Lettera di richiesta– uno dei tipi più comuni di corrispondenza commerciale. Tra gli imprenditori, tali lettere vengono utilizzate quando i rappresentanti di un'organizzazione ne contattano un'altra con una richiesta di servizio. Tali messaggi possono essere utilizzati in situazioni completamente diverse, ad esempio quando è necessario ottenere informazioni sui prodotti, vedere campioni di prodotti, incontrare un viaggiatore d'affari, coordinare alcune azioni, ecc.

Regole per scrivere una lettera di richiesta

Portiamo alla vostra attenzione un modello generale di tale documento per il download:

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Per ovvi motivi la lettera di richiesta non ha un modello standard, ma nonostante ciò è una forma di documento ufficiale. Ecco perché, quando lo si redige, è necessario rispettare determinati standard stabiliti dalle regole del lavoro d'ufficio e dell'etica aziendale. Prima di passare direttamente alle regole di base per la sua preparazione, è opportuno notare che può essere indirizzato sia a un gruppo di persone (ad esempio dirigenti, impiegati del reparto contabilità, avvocati, ecc.) sia a un destinatario specifico.

Come ogni altro documento, questa lettera deve contenere parte introduttiva, vale a dire:

• dati relativi all'azienda mittente che effettua la richiesta e all'azienda a cui è indirizzata;
• motivo della richiesta (“per ritardo”, “per ricezione”, “in base agli esiti”, ecc.);
• riferimenti alla base (“basata su un accordo orale”, “basata su trattative”, “basata su una conversazione telefonica”, ecc.);
• scopo del ricorso (“risolvere la questione”, “evitare conflitti”, “eliminare violazioni”, ecc.).

Seguito da parte principale direttamente correlato alla richiesta. Deve essere espresso utilizzando una qualsiasi forma derivata del verbo “chiedere” (“vi chiediamo”, “facciamo una richiesta”, ecc.), e poiché tale messaggio è, in ogni caso, una richiesta di qualche tipo di servizio, deve essere scritto in modo rispettoso. È bene che la richiesta sia preceduta da un complimento (“conoscere le tue grandi capacità”, “ammirare le tue doti organizzative”, ecc.).

Se la lettera contiene più richieste contemporaneamente, devono essere indicate in paragrafi o paragrafi separati.

Le regole non dette della corrispondenza tra le organizzazioni prevedono che una risposta a una richiesta in più fasi possa essere inviata anche in un unico messaggio, con commenti separati su ciascun punto. Va notato che questo tipo di corrispondenza riduce il volume della circolazione dei documenti e, quindi, riduce i tempi di lettura ed elaborazione di tali lettere.

Se la lettera implica la ricezione di una risposta entro un certo periodo di tempo, ciò dovrà essere indicato nel modo più corretto possibile nel testo del messaggio.

Di norma, le lettere vengono inviate e ricevute dai segretari dell'organizzazione (nelle grandi aziende lo fanno interi dipartimenti). Dopo averli compilati o letti, li trasmettono al capo dell'impresa per la revisione. Le eccezioni sono i messaggi contrassegnati come "confidenziale" o "consegna personale": tali lettere vengono inviate direttamente al destinatario.

Istruzioni per scrivere una lettera di richiesta

Trattandosi di messaggio facente parte di corrispondenza aziendale, è necessario preliminarmente indicarne l'autore, ovvero: il nome dell'azienda mittente, il suo indirizzo effettivo e un recapito telefonico. Successivamente è necessario inserire le informazioni sul destinatario: anche il nome dell'azienda e il destinatario specifico. Inoltre al centro della riga puoi immediatamente indicare che si tratta di una lettera di richiesta (ma questo non è necessario).

La parte successiva della lettera riguarda la richiesta stessa. Innanzitutto è opportuno motivarlo e solo successivamente esprimere l'essenza della richiesta. Alla fine, la lettera deve essere firmata (è meglio se lo fa il responsabile dell'azienda o una persona autorizzata e di fiducia) e indicare anche la data di creazione del documento.

Come inviare una lettera

La lettera può essere inviata via e-mail o fax: è veloce e conveniente, ma l'invio conservativo tramite Russian Post consentirà alla lettera di essere presentata in modo solido e attraente. Ad esempio, puoi presentare una richiesta per iscritto a mano con una bella calligrafia calligrafica o stampare il testo su carta buona e costosa.

L'attenzione a questi piccoli dettagli chiarirà al destinatario quanto sia rispettoso l'avversario nei suoi confronti e sottolineerà ancora una volta il significato della richiesta. L'unica cosa da ricordare è che le lettere tramite posta ordinaria richiedono molto tempo, quindi il messaggio deve essere inviato in anticipo in modo che il documento venga consegnato in tempo al destinatario.

Dopo aver inviato la lettera

Questo messaggio, come ogni altro documento, deve essere registrato nel giornale della documentazione in uscita. Allo stesso modo, il destinatario della lettera registra l'arrivo della corrispondenza. In caso di malintesi che si verificano nei rapporti d'affari, registrare il fatto di inviare e ricevere lettere aiuterà a comprendere rapidamente la situazione.

Esempi di scrittura di lettere di richiesta con spiegazioni

Quindi, abbiamo capito che una lettera di richiesta è una lettera che contiene una richiesta al destinatario. Lo scopo del testo è indurre il destinatario a compiere un'azione vantaggiosa per il mittente. La lettera dovrà contenere la richiesta formulata e la relativa motivazione. Si consiglia di formulare la richiesta in modo tale da giustificare il motivo per cui dovrebbe essere vantaggioso per il destinatario ottemperare alla richiesta. Il mittente non deve solo conoscere le regole per comporre il testo, ma anche tenere conto delle sfumature psicologiche. Successivamente, prenderemo in considerazione modelli di esempio specifici a seconda della situazione.

Lettera di richiesta di fondi

La lettera viene redatta qualora sia necessario ottenere lo stanziamento di fondi da parte dello Stato, di sponsor o di privati.

Dalla ONG “Aiuto ai pensionati”
Membro dell'Assemblea Legislativa
Ivanov I.I.

Ciao, Ivan Ivanovic. Sono un rappresentante dell'organizzazione no-profit “Aiuto ai pensionati”. Aiutiamo i pensionati soli: portiamo cibo, aiutiamo con le pulizie e le riparazioni.

La nostra organizzazione esiste da 5 anni. In precedenza riuscivamo a finanziare noi stessi le nostre attività, tuttavia, a causa dell'espansione delle ONG, i fondi hanno iniziato a scarseggiare. Abbiamo bisogno di soldi per affittare i locali, pagare gli stipendi ai dipendenti e acquistare attrezzature.

In una recente riunione del governo, il Presidente ha menzionato la difficile situazione dei pensionati e ha osservato che la situazione deve essere urgentemente cambiata. A questo proposito vi chiedo 200.000 rubli per le necessità della ONG “Aiuto ai pensionati”.

Cordiali saluti, Petrova A. A.

Spiegazione:

Il testo sopra è compilato secondo tutte le regole. Lui ha:

• Il nome dell'ONLUS e una spiegazione delle sue attività.
• Una richiesta di denaro, una spiegazione della sua necessità (i soldi servono per l'affitto e lo stipendio).
• Menzione del Presidente. È necessario giustificare i benefici della sponsorizzazione per il funzionario. Cosa interessa al deputato? Nella crescita della carriera. Aiutare l’organizzazione aiuterà a raggiungere questo obiettivo.

Viene inoltre indicato l'importo specifico dei fondi di cui l'organizzazione commerciale ha bisogno.

Lettera di richiesta di consegna della merce

La lettera viene solitamente inviata ai partner dell'azienda. È consigliabile giustificare nel testo il vantaggio reciproco per entrambe le società.

Al capo della compagnia "AAA"
Ivanov I.I.
Dal capo della società BBB
Petrova B.B.

Ciao, Ivan Ivanovic. Vorremmo ordinare un set di prodotti dalla vostra azienda (da specificare). Ci siamo interessati al tuo prodotto in occasione di una fiera regionale.

Se sei d'accordo, ti preghiamo di informarci sui termini di consegna e sulle modalità per te convenienti. Garantiamo il pagamento tempestivo. Ci auguriamo che questo sia l’inizio di una cooperazione reciprocamente vantaggiosa.

I nostri contatti: (specificare).

Cordiali saluti, Boris Borisovich.

Lettera di richiesta di sconto

In genere, tali testi vengono inviati ai fornitori dell'azienda. Ad esempio, un'organizzazione organizza mostre. Ha un fornitore: una tipografia che fornisce brochure, stand, opuscoli, ecc. Il costo dei servizi è piuttosto elevato. Arrivò la crisi e per l'azienda divenne difficile pagare i prodotti di stampa. Questo potrebbe essere un motivo per chiedere uno sconto.

Al capo della compagnia Vostok
Ivanov I.I.
Dal capo dell'azienda "Zapad"
Petrova B.B.

Ciao, Ivan Ivanov. La nostra organizzazione è stata colpita dalla crisi finanziaria. Il numero di contratti conclusi con noi è diminuito del 20%. Purtroppo la crisi non ha colpito solo noi, ma anche i nostri clienti. Le persone non possono pagare per i nostri servizi lo stesso importo di prima. Pertanto, abbiamo previsto uno sconto del 25% sui biglietti.

A causa della difficile situazione finanziaria, la nostra azienda vi chiede uno sconto del 15% per i restanti sei mesi di collaborazione previsti dal contratto.

Abbiamo inviato lettere chiedendo uno sconto a tutti i nostri fornitori. Se il 20% dei nostri partner ci offrirà condizioni favorevoli, la nostra azienda sopravvivrà ai momenti difficili e non chiuderà. Ci è già stato concesso uno sconto dai nostri proprietari e dalla compagnia telefonica.

Cordiali saluti, Boris Petrov.

Spiegazione:

La lettera contiene i seguenti punti importanti:

• Spiegazione della necessità di uno sconto.
• Indicazione dell'importo esatto dello sconto e delle tempistiche.
• Un'indicazione indiretta che se la tipografia non concede uno sconto, l'azienda rescinderà il contratto.

Il testo deve essere scritto in modo tale che la lettera venga letta fino alla fine e accettate le condizioni proposte.

Richiesta lettera per riduzione affitto

L’affitto divora i budget della maggior parte delle organizzazioni. La sua riduzione consente all'azienda di restare a galla nei momenti difficili. La lettera deve essere inviata al proprietario.

Responsabile dell'azienda "Plus"
Ivanov P.P.
Dal capo dell'azienda "Minus"
Petrova I.I.

Ciao, Petr Petrovich. La nostra azienda è stata colpita dalla crisi finanziaria. Il potere d’acquisto dei consumatori è diminuito e il reddito delle imprese è diminuito. A questo proposito vi chiediamo di ridurre l'affitto del 10%.

Durante tutta la nostra collaborazione, non abbiamo mai ritardato i pagamenti. Ci auguriamo che ci farete delle concessioni e manterremo il nostro rapporto commerciale. Garantiamo il pagamento tempestivo dell'affitto, nonostante le difficili condizioni finanziarie.

Cordiali saluti, Ivan Ivanovic.

Spiegazione:

È importante menzionare nella lettera che la società ha precedentemente adempiuto integralmente ai propri obblighi. Il proprietario deve essere sicuro che continuerà a effettuare i pagamenti. Il destinatario deve anche comprendere che se non accetta i termini proposti, l'inquilino rifiuterà i suoi servizi.

Lettera di richiesta di pagamento del debito

I debiti sorgono molto spesso nelle interazioni tra aziende. Se l'organizzazione si impegna a collaborare ulteriormente con la controparte che ha contratto un debito, viene inviata una lettera di richiesta.

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

Caro Ivan Ivanovich, ti chiediamo di ripagare il debito con la nostra azienda per un importo di 200.000 rubli. Per tutto questo tempo abbiamo continuato a collaborare con voi, sperando di continuare il nostro rapporto d'affari. Tuttavia, ora siamo costretti a sospendere la fornitura dei servizi a causa della mancanza di pagamenti.

L'importo del tuo debito è di 200.000 rubli. Ti chiediamo di pagarlo entro il 1 marzo 2017. Se il debito non verrà ripagato saremo costretti a risolvere la questione in tribunale.

Cordiali saluti, Petr Petrovich.

Spiegazione:

La lettera deve contenere i seguenti punti:

• L'importo esatto del debito.
• La data entro la quale il debito deve essere saldato.
• Misure che l'azienda adotterà in caso di mancata ricezione dei pagamenti.

Il testo può menzionare una cooperazione di successo a lungo termine con l'organizzazione. Questa dovrebbe essere una richiesta, non una pretesa. Il requisito viene redatto utilizzando un modello diverso.

Lettera di richiesta di pagamento dilazionato al fornitore

L'organizzazione ha fornito all'azienda un lotto di prodotti, ma non li ha pagati. È sorto un debito, ma il debitore non ha i mezzi per pagarlo. In questo caso ha senso scrivere una lettera con la richiesta di differimento.

Al capo della compagnia “Dove sono i soldi”
Sidorov P.P.
Dal capo dell’azienda “I soldi stanno per arrivare”
Ivanova I.I.

Caro Petr Petrovich, non abbiamo saldato il debito di 200.000 rubli. Non esitiamo dal nostro debito, ma ora non possiamo effettuare i pagamenti per intero a causa della nostra difficile situazione finanziaria.

Per 2 anni abbiamo mantenuto con voi rapporti commerciali di successo e non abbiamo rispettato le scadenze di pagamento. Oggi chiediamo il pagamento a rate. La nostra azienda è pronta a saldare il debito in due fasi:

• Depositeremo 100.000 rubli prima del 1 marzo 2017.
• 100.000 rubli verranno depositati prima del 1 aprile 2017.

Ti promettiamo di effettuare i pagamenti in tempo. Grazie per la comprensione.

Cordiali saluti, Ivan Ivanovic.

Lettera di richiesta di pagamento per un'altra organizzazione

Il debito della società può essere pagato da un'altra organizzazione. Naturalmente, una persona giuridica non pagherà le azioni proprio in questo modo. Tipicamente la lettera di richiesta viene inviata ad un debitore della società o ad un'altra persona che ha obblighi nei confronti della società.

Al capo dell’azienda “I soldi stanno per arrivare”
Ivanov I.I.
Dal capo dell’azienda “Dove sono i soldi”
Sidorova P.P.

Caro Ivan Ivanovich, hai un debito con la nostra azienda per un importo di 300.000 rubli. La nostra organizzazione aveva anche un debito con un'altra società per un importo di 200.000 rubli. Ti chiediamo di saldare il nostro debito al creditore per un importo di 200.000 rubli. In cambio ti forniremo un piano di rateizzazione del saldo del debito, che hai precedentemente richiesto. Grazie per la comprensione.

Cordiali saluti, Petr Petrovich.

Lettera di richiesta di assistenza nella risoluzione del problema

Tutte le aziende possono trovarsi ad affrontare problemi complessi che non possono essere risolti senza un aiuto esterno. Una lettera di richiesta di aiuto può essere inviata se necessario, ad esempio, per lo svolgimento di eventi. La petizione viene inviata alle organizzazioni commerciali e alle agenzie governative.

Direttore della società "AAA"
Petrov B.B.
Da un ente pubblico
"Diamo il bene"

Caro Boris Borisovich, sono un rappresentante dell'organizzazione pubblica "Giving Good". Organizziamo e organizziamo feste per i bambini dell'orfanotrofio.

Chiediamo il vostro aiuto per organizzare le scorte alimentari per le festività. Naturalmente menzioneremo te e la tua azienda all'evento. Alla celebrazione saranno presenti i rappresentanti dell'Assemblea legislativa e del pubblico.

Potete contattarci telefonicamente XXX

Cordiali saluti, Ivan Ivanovic.

Riassumendo

Combiniamo tutte le regole per scrivere una lettera di richiesta. Per prima cosa devi presentarti e parlare delle tue attività. Ma la parte introduttiva non dovrebbe essere protratta. Il nostro obiettivo è incoraggiare il destinatario a leggere la lettera. Se il testo è troppo lungo, difficilmente il destinatario lo leggerà fino alla fine. Quindi devi iniziare a presentare la tua richiesta. È richiesta precisione: indicazione delle scadenze, importo dei fondi. È importante capire che il destinatario deve sentirne il beneficio. Pertanto, la lettera deve indicare il motivo per cui sarebbe vantaggioso per l'organizzazione soddisfare la richiesta. Alla fine, devi salutarti educatamente e senza ingraziature.

Probabilmente tutti almeno una volta abbiamo dovuto affrontare la necessità di scrivere una lettera commerciale. Durante la compilazione, arrivi involontariamente alla conclusione che non è affatto facile. Ci sono molte regole e regolamenti per la scrittura di lettere commerciali che devi conoscere. L'articolo descrive in dettaglio il processo di redazione di un documento, fornisce esempi di lettere commerciali e ne discute la tipologia e la struttura.

Modulo

I moduli già pronti aggiungeranno solidità e indicheranno l'affidabilità dell'azienda. Contengono le informazioni necessarie sull'organizzazione, come ad esempio:

• Nome.
• Indirizzo.
• Contattare i numeri di telefono.
• Sito web.
• E-mail.
• Logo.
• Altri dettagli di contatto.

Non ci sono regole rigide per quanto riguarda i moduli. Pertanto, ciascuna organizzazione decide autonomamente quali informazioni includere al loro interno.

Come scrivere correttamente le lettere commerciali? Preparazione

Le lettere commerciali sono scritte e formattate in un certo modo, soggette alle regole e ai requisiti intrinseci. A seconda dell'obiettivo, l'autore riflette in dettaglio il contenuto per ottenere il risultato che sta calcolando. Deve capire chiaramente quali informazioni il destinatario già conosce sull'oggetto della lettera, su cosa basarla e cosa ci sarà di nuovo in essa. Gli argomenti dipendono dall'obiettivo che l'autore sta perseguendo. Il processo di preparazione di una lettera commerciale può essere suddiviso nelle seguenti fasi:

• Studiare la questione.
• Scrivere una bozza di lettera.
• La sua approvazione.
• Firma.
• Registrazione.
• Invio al destinatario.

Struttura delle lettere commerciali

Quando si scrive una lettera, è necessario saturarla di informazioni, cioè inserire lì tutte le informazioni necessarie. Può essere semplice o complesso. In una lettera semplice, il contenuto trasmette in modo chiaro e conciso informazioni che generalmente non richiedono una risposta da parte del destinatario. Uno complesso può essere composto da diverse sezioni, punti e paragrafi. Ogni paragrafo presenta un aspetto dell'informazione. Questi tipi di esempi di lettere commerciali sono generalmente costituiti da una sezione introduttiva, un corpo e una sezione di chiusura.

Di seguito è riportato un esempio di scrittura di una lettera commerciale: la sua parte introduttiva.

La parte principale descrive situazioni ed eventi, fornisce la loro analisi e prove. È in questa parte che convincono che è necessario agire in un modo o nell'altro, dimostrare come stavano le cose e informare sulla necessità di partecipare a qualsiasi evento, fornendo vari argomenti.

La conclusione contiene conclusioni formulate sotto forma di proposte, richieste, solleciti, rifiuti e così via.

Di seguito viene presentato un esempio di scrittura di una lettera commerciale, la sua parte finale. Questo riassume il requisito indicato in quello principale.

Tutte le informazioni fornite dovrebbero essere perfettamente coerenti e comprensibili.

Ogni lettera inizia con un indirizzo centrato. Questa piccola parte è estremamente importante. Nella scelta l’autore deve considerare:

• Posizione del destinatario.
• La natura della relazione.
• Formalità.
• Etichetta.

Dovrebbe esserci una forma educata alla fine della lettera. Ad esempio: "...esprimo la speranza per un'ulteriore collaborazione (gratitudine per l'invito)..." Queste frasi sono seguite dalla firma dell'autore.

Stile

Tutte le lettere devono essere scritte in uno stile aziendale ufficiale, il che significa l'uso della lingua per i rapporti commerciali ufficiali. Le caratteristiche di tale linguaggio si formano nelle seguenti circostanze:

• I principali partecipanti ai rapporti commerciali sono persone giuridiche, per conto dei cui dirigenti e funzionari vengono scritte lettere.
• Le relazioni nelle organizzazioni sono strettamente regolate.
• Oggetto della comunicazione sono le attività dell'azienda.
• I documenti gestionali hanno generalmente un destinatario specifico.
• Spesso, nel corso delle attività di un'organizzazione, si verificano le stesse situazioni.

A questo proposito, le informazioni contenute in una lettera commerciale dovrebbero essere:

• Ufficiale, impersonale, sottolineando la distanza tra i partecipanti alla comunicazione.
• Indirizzato, destinato a un destinatario specifico.
• Attuale al momento in cui scrivo.
• Affidabile e imparziale.
• Ragionato per indurre il destinatario a compiere qualsiasi azione.
• Completo per il processo decisionale.

Requisiti

Una lettera commerciale deve soddisfare i seguenti requisiti:

• Il discorso è standardizzato a tutti i livelli: lessicale, morfologico e sintattico. Contiene molte espressioni, termini e formule.
• Il tono della scrittura è neutro, sobrio e rigoroso, senza l'uso di un linguaggio emotivo ed espressivo.
• Accuratezza e chiarezza del testo, senza errori logici, chiarezza e attenzione alle parole.
• Concisione e brevità - senza usare espressioni che portano significato aggiuntivo.
• L'uso di formule linguistiche formate come risultato di situazioni ripetute.
• L'uso di termini, cioè parole o frasi che hanno concetti speciali.
• L'uso di abbreviazioni, che possono essere lessicali (ovvero parole composte formate rimuovendo lettere da parti di parole: LLC, GOST e così via) e grafiche (ovvero designazioni di parole in forma abbreviata: grn, zh-d, eccetera.).
• L'uso delle costruzioni nei casi genitivo e strumentale.
• Frasi con sostantivi verbali (“fornire supporto” invece di “supporto”).
• Usare frasi semplici e comuni.

Gli esempi di lettere commerciali sopra riportati sono mostrati nella versione completa (con corpo) di seguito. Le informazioni soddisfano tutti i requisiti di uno stile aziendale ufficiale.

Tipi di lettere commerciali

È meglio scrivere una lettera commerciale su una questione specifica. Se è necessario risolvere più problemi contemporaneamente, si consiglia di elaborare diverse opzioni.

Le lettere commerciali possono avere il seguente contenuto:

• Accompagnamento. Tali lettere sono solitamente necessarie per informarti dove inviare i documenti.
  (Come scrivere una lettera commerciale? Un esempio di lettera di accompagnamento aiuterà coloro che hanno bisogno di scrivere questo tipo di documento.)

• Garantita. Sono scritti per confermare eventuali promesse o condizioni. Ad esempio, è possibile garantire il pagamento del lavoro, dell'affitto, dei tempi di consegna, ecc.
• Grazie. Hanno iniziato ad essere utilizzati particolarmente spesso di recente. Tali lettere dimostrano un buon tono di partnership. Possono essere emessi su carta intestata normale o su carta colorata con una bella stampa.
  (Come scrivere una lettera commerciale? Un campione della varietà di ringraziamento viene redatto in forma libera, a seconda dei compiti che risolve. In questo caso, la lettera esprime la sua essenza nella forma più breve. Tale campione, realizzato su carta colorata con un ornamento, può essere appeso al muro nella stanza in compagnia in un posto d'onore.)

• Informativo.
• Istruttivo.
• Congratulazioni.
• Pubblicità.

Ci sono anche lettere:

• Proposte di cooperazione. Abbastanza comuni negli ultimi tempi, inviati alle organizzazioni, sono spesso di natura pubblicitaria, ad esempio, come questo esempio. È abbastanza difficile scrivere lettere commerciali, è necessario tenere conto di molte sfumature per attirare l'attenzione e, ancora di più, per interessarsi. Ma se lo componi secondo l'esempio seguente, ha tutte le possibilità di successo.

• Inviti. Vengono inviati, invitandoli a partecipare a vari eventi. Di solito sono indirizzati a un manager o a un funzionario, ma possono anche essere indirizzati a un'intera squadra.
• Richieste.
• Avvisi.
• Richieste e molti altri.

Come scrivere una risposta a una lettera. Esempio

La risposta dovrà iniziare ripetendo la richiesta riportata nella prima lettera. Quindi vengono forniti i risultati della sua considerazione e viene espressa l'approvazione o il motivo del rifiuto. Una lettera di risposta commerciale può contenere una soluzione alternativa alle informazioni previste. Solitamente soddisfa i seguenti principi:

• Disponibilità di un collegamento alla prima lettera e al suo contenuto.
• Significa linguaggio identico.
• Aspetti comparabili di portata e contenuto.
• Rispetto di una determinata sequenza.

Arredamento

Oltre a utilizzare la carta intestata aziendale per le lettere commerciali, è necessario tenere conto di altre sottigliezze durante la progettazione. Si tratta di dettagli, regole per le abbreviazioni, indirizzi di scrittura, intestazioni, lunghezza del testo, larghezza dei campi e altro ancora.

Gli esempi di una lettera commerciale ti aiutano a comporla, tenendo conto di tutte le sottigliezze e le sfumature. Sono utilizzati sia dagli impiegati alle prime armi che dai lavoratori esperti. Grazie agli esempi imparano a scrivere correttamente le lettere e risparmiano molto tempo.

1. I documenti aziendali sono scritti con tono distaccato: non sono ammesse espressioni di eccessiva cortesia, nonché negligenze al limite della maleducazione.

2. Non incoraggiare il destinatario ad affrettarsi nel prendere decisioni su richieste scritte da te presentate con le parole "urgentemente", "immediatamente" o nel più breve tempo possibile. Ricorda che veloce non è mai una buona cosa. È meglio indicare quando si desidera avere notizia della decisione: “vi chiedo” di rispondere entro tale data” oppure “vi esorto a informarmi immediatamente della vostra decisione”.

3. Sii moderato nelle tue richieste, sobrio nelle valutazioni degli eventi, obiettivo nel presentare i fatti, umano nel determinare le misure disciplinari, generoso nel prendersi cura e incoraggiare i meritevoli, avaro e parsimonioso nello spendere soldi. Sii anche prolifico con suggerimenti pratici; e le conclusioni sono estremamente specifiche.

4. Il contenuto (o sottotesto) del documento non deve imporre al destinatario l'esito atteso della questione trattata nella lettera, ad esempio, in questo modo: studia e risolvi positivamente la questione oppure ti chiedo di approvare questa candidatura. Lascia che il destinatario pensi da solo.

5. Non dovresti alludere al destinatario della lettera sulla sua presunta attenzione introducendo la seguente formulazione nel testo finale della lettera: "Propongo di studiare attentamente": un subordinato coscienzioso può nutrire rancore, un non così- il capo intelligente può andare su tutte le furie, prendendo un suggerimento involontario troppo alla lettera.

6. Se comunichi a qualcuno che non è possibile evadere il suo ordine o richiesta, non iniziare il messaggio con una dichiarazione di rifiuto - motiva la tua decisione e chiarisci che in determinate circostanze puoi tornare a prendere in considerazione il questione sfortunata.

7. Mostra diplomazia nei casi in cui segnali qualcosa di positivo: metti in chiaro che soddisfare la richiesta di qualcuno ti costa una certa quantità di lavoro. Altrimenti rischi di incontrare nuove richieste persistenti per problemi poco urgenti, la cui soluzione, peraltro, a volte non rientra nemmeno nell'ambito delle tue dirette responsabilità.

9. La tua lettera deve essere assolutamente pulita in senso legale (principalmente questo vale per i documenti monetari e personali), impeccabile nel contenuto e nell'esecuzione, le parole devono essere serrate e i pensieri devono essere spaziosi.

10. Scrivi meno spesso e il più brevemente possibile. L'abbondanza di documenti e parole in essi contenuti non accelera, ma rallenta la soluzione del caso. Se decidi di scrivere, fallo in un linguaggio comprensibile.

Sull'uso di espressioni standard nelle lettere commerciali.

In molti casi, il contenuto delle lettere commerciali, che definiscono questioni (direzioni) essenzialmente simili delle attività dell’impresa, può essere in una certa misura standardizzato (unificato).

Un ruolo speciale nella standardizzazione (unificazione) del contenuto di una lettera commerciale è svolto dall'uso giustificato di cliché e cliché: combinazioni di parole stabilite, nonché singole parole nella loro generalmente accettata (tenendo conto delle specificità della corrispondenza commerciale ) interpretazione.

Di seguito sono riportati consigli specifici per l'utilizzo di alcune delle parole e delle frasi più comuni utilizzate più frequentemente durante la preparazione del contenuto delle lettere commerciali. Sottolineiamo che l'uso di tali parole e frasi dovrebbe essere appropriato.

1. Costruzioni sintattiche utilizzate per presentare motivazioni e spiegare le ragioni per intraprendere determinate azioni:

Per poterti fornire assistenza ti chiedo... ·

Per scambiare esperienze vi invio...

In via eccezionale...

A causa di circostanze particolari...

A causa della conclusione dei lavori di...

In relazione alla decisione di... .

In conformità all'accordo precedentemente raggiunto... Di comune accordo tra... -

Secondo la tua richiesta...

Nonostante questo e quello, continua a succedere...

2.Formulazioni per esprimere il rifiuto:

Nonostante gli sforzi compiuti da noi (l'organizzazione), le vostre istruzioni rimangono inadempiute a causa di...

Purtroppo non è possibile soddisfare la vostra richiesta perché...

Il tuo ordine non può essere eseguito entro la data di scadenza per i seguenti motivi...

Non possiamo fornire le informazioni che ti interessano perché... L'organizzazione non ha la capacità di svolgere questo compito a causa della mancanza di... , "

3. Formulazioni per esprimere un avvertimento (notifica):

Si prega di notare che dopo tale tempo il contratto scade...

L'organizzazione è costretta ad avvisarvi che...

Riteniamo doveroso ricordarvi ancora una volta che...

L'organizzazione si riserva il diritto di sospendere unilateralmente il contratto per...

Gli obblighi di garanzia assunti dall'organizzazione perdono la loro forza.

Ti informiamo che...

L'organizzazione annuncia...

Informarvi... ,

Vorrei informarti che...

Sto segnalando...

4. Turnover amministrativo sostenibile:

Per mettere in funzione...

Obbligo il direttore...

Affidare il controllo sull'attuazione della presente direttiva a

Ordina un'indagine sul fatto...

Trova ulteriori opportunità per...

5. Formulazioni per esprimere le richieste:

Per favore inviatelo al mio indirizzo... .

A causa dell'urgente necessità di... te lo chiedo urgentemente

Vi chiedo gentilmente di risolvere il problema...

Nell'ambito di un accordo preliminare con un rappresentante della vostra organizzazione, vi chiedo di considerare la possibilità...

In base al limite annuale di... vi chiedo di reperire per le esigenze dell'organizzazione...

6.Formulazioni per sottolineare la particolare importanza delle informazioni:

Sicurezza garantita...

La documentazione è stata inviata al vostro indirizzo tramite corriere...

Sono in corso misure vigorose per...

La riservatezza delle informazioni è garantita...

Le carenze individuate sono già in fase di eliminazione...

Sono stati stanziati fondi aggiuntivi per... Sono state pianificate le attività necessarie", mirate a...

Ci organizzeremo al più presto...

Fornito tutti i giorni: controllo rigoroso su...

7. Figure retoriche sostenute:

meno complicato...

il più importante...

miglior effetto...

risultato peggiore...

aiuto...

effettuare un sopralluogo... ~ la direzione lo ritiene possibile...

All'organizzazione non importa...

informatemi urgentemente...

toglilo subito...

garantire il rispetto...

creare le condizioni necessarie... segnalare proposte per

soluzione ottimale...

tempistica probabile...

conferma la ricezione...

mandamelo al mio indirizzo...

decidi tu stesso...

8. Molto spesso verbi usati: eseguire (eseguire); decidere (risolvere); obbligare; completare; fermare; inviare (inviare); sottolineare...); mettere in funzione); pianificare (coordinare); implementare (realizzare); creare; ricostituire; organizzare; fornire; informare (riportare); presente (fornire); specificare; installare; eliminare; rivelare (scoprire).

9. La maggior parte aggettivi usati frequentemente: urgente (operativo); secondario; prospettiva; importante; principale (principale); primo; serio (significativo); pianificato; aggiuntivo; pieno; inadeguato; finale; intermedio; generale; specifica; più alto; Primario; migliore (peggiore).

10. Divieti stilistici: Invece di... In relazione a, riguardo a... Per il fatto che... Acquisire... Prendere in considerazione... Allegato... Influenza... Tranne... Per il scopo di... Nel caso in cui Attualmente... Enumerazione... Aumentare il ritmo... Fare uno sforzo... Dovrebbe usare... Informazioni su... Perché... Acquista... Considera... Applicazione:... Influenza... Tranne... Per... Se... Ora... Pagamento . .. Accelera... Prova...

Infine, ecco alcune considerazioni più pratiche. Il loro significato si riduce a quanto segue:

1. Quando invii una lettera commerciale a qualcuno, presta sempre attenzione non solo al contenuto del messaggio, ma anche alla forma della sua presentazione. Tieni presente che una lettera commerciale scritta sostanzialmente correttamente può avere sul destinatario l'effetto esattamente opposto a quello desiderato a causa del tono sbagliato o dello stile di presentazione approssimativo.

2. Prova a posizionarlo nel modo più corretto possibile lungo il percorso. Il contenuto di una lettera commerciale è semantico. accenti. Inizia la tua presentazione con l'idea principale che costituisce l'argomento (oggetto) del documento, che poi svilupperai in modo coerente.

3. Non dovresti scrivere lettere commerciali in uno stato di forte rabbia o sotto l'influenza di altre emozioni: ciò avrà l'effetto più indesiderato sul loro contenuto. Se, tuttavia, la tua mano "raggiunge la penna", dopo aver scritto l'ultima riga, non affrettarti a inviare quest'opera: rimandala, almeno fino al giorno successivo.

4. Evitate infine di utilizzare nelle lettere commerciali parole ed espressioni di dubbia interpretazione, poiché l'ambiguità del contenuto porta a malintesi. Sforzati di assicurarti che ciò che scrivi sia scritto nel modo più semplice e intelligibile possibile. Seguire attentamente il “fairway” stilistico in ogni caso di comunicazione scritta.

La comunicazione, come notato sopra, in senso stretto lo è scambio di informazioni. Grosso modo si possono distinguere quattro tipologie principali. Essi sono: trasmissione di informazioni (informare); trasmissione di istruzioni; stimolazione, persuasione (aggiustamento e chiarimento di istruzioni o informazioni precedentemente trasmesse); raccolta, elaborazione, sistematizzazione e analisi delle informazioni ricevute.

Lo stesso varrà per la corrispondenza commerciale. Tuttavia, per comprendere meglio le differenze tra ciascuna delle tipologie elencate, soffermiamoci su questo punto un po' più in dettaglio.

Il trasferimento di informazioni viene effettuato con l'obiettivo di informare l'altra parte sullo stato delle cose nell'area di interesse (o potenziale interesse) per l'utilizzo di queste informazioni nel processo di sviluppo e presa di decisioni. Forme possibili: una dichiarazione scritta di fatti o le vostre conclusioni e giudizi basati su questi fatti, o la vostra percezione e interpretazione dei fatti a vostra disposizione. La trasmissione di istruzioni ha lo scopo di indurre l'altra parte a compiere azioni abbastanza specifiche nella direzione e nei tempi. Forme possibili: ordine scritto di eseguire un determinato incarico a una o più persone, autonomamente o in collaborazione con qualcuno, quasi sempre con successiva notifica obbligatoria dell'esecuzione.

Indipendentemente dalla forma scelta, l'indicazione è sempre specifica. Le istruzioni efficaci offrono quasi sempre (anche se in forma direttiva) modi generali per risolvere un problema, ma l'esecutore delle istruzioni deve affrontare la loro applicazione pratica in modo creativo, in conformità con la situazione attuale. "

Gli adeguamenti e i chiarimenti hanno lo scopo di influenzare il successivo sviluppo degli eventi, il cui corso è già in parte predeterminato dalle informazioni precedentemente trasmesse (istruzioni). Affinché questo impatto sia positivo, l’aggiustamento deve essere effettuato in modo tempestivo e, come si suol dire, centrare l’obiettivo.

Sebbene sia effettivamente utile osservare lo sviluppo di una situazione come dall'esterno, il destinatario di informazioni aggiuntive ha il diritto di utilizzarle o di non utilizzarle, a seconda della situazione. Il feedback al mittente in questo caso dovrebbe riflettere la decisione (sì - no) e i motivi di tale decisione, ma non limitarsi a questo.

La raccolta, l'elaborazione, la sistematizzazione e l'analisi delle informazioni hanno l'obiettivo di preparare la nostra prossima decisione o la successiva porzione di informazioni necessarie per eseguire qualsiasi azione. Le forme possibili sono molto varie, poiché le informazioni scritte possono pervenire sotto forma di lettera di risposta (o altro documento), via fax, via telefono (come messaggio telefonico) e via e-mail.

L'azione è ancora più rapida di quanto ti aspettassi: tre o quattro ore dopo ricevi un telegramma che ti informa che tutta la documentazione è stata inviata tre mesi fa, inclusa (una copia) a te. Si dice anche che i tuoi subappaltatori di un'azienda situata nella tua stessa città "hanno ricevuto la documentazione specificata e non hanno presentato reclami". La riesportazione non è possibile poiché la circolazione della documentazione è stata limitata.

Allora ti prendi la responsabilità di contattare telefonicamente i rappresentanti dell'azienda U - la stessa che ha già ricevuto la documentazione - per chiederne l'utilizzo temporaneo (o meglio ancora fotocopiarla). Tuttavia, il signore con cui stai parlando non ha fretta di fornirti un servizio del genere: “Mi dispiace, ma questo è impossibile, non sai che questa documentazione è segreta? È necessario inviarci una richiesta scritta e, inoltre, contattare l'istituzione X, che dà il via libera al trasferimento e alla riproduzione di questo tipo di documentazione. Ho l'onore..." Pertanto, la società Y e l'istituzione X entrano gradualmente in corrispondenza commerciale, non solo con la vostra azienda, ma anche tra loro.

La situazione simulata verrà molto probabilmente risolta con successo, a condizione che ciascuno dei partecipanti al polilogo scritto si assuma responsabilmente le proprie responsabilità (mittente e destinatario).

Sfondo(dall'inglese backgrounder) è materiale informativo per i media che presenta informazioni sull'organizzazione, il suo profilo, prodotti e servizi, la storia della creazione, dello sviluppo, ecc. A differenza di un comunicato stampa, le informazioni nel backgrounder non contengono notizie, un è una possibile aggiunta necessaria al comunicato stampa se, quando scrive un articolo basato sulle informazioni presentate nel comunicato stampa, il giornalista necessita di informazioni più dettagliate sull'organizzazione che ha emesso il comunicato stampa.

L'obiettivo del backgrounder è quello di informare e dare risposte obiettive alle possibili domande che i rappresentanti dei media potrebbero avere dopo aver letto il comunicato stampa. Spesso, per rendere più conveniente per i giornalisti, quando scrivono un background, utilizzano sottotitoli che contengono già una breve risposta alla domanda, e le informazioni presentate di seguito rivelano solo questa risposta in modo più ampio e completo.

Sullo sfondo non dovresti concentrarti su un titolo accattivante e sul primo paragrafo, anche se, come in un comunicato stampa, le informazioni principali e più necessarie dovrebbero essere all'inizio. Il titolo di sfondo dovrebbe rivelare l'argomento di questo materiale nel modo più accurato e informativo possibile. Prima di passare all'argomento principale, è possibile fornire un po' di storia del problema, facendo riferimento a varie istituzioni governative, organizzazioni di ricerca, ecc. Quelle che seguono sono informazioni dettagliate sull'argomento, che dovrebbero essere basate su fatti e dati accurati.

Lo sfondo può essere dedicato all'intera organizzazione, o al suo singolo prodotto o servizio, o ad un evento che si è verificato o è previsto in questa organizzazione

conferenza stampa- un evento mediatico che si tiene quando ci sono notizie di importanza pubblica e un'organizzazione o un individuo noto direttamente associato a tali notizie desidera fornire commenti su tali notizie che potrebbero essere interessanti e importanti per il pubblico. Di solito, durante una conferenza stampa, i suoi partecipanti rispondono alle domande dei giornalisti direttamente o indirettamente correlate all'argomento della conferenza stampa.