10.1. Obiettivi, principi, funzioni e metodi di gestione La gestione è un sistema di gestione olistico volto a garantire il coordinamento ottimale delle azioni dei membri del team per raggiungere i loro obiettivi. Il management ha un pubblico speciale

Principi di base, metodi e definizioni della modellazione dei processi aziendali Una delle parti integranti (spesso “invisibili” per gli utenti) di un modello di architettura aziendale è la base metodologica utilizzata. Spesso questa componente risulta essere interessante

Per salire da una vetta all'altra bisogna scendere, e poi risalire a lungo...

(Saggezza orientale)

Esiste un modello di gestione del progetto generalmente accettato, che consiste in elementi di questo sistema organizzativo e comprende:

L'organizzazione della gestione del progetto è costituita da parti collegate del sistema complessivo di gestione del progetto al fine di garantirne il buon funzionamento.

Funzioni di gestione del progetto;

Responsabilità, diritti e doveri dei partecipanti al progetto;

Modello di processo di gestione;

Implementazione del progetto, ovvero del processo produttivo diretto.

L'equilibrio di un tale modello consente all'intero sistema di creare un sistema dinamico di gestione del progetto.

L'efficacia del lavoro di progetto dipende direttamente dall'accuratezza con cui le funzioni di gestione del progetto sono definite e distribuite.

Tutte le funzioni sono determinate nella fase iniziale dello sviluppo del progetto e la misura in cui le funzioni sono chiaramente definite determinerà la corretta implementazione del progetto.

Ci sono funzioni di base e integrative. Le funzioni di base rappresentano l'essenza sostanziale, ovvero la gestione dell'area tematica del progetto. Inoltre, le funzioni di base contengono requisiti di qualità (standardizzazione di tutte le fasi, prodotti intermedi e risultato finale). Inoltre, è necessario aggiungere la gestione dei tempi e dei costi del progetto.

Le funzioni di integrazione includono la gestione del personale di progetto, le comunicazioni, i contratti e la gestione del rischio.

Entrambe le funzioni principali contengono cinque tipi di attività di gestione che possono esistere in modo indipendente, come:

1 pianificazione;

2 organizzazione;

3 coordinamento;

4 attivazione;

5 controllo.

Durante la pianificazione, i partecipanti possono trovare risposte a tutte le possibili domande a cui è necessario rispondere prima di sviluppare un progetto.

L’essenza della pianificazione è determinare il risultato ottimale con risorse limitate. Nella fase organizzativa si decide la questione della scelta di modi, metodi e mezzi per raggiungere il risultato finale. Il coordinamento è progettato per collegare tutte le parti disparate della pianificazione in un processo unico e organico.

L'attivazione dovrebbe contribuire a creare motivazione per i dipendenti coinvolti nell'attuazione del progetto. Il controllo su tutte le parti del progetto rivela in modo tempestivo tutti i tipi di deviazioni nelle attività pratiche del progetto.

Lo scopo principale del modello di gestione della tecnologia dell'informazione è descrivere l'intera tecnologia di gestione del progetto al fine di formalizzare il processo di gestione del progetto.

Le fasi principali dello sviluppo ITM includono:

1. sviluppo di tabelle informative che contengano tutti i dati in tutte le aree;

2. formazione di ITM sulla base di tabelle informative;

3. formazione di un modello consolidato di gestione del progetto, che costituisce uno strumento efficace per costruire un sistema volto a garantire l'attuazione del progetto.

Per sviluppare la gestione dei progetti ITM è necessario:

Conoscere la relazione tra i compiti nel processo decisionale;

Avere descrizioni di lavoro chiare;

Determinare le forme di tutti i documenti di reporting.

I documenti primari per tutte le aree e fasi di attuazione del progetto sono registrati in tabelle formalizzate di varie forme e finalità.

Ricordare

Successivamente, l'analisi di queste tabelle fornisce una valutazione accurata della situazione, di tutte le deviazioni impercettibili e consente di scegliere le modalità per correggere e apportare modifiche.

