت و سایر شرکت کنندگان پروژه و همچنین ایمنی شخصی پرسنل اطمینان حاصل کند.

12. حمایت حقوقی. فعالیت های شرکت و اجرای پروژه باید مطابق با قوانین ایالتی انجام شود. تمام روابط با شرکای پروژه باید مستند باشد. این امر به کاهش ریسک از دست دادن بدهی در صورت هزینه های قانونی غیرمنتظره و تقویت اعتماد به شرکت کمک می کند.

13. مدیریت تعارض. تضادها همیشه همراه با مدیریت پروژه هستند. آنها می توانند تأثیر مثبت و منفی بر اجرای پروژه داشته باشند. وظیفه مدیر پروژه شناسایی به موقع تعارض و انجام اقدامات لازم برای خنثی سازی آن است.

14. مدیریت سیستم ها. شرکت و پروژه به عنوان
مجموعه ای از سیستم ها که توسط وظایف و رویه های مشترک به هم متصل شده اند. با تشکر از

عملکردهای مدیریتی سیستم های مالی، بازاریابی، تولید و غیره تمرکز خاصی بر دستیابی به اهداف پروژه پیدا می کند.

15. مدیریت ارتباطات. یکی از وظایف مهم مدیریت پروژه، اطمینان از فضای تعامل بین اعضای تیم و شرکت کنندگان پروژه است. برگزاری جلسات، نشست ها، ارائه ها، تشریح ویژگی های پروژه در حال اجرا، بحث در مورد نقاط قوت و ضعف آن ضروری است.

16. حسابداری. حسابداری صحیح نقش بسیار زیادی در تحلیل داخلی فعالیت های مالی و اقتصادی و همچنین در روابط با شرکا، موسسات اعتباری، دولت و غیره ایفا می کند.

17. مدیریت گارانتی. این عملکرد مسئولیت شرکت را در قبال نتایج کار خود تضمین می کند. با انجام تعهدات گارانتی، شرکت روابط نزدیکی با مصرف کنندگان (مشتریان) ایجاد می کند و شهرت خود را بهبود می بخشد که مزیت های رقابتی اضافی را فراهم می کند.