La classificazione come metodo di cognizione nella scienza dei documenti. Caratteristiche di classificazione dei documenti Classificazione dei documenti in base a varie caratteristiche

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introduzione

Il corso "Supporto alla documentazione per la gestione (lavoro d'ufficio)" contiene

ESSENZA DELLA DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO ALLA GESTIONE (PROCESSO DI UFFICIO)

Concetti e definizioni di base

Quando inizi a studiare il corso, dovresti prima di tutto acquisire familiarità con i termini e le definizioni professionali di base che si incontrano costantemente quando si lavora con i documenti.

Supporto al lavoro d'ufficio o alla documentazione per la direzione (DOU) - ramo di attività che fornisce documentazione e organizzazione del lavoro con documenti ufficiali.

Attualmente i termini “pratiche burocratiche” e “gestione della documentazione” sono sinonimi e vengono utilizzati per riferirsi alla stessa attività. Entrambi i termini possono essere trovati nei nomi dei documenti che regolano l'organizzazione dei processi di documentazione: "Sistema statale di supporto documentale per la gestione" e "Istruzioni standard per il lavoro d'ufficio nei ministeri e dipartimenti della Federazione Russa".

Documentazione -è il processo di creazione e formattazione di un documento. GOST R 51141-98 (Gestione e archiviazione dell'ufficio. Termini e definizioni) interpreta la documentazione come "registrazione di informazioni su vari supporti secondo regole stabilite". La disciplina scientifica che studia lo sviluppo di metodi di documentazione e supporti di informazione è gestione documenti.

La documentazione comprende tutte le operazioni relative alla preparazione, redazione, coordinamento, esecuzione e produzione di un documento.

La tecnica di documentazione più antica era la scrittura testuale manoscritta. Alla fine del 19° secolo. Con l'invenzione della macchina da scrivere, gli strumenti di meccanizzazione del lavoro iniziarono ad essere sempre più utilizzati per la documentazione. Durante il 20 ° secolo. La macchina da scrivere da ufficio è stata costantemente migliorata grazie all'emergere di nuovi modelli di macchine per scrivere e organizzare e alla creazione di macchine da scrivere elettroniche per vari scopi. Con l'introduzione dei personal computer nelle attività gestionali negli anni '80, essi iniziarono ad essere utilizzati attivamente per creare documenti. Attualmente quasi tutti i computer dispongono di software che consentono di automatizzare i processi di compilazione, correzione, modifica, progettazione, produzione e invio di documenti di testo. Ma va notato che l'introduzione di nuove tecnologie informatiche non esclude la preparazione di documenti su carta e la loro esecuzione obbligatoria secondo i requisiti e le regole stabiliti.

Oggi nella pratica gestionale, il metodo di documentazione predominante è la dattilografia o la stampa al computer. Tuttavia, una serie di documenti, come dichiarazioni e note esplicative, vengono solitamente scritti a mano.

Il sistema di documentazione presuppone la presenza di determinati requisiti e norme per la creazione di documenti. Queste norme sono sancite da atti legislativi, GSDOU (sistema statale di supporto documentale per la gestione), istruzioni e documenti normativi dipartimentali sul lavoro d'ufficio.

Flusso di documenti comprende una serie di lavori con documenti già pronti creati in un'organizzazione e ricevuti dall'esterno. Il flusso di documenti GOST R 51141-98 si riferisce al movimento di documenti in un'organizzazione dal momento della loro creazione o ricezione fino al completamento dell'esecuzione o della spedizione. La tecnologia di elaborazione dei documenti include:

· Ricezione ed elaborazione primaria dei documenti;

· esame preliminare e distribuzione;

· registrazione dei documenti;

· controllo sull'esecuzione degli atti;

· informazioni e lavori di consultazione;

· esecuzione di documenti;

· invio documenti;

· sistematizzazione (formazione di fascicoli) e conservazione corrente dei documenti.

Esploriamo alcuni dei concetti elencati. COSÌ, registrazione indica una registrazione dei dati contabili relativi a un documento nella forma prescritta, registrando il fatto della sua creazione, invio o ricezione; controllo dell'esecuzione dei documenti– un insieme di azioni che ne garantiscono la tempestiva esecuzione; formazione dei casi– raggruppare i documenti eseguiti in un file in conformità con nomenclatura dei casi(un elenco sistematico dei nomi dei casi aperti nell'organizzazione, con l'indicazione dei periodi di conservazione, redatto secondo le modalità prescritte) e sistematizzazione dei documenti all'interno del caso.

Qualsiasi decisione gestionale si basa sempre sulle informazioni sulla questione in esame o sull'oggetto gestito. L'informazione è identica ai concetti di “dati”, “informazioni”, “indicatori”. La legge federale della Federazione Russa “Sull’informazione, l’informatizzazione e la protezione delle informazioni” del 20 febbraio 1995 stabilisce il seguente termine:

Informazione– informazioni su persone, oggetti, fatti, eventi, fenomeni e processi, indipendentemente dalla forma della loro presentazione.

I requisiti più essenziali per le informazioni gestionali sono la tempestività e la sufficienza per prendere la decisione ottimale. Inoltre, sono importanti la completezza, l’efficienza, l’affidabilità, l’accuratezza, il targeting e l’accessibilità delle informazioni per la percezione umana. Attualmente, il volume delle informazioni raddoppia ogni tre anni. La società sta vivendo un boom di informazioni. Nelle condizioni esistenti, chi possiede le informazioni controlla la situazione.

La parte preponderante delle informazioni utilizzate nella gestione è registrata. Il supporto materiale delle informazioni registrate è un documento.

"Documento" tradotto dal latino - "esempio istruttivo", "modo di prova". Nell'uso moderno, il termine ha diversi significati. Nel "Dizionario della lingua russa" di S.I. Ozhegov dà la seguente interpretazione di questa parola:

1. Un documento commerciale che conferma un fatto o un diritto su qualcosa...

2. Qualcosa che identifichi ufficialmente il portatore (passaporto, ecc.)…

3. Prova scritta di qualcosa...

L'ambiguità del termine è dovuta al fatto che i documenti vengono utilizzati per scopi diversi in un'ampia varietà di settori dell'attività umana. Per un avvocato, ad esempio, questo è principalmente un mezzo di prova (il che è evidente anche dall'origine di questa parola), per uno storico è una fonte primaria e per un impiegato della direzione è un mezzo per registrare e trasmettere informazioni. .

Specialisti nell'organizzazione e nella tecnologia del lavoro manageriale O.D. Zhukovskaya e B.A. Goltsev considera un documento qualsiasi oggetto materiale contenente informazioni in una forma fissa; secondo V.I. Il documento di Losev è il risultato della visualizzazione di fatti, eventi, fenomeni della realtà oggettiva e dell'attività mentale umana attraverso la scrittura, la grafica, la fotografia, la registrazione del suono su materiale speciale (carta, pellicola fotografica), ecc.

Documento(nell'interpretazione della legge federale "Sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni" e GOST R 51141-98) sono informazioni registrate su un supporto tangibile con dettagli che ne consentono l'identificazione.

La proprietà comune e più caratteristica di tutti i documenti è che sono fonti o portatori di informazioni, pertanto contribuiscono al miglioramento dell'organizzazione interna di qualsiasi impresa o istituzione e servono come base per il processo decisionale, generalizzazioni e riferimenti e cercare lavoro.

I documenti, in conformità con il loro scopo, possono fungere da mezzo per:

· regolamentazione delle attività (statuti, regolamenti, norme, istruzioni, ecc.);

· attività amministrative (ordini, istruzioni, delibere, decisioni, istruzioni, ecc.);

· raccolta e sintesi delle informazioni (rapporti, atti, relazioni, ecc.);

· trasmissione di informazioni (lettere, telegrammi, messaggi telefonici, ecc.).

Inoltre, un ruolo importante nel campo della gestione è svolto dai documenti che riflettono le attività dei vari organi collegiali (protocolli), che possono fungere sia come mezzo per svolgere attività amministrative sia come mezzo per accumulare e riassumere informazioni.

È prezioso per la direzione che i documenti come mezzo di prova, prova di determinati fatti, abbiano significato legale.

Tutte le forme di attività di gestione si riflettono nei documenti pertinenti, che fungono da modo e mezzo per implementare le funzioni assegnate all'apparato di gestione.

Classificazione dei documenti

Consideriamo la classificazione dei documenti secondo diversi criteri:

1)dal metodo di registrazione (impressionante) delle informazioni i documenti si dividono in documenti scritti, grafici, fotografici, sonori e cinematografici:

Scritto (o scritto a mano-stampato) comprende tutti i documenti scritti a mano e dattiloscritti prodotti su varie macchine duplicatrici, metodi di stampa e informatici;

Per grafica si intendono disegni, grafici, mappe, disegni, diagrammi, piante, preziosi per il loro carattere illustrativo;

I documenti fotografici e cinematografici consentono di catturare oggetti, fenomeni e processi difficili o impossibili da catturare con altri mezzi;

I documenti fonografici consentono una registrazione sonora accurata delle informazioni e sono ampiamente utilizzati nella registrazione di riunioni, conferenze, ecc.;

3) per nome Esistono numerose tipologie di documenti: regolamenti, ordinanze, istruzioni, istruzioni, relazioni, atti, note, lettere, mandati, piani, bilanci, ecc. Una tale classificazione, a nostro avviso, sembra inappropriata, perché Esistono molti documenti con lo stesso nome, ma con contenuti completamente diversi. Ad esempio, una domanda di ferie e una domanda di apertura di un conto bancario appartengono a sistemi di documentazione diversi, sebbene abbiano lo stesso nome: "domanda";

4) per metodo di produzione i documenti possono essere standard, modello e individuali. I documenti standard vengono redatti in anticipo e servono come testo campione per quelli individuali (regole modello, istruzioni, ecc.) Sulla base di essi vengono redatti documenti specifici preservando la composizione, la forma e il testo del campione.

Nei documenti stencil, parte del testo viene stampata sul modulo e parte viene inserita durante la compilazione (rispettivamente informazioni costanti e variabili). Questa forma sta diventando sempre più diffusa, perché consente ai compilatori di risparmiare tempo e facilita l'elaborazione automatica.

I singoli documenti vengono creati ogni volta di nuovo e sono difficili da stencil perché compilati in modo arbitrario (ad esempio, rapporti e note esplicative, autobiografie) o basati su un documento standard;

5) per grado di difficoltà si possono distinguere documenti semplici e complessi. Il primo include documenti contenenti una domanda e il secondo include documenti contenenti due o più domande. Sono preferibili documenti semplici: facili da elaborare, controllare l'esecuzione e archiviare;

6) nel luogo di compilazione distinguere tra documenti interni ed esterni. Il primo gruppo comprende i documenti creati all'interno di una determinata impresa, il secondo gruppo comprende i documenti ricevuti dall'esterno o inviati ad altri;

7) secondo le scadenze i documenti si dividono in urgenti e non urgenti. I primi richiedono l'esecuzione nei termini stabiliti dalla legge, dall'atto giuridico o dal gestore. Rientrano in questa categoria anche quelli che presentano urgenza nella modalità di invio o consegna (telegrammi, fototelegrammi, messaggi telefonici, fax, certificati di viaggio, ecc.). Tutte le altre sono considerate non urgenti, vengono eseguite quanto necessario entro i termini stabiliti dall'amministrazione;

8) per origine i documenti sono divisi in ufficiali e ufficiali-personali (personali). Il primo gruppo comprende documenti creati in organizzazioni, istituzioni e imprese riguardanti le loro attività, il secondo gruppo comprende documenti relativi a individui specifici, ad es. personali (richieste, lettere, reclami, ecc.);

9) per grado di pubblicità distinguere gli atti ordinari, segreti, riservati e quelli ad uso d'ufficio (DSP);

10) con forza giuridica distinguere tra documenti autentici e falsificati. Sono considerati autentici i documenti emessi secondo la procedura stabilita dalla legge nel rispetto di tutte le norme; contraffatti – documenti i cui dettagli o contenuti non corrispondono a quelli veri.

I documenti originali, a loro volta, possono essere validi (attualmente aventi valore legale) e non validi (persi per qualche motivo, ad esempio, a causa della scadenza del contratto).

I documenti potrebbero risultare contraffatti a causa di falsificazione materiale o intellettuale. Il primo avviene quando nel contenuto di un documento autentico vengono introdotte informazioni false invece di informazioni corrette, vengono apportate modifiche, cancellature, ecc. La contraffazione intellettuale si esprime nella predisposizione ed emissione di un documento dal contenuto volutamente falso, ancorché formalmente ineccepibile;

11) per scopo (fasi della creazione) i documenti sono suddivisi in originali (originali) e copie. L'originale (quello creato per la prima volta) può essere riprodotto mediante copie (riproduzione esatta dell'originale). Legalmente, l'originale e la copia sono equivalenti se la copia ha un certificato speciale (ad esempio, una copia autenticata o un duplicato di un documento - una copia duplicata dell'originale).

Esistono 3 tipi di copie: ferie (obsolete), estratto e duplicato. Vacanza– una copia completa dell'originale inviata da qualche parte, rimasta presso il mittente. Estratto– una copia che riproduce parte del testo del documento. Duplicare– una seconda copia (ripetuta) di un documento, rilasciata, ad esempio, a causa della perdita dell'originale.

Classificazione dei documenti.

Tra i sistemi di gestione esistenti, un posto speciale per l'attuazione di una funzione comune a tutti gli organi di gestione - l'organizzazione del sistema e dei processi di gestione direttamente correlati all'organizzazione del lavoro manageriale, e principalmente alle sue attività amministrative ed esecutive - appartiene al sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa (USORD).

USORD- un sistema di documentazione unificato che stabilisce i requisiti per la composizione, il contenuto, la costruzione e l'esecuzione di documenti unificati utilizzati per risolvere compiti di gestione organizzativa e amministrativa. Cosa si intende per documento nel lavoro d'ufficio?

Documento, secondo GOST 16.48.7 - 83 "Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni" - un oggetto materiale con informazioni fissate in modo artificiale per la sua trasmissione nel tempo e nello spazio. Lo scopo del documento è registrare le informazioni in una forma tale da poter essere utilizzate nel tempo e trasmesse a distanza.

Il documento è l'oggetto principale del lavoro nel campo della gestione. Qualsiasi attività di gestione è associata alle informazioni catturate in un documento e qualsiasi decisione di gestione è necessariamente registrata sotto forma di documento. Se la creazione di un documento è solitamente compito dei capi delle divisioni strutturali e degli specialisti, la loro esecuzione è solitamente affidata alla segreteria o al servizio di supporto alla documentazione gestionale (DOU). La preparazione dei documenti ufficiali è regolata da norme. I modi per consolidare le informazioni sono i seguenti: scrittura, disegno, grafica, fotografia, registrazione sonora, registrazione video.

Avendo registrato le informazioni, il documento ne garantisce la conservazione e l'accumulo, la possibilità di trasferimento ad un'altra persona, l'uso ripetuto, ecc. Per questo motivo vengono destinate le seguenti risorse per la fruizione del documento:

1. conservazione e accumulazione delle informazioni;
2. la capacità di trasferire informazioni a un'altra persona;
3. riutilizzo delle informazioni;
4. tornare alle informazioni in tempo;
5. funzione contabile delle informazioni;
6. prova delle informazioni.

Nel processo di gestione, le informazioni registrate nel documento non rappresentano solo la base per prendere una decisione, ma anche la prova della sua esecuzione, una fonte di analisi e generalizzazioni e materiale per il lavoro di riferimento e di ricerca. Tuttavia, nelle attività di gestione, il documento funge da oggetto e risultato del lavoro.

La base per la creazione di documenti in un'istituzione è l'estrema importanza di certificare la presenza e il contenuto delle azioni di gestione, il trasferimento di informazioni, la conservazione e l'utilizzo per un certo tempo.

Al fine di sviluppare determinati principi per la preparazione, l'esecuzione di documenti, forme e metodi per lavorare con essi, sono classificati in base a una serie di criteri.

Classificazione dei documenti- questa è la divisione dei documenti in classi secondo i segni più generali di somiglianza e differenza.

Lo scopo della classificazione dei documenti è quello di aumentare l'efficienza dell'apparato gestionale e la responsabilità degli esecutori. La classificazione primaria dei documenti garantisce la loro rapida ricerca, aumenta l'efficienza nel lavorare con essi, accelera l'esecuzione e il controllo.

La classificazione dei documenti è una condizione estremamente importante per lo svolgimento dei lavori sulla loro unificazione, che è un prerequisito importante per il supporto della documentazione dei sistemi di controllo automatizzati. L'unificazione dei documenti consiste nello stabilire un unico insieme di tipi e varietà per situazioni gestionali simili, sviluppando forme uniformi di documenti e regole uniformi per la loro preparazione, progettazione e creazione di testi stencil.

I documenti sono classificati secondo criteri quali il metodo di registrazione, il contenuto, il metodo di produzione, il grado di complessità, il luogo di preparazione, i termini di esecuzione, l'origine, il grado di pubblicità, la forza giuridica e lo scopo.

Secondo il metodo di registrazione delle informazioni i documenti si dividono in scritti, grafici, fotografici, cinematografici e acustici. Scritto include documenti creati a mano o a macchina. I documenti grafici includono disegni, mappe, disegni, diagrammi, piante. I documenti fotografici e cinematografici vengono registrati utilizzando apparecchiature speciali su supporti speciali. I documenti acustici consentono la registrazione e la trasmissione accurata di informazioni sonore.

Per nome distinguere un gran numero di documenti. Si tratta di ordini, istruzioni, certificati, protocolli, ecc.

Per tipo i documenti possono essere standard, approssimativi o individuali. I documenti standard sono sviluppati in anticipo dalle autorità superiori per le organizzazioni subordinate e sono obbligatori.
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Anche i documenti campione vengono sviluppati dalle autorità superiori, ma sono di natura consultiva, mentre i singoli documenti sono sviluppati da organizzazioni specifiche per uso interno.

Per grado di difficoltà Esistono documenti semplici contenenti una domanda e documenti complessi contenenti più domande.

Per luogo di compilazione i documenti si dividono in interni ed esterni. Interno: documenti creati in un'istituzione per risolvere i suoi problemi e non oltrepassare i confini dell'istituzione. Esterno: corrispondenza in entrata e in uscita dell'istituzione.

Entro scadenze i documenti si dividono in urgenti e non urgenti. Un indicatore di questa caratteristica è il termine per l'esecuzione del documento, stabilito dalla legge e dagli atti giuridici pertinenti.

Per origine i documenti possono essere ufficiali o ufficialmente personali. Il primo gruppo - documenti creati nelle organizzazioni su questioni relative alle loro attività, il secondo gruppo - documenti relativi a individui specifici.

Per grado di pubblicità destinare documenti ordinari, segreti e per uso ufficiale.

Con forza legale distinguere tra documenti autentici e falsificati. Sono considerati autentici i documenti emessi secondo le modalità prescritte nel rispetto di tutte le norme; contraffatto: documenti la cui struttura o contenuto non corrisponde alla verità.

Intenzionalmente i documenti sono divisi in originali e copie. Originale: un documento originale contenente informazioni originali, correttamente eseguito. Una copia è una riproduzione esatta dei dettagli dell'originale, opportunamente certificata. È necessario distinguere tra tipi di copie come vacanza, estratto e duplicato. Una liberatoria è una copia completa del documento in uscita che rimane presso il mittente. Un estratto di un documento è una copia di parte di un documento e un duplicato è una seconda copia di un documento rilasciata a causa della perdita dell'originale.

Classificazione dei documenti. - concetto e tipologie. Classificazione e caratteristiche della categoria "Classificazione dei documenti". 2017, 2018.

La classificazione dei documenti è il processo di organizzazione o distribuzione dei documenti in classi per riflettere le relazioni tra loro e lo stato dello schema di classificazione. La classificazione dei documenti aiuta a orientarsi nella loro diversità. I documenti vengono classificati secondo vari criteri. Considereremo le seguenti classificazioni dei documenti: Classificazione in base alla componente informativa del documento; Classificazione in base alla componente materiale del documento; Classificazione dei documenti in base alle circostanze del loro funzionamento nell'ambiente esterno.

Classificazione in base alla componente informativa del documento 1. Classificazione dei documenti in base al contenuto: LBC, UDC, classificazione decimale Dewey, classificazione unificata della letteratura per l'editoria di libri, ecc. 2. Classificazione dei documenti in base al livello di generalizzazione delle informazioni: Documenti primari, Documenti secondari. 3. Classificazione dei documenti in base allo scopo previsto per la percezione delle informazioni: leggibile dall'uomo, leggibile dalla macchina.

Classificazione in base alla componente informativa del documento 5. Classificazione dei documenti in base alla natura dei mezzi iconici di registrazione delle informazioni: documento di testo, documento iconico, documento ideografico, documento sonoro, documento matriciale, documento complesso.

Classificazione in base alla componente informativa del documento 6. Classificazione dei documenti in base alla dimensione delle informazioni di registrazione: documenti unidimensionali, documenti bidimensionali, documenti tridimensionali. 7. Classificazione dei documenti in base al canale di percezione delle informazioni: documento tattile, documento uditivo, documento visivo, documento audiovisivo.

Classificazione in base alla componente informativa del documento 8. Classificazione dei documenti in base al loro grado di distribuzione: Documento pubblicato, Documento non pubblicato, Documento non pubblicato.

Classificazione in base alla componente informativa del documento 9. Classificazione dei documenti in base al metodo di documentazione: scritto a mano, stampato, meccanico, magnetico, fotografico, ottico, laser, elettronico.

Classificazione secondo la componente materiale del documento 1. Classificazione secondo la materiale del supporto informativo: Documenti artificiali, Documenti naturali. 2. Classificazione in base alla struttura materiale o alla forma del supporto informativo: Documento su foglio, Documento in codice, Documento su scheda, Documento su nastro, Documento su disco, Documento combinato.

Classificazione dei documenti in base alle circostanze del loro funzionamento nell'ambiente esterno 1. Classificazione dei documenti in base alla regolarità della pubblicazione: documenti periodici, documenti non periodici. 2. Classificazione dei documenti in base al momento della comparsa nell'ambiente esterno: Originale (la prima o unica copia di un documento che ha valore legale), Copia (un documento che riproduce le informazioni di un altro documento e tutto o parte del suo aspetto esterno caratteristiche), duplicato (una copia di un documento ufficiale che ha valore legale) forza dell'originale).

L'intera varietà di documenti che servono nel campo della gestione può essere classificata in base a vari motivi. In base alla loro origine, i documenti si distinguono in personali e ufficiali.

Secondo il metodo di documentazione, si distinguono i documenti: scritti a mano (testo); pittorico (documenti che registrano informazioni attraverso l'immagine di un oggetto); grafico (documenti realizzati graficamente); documenti fotografici; fonodocumenti (documenti sonori registrati su nastro magnetico); documenti cinematografici (documenti registrati utilizzando apparecchiature cinematografiche e video); documenti creati utilizzando la tecnologia informatica.

A seconda del rapporto con l'apparato gestionale, i documenti si distinguono:

Incoming (ricevuto dall'organizzazione); in uscita (inviato dall'organizzazione);

interno (creato in una determinata organizzazione e utilizzato nelle comunicazioni interne). La totalità di questi documenti costituisce il flusso di documenti dell’organizzazione.

In base al numero di questioni sollevate, i documenti si dividono in semplici e complessi. I documenti semplici contengono una dichiarazione su un problema. I documenti complessi implicano molteplici questioni. Tali documenti solitamente includono ordini, protocolli, risoluzioni e decisioni. In base alle restrizioni di accesso, i documenti si dividono in segreti, per uso ufficiale, e non classificati (semplici). I documenti segreti sono dotati di un contrassegno speciale e di una classificazione di segretezza. L'uso di tali documenti e il lavoro con essi vengono effettuati utilizzando una tecnologia speciale e richiedono un permesso speciale. I documenti per uso ufficiale contenenti informazioni non classificate possono essere utilizzati dai dipendenti di questa istituzione.

Secondo il metodo di presentazione del testo, i documenti possono essere individuali, modello e standard. Nei singoli documenti il ​​contenuto viene presentato sotto forma di testo collegato. Il compilatore (esecutore) di un singolo documento prepara un testo originale dedicato a una (o più) questioni per svolgere uno specifico compito di gestione. Questi documenti sono scritti in testo letterario tradizionale. Nei documenti stencil, la struttura del testo è formalizzata; utilizzano frasi standard pre-preparate o singole parti di testo costantemente ripetute e lacune per riempire informazioni variabili. Il tipo più famoso di tali documenti è un questionario o un certificato. I documenti standard vengono utilizzati per documentare situazioni simili (ripetitive) e sono compilati sulla base di un campione (ad esempio lettere standard, istruzioni standard, contratti standard, ecc.). Nella scienza dei documenti, il metodo di tipizzazione viene utilizzato nello sviluppo di forme standard di documenti e testi standard, cioè campioni o standard sulla base dei quali vengono creati documenti specifici.

In base al grado di autenticità, i documenti si dividono in originali, originali, copie e duplicati. L'originale di un documento ufficiale è la prima (o unica) copia di un documento che ha valore legale. È considerato autentico un documento che contiene informazioni che ne confermano l'autenticità (sull'autore, l'ora e il luogo di creazione). Un sinonimo di originale è l'originale. Una bozza di documento (può essere scritta a mano, dattiloscritta o stampata da un computer) riflette il lavoro dell'autore sul contenuto del documento, può contenere solo il testo del documento e non ha valore legale. La copia del documento può essere un facsimile o una copia gratuita. Le copie possono riprodurre parte del testo del documento (estratto) o l'intero documento. Una copia facsimile riproduce integralmente il contenuto del documento e tutte le sue caratteristiche esterne - dettagli contenuti nell'originale (compresi firma e sigillo) o parte di essi, caratteristiche della loro ubicazione. Una copia gratuita viene creata su macchine da scrivere e contiene tutti i dettagli del documento, ma non ne ripete necessariamente la forma. Un duplicato è una copia di un documento ufficiale che ha valore legale dell'originale ed è accompagnato dal marchio “Duplicato”.

In base ai periodi di conservazione, i documenti sono suddivisi in documenti di conservazione permanente, a lungo termine (oltre 10 anni) e temporanea (fino a 10 anni). I periodi di conservazione dei documenti sono determinati dal Servizio archivistico federale e sono fissati in elenchi di documenti che indicano i periodi di conservazione.

A seconda del campo di attività, i documenti ufficiali sono suddivisi in gestionali, scientifici, tecnici, produttivi (tecnologici), ecc.

I documenti possono essere classificati in base al loro scopo. L'attività amministrativa nella pratica gestionale si esprime mediante l'emanazione di ordini e istruzioni, risoluzioni, decisioni, istruzioni. Pianificazione - attraverso la preparazione di vari piani, la regolamentazione delle attività in statuti, regolamenti, ecc.; contabilità - compilazione ed elaborazione di documentazione statistica, contabile e tecnico-operativa; la regolamentazione di alcune aree di attività viene effettuata sotto forma di emissione di istruzioni, linee guida, regolamenti e regole.