Qualsiasi organizzazione di qualsiasi forma di proprietà necessita di una risorsa stabile di dipendenti professionisti. Il processo di formazione di una squadra richiede un certo approccio e alcuni costi, tenendo conto del fatto che il tempo e il denaro spesi dovrebbero ripagare in futuro l'organizzazione stessa. Quando si crea una base di risorse di professionisti in un'organizzazione, è necessario tenere conto delle esigenze e delle richieste dei dipendenti stessi, altrimenti una grande differenza negli obiettivi ostacolerà l'ulteriore cooperazione tra il dipendente e l'organizzazione.

Affinché le attività di un'organizzazione possano essere svolte, i dipendenti devono essere gestiti.

Poiché la connessione tra la gestione dei dipendenti e il livello di redditività dell'organizzazione stessa è diretta, la gestione delle risorse lavorative è uno degli aspetti importanti della teoria e della pratica gestionale.

Nella gerarchia di un'organizzazione, tra management e forza lavoro, c'è sempre un dipendente che gestisce le risorse lavorative. Un tale dipendente deve sempre conoscere le esigenze di tutti i livelli dei dipendenti dell'organizzazione e trovare soluzioni che soddisfino tutte le parti. Un dipendente coinvolto nella gestione del personale deve essere competente in materia professionale, conoscere ed essere anche in grado di applicare metodi e metodi di gestione del personale.

La gestione delle risorse umane in un'organizzazione prevede le seguenti fasi.

1. La pianificazione delle risorse consiste nello sviluppare un piano per soddisfare i futuri fabbisogni di risorse umane.

2. Il reclutamento è il processo di creazione di un pool di potenziali candidati per tutte le posizioni.

3. La selezione del personale consiste nella valutazione dei migliori candidati e nella selezione dei migliori professionisti dalla riserva creata.

4. La determinazione dei salari e dei benefici comporta lo sviluppo di una struttura per il calcolo e il pagamento dei salari, nonché la formazione di un sistema preferenziale per ciascun dipendente su base individuale.

5. Orientamento professionale e adattamento al nuovo team, sviluppando tra i dipendenti la consapevolezza che i risultati del lavoro individuale sono valutati e meritatamente ricompensati.

6. Il processo di apprendimento è lo sviluppo di programmi di formazione sulle competenze professionali al fine di migliorare l'efficienza del lavoro o migliorare le competenze dei lavoratori.

7. La successiva valutazione dell'attività lavorativa consiste nello sviluppo di metodi con l'aiuto dei quali verrà valutato il lavoro del dipendente.

8. Far salire un dipendente nella scala organizzativa: promozione, retrocessione, licenziamento, nonché sviluppo di una procedura per l'assunzione di dipendenti.

9. La formazione del personale dirigente di un'organizzazione prevede lo sviluppo di un programma con l'aiuto del quale i dipendenti possono sviluppare e aumentare l'efficienza del lavoro individuale.

Molto spesso la gestione di un'organizzazione non tiene conto dell'importanza delle risorse umane, confidando nel fatto che i dipendenti si troveranno sempre.

Ogni organizzazione, nel determinare gli obiettivi delle proprie attività, deve sapere di quali risorse dispone (fondi finanziari, attrezzature, materiali, risorse umane, ecc.).

La pianificazione della base delle risorse dovrebbe essere un'attività naturale nel processo di formazione di scopi e obiettivi.

Il processo di pianificazione delle risorse umane è la pianificazione del personale, che comprende tre fasi:

Valutazione delle risorse in un momento specifico;

Valutazione delle esigenze future dei lavoratori in una determinata professione;

Sviluppo di un programma per la ricerca e l'assunzione dei lavoratori necessari per il personale.

Le organizzazioni moderne stanno cercando di creare un database di candidati per posizioni a tutti i livelli e di mantenere questo database aggiornandolo costantemente. Questo approccio alla pianificazione del personale garantisce un'offerta ininterrotta di nuovi dipendenti in caso di cambiamenti nel personale permanente.

Il personale di riserva può essere reclutato sia dall'ambiente esterno che all'interno del sistema organizzativo mediante segnalazione attraverso i media, con il consenso volontario dei dipendenti esistenti.

Un metodo molto comune è concludere accordi con istituti di istruzione che formano giovani specialisti. Potrebbe anche essere più redditizio per un'organizzazione promuovere i propri dipendenti di livello piuttosto che assumere un nuovo dipendente che ha bisogno di tempo per comprendere il lavoro e acquisire le competenze per continuare a lavorare in un luogo specifico.

Il reclutamento nel fondo di riserva dovrebbe essere effettuato in modo continuo e in conformità con le esigenze dell'organizzazione, nonché tenendo conto delle esigenze future in tutte le specialità.

Ma un punto negativo potrebbe essere il fatto che i dipendenti esistenti non saranno in grado di fornire nuove idee, mentre i nuovi dipendenti potranno apportare nuove idee e opzioni di lavoro all’organizzazione. A volte il personale viene reintegrato attraverso riorganizzazioni interne e l'ammissione di conoscenti e amici che soddisfano tutti i requisiti necessari dell'organizzazione.

La selezione preliminare del personale viene effettuata da persone speciali: consulenti di selezione.

La fase di selezione del personale segue sempre la fase di assunzione del personale di riserva, poiché la selezione dei candidati per i posti vacanti viene effettuata a partire dal personale di riserva creato in precedenza.

Molto spesso scelgono un dipendente che ha qualifiche migliori, maggiore esperienza lavorativa in una posizione simile e corrisponde anche alle caratteristiche personali della maggior parte dei dipendenti dell'organizzazione.

È necessario selezionare un candidato in base ai requisiti per una posizione specifica, all'istruzione necessaria per svolgere determinati lavori in questa posizione.

L'idea principale di selezionare i candidati dal fondo di riserva esistente è che è necessario selezionare i dipendenti in stretta conformità con la posizione vacante nell'organizzazione.

Ogni organizzazione sviluppa il proprio sistema di remunerazione, nonché un sistema di benefici e bonus e altri incentivi aggiuntivi sotto forma di compenso monetario.

I dipendenti decidono autonomamente e individualmente la questione della conformità del lavoro svolto e della retribuzione ricevuta per questo lavoro.

La selezione del personale è una delle tante forme di controllo preliminare della qualità delle risorse umane mediante lo svolgimento di colloqui, l'assegnazione di date di test per una posizione specifica e test nei centri di valutazione.

Nel caso in cui un dipendente consideri il livello salariale equivalente alla quantità di lavoro svolto, lui (il dipendente) continuerà a lavorare in questa organizzazione. Accade diversamente quando un dipendente ritiene che il livello dei salari e la quantità di lavoro svolto siano disuguali. In una situazione del genere, una persona proverà a cambiare la sua posizione, o l'organizzazione stessa, o anche il suo tipo di attività. L’assenza di un compenso adeguato a tariffe competitive, benefici e sistemi di incentivi sotto forma di pagamenti in contanti o altri incentivi porterà i dipendenti a non prendere sul serio il proprio posto di lavoro.

Un'organizzazione non sarà in grado di impedire ai dipendenti di prendere la decisione di licenziarsi se il sistema di remunerazione non li soddisfa.

L'organizzazione deve sviluppare una propria scala o sistema per il calcolo e il pagamento dei salari per ciascun dipendente individualmente. La struttura di tale sistema può essere determinata dopo aver condotto ricerche su molti aspetti della vita, sulle condizioni del mercato del lavoro, nonché sulla redditività e sui piani dell'organizzazione stessa.

Quando si sviluppa una struttura salariale dettagliata, è necessario tenere conto dei vari benefici, della partecipazione agli utili, della proprietà delle azioni dell'organizzazione, nonché della valutazione del lavoro e delle capacità del dipendente stesso, della sua esperienza, istruzione e caratteristiche personali. Inoltre, le organizzazioni dovrebbero, ove possibile, fornire ai propri dipendenti benefici aggiuntivi sotto forma di congedo per malattia retribuito, ferie aggiuntive, assicurazione sulla vita e sanitaria e pagamenti ai fondi pensione. A volte alcune organizzazioni possono permettersi pagamenti aggiuntivi sotto forma di viaggi incentivanti per i figli dei dipendenti verso luoghi di vacanza, nonché pagamenti parziali per l’istruzione negli istituti scolastici.

Affinché un dipendente possa apportare il maggior beneficio possibile al suo posto di lavoro nell'organizzazione, deve navigare professionalmente e adattarsi socialmente a una nuova squadra. Solo se il datore di lavoro tiene conto del sistema sociale dell'organizzazione, composto da singoli lavoratori, questa struttura può contare sul successo.

Sempre necessario v mo un po' di tempo in modo che la nuova persona possa abituarsi senza dolore alla nuova squadra, N e solo dopo v Una volta entrato a farne parte, il dipendente potrà iniziare la propria attività professionale in una nuova posizione.

Ogni squadra di un'organizzazione ha sempre le proprie regole di condotta ufficiali e non ufficiali per i dipendenti. Il comportamento normativo adottato in una particolare organizzazione deve soddisfare le esigenze di tutti i dipendenti, altrimenti l'organizzazione è condannata al costante rinnovamento del personale, che ha sempre un impatto negativo sui risultati finali delle sue attività.

Ogni organizzazione risolve i problemi relativi alla formazione del personale in modi diversi, motivo per cui la formazione è ormai considerata un'area specializzata.

Formalmente, quando si assume un nuovo dipendente, gli vengono fornite informazioni su come viene svolto il lavoro nell'organizzazione, quali metodi vengono utilizzati per formare il personale e cosa è considerato lavoro efficace. Nel processo di conoscenza del nuovo team, il dipendente apprende regole e divieti non ufficiali che non sono stati discussi durante il colloquio di lavoro.

È molto importante per qualsiasi organizzazione che la produttività dei dipendenti sia sempre al livello più alto o molto alto, il che garantirebbe la redditività delle sue attività. Pertanto, molte organizzazioni sono preoccupate per la qualità complessiva della propria forza lavoro.

Per ottenere risorse di lavoro di alta qualità, viene spesso utilizzato il metodo di reclutamento di lavoratori altamente qualificati già pronti con molti anni di esperienza in una specialità o posizione correlata. Tuttavia, la pratica dimostra che non è sufficiente assumere uno specialista di prima classe, è necessario dargli l'opportunità di svilupparsi ulteriormente senza interrompere la sua produzione principale. Il risultato finale di tale formazione dovrebbe essere un aumento della produttività, che alla fine porterà ad un aumento dei profitti.

La formazione del personale può essere effettuata in tre casi:

1. quando si forma un nuovo dipendente;

2. quando si trasferisce o si assegna un dipendente a una nuova posizione;

3. se in base ai risultati del test il dipendente non risulta idoneo al posto ricoperto.

I metodi per condurre la formazione del personale sono diversi in ciascuna organizzazione e sono sviluppati in conformità con gli scopi e gli obiettivi dell'organizzazione stessa. Tuttavia, esistono alcuni requisiti di base che si applicano a molti programmi di formazione basata sul lavoro.

È necessario sviluppare un metodo per motivare i dipendenti come base per la formazione. I dipendenti devono comprendere in modo indipendente la necessità di formazione.

Per formare i dipendenti è necessario creare un clima positivo, ovvero incoraggiare costantemente il desiderio di apprendimento dei dipendenti e renderli dipendenti dalla necessità di un costante sviluppo professionale.

Se il materiale da studiare è troppo complesso, il processo di apprendimento deve essere suddiviso in più fasi. È consigliabile dare al dipendente l'opportunità non solo di apprendere la teoria, ma anche di consolidare nuove conoscenze nella pratica.

I formatori che conducono la formazione dei dipendenti devono fornire feedback ai dipendenti in formazione, la cui presenza contribuisce a un migliore consolidamento delle conoscenze e delle competenze.

Esistono programmi di formazione manageriale che contengono programmi di gestione della carriera, ovvero promozione di grado. Con l'aiuto di questi programmi, i leader organizzativi possono utilizzare al meglio le conoscenze e le competenze dei propri dipendenti e i dipendenti possono scoprire le loro nuove potenziali capacità.

La dottrina fondamentale della formazione dei dipendenti è il processo di sviluppo delle competenze di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere i propri compiti. Questi programmi vengono utilizzati anche per formare i dipendenti che necessitano di salire di livello nel mondo del lavoro.

Prima di iniziare il processo di formazione dei dipendenti, è necessario condurre test per conoscere le potenzialità nascoste e le capacità di apprendimento di questi dipendenti. Sulla base dei risultati del test, vengono prese le decisioni su quale dipendente deve acquisire quali conoscenze e competenze durante il processo di formazione. Sulla base degli stessi risultati dei test vengono identificati i principali candidati alla promozione.

I metodi per condurre la riqualificazione del personale possono essere diversi, ad esempio tenendo discussioni e conferenze in piccoli gruppi di dipendenti. Attualmente sono comuni metodi come giochi di ruolo e formazione. In passato per formare i dipendenti venivano utilizzati seminari e corsi di formazione continua.

È possibile che la formazione venga svolta acquisendo non solo conoscenze teoriche, ma anche abilità pratiche, ovvero svolgendo attività di analisi di specifiche situazioni pratiche.

Attualmente, il metodo diffuso di rotazione dei dipendenti è il movimento temporaneo di un dipendente da una posizione all'altra al fine di ampliare le competenze e le conoscenze di questo dipendente.

Dopo che il dipendente ha studiato l'intero orizzonte dell'organizzazione, a lui, previa formazione di successo, viene offerta una nuova posizione di un livello superiore rispetto alla precedente. In questo modo vengono coperte tutte le responsabilità dei dipendenti di un livello specifico.

Qualsiasi sistema organizzativo, un progetto non fa eccezione, rappresenta un complesso sistema di responsabilità nel processo di attività creativa. La gestione del progetto, di per sé, è la funzione principale del progetto come sistema dinamico. Tuttavia, questa funzione principale può essere rappresentata da alcuni dei suoi componenti, in altre parole, sottofunzioni. È possibile identificare le sottofunzioni di gestione del progetto più comuni rilevanti per qualsiasi progetto.

Nel processo di implementazione e gestione del progetto, alcune funzioni del sistema vengono eseguite in tutti i sottosistemi e in tutte le fasi del ciclo di vita, come ad esempio:

1) Pianificazione – attività finalizzate allo sviluppo di un piano. La pianificazione come funzione di gestione include la determinazione di strategie, politiche e procedure per l'implementazione del progetto. La pianificazione in un ambiente di progetto può essere definita come lo studio preliminare e la selezione delle decisioni previsionali per l'attuazione del progetto nel contesto di varie alternative basate sulla conoscenza dell'argomento e delle possibili incertezze (rischi) dell'attuazione del progetto. Allo stesso tempo, nel contesto della gestione del progetto, la pianificazione comprende anche i processi di organizzazione dell'attuazione dei piani, adeguamento dei piani e monitoraggio della loro attuazione. Nella gestione del progetto, la pianificazione incarna il principio organizzativo dell'intero processo di attuazione del progetto. La pianificazione copre tutte le fasi del ciclo del progetto ed è un processo continuo. Inizia con la partecipazione del project manager al processo di sviluppo del concetto di progetto, continua con la selezione delle decisioni strategiche per l'attuazione del progetto e lo sviluppo dei suoi dettagli, compresa la stesura di proposte specifiche, la conclusione di contratti, l'esecuzione il lavoro, e si conclude solo con il completamento del progetto. Le decisioni prese durante il processo di pianificazione devono garantire la fattibilità del progetto entro i tempi stabiliti, con un consumo minimo di costi e risorse e con un'elevata qualità del lavoro. Uno degli obiettivi principali della pianificazione è l'integrazione dei partecipanti al progetto per eseguire una serie di lavori che garantiscano il raggiungimento dei risultati finali del progetto. La pianificazione è la base del controllo, della contabilità e della gestione operativa.

2) Organizzazione. In senso lato, per organizzazione si intende la totalità della struttura di un sistema e il modo in cui operano i suoi elementi. In relazione alla gestione del progetto, l'organizzazione è considerata una delle funzioni principali e una forma organizzativa di attività. L'organizzazione come funzione è un processo di ordinamento, di coordinamento dell'interazione di parti più o meno differenziate dell'insieme. In altre parole, è un insieme di processi o azioni che portano alla formazione e al miglioramento delle relazioni tra gli elementi del progetto.

3) Monitoraggio della vita del progetto - una funzione di gestione del progetto che include processi per monitorare lo stato di avanzamento del progetto al fine di verificare la conformità dell'effettiva attuazione con gli indicatori pianificati previsti da piani, contratti, accordi, ecc. La funzione di controllo del progetto viene eseguita in tutte le fasi e in tutti i suoi sottosistemi e comprende: controllo dei costi, controllo dei tempi e della durata, controllo della qualità, controllo del rischio, controllo del budget del progetto, controllo dell'implementazione delle decisioni, controllo dell'inventario del progetto, ecc.

4) Motivazione Il processo con cui si induce in un individuo il desiderio di lavorare per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione e allo stesso tempo realizzare i propri obiettivi. È necessario distinguere tra motivazione, come studio delle ragioni motivanti delle azioni umane, e motivazione, come modo per influenzare il comportamento umano. In precedenza, lo studio di questo problema era dominio principalmente di specialisti, tuttavia, a causa del rapido sviluppo e della complicazione delle relazioni sociali ed economiche, della radicale complicazione delle comunicazioni, c'era un'urgente necessità di creare tecnologie di motivazione che fossero abbastanza efficaci, e allo stesso tempo applicabile nella pratica quotidiana dei rapporti d'affari. Negli ultimi 40 anni, la motivazione come area applicata della conoscenza si è sviluppata in modo particolarmente attivo e, di conseguenza, sono apparsi numerosi modelli teorici semplificati basati sui risultati della ricerca psicologica.

5) Gestione operativa Il processo di attuazione pratica di programmi e progetti in ciascuna area di attività, cambiamenti e valutazione dei risultati, nonché confronto dei risultati raggiunti con gli obiettivi prefissati. La gestione operativa può essere considerata sia come un sottosistema di gestione indipendente sia come una delle principali funzioni della gestione del progetto. A questo proposito, è consigliabile designare il sottosistema come “gestione del cambiamento” e la funzione come “gestione operativa”.

Pertanto, la gestione del progetto, utilizzando moderne conoscenze scientifiche, tecniche ed economiche, varie tecniche di gestione, forme organizzative speciali e strutture orientate al progetto, consente di prendere decisioni appropriate durante l'intero ciclo di vita del progetto.

2.3. Processi di gestione del progetto

Un progetto è costituito da processi. Un processo è un insieme di azioni che producono risultati.

“I processi di gestione del progetto possono essere suddivisi in sei gruppi principali che implementano varie funzioni di gestione:

Processi di avvio: prendere la decisione di avviare il progetto;

Processi di pianificazione: definizione degli obiettivi e dei criteri per il successo del progetto e sviluppo di schemi di lavoro per raggiungerli;

Processi di esecuzione: coordinare le persone e le altre risorse per realizzare il piano;

Processi di analisi: determinare la conformità del piano di progetto e dell'esecuzione con gli obiettivi prefissati e i criteri di successo e prendere decisioni sulla necessità di applicare azioni correttive;

Processi di gestione – identificazione delle azioni correttive necessarie, loro coordinamento, approvazione e applicazione;

I processi di chiusura stanno formalizzando l’esecuzione di un progetto e portandolo a una conclusione ordinata”.

I processi di gestione del progetto si sovrappongono tra loro e si verificano con intensità diverse in tutte le fasi del progetto. Inoltre, i processi di gestione del progetto sono collegati dai loro risultati: il risultato di uno diventa la fonte di informazioni per l'altro. Infine, ci sono relazioni tra gruppi di processi di diverse fasi del progetto. Ad esempio, la chiusura di una fase può essere un input per l'avvio della fase successiva (esempio: il completamento della fase di progettazione richiede l'approvazione da parte del cliente della documentazione di progettazione, necessaria per l'inizio della realizzazione). In un progetto reale le fasi possono non solo precedersi, ma anche sovrapporsi. Ripetendo l'avvio in diverse fasi del progetto aiuta a monitorare la pertinenza del progetto. Se la necessità della sua attuazione è scomparsa, l'avvio successivo consente di stabilirlo in tempo ed evitare costi inutili.

All'interno di ciascun gruppo, i processi di gestione del progetto sono collegati tra loro attraverso i loro input e output. Concentrandoci su queste connessioni, descriveremo i singoli processi attraverso:

Gli input sono documenti o indicatori documentati in base ai quali viene eseguito un processo.

Gli output sono documenti o indicatori documentati che sono il risultato di un processo.

Metodi e mezzi sono i meccanismi attraverso i quali l’input viene convertito in output.

"La gestione del progetto è uno sforzo integrativo che richiede che ogni processo relativo al progetto e al prodotto sia adeguatamente collegato ad altri processi per facilitare il coordinamento."

Le azioni intraprese durante un processo in genere influiscono su quel processo e su altri processi correlati. Ad esempio, una modifica dell'ambito di solito incide sul costo del progetto, ma può anche incidere sul piano di comunicazione o sulla qualità del prodotto. Queste interazioni all'interno del processo spesso richiedono compromessi tra requisiti e obiettivi del progetto; Inoltre, alcuni compromessi in termini di prestazioni varieranno da progetto a progetto e da organizzazione a organizzazione. Una gestione di progetto di successo deve includere la gestione attiva di queste interazioni per soddisfare i requisiti dello sponsor del progetto, del cliente e degli altri stakeholder. In alcune condizioni, un processo o una serie di processi deve essere ripetuto più volte per ottenere il risultato desiderato.

I progetti esistono all'interno di un'organizzazione e non possono funzionare come un sistema chiuso.

Richiedono input dall'interno e dall'esterno dell'organizzazione e in cambio forniscono nuove funzionalità all'organizzazione. I processi di progetto possono generare informazioni che miglioreranno la gestione dei progetti futuri.

CONCLUSIONE

L’obiettivo del nostro lavoro è stato raggiunto implementando i compiti assegnati. Come risultato della ricerca condotta sul tema “Project Management”, si possono trarre alcune conclusioni:

Il concetto di “progetto” ha molte definizioni e molte classificazioni, tutte giustamente vere.

A sua volta, il progetto ha un proprio ciclo di vita, che comprende:

- inizio del progetto;

- organizzazione e preparazione;

- esecuzione del lavoro di progetto;

- completamento del progetto.

Per quanto riguarda l’essenza del project management, quindi: “L’essenza del project management è chiaramente formulata dal Project Management Institute (USA): il project management è l’arte di dirigere e coordinare risorse umane e materiali utilizzando metodi e tecniche di gestione moderni per raggiungere gli obiettivi risultati definiti nel progetto in termini di composizione e ambito del lavoro, costi, tempi, qualità e soddisfazione dei partecipanti al progetto.” Inoltre, la struttura di gestione in ciascun progetto specifico è determinata individualmente, per la maggior parte, poiché dipende dalla scala e dalla complessità del progetto.

Nel processo di implementazione e gestione del progetto, alcune funzioni vengono eseguite in tutti i sottosistemi e in tutte le fasi del ciclo di vita, come ad esempio:

Pianificazione;

Organizzazione;

Controllo;

Motivazione;

Gestione operativa.

Informazioni correlate.

Qualsiasi sistema organizzativo, un progetto non fa eccezione, rappresenta un complesso sistema di responsabilità nel processo di attività creativa. La gestione del progetto, di per sé, è la funzione principale del progetto come sistema dinamico. Tuttavia, questa funzione principale può essere rappresentata da alcuni dei suoi componenti, in altre parole, sottofunzioni. È possibile identificare le sottofunzioni di gestione del progetto più comuni rilevanti per qualsiasi progetto.

Nel processo di implementazione e gestione del progetto, alcune funzioni del sistema vengono eseguite in tutti i sottosistemi e in tutte le fasi del ciclo di vita, come ad esempio:

Pianificazione – attività finalizzate allo sviluppo di un piano. La pianificazione come funzione di gestione include la determinazione di strategie, politiche e procedure per l'implementazione del progetto. La pianificazione in un ambiente di progetto può essere definita come lo studio preliminare e la selezione delle decisioni previsionali per l'attuazione del progetto nel contesto di varie alternative basate sulla conoscenza dell'argomento e delle possibili incertezze (rischi) dell'attuazione del progetto. Allo stesso tempo, nel contesto della gestione del progetto, la pianificazione comprende anche i processi di organizzazione dell'attuazione dei piani, adeguamento dei piani e monitoraggio della loro attuazione. Nella gestione del progetto, la pianificazione incarna il principio organizzativo dell'intero processo di attuazione del progetto. La pianificazione copre tutte le fasi del ciclo del progetto ed è un processo continuo. Inizia con la partecipazione del project manager al processo di sviluppo del concetto di progetto, continua con la selezione delle decisioni strategiche per l'attuazione del progetto e lo sviluppo dei suoi dettagli, compresa la stesura di proposte specifiche, la conclusione di contratti, l'esecuzione il lavoro, e si conclude solo con il completamento del progetto. Le decisioni prese durante il processo di pianificazione devono garantire la fattibilità del progetto entro i tempi stabiliti, con un consumo minimo di costi e risorse e con un'elevata qualità del lavoro. Uno degli obiettivi principali della pianificazione è l'integrazione dei partecipanti al progetto per eseguire una serie di lavori che garantiscano il raggiungimento dei risultati finali del progetto. La pianificazione è la base del controllo, della contabilità e della gestione operativa.

Organizzazione. In senso lato, per organizzazione si intende la totalità della struttura di un sistema e il modo in cui operano i suoi elementi. In relazione alla gestione del progetto, l'organizzazione è considerata una delle funzioni principali e una forma organizzativa di attività. L'organizzazione come funzione è un processo di ordinamento, di coordinamento dell'interazione di parti più o meno differenziate dell'insieme. In altre parole, è un insieme di processi o azioni che portano alla formazione e al miglioramento delle relazioni tra gli elementi del progetto.

Il monitoraggio delle prestazioni del progetto è una funzione di gestione del progetto che include processi per monitorare l'avanzamento del progetto al fine di verificare la conformità dell'effettiva attuazione con gli indicatori pianificati previsti da piani, contratti, accordi, ecc. La funzione di controllo del progetto viene eseguita in tutte le fasi e in tutti i suoi sottosistemi e comprende: controllo dei costi, controllo dei tempi e della durata, controllo della qualità, controllo del rischio, controllo del budget del progetto, controllo dell'implementazione delle decisioni, controllo dell'inventario del progetto, ecc.

Motivazione Il processo con cui si induce in un individuo il desiderio di lavorare per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione e allo stesso tempo realizzare i propri obiettivi. È necessario distinguere tra motivazione, come studio delle ragioni motivanti delle azioni umane, e motivazione, come modo per influenzare il comportamento umano. In precedenza, lo studio di questo problema era dominio di specialisti, tuttavia, a causa del rapido sviluppo e della complicazione delle relazioni sociali ed economiche, della radicale complicazione delle comunicazioni, c'era un'urgente necessità di creare tecnologie di motivazione che fossero abbastanza efficaci e allo stesso tempo, applicabile nella pratica quotidiana dei rapporti d'affari. Negli ultimi 40 anni, la motivazione come area applicata della conoscenza si è sviluppata in modo particolarmente attivo e, di conseguenza, sono apparsi numerosi modelli teorici semplificati basati sui risultati della ricerca psicologica.

Gestione operativa Il processo di attuazione pratica di programmi e progetti in ciascuna area di attività, cambiamenti e valutazione dei risultati, nonché confronto dei risultati raggiunti con gli obiettivi prefissati. La gestione operativa può essere considerata sia come un sottosistema di gestione indipendente sia come una delle principali funzioni della gestione del progetto. A questo proposito, è consigliabile designare il sottosistema come “gestione del cambiamento” e la funzione come “gestione operativa”.

Pertanto, la gestione del progetto, utilizzando moderne conoscenze scientifiche, tecniche ed economiche, varie tecniche di gestione, forme organizzative speciali e strutture orientate al progetto, consente di prendere decisioni appropriate durante l'intero ciclo di vita del progetto.

I processi di gestione del progetto sono implementati durante tutto il loro ciclo di vita attraverso connessioni dirette e di feedback tra soggetti e oggetti di gestione utilizzando funzioni di gestione (Fig. 4). Questa classificazione è la base per comprendere la teoria del project management. Diamo un'occhiata ai principali processi di gestione del progetto:

1. Iniziazione(iniziazione) - l'origine e la promozione di un progetto e delