Հարցման նամակ– գործարար նամակագրության ամենատարածված տեսակներից մեկը: Ձեռնարկատերերի շրջանում նման նամակներն օգտագործվում են, երբ մի կազմակերպության ներկայացուցիչները կապվում են մյուսի հետ ծառայության խնդրանքով: Նման հաղորդագրությունները կարող են օգտագործվել բոլորովին այլ իրավիճակներում, օրինակ, երբ անհրաժեշտություն կա ապրանքների մասին տեղեկատվություն ստանալու, ապրանքի նմուշներ տեսնելու, գործարար ճանապարհորդի հետ հանդիպելու, որոշ գործողություններ համակարգելու և այլն:

Հարցման նամակ գրելու կանոններ

Ձեր ուշադրությանն ենք ներկայացնում ներբեռնման համար նման փաստաթղթի ընդհանուր ձևանմուշ.

ՖԱՅԼԵՐ

Հասկանալի պատճառներով, հարցումը չունի ստանդարտ ձևանմուշ, բայց չնայած դրան, այն պաշտոնական փաստաթղթի ձև է: Այդ իսկ պատճառով այն կազմելիս պետք է պահպանել գրասենյակային աշխատանքի և բիզնես էթիկայի կանոններով սահմանված որոշակի չափանիշներ։ Նախքան դրա պատրաստման հիմնական կանոններին ուղղակիորեն անցնելը, հարկ է նշել, որ այն կարող է հասցեագրվել կա՛մ մի խումբ մարդկանց (օրինակ՝ մենեջերներ, հաշվապահական հաշվառման բաժնի աշխատակիցներ, իրավաբաններ և այլն), կա՛մ կոնկրետ հասցեատիրոջ:

Ինչպես ցանկացած այլ փաստաթուղթ, այս նամակը պետք է պարունակի ներածական մասը, այսինքն:

• տեղեկատվություն ուղարկող ընկերության և այն ընկերության մասին, որին այն ուղղված է.
• հարցման պատճառը («ուշացման պատճառով», «ստանալու պատճառով», «արդյունքների հիման վրա» և այլն);
• հղումներ հիմքին («բանավոր համաձայնության հիման վրա», «բանակցությունների հիման վրա», «հեռախոսազրույցի հիման վրա» և այլն);
• բողոքարկման նպատակը («հարցը լուծելու», «հակամարտությունից խուսափելու համար», «խախտումները վերացնելու համար» և այլն):

Որին հաջորդում է հիմնական մասըուղղակիորեն կապված խնդրանքի հետ: Այն պետք է արտահայտվի «խնդրել» բայի ցանկացած ածանցյալ ձևի միջոցով («խնդրում ենք ձեզ», «խնդրում ենք» և այլն), և քանի որ նման հաղորդագրությունը, ամեն դեպքում, ինչ-որ խնդրանք է. ծառայություն, այն պետք է գրված լինի հարգալից կերպով: Լավ է, եթե խնդրանքին նախորդում է հաճոյախոսություն («իմանալ ձեր մեծ հնարավորությունները», «հիանալ ձեր կազմակերպչական տաղանդներով» և այլն):

Եթե ​​նամակը պարունակում է միանգամից մի քանի հարցումներ, ապա դրանք պետք է նշվեն առանձին պարբերություններում կամ պարբերություններում:

Կազմակերպությունների միջև նամակագրության չասված կանոններում նշվում է, որ բազմափուլ հարցման պատասխանը կարող է ուղարկվել նաև մեկ հաղորդագրությամբ՝ յուրաքանչյուր կետի վերաբերյալ առանձին մեկնաբանություններով: Հարկ է նշել, որ նամակագրության այս տեսակը նվազեցնում է փաստաթղթաշրջանառության ծավալը և, հետևաբար, կրճատում է նման նամակների ընթերցման և մշակման ժամանակը:

Եթե ​​նամակը ենթադրում է պատասխան ստանալու որոշակի ժամկետում, ապա դա պետք է հնարավորինս ճիշտ նշվի հաղորդագրության տեքստում։

Որպես կանոն, նամակները ուղարկվում և ստացվում են կազմակերպության քարտուղարների կողմից (խոշոր ընկերություններում դա անում են ամբողջ բաժինները)։ Կազմելուց կամ կարդալուց հետո դրանք հանձնում են ձեռնարկության ղեկավարին՝ վերանայման։ Բացառություն են կազմում «գաղտնի» կամ «անձնական առաքում» մակնշված հաղորդագրությունները. այդպիսի նամակներն ուղարկվում են անմիջապես հասցեատիրոջը:

Հարցման նամակ գրելու ցուցումներ

Քանի որ այս հաղորդագրությունը կորպորատիվ նամակագրության մաս է, նախ պետք է նշվի հեղինակը, այն է՝ ուղարկող ընկերության անվանումը, նրա իրական հասցեն և կոնտակտային հեռախոսահամարը: Այնուհետև անհրաժեշտ է մուտքագրել հասցեատիրոջ մասին տեղեկություն՝ նաև ընկերության անվանումը և կոնկրետ հասցեատիրոջը: Հետագայում տողի մեջտեղում կարող եք անմիջապես նշել, որ սա խնդրանք է (բայց դա անհրաժեշտ չէ):

Նամակի հաջորդ մասը վերաբերում է հենց խնդրանքին. Նախ՝ նպատակահարմար է հիմնավորել այն և հետո միայն արտահայտել խնդրանքի էությունը։ Վերջում նամակը պետք է ստորագրվի (ավելի լավ է, եթե դա արվի ընկերության ղեկավարի կամ լիազորված, վստահելի անձի կողմից), ինչպես նաև նշեք փաստաթղթի ստեղծման ամսաթիվը:

Ինչպես նամակ ուղարկել

Նամակը կարող է ուղարկվել էլեկտրոնային փոստով կամ ֆաքսով. սա արագ և հարմար է, բայց պահպանողական ուղարկելը Russian Post-ով թույլ կտա նամակը ներկայացնել ամուր և գրավիչ ձևով: Օրինակ, դուք կարող եք գրավոր հարցում կատարել ձեռքով գեղեցիկ գեղագրական ձեռագրով կամ տպել տեքստը լավ, թանկարժեք թղթի վրա:

Նման մանրուքների վրա ուշադրությունը հասցեատիրոջը պարզ կդարձնի, թե հակառակորդը որքան հարգալից է իր նկատմամբ, ինչպես նաև ևս մեկ անգամ կընդգծի խնդրանքի նշանակությունը։ Միակ բանը, որ պետք է հիշել, այն է, որ սովորական փոստով նամակները երկար են տևում, ուստի հաղորդագրությունը պետք է նախապես ուղարկել, որպեսզի փաստաթուղթը ժամանակին հասցվի հասցեատիրոջը:

Նամակն ուղարկելուց հետո

Այս հաղորդագրությունը, ինչպես ցանկացած այլ փաստաթուղթ, պետք է գրանցվի ելքային փաստաթղթերի ամսագրում: Նույն կերպ նամակ ստացողը գրանցում է նամակագրության ժամանումը։ Գործնական հարաբերություններում առաջացող թյուրիմացությունների դեպքում նամակներ ուղարկելու և ստանալու փաստի արձանագրումը կօգնի արագ հասկանալ իրավիճակը։

Գրավոր հարցումների նամակների օրինակներ՝ բացատրություններով

Այսպիսով, մենք հասկացանք, որ հարցում նամակը նամակ է, որը պարունակում է խնդրանք հասցեատիրոջը: Տեքստի նպատակն է դրդել ստացողին կատարել այնպիսի գործողություն, որը ձեռնտու է ուղարկողին: Նամակը պետք է պարունակի ձևակերպված հարցում և դրա հիմնավորումը: Ցանկալի է խնդրանքը ձևակերպել այնպես, որ հիմնավորվի, թե ինչու պետք է շահավետ լինի ստացողի կողմից խնդրանքը կատարելը: Ուղարկողը պետք է ոչ միայն իմանա տեքստը կազմելու կանոնները, այլեւ հաշվի առնի հոգեբանական նրբությունները։ Հաջորդը, մենք կքննարկենք կոնկրետ օրինակների կաղապարներ՝ կախված իրավիճակից:

դրամական միջոցների խնդրանքի նամակ

Նամակը կազմվում է, եթե անհրաժեշտ է պետությունից, հովանավորներից կամ անհատներից միջոցների հատկացում ստանալ:

«Օգնենք թոշակառուներին» ՀԿ-ից
Օրենսդիր ժողովի պատգամավոր
Իվանով Ի.Ի.

Բարև, Իվան Իվանովիչ: Ես «Օգնություն թոշակառուներին» ոչ առևտրային կազմակերպության ներկայացուցիչ եմ: Մենք օգնում ենք միայնակ թոշակառուներին. սնունդ ենք բերում, օգնում մաքրության և վերանորոգման հարցում:

Մեր կազմակերպությունը գոյություն ունի արդեն 5 տարի։ Նախկինում մենք ինքներս էինք կարողանում ֆինանսավորել մեր գործունեությունը, սակայն ՀԿ-ների ընդլայնման պատճառով միջոցները սկսեցին սպառվել։ Մեզ գումար է պետք տարածքներ վարձակալելու, աշխատողներին աշխատավարձ վճարելու, սարքավորումներ ձեռք բերելու համար։

Կառավարության օրերս կայացած նիստում նախագահը նշել է թոշակառուների ծանր վիճակը և նշել, որ իրավիճակը հրատապ փոփոխության կարիք ունի։ Այս կապակցությամբ ես ձեզանից խնդրում եմ 200,000 ռուբլի «Օգնություն թոշակառուներին» ՀԿ-ի կարիքների համար։

Հարգանքներով՝ Պետրովա Ա.Ա.

Բացատրություն:

Վերոնշյալ տեքստը կազմված է բոլոր կանոնների համաձայն։ Նա ունի:

• ՀԿ-ի անվանումը և գործունեության բացատրությունը:
• Գումարի խնդրանք, դրա անհրաժեշտության բացատրություն (վարձավճարի և աշխատավարձի համար անհրաժեշտ է գումար):
• Նախագահի հիշատակում. Պետք է հիմնավորել պաշտոնյայի համար հովանավորչության առավելությունները. Ի՞նչն է հետաքրքրում պատգամավորին. Կարիերայի աճի մեջ. Կազմակերպությանը օգնելը կօգնի հասնել այս նպատակին:

Նշված է նաև դրամական միջոցների կոնկրետ չափը, որն անհրաժեշտ է առևտրային կազմակերպությանը։

Ապրանքների առաքման խնդրանքի նամակ

Նամակը սովորաբար ուղարկվում է ընկերության գործընկերներին: Ցանկալի է տեքստում հիմնավորել երկու ընկերությունների փոխշահավետությունը։

«ԱԱԱ» ընկերության ղեկավարին.
Իվանով Ի.Ի.
BBB ընկերության ղեկավարից
Պետրովա Բ.Բ.

Բարև, Իվան Իվանովիչ: Մենք ցանկանում ենք պատվիրել ապրանքների հավաքածու ձեր ընկերությունից (նշված է): Մենք հետաքրքրվեցինք ձեր արտադրանքով տարածաշրջանային ցուցահանդեսում:

Եթե ​​համաձայն եք, խնդրում ենք տեղեկացնել մեզ առաքման պայմանների և ձեզ հարմար պայմանների մասին: Մենք երաշխավորում ենք ժամանակին վճարում: Հուսով ենք, որ սա կլինի փոխշահավետ համագործակցության սկիզբը։

Մեր կոնտակտները. (նշեք):

Հարգանքներով՝ Բորիս Բորիսովիչ։

Նամակ՝ զեղչի խնդրանքով

Որպես կանոն, նման տեքստերը ուղարկվում են ընկերության մատակարարներին: Օրինակ՝ կազմակերպությունը ցուցահանդեսներ է կազմակերպում։ Նա ունի մատակարար՝ տպարան, որը մատակարարում է բրոշյուրներ, ստենդեր, բուկլետներ և այլն։ Ծառայությունների արժեքը բավականին բարձր է։ Եկավ ճգնաժամը, և ընկերության համար դժվարացավ վճարել տպագրական արտադրանքի համար։ Սա կարող է լինել զեղչ խնդրելու պատճառ:

«Վոստոկ» ընկերության ղեկավարին
Իվանով Ի.Ի.
«Զապադ» ընկերության ղեկավարից.
Պետրովա Բ.Բ.

Բարև, Իվան Իվանով: Մեր կազմակերպությունը տուժել է ֆինանսական ճգնաժամից։ Մեզ հետ կնքված պայմանագրերի թիվը նվազել է 20%-ով։ Ցավոք սրտի, ճգնաժամը ազդեց ոչ միայն մեզ վրա, այլեւ մեր հաճախորդներին։ Մարդիկ չեն կարող մեր ծառայությունների դիմաց վճարել նույն գումարը, ինչ նախկինում։ Ուստի մենք տրամադրել ենք 25% զեղչ տոմսերի վրա։

Ֆինանսական ծանր վիճակի պատճառով մեր ընկերությունը Ձեզանից խնդրում է 15% զեղչ պայմանագրով նախատեսված համագործակցության մնացած վեց ամիսների համար։

Մենք նամակներ ենք ուղարկել՝ խնդրելով զեղչ անել մեր բոլոր մատակարարներին: Եթե ​​մեր գործընկերների 20%-ը մեզ բարենպաստ պայմաններ ապահովի, մեր ընկերությունը կդիմանա դժվարին ժամանակներում և չի փակվի։ Մեզ արդեն զեղչ է տրվել մեր տանտերերի և հեռախոսային ընկերության կողմից:

Հարգանքներով՝ Բորիս Պետրով։

Բացատրություն:

Նամակը պարունակում է հետևյալ կարևոր կետերը.

• Զեղչի անհրաժեշտության բացատրություն:
• Զեղչի ճշգրիտ գումարի և ժամկետների նշում:
• Անուղղակի ցուցում, որ եթե տպարանը զեղչ չտրամադրի, ընկերությունը կխզի պայմանագիրը։

Տեքստը պետք է գրված լինի այնպես, որ նամակը կարդացվի մինչև վերջ և համաձայնեցվի առաջարկվող պայմաններին:

Վարձավճարի նվազեցման խնդրանք

Վարձավճարը խժռում է կազմակերպությունների մեծ մասի բյուջեները: Դրա կրճատումը թույլ է տալիս ընկերությանը մնալ ջրի երեսին դժվար պահերին: Նամակը պետք է ուղարկվի տանտիրոջը:

«Պլյուս» ընկերության ղեկավար
Իվանով Պ.Պ.
«Մինուս» ընկերության ղեկավարից.
Պետրովա I. I.

Բարև, Պետր Պետրովիչ: Մեր ընկերությունը տուժել է ֆինանսական ճգնաժամից։ Սպառողների գնողունակությունը նվազել է, իսկ բիզնեսի եկամուտը՝ նվազել։ Այս կապակցությամբ խնդրում ենք 10 տոկոսով նվազեցնել վարձավճարը։

Մեր համագործակցության ողջ ընթացքում մենք երբեք չենք ուշացրել վճարումները։ Հուսով ենք, որ դուք զիջումների կգնաք մեզ, և մենք կպահպանենք մեր գործնական հարաբերությունները։ Մենք երաշխավորում ենք վարձավճարի ժամանակին վճարում՝ չնայած ֆինանսական ծանր պայմաններին։

Հարգանքներով՝ Իվան Իվանովիչ։

Բացատրություն:

Նամակում կարևոր է նշել, որ ընկերությունը նախկինում ամբողջությամբ կատարել է իր պարտավորությունները։ Տանտերը պետք է վստահ լինի, որ տանտերը կշարունակի վճարումներ կատարել: Ստացողը պետք է հասկանա նաև, որ եթե չհամաձայնի առաջարկվող պայմաններին, ապա վարձակալը կհրաժարվի իր ծառայություններից:

Պարտքի վճարման խնդրանք

Պարտքերը շատ հաճախ առաջանում են ընկերությունների միջև փոխգործակցության ժամանակ: Եթե ​​կազմակերպությունը պարտավորվում է հետագա համագործակցություն ցուցաբերել այն գործընկերոջ հետ, որը պարտք է ունեցել, ապա ուղարկվում է խնդրանք:

Իվանով Ի.Ի.

Սիդորովա Պ.Պ.

Հարգելի Իվան Իվանովիչ, խնդրում ենք ձեզ վերադարձնել մեր ընկերության պարտքը 200,000 ռուբլու չափով: Այս ամբողջ ընթացքում մենք շարունակեցինք համագործակցել ձեզ հետ՝ հույս ունենալով շարունակել մեր գործնական հարաբերությունները։ Սակայն մենք այժմ ստիպված ենք դադարեցնել ծառայությունների մատուցումը վճարումների բացակայության պատճառով։

Ձեր պարտքի չափը 200,000 ռուբլի է: Խնդրում ենք վճարել մինչև 2017 թվականի մարտի 1-ը։ Եթե ​​պարտքը չմարվի, մենք ստիպված կլինենք հարցը լուծել դատական ​​կարգով։

Հարգանքներով՝ Պետր Պետրովիչ։

Բացատրություն:

Նամակը պետք է ներառի հետևյալ կետերը.

• Պարտքի ճշգրիտ չափը.
• Ամսաթիվը, որով պետք է վճարվի պարտքը.
• Միջոցներ, որոնք ընկերությունը կձեռնարկի, եթե վճարումներ չստացվեն:

Տեքստում կարող է նշվել կազմակերպության հետ երկարաժամկետ հաջող համագործակցությունը։ Սա պետք է լինի խնդրանք, ոչ թե պահանջ։ Պահանջը կազմվում է այլ ձևանմուշի միջոցով:

Մատակարարին հետաձգված վճարման խնդրանքի նամակ

Կազմակերպությունը ընկերությանը մատակարարել է արտադրանքի խմբաքանակ, սակայն դրա դիմաց չի վճարել։ Պարտք է առաջացել, բայց պարտապանը միջոցներ չունի վճարելու։ Այս դեպքում իմաստ ունի նամակ գրել տարկետման խնդրանքով:

«Որտե՞ղ են փողերը» ընկերության ղեկավարին.
Սիդորով Պ.
«Փողը մոտ է» ընկերության ղեկավարից.
Իվանովա I.I.

Հարգելի Պետր Պետրովիչ, մենք 200.000 ռուբլի պարտք չենք վճարել։ Մենք չենք խուսափում մեր պարտքից, բայց այժմ չենք կարող ամբողջությամբ վճարումներ կատարել մեր ծանր ֆինանսական վիճակի պատճառով։

2 տարի շարունակ մենք հաջողակ գործարար հարաբերություններ ենք պահպանում ձեզ հետ և չենք բաց թողել վճարման ժամկետները: Այսօր մենք խնդրում ենք վճարել ապառիկ։ Մեր ընկերությունը պատրաստ է պարտքը վճարել երկու փուլով.

• Մենք կվճարենք 100,000 ռուբլի մինչև 2017 թվականի մարտի 1-ը:
• 100,000 ռուբլի կվճարվի մինչև 2017 թվականի ապրիլի 1-ը:

Խոստանում ենք վճարումները կատարել ժամանակին։ Շնորհակալություն ըմբռնման համար:

Հարգանքներով՝ Իվան Իվանովիչ։

Նամակ, որը պահանջում է վճարել այլ կազմակերպության համար

Ընկերության պարտքը կարող է վճարել այլ կազմակերպություն: Իհարկե, իրավաբանական անձը հենց այնպես չի վճարի բաժնետոմսերի համար։ Սովորաբար հարցման նամակն ուղարկվում է ընկերության պարտապանին կամ ընկերության նկատմամբ պարտավորություններ ունեցող մեկ այլ անձի:

«Փողը մոտ է» ընկերության ղեկավարին.
Իվանով Ի.Ի.
«Որտե՞ղ են փողերը» ընկերության ղեկավարից.
Սիդորովա Պ.Պ.

Հարգելի Իվան Իվանովիչ, դուք պարտք ունեք մեր ընկերությանը 300 000 ռուբլու չափով։ Մեր կազմակերպությունը եւս մեկ այլ ընկերության նկատմամբ 200 000 ռուբլու պարտք ուներ։ Մենք խնդրում ենք ձեզ վճարել մեր պարտքը պարտատիրոջը 200,000 ռուբլի: Դրա դիմաց մենք ձեզ կտրամադրենք պարտքի մնացորդի ապառիկ պլան, որը դուք նախկինում խնդրել եք: Շնորհակալություն ըմբռնման համար:

Հարգանքներով՝ Պետր Պետրովիչ։

Հարցի լուծման հարցում օգնության խնդրանքով նամակ

Բոլոր ընկերությունները կարող են բախվել բարդ խնդիրների, որոնք հնարավոր չէ լուծել առանց արտաքին օգնության: Անհրաժեշտության դեպքում օգնության խնդրանքով նամակ կարող է ուղարկվել, օրինակ՝ միջոցառումներ անցկացնելու համար։ Միջնորդագիրը ուղարկվում է առևտրային կազմակերպություններին և պետական ​​կառույցներին։

«ԱԱԱ» ընկերության տնօրեն
Պետրով Բ.Բ.
Հասարակական կազմակերպությունից
«Լավ ենք տալիս»

Հարգելի Բորիս Բորիսովիչ, ես «Giving Good» հասարակական կազմակերպության ներկայացուցիչ եմ։ Մենք կազմակերպում և անցկացնում ենք երեկույթներ մանկատան երեխաների համար։

Խնդրում ենք ձեր օգնությունը տոնի համար սննդի մատակարարումների կազմակերպման հարցում։ Իհարկե, միջոցառմանը մենք կնշենք ձեզ և ձեր ընկերությանը: Տոնակատարությանը ներկա կլինեն օրենսդիր ժողովի և հանրության ներկայացուցիչներ։

Դուք կարող եք կապվել մեզ հետ XXX հեռախոսով

Հարգանքներով՝ Իվան Իվանովիչ։

Ամփոփելով

Համատեղենք խնդրագիր գրելու բոլոր կանոնները։ Նախ պետք է ներկայանաս և խոսես քո գործունեության մասին։ Բայց ներածական մասը պետք չէ դուրս հանել։ Մեր նպատակն է խրախուսել ստացողին կարդալ նամակը: Եթե ​​տեքստը չափազանց երկար է, դժվար թե ստացողը կարդա այն մինչև վերջ: Ապա դուք պետք է սկսեք ներկայացնել ձեր հարցումը: Պահանջվում է ճշգրտություն՝ ժամկետների, միջոցների չափի նշում։ Կարևոր է հասկանալ, որ ստացողը պետք է զգա օգուտը: Ուստի նամակում պետք է նշվի, թե ինչու է ձեռնտու կազմակերպությանը կատարել խնդրանքը: Վերջում պետք է քաղաքավարի և առանց երախտագիտության հրաժեշտ տալ։

Հավանաբար բոլորը գոնե մեկ անգամ ստիպված են եղել առնչվել գործնական նամակ գրելու անհրաժեշտության հետ: Այն կազմելիս ակամա գալիս ես այն եզրակացության, որ դա ամենևին էլ հեշտ չէ։ Կան բազմաթիվ բիզնես նամակներ գրելու կանոններ և կանոնակարգեր, որոնք դուք պետք է իմանաք: Հոդվածում մանրամասն նկարագրված է փաստաթղթի կազմման գործընթացը, տրամադրվում են բիզնես նամակների նմուշներ և քննարկվում դրանց տեսակներն ու դիզայնը:

Ձև

Պատրաստի ձևաթղթերը կավելացնեն ամրություն և ցույց կտան ընկերության հուսալիությունը: Դրանք պարունակում են կազմակերպության մասին անհրաժեշտ տեղեկատվություն, ինչպիսիք են.

• Անուն.
• Հասցե.
• Կոնտակտային հեռախոսահամարներով.
• Կայք.
• Էլ.
• Լոգոն։
• Այլ կոնտակտային տվյալներ:

Ձևերի հետ կապված խիստ կանոններ չկան: Ուստի յուրաքանչյուր կազմակերպություն ինքնուրույն է որոշում, թե ինչ տեղեկատվություն ներառի դրանցում։

Ինչպե՞ս ճիշտ գրել բիզնես նամակները: Նախապատրաստում

Գործնական նամակները գրվում և ձևակերպվում են որոշակի ձևով, դրանց բնորոշ կանոններին և պահանջներին համապատասխան: Կախված նպատակից՝ հեղինակը մանրամասնորեն մտածում է բովանդակության մեջ՝ իր հաշվարկած արդյունքը ստանալու համար։ Նա պետք է հստակ հասկանա, թե հասցեատերն արդեն ինչ տեղեկություններ ունի նամակի թեմայի մասին, ինչի վրա հիմնել այն և ինչ նորություն է լինելու դրանում։ Փաստարկները կախված են նրանից, թե ինչ նպատակ է հետապնդում հեղինակը։ Գործնական նամակ պատրաստելու գործընթացը կարելի է բաժանել հետևյալ փուլերի.

• Հարցի ուսումնասիրություն.
• Նամակի նախագիծ գրելը.
• Դրա հաստատումը.
• Ստորագրում.
• Գրանցում.
• Ուղարկում ստացողին:

Գործարար նամակների կառուցվածքը

Նամակ կազմելիս անհրաժեշտ է այն հագեցնել տեղեկատվությամբ, այսինքն՝ այնտեղ դնել բոլոր անհրաժեշտ տեղեկությունները։ Այն կարող է լինել պարզ կամ բարդ: Պարզ նամակում բովանդակությունը հստակ և հակիրճ կերպով փոխանցում է տեղեկատվություն, որը սովորաբար պատասխան չի պահանջում ստացողից: Բարդը կարող է բաղկացած լինել մի քանի բաժիններից, կետերից և պարբերություններից: Յուրաքանչյուր պարբերություն ներկայացնում է տեղեկատվության մեկ կողմ: Բիզնես նամակների այս տեսակի նմուշները սովորաբար բաղկացած են ներածական, հիմնական և փակման բաժիններից:

Ստորև բերված է բիզնես նամակ գրելու օրինակ՝ դրա ներածական մասը:

Հիմնական մասը նկարագրում է իրավիճակներ և իրադարձություններ, տրամադրում է դրանց վերլուծությունը և ապացույցները: Հենց այս մասով էլ համոզում են, որ պետք է այսպես թե այնպես գործել, ապացուցել, թե ինչպես են եղել գործերը և տեղեկացնում ցանկացած միջոցառման մասնակցելու անհրաժեշտության մասին՝ բերելով տարբեր փաստարկներ։

Եզրակացությունը պարունակում է եզրակացություններ, որոնք արվում են առաջարկությունների, խնդրանքների, հիշեցումների, մերժումների և այլնի տեսքով։

Գործնական նամակ գրելու օրինակ՝ դրա վերջնական մասը, ներկայացված է ստորև։ Սա ամփոփում է հիմնականում նշված պահանջը.

Տրամադրված բոլոր տեղեկությունները պետք է լինեն օպտիմալ հետևողական և հասկանալի:

Յուրաքանչյուր տառ սկսվում է կենտրոնացված հասցեով: Այս փոքրիկ մասը չափազանց կարևոր է։ Այն ընտրելիս հեղինակը պետք է հաշվի առնի.

• Հասցեատիրոջ դիրքորոշումը.
• Հարաբերությունների բնույթը.
• Ձևականություն.
• Էթիկետ.

Նամակի վերջում պետք է լինի քաղաքավարի ձև: Օրինակ՝ «...հույս եմ հայտնում հետագա համագործակցության համար (երախտագիտություն հրավերի համար)...»։ Այս արտահայտություններին հաջորդում է հեղինակի ստորագրությունը։

Ոճ

Բոլոր տառերը պետք է գրված լինեն պաշտոնական բիզնես ոճով, ինչը նշանակում է լեզվի օգտագործում պաշտոնական գործնական հարաբերությունների համար։ Նման լեզվի առանձնահատկությունները ձևավորվում են հետևյալ հանգամանքներում.

• Գործարար հարաբերությունների հիմնական մասնակիցներն իրավաբանական անձինք են, որոնց ղեկավարների և պաշտոնյաների անունից գրություններ են գրվում։
• Կազմակերպություններում հարաբերությունները խստորեն կարգավորվում են։
• Հաղորդակցության առարկան ընկերության գործունեությունն է:
• Կառավարման փաստաթղթերը հիմնականում ունեն կոնկրետ հասցեատեր:
• Հաճախ կազմակերպության գործունեության ընթացքում առաջանում են նույն իրավիճակները։

Այս առումով գործարար նամակում պարունակվող տեղեկատվությունը պետք է լինի.

• Պաշտոնական, անանձնական, ընդգծելով հաղորդակցության մասնակիցների միջև հեռավորությունը:
• Հասցեագրված՝ նախատեսված կոնկրետ հասցեատիրոջ համար։
• Ներկայիս գրելու պահին:
• Հուսալի և անաչառ:
• Պատճառաբանված է դրդել ստացողին կատարել որևէ գործողություն:
• Լրացրեք որոշումներ կայացնելու համար:

Պահանջներ

Գործնական նամակը պետք է համապատասխանի հետևյալ պահանջներին.

• Խոսքը ստանդարտացված է բոլոր մակարդակներում՝ բառային, ձևաբանական և շարահյուսական: Այն պարունակում է բազմաթիվ արտահայտություններ, տերմիններ և բանաձևեր:
• Գրելու տոնը չեզոք է, զուսպ և խիստ, առանց հուզական և արտահայտիչ լեզվի օգտագործման։
• Տեքստի ճշգրտություն և հստակություն, առանց տրամաբանական սխալների, ձևակերպման հստակություն և մտածվածություն:
• Հակիրճություն և հակիրճություն - առանց լրացուցիչ նշանակություն ունեցող արտահայտություններ օգտագործելու:
• Կրկնվող իրավիճակների արդյունքում ձևավորված լեզվական բանաձևերի օգտագործումը.
• Տերմինների օգտագործումը, այսինքն՝ հատուկ հասկացություններ ունեցող բառեր կամ արտահայտություններ։
• Հապավումների օգտագործումը, որը կարող է լինել բառապաշար (այսինքն՝ բաղադրյալ բառեր, որոնք ձևավորվում են բառերի մասերից տառեր հեռացնելով. ՍՊԸ, ԳՕՍՏ և այլն) և գրաֆիկական (այսինքն՝ բառերի նշանակումները կրճատ ձևով. grn, zh-d, և այլն):
• Կոնստրուկցիաների օգտագործումը սեռական և գործիքային դեպքերում.
• Բառային գոյականներով արտահայտություններ («աջակցել»՝ «աջակցության» փոխարեն):
• Օգտագործելով պարզ ընդհանուր նախադասություններ:

Վերոնշյալ բիզնես նամակների նմուշները ներկայացված են ստորև ամբողջական տարբերակով (մարմինով): Տեղեկատվությունը համապատասխանում է պաշտոնական բիզնես ոճի բոլոր պահանջներին։

Գործնական նամակների տեսակները

Ավելի լավ է բիզնես նամակ գրել մեկ կոնկրետ հարցի վերաբերյալ: Եթե ​​անհրաժեշտ է միանգամից մի քանի հարց լուծել, ապա խորհուրդ է տրվում կազմել մի քանի տարբեր տարբերակներ։

Գործնական նամակները կարող են ունենալ հետևյալ բովանդակությունը.

• Ուղեկցող. Նման նամակները սովորաբար անհրաժեշտ են ձեզ տեղեկացնելու համար, թե որտեղ պետք է ուղարկել փաստաթղթեր:
  (Ինչպե՞ս գրել բիզնես նամակ: ուղեկցող նամակի օրինակը կօգնի նրանց, ովքեր պետք է գրեն այս տեսակի փաստաթուղթ):

• Երաշխավորված. Դրանք գրված են ցանկացած խոստում կամ պայման հաստատելու համար: Օրինակ՝ աշխատանքի, վարձակալության, առաքման ժամկետների և այլնի վճարումը կարող է երաշխավորված լինել։
• Շնորհակալություն։ Դրանք հատկապես հաճախ են սկսել կիրառվել վերջերս։ Նման նամակները ցույց են տալիս լավ գործընկերային տոն: Նրանք կարող են թողարկվել սովորական բլանկի կամ գունավոր թղթի վրա՝ գեղեցիկ տպագրությամբ։
  (Ինչպե՞ս գրել բիզնես նամակ: Շնորհակալական բազմազանության նմուշը կազմվում է անվճար ձևով՝ կախված այն խնդիրներից, որոնք նա լուծում է: Այս դեպքում նամակն արտահայտում է իր էությունը ամենակարճ ձևով: Նման նմուշ, պատրաստված գունավոր թղթի վրա զարդարանքով, կարելի է պատից կախել սենյակի ընկերությունում պատվավոր վայրում:)

• Տեղեկատվական.
• Ուսուցողական.
• Շնորհավորում եմ։
• Գովազդ.

Կան նաև տառեր.

• Համագործակցության առաջարկներ. Վերջին ժամանակներում բավականին տարածված, կազմակերպություններին ուղարկված, հաճախ գովազդային բնույթ են կրում, օրինակ, ինչպես այս նմուշը։ Առևտրային նամակներ գրելը բավականին դժվար է, ուշադրություն գրավելու համար պետք է հաշվի առնել բազմաթիվ նրբերանգներ և առավել ևս՝ հետաքրքրվել։ Բայց եթե այն կազմեք ստորև բերված նմուշի համաձայն, այն ունի հաջողության բոլոր հնարավորությունները:

• Հրավերներ. Նրանք ուղարկվում են՝ հրավիրելով մասնակցելու տարբեր միջոցառումների։ Դրանք սովորաբար հասցեագրված են մենեջերին կամ պաշտոնյային, բայց կարող են հասցեագրվել նաև մի ամբողջ թիմի:
• հարցումներ.
• Ծանուցումներ.
• Հարցումներ և շատ ուրիշներ:

Ինչպես գրել պատասխան նամակին: Օրինակ

Պատասխանը պետք է սկսվի առաջին նամակում նշված հարցումը կրկնելով: Այնուհետև տրվում են դրա քննարկման արդյունքները և արտահայտվում է հաստատում կամ մերժման պատճառ։ Բիզնեսի պատասխան նամակը կարող է պարունակել ակնկալվող տեղեկատվության այլընտրանքային լուծում: Սովորաբար այն համապատասխանում է հետևյալ սկզբունքներին.

• Առաջին նամակի և դրա բովանդակության հղումի առկայությունը:
• Նույնական լեզուն նշանակում է.
• Համեմատելի շրջանակի և բովանդակության ասպեկտներ:
• Համապատասխանություն որոշակի հաջորդականության:

Դեկոր

Բացի բիզնես նամակների համար կորպորատիվ բլանկներից օգտվելուց, դրանք նախագծելիս անհրաժեշտ է հաշվի առնել այլ նրբություններ։ Սրանք մանրամասներ են, հապավումների կանոններ, գրելու հասցեներ, վերնագրեր, տեքստի երկարություն, դաշտերի լայնություններ և այլն:

Գործնական նամակի նմուշներն օգնում են ձեզ կազմել այն՝ հաշվի առնելով բոլոր նրբություններն ու նրբությունները։ Դրանք օգտագործվում են ինչպես սկսնակ գրասենյակային աշխատողների, այնպես էլ փորձառու աշխատողների կողմից: Նմուշների շնորհիվ նրանք սովորում են ճիշտ գրել տառերը և խնայում են շատ ժամանակ։

1. Գործնական փաստաթղթերը գրվում են անջատ տոնով. անթույլատրելի են չափից ավելի քաղաքավարության, ինչպես նաև կոպտության հետ սահմանակից անփութության արտահայտությունները:

2. Մի խրախուսեք հասցեատիրոջը շտապել ձեր կողմից ներկայացված գրավոր հարցումների վերաբերյալ որոշումներ կայացնելիս «շտապ», «անհապաղ» կամ ամենակարճ ժամկետում բառերով: Հիշեք, որ արագությունը երբեք լավ չէ: Ավելի լավ է նշել, թե երբ կուզենայիք իմանալ որոշման մասին. «Խնդրում եմ» պատասխանել այսինչ օրը» կամ «Կոչ եմ անում անհապաղ տեղեկացնել ինձ ձեր որոշման մասին»։

3. Խնդրումներում եղեք չափավոր, իրադարձությունների գնահատականում՝ զուսպ, փաստեր ներկայացնելիս՝ օբյեկտիվ, կարգապահական միջոցներ սահմանելիս՝ մարդասեր, արժանավորներին հոգատար և խրախուսելու հարցում, փող ծախսելիս՝ ժլատ ու խնայող։ Եղեք նաև բեղմնավոր գործնական առաջարկներով. իսկ եզրակացությունները չափազանց կոնկրետ են։

4. Փաստաթղթի բովանդակությունը (կամ ենթատեքստը) հասցեատիրոջը չպետք է պարտադրի նամակում ընդգրկված հարցի ակնկալվող արդյունքը, օրինակ՝ այսպես՝ ուսումնասիրեք և լուծեք հարցը դրականորեն կամ խնդրում եմ հաստատել այս թեկնածությունը։ Թող ստացողն ինքը մտածի։

5. Նամակ ստացողին չպետք է ակնարկել իր ենթադրյալ ուշադիր լինելու մասին՝ նամակի վերջնական տեքստ մտցնելով հետևյալ ձևակերպումը. «Առաջարկում եմ ուշադիր ուսումնասիրել». խելացի ղեկավարը կարող է զայրանալ՝ ակամա ակնարկը չափազանց բառացի ընդունելով:

6. Եթե որևէ մեկին ծանուցում եք, որ հնարավոր չէ կատարել իր պատվերը կամ խնդրանքը, մի սկսեք հաղորդագրությունը մերժման հայտարարությամբ. նշեք ձեր որոշման դրդապատճառը և հասկացրեք, որ որոշակի հանգամանքներում կարող եք վերադառնալ քննարկման: չարաբաստիկ հարց.

7. Դիվանագիտություն դրսևորեք այն դեպքերում, երբ դուք դրական բան եք հայտնում. հասկացրեք, որ ինչ-որ մեկի խնդրանքը կատարելը ձեզ որոշակի աշխատանք է արժեցել: Հակառակ դեպքում, դուք վտանգում եք բախվել ոչ շատ հրատապ խնդիրների նոր համառ խնդրանքներին, որոնց լուծումը, ընդ որում, երբեմն նույնիսկ ձեր անմիջական պարտականությունների շրջանակում չէ։

9. Ձեր նամակը պետք է բացարձակապես մաքուր լինի իրավական իմաստով (առաջին հերթին դա վերաբերում է դրամական և կադրային փաստաթղթերին), բովանդակությամբ և կատարողականով անբասիր, բառերը պետք է լինեն ամուր, իսկ մտքերը՝ ընդարձակ:

10. Գրեք ավելի քիչ հաճախ և հնարավորինս կարճ: Դրանցում փաստաթղթերի ու բառերի առատությունը ոչ թե արագացնում, այլ դանդաղեցնում է գործի լուծումը։ Եթե ​​որոշել եք գրել, ուրեմն դա արեք հասկանալի լեզվով։

Գործնական նամակներում ստանդարտ արտահայտությունների օգտագործման մասին:

Շատ դեպքերում գործարար նամակների բովանդակությունը, որոնք սահմանում են ձեռնարկության գործունեության էապես համանման հարցեր (ուղղություններ), կարող են որոշակի չափով ստանդարտացվել (միավորվել):

Գործարար նամակի բովանդակության ստանդարտացման (միավորման) մեջ առանձնահատուկ դեր է խաղում կլիշեների և կլիշեների արդարացված օգտագործումը `բառերի հաստատված համակցություններ, ինչպես նաև առանձին բառեր իրենց ընդհանուր ընդունված (հաշվի առնելով գործարար նամակագրության առանձնահատկությունները): ) մեկնաբանություն.

Ստորև բերված են գործնական նամակների բովանդակությունը պատրաստելիս առավել հաճախ օգտագործվող բառերից և սովորական արտահայտություններից մի քանիսը օգտագործելու հատուկ առաջարկություններ: Շեշտում ենք, որ նման բառերի և արտահայտությունների օգտագործումը պետք է տեղին լինի։

1. Շարահյուսական կոնստրուկցիաներ, որոնք օգտագործվում են դրդապատճառները ներկայացնելու և որոշակի գործողություններ կատարելու պատճառները բացատրելու համար.

Աջակցություն ցուցաբերելու համար խնդրում եմ... ·

Փորձի փոխանակման նպատակով ուղարկում եմ...

Բացառության կարգով...

Հատուկ հանգամանքների բերումով...

Աշխատանքների ավարտի հետ կապված...

որոշման կապակցությամբ...

Նախկինում ձեռք բերված պայմանավորվածության համաձայն... Փոխադարձ համաձայնությամբ...

Ձեր խնդրանքով...

Չնայած սրան-նրան, դա շարունակվում է...

2.Մերժում հայտնելու ձևակերպումներ.

Չնայած մեր (կազմակերպության) կողմից գործադրված ջանքերին, ձեր հանձնարարականները մնում են անկատար՝ պայմանավորված...

Ցավոք, ձեր խնդրանքը հնարավոր չէ բավարարել, քանի որ...

Ձեր պատվերը չի կարող կատարվել սահմանված ժամկետում հետևյալ պատճառներով...

Մենք չենք կարող տրամադրել ձեզ հետաքրքրող տեղեկատվությունը, քանի որ... Կազմակերպությունը հնարավորություն չունի իրականացնելու այս առաջադրանքը...

3. Նախազգուշացում (ծանուցում) արտահայտելու ձևակերպումներ.

Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ այսինչ ժամից հետո պայմանագրի ժամկետը լրանում է...

Կազմակերպությունը ստիպված է զգուշացնել, որ...

Հարկ ենք համարում ևս մեկ անգամ հիշեցնել, որ...

Կազմակերպությունն իրեն իրավունք է վերապահում միակողմանիորեն կասեցնել համաձայնագիրը՝ պայմանավորված...

Կազմակերպության կողմից ստանձնած երաշխիքային պարտավորությունները կորցնում են իրենց ուժը:

Տեղեկացնում ենք, որ...

Կազմակերպությունը հայտարարում է...

Տեղեկացնել ձեզ... ,

Ցանկանում եմ տեղեկացնել, որ...

հաղորդում եմ...

4. Կայուն վարչական շրջանառություն.

Շահագործման համար...

Պարտավորել ղեկավարին...

Սույն հրահանգի կատարման նկատմամբ վերահսկողությունը վստահել

Փաստի առթիվ նշանակել հետաքննություն...

Գտեք լրացուցիչ հնարավորություններ...

5. Հարցումներ արտահայտելու ձևակերպումներ.

Խնդրում եմ ուղարկել իմ հասցեով...

Շտապ անհրաժեշտությունից ելնելով... Շտապ խնդրում եմ

Խնդրում եմ լուծել խնդիրը...

Որպես ձեր կազմակերպության ներկայացուցչի հետ նախնական պայմանավորվածության մաս՝ խնդրում եմ դիտարկել հնարավորությունը...

Հիմնվելով տարեկան սահմանաչափի վրա... Խնդրում եմ կազմակերպության կարիքների համար գտնել...

6.Ձևակերպումներ՝ ընդգծելու տեղեկատվության առանձնահատուկ կարևորությունը.

Անվտանգությունը երաշխավորված է...

Փաստաթղթերը սուրհանդակով ուղարկվել են Ձեր հասցեով...

Ձեռնարկվում են բուռն միջոցառումներ՝ ուղղված...

Տեղեկատվության գաղտնիությունն ապահովված է...

Հայտնաբերված թերություններն արդեն վերացվում են...

Լրացուցիչ միջոցներ են հատկացվել... Նախատեսվել են անհրաժեշտ աշխատանքներ»,-նշված է...

Մենք հնարավորինս շուտ կկազմակերպենք...

Տրամադրվում է ամեն օր՝ խիստ վերահսկողություն...

7. Խոսքի կայուն գործիչներ.

ամենաքիչ բարդ...

ամենակարևորը...

լավագույն ազդեցությունը...

վատագույն արդյունքը...

Օգնություն...

կատարել ստուգում... ~ ղեկավարությունը հնարավոր է համարում...

Կազմակերպությունը դեմ չէ...

խնդրում եմ շտապ տեղեկացնել...

անմիջապես հեռացրեք այն...

ապահովել համապատասխանությունը...

ստեղծել անհրաժեշտ պայմաններ... զեկուցել առաջարկների համար

օպտիմալ լուծում...

հավանական ժամկետը...

հաստատել ստացումը...

ուղարկիր իմ հասցեով...

որոշեք ինքներդ...

8. Ամենից հաճախ Օգտագործված բայեր. կատարել (կատարել); որոշել (լուծել); պարտավորեցնել; ամբողջական; կանգառ; ուղարկել (ուղարկել); շեշտել ...); շահագործման հանձնել); պլան (կոորդինատ); իրականացնել (իրականացնել); ստեղծել; համալրել; կազմակերպել; ապահովել; տեղեկացնել (զեկույց); ներկայացնել (տրամադրել); նշել; տեղադրել; վերացնել; բացահայտել (պարզել).

9. Շատ հաճախ օգտագործվող ածականներ. շտապ (օպերատիվ); երկրորդական; հեռանկար; կարևոր; հիմնական (հիմնական); առաջատար; լուրջ (զգալի); պլանավորված; լրացուցիչ; լի; անբավարար; վերջնական; միջանկյալ; ընդհանուր; կոնկրետ; ավելի բարձր; Առաջնային; լավագույն (ամենավատ).

10. Ոճական արգելքներ. Փոխարենը... Ինչ վերաբերում է, թե ինչ... Պայմանավորված է նրանով, որ... Ձեռք բերեք... Հաշվի առեք... Կից... Ազդեցությունը... Բացառությամբ... նպատակը... Այն դեպքում, երբ Ներկայումս... Թվարկում... Բարձրացնել տեմպերը... Ջանք գործադրել... Պետք է օգտագործել... Մոտ... Որովհետև... Գնել... Հաշվի առնել... Կիրառում՝... Ազդեցություն... Բացառությամբ... Համար... Եթե... Հիմա... Վճարում . .. Արագացրե՛ք... Փորձե՛ք...

Վերջապես, այստեղ կան ևս մի քանի գործնական նկատառումներ: Դրանց իմաստը հանգում է հետևյալին.

1. Ինչ-որ մեկին գործնական նամակ ուղարկելիս միշտ ուշադրություն դարձրեք ոչ միայն հաղորդագրության բովանդակությանը, այլև դրա ներկայացման ձևին: Հիշեք, որ գործնական նամակը, ըստ էության, ճիշտ գրված կարող է ճիշտ հակառակ ազդեցություն ունենալ հասցեատիրոջ վրա՝ սխալ տոնայնության կամ կոպիտ ներկայացման ոճի պատճառով:

2. Ճանապարհին փորձեք հնարավորինս ճիշտ տեղադրել: Գործնական նամակի բովանդակությունը իմաստային է: շեշտադրումներ. Սկսեք ձեր ներկայացումը հիմնական գաղափարով, որը կազմում է փաստաթղթի թեման (թեման), որը դուք հետևողականորեն զարգացնում եք:

3. Պետք չէ գործնական նամակներ գրել ուժեղ զայրույթի կամ այլ հույզերի ազդեցության տակ, դա ամենաանցանկալի ազդեցությունը կունենա դրանց բովանդակության վրա: Եթե, այնուամենայնիվ, ձեր ձեռքը «հասնում է գրչին», ապա, գրելով վերջին տողը, մի շտապեք ուղարկել այս օպուսը. հետաձգեք այն գոնե մինչև հաջորդ օրը:

4. Եվ վերջապես, գործնական նամակներում խուսափեք կասկածելի մեկնաբանության բառեր և արտահայտություններ օգտագործելուց, քանի որ բովանդակության անորոշությունը հանգեցնում է թյուրիմացությունների։ Ձգտեք ապահովել, որ ձեր գրածը գրված լինի հնարավորինս պարզ և հասկանալի: Գրավոր հաղորդակցության յուրաքանչյուր դեպքում ուշադիր հետևեք ոճական «փակուղուն»:

Հաղորդակցությունը, ինչպես նշվեց վերևում, նեղ իմաստով է տեղեկատվության փոխանակում. Մոտավորապես կարելի է առանձնացնել չորս հիմնական տեսակ. Դրանք են՝ տեղեկատվության փոխանցում (տեղեկացում); հրահանգների փոխանցում; խթանում, համոզում (նախկինում փոխանցված հրահանգների կամ տեղեկատվության ճշգրտում և պարզաբանում); ստացված տեղեկատվության հավաքագրում, մշակում, համակարգում և վերլուծություն:

Մոտավորապես նույնը կլինի գործնական նամակագրության դեպքում։ Այնուամենայնիվ, թվարկված տեսակներից յուրաքանչյուրի միջև տարբերություններն ավելի լավ հասկանալու համար եկեք մի փոքր ավելի մանրամասն կանգնենք այս կետի վրա:

Տեղեկատվության փոխանցումն իրականացվում է շահագրգիռ (կամ պոտենցիալ հետաքրքրություն) ոլորտում մյուս կողմին իրազեկելու նպատակով՝ այդ տեղեկատվության օգտագործման մշակման և որոշումների կայացման գործընթացում: Հնարավոր ձևեր. փաստերի գրավոր հայտարարություն կամ ձեր եզրակացություններն ու դատողությունները, որոնք հիմնված են այս փաստերի վրա, կամ ձեր տրամադրության տակ եղած փաստերի ձեր ընկալումն ու մեկնաբանությունը: Հրահանգների փոխանցումը նպատակաուղղված է նրան, որ մյուս կողմը կատարի գործողություններ, որոնք բավականին կոնկրետ են ուղղության և ժամանակի առումով: Հնարավոր ձևեր. գրավոր հրաման մեկ կամ մի քանի անձանց որոշակի առաջադրանք կատարելու համար, անկախ կամ ինչ-որ մեկի հետ համագործակցելով, գրեթե միշտ կատարման մասին պարտադիր ծանուցումով:

Անկախ ընտրված ձևից, նշումը միշտ կոնկրետ է: Արդյունավետ հրահանգները գրեթե միշտ առաջարկում են (թեև դիրեկտիվ ձևով) խնդիրը լուծելու ընդհանուր ուղիներ, սակայն հրահանգները կատարողը պետք է ստեղծագործորեն մոտենա դրանց կիրառմանը` ներկա իրավիճակին համապատասխան: «

Ճշգրտումը և պարզաբանումը նպատակ ունեն ազդելու իրադարձությունների հետագա զարգացման վրա, որոնց ընթացքն արդեն մասամբ կանխորոշված ​​է նախկինում փոխանցված տեղեկատվության (հրահանգների) միջոցով: Որպեսզի այդ ազդեցությունը դրական լինի, պետք է ճշգրտումը կատարվի ժամանակին և, ինչպես ասում են, խոցվի թիրախին։

Թեև իսկապես օգտակար է իրավիճակի զարգացմանը դիտել կարծես դրսից, սակայն լրացուցիչ տեղեկատվություն ստացողն իրավունք ունի օգտագործել այն կամ չօգտագործել այն՝ կախված իրավիճակից: Այս դեպքում ուղարկողին ուղղված կարծիքը պետք է արտացոլի որոշումը (այո - ոչ) և այս որոշման դրդապատճառները, բայց չսահմանափակվի այսքանով:

Տեղեկատվության հավաքագրումը, մշակումը, համակարգումը և վերլուծությունը նպատակ ունեն պատրաստել մեր հաջորդ որոշումը կամ տեղեկատվության հաջորդ մասը, որն անհրաժեշտ է որևէ գործողություն կատարելու համար: Հնարավոր ձևերը բավականին բազմազան են, քանի որ գրավոր տեղեկատվությունը մեզ կարող է հասնել պատասխան նամակի (կամ այլ փաստաթղթի), ֆաքսի, հեռախոսի (որպես հեռախոսային հաղորդագրություն) և էլեկտրոնային փոստի տեսքով:

Գործողությունը նույնիսկ ավելի արագ է, քան դուք ակնկալում էիք. երեքից չորս ժամ հետո դուք հեռագիր եք ստանում, որով տեղեկացնում եք, որ փաստաթղթերի բոլոր փաթեթները ուղարկվել են երեք ամիս առաջ, ներառյալ (մեկ օրինակ) ձեզ: Նշվում է նաև, որ նույն քաղաքում գտնվող ընկերության ձեր ենթակապալառուները «ստացել են նշված փաստաթղթերը և բողոք չունեն»։ Վերաարտահանումը հնարավոր չէ, քանի որ փաստաթղթերի շրջանառությունը սահմանափակ էր։

Այնուհետև դուք ստանձնում եք պատասխանատվությունը և հեռախոսով կապվում եք U ընկերության ներկայացուցիչների հետ, նույնն է, ով արդեն ստացել է փաստաթղթերը, որպեսզի նրանցից ժամանակավոր օգտագործման խնդրեք (կամ ավելի լավ՝ պատճենեք այն): Այնուամենայնիվ, պարոնը, ում հետ դուք խոսում եք, չի շտապում ձեզ նման ծառայություն մատուցել. «Կներեք, բայց դա անհնար է, չգիտե՞ք, որ այս փաստաթուղթը գաղտնի է: Դուք պետք է գրավոր հարցում ուղարկեք մեզ և, ի լրումն, կապ հաստատեք X հաստատության հետ, որը թույլ է տալիս փոխանցել և վերարտադրել այս տեսակի փաստաթղթերը: Ես պատիվ ունեմ...»: Այսպիսով, Y ընկերությունը և X հաստատությունը աստիճանաբար մտնում են գործնական նամակագրության մեջ՝ ոչ միայն ձեր ընկերության, այլ նաև միմյանց հետ:

Մոդելացված իրավիճակը, ամենայն հավանականությամբ, հաջողությամբ կլուծվի, պայմանով, որ գրավոր բազմալեզու մասնակիցներից յուրաքանչյուրը պատասխանատվությամբ ստանձնի իր պարտականությունները (ուղարկող և ստացող):

Backgrounder(անգլերեն backgrounder-ից) լրատվամիջոցների համար տեղեկատվական նյութ է, որը ներկայացնում է տեղեկատվություն կազմակերպության, նրա պրոֆիլի, ապրանքների և ծառայությունների, ստեղծման պատմության, զարգացման և այլնի մասին: Ի տարբերություն մամուլի հաղորդագրության, ֆոնային տեղեկատվությունը չի պարունակում նորություններ Մամուլի հաղորդագրության հնարավոր անհրաժեշտ լրացում է, եթե մամուլի հաղորդագրությունում ներկայացված տեղեկատվության հիման վրա հոդված գրելիս լրագրողին անհրաժեշտ է ավելի մանրամասն տեղեկատվություն մամուլի հաղորդագրություն թողարկած կազմակերպության մասին:

Հետազոտողի նպատակն է տեղեկացնել և օբյեկտիվ պատասխաններ տալ այն հնարավոր հարցերին, որոնք կարող են ունենալ լրատվամիջոցների ներկայացուցիչները մամուլի հաղորդագրությունը կարդալուց հետո: Հաճախ լրագրողներին ավելի հարմար դարձնելու համար նախապատմություն գրելիս օգտագործում են ենթավերնագրեր, որոնք արդեն պարունակում են հարցի հակիրճ պատասխանը, իսկ ստորև ներկայացված տեղեկատվությունը միայն ավելի լայն և ամբողջական է բացահայտում այս պատասխանը:

Հետին պլանում չպետք է կենտրոնանաք գրավիչ վերնագրի և առաջին պարբերության վրա, չնայած, ինչպես մամուլի հաղորդագրությունում, հիմնական, ամենաանհրաժեշտ տեղեկատվությունը պետք է գա սկզբում: Հիմնական վերնագիրը պետք է բացահայտի այս նյութի թեման հնարավորինս ճշգրիտ և տեղեկատվական: Նախքան բուն թեմային անցնելը, կարող եք տալ խնդրի որոշակի պատմություն՝ հղում կատարելով տարբեր պետական ​​կառույցներին, հետազոտական ​​կազմակերպություններին և այլն: Հետևյալը թեմայի վերաբերյալ մանրամասն տեղեկատվություն է, որը պետք է հիմնված լինի փաստերի և ճշգրիտ տվյալների վրա:

Նախապատմությունը կարող է նվիրված լինել ամբողջ կազմակերպությանը կամ նրա անհատական ​​արտադրանքին կամ ծառայությանը, կամ այս կազմակերպությունում տեղի ունեցած կամ սպասվող իրադարձությանը:

մամուլի ասուլիս- մեդիա միջոցառում, որն անցկացվում է, երբ կան հանրային նշանակության նորություններ, և կազմակերպությունը կամ անհատը, որն անմիջականորեն կապված է այս լուրերի հետ, ցանկանում է մեկնաբանություններ տալ այս լուրերի վերաբերյալ, որոնք հետաքրքիր և կարևոր կլինեն հանրության համար: Որպես կանոն, ասուլիսի ժամանակ դրա մասնակիցները պատասխանում են լրագրողների հարցերին, որոնք ուղղակիորեն կամ անուղղակիորեն առնչվում են ասուլիսի թեմային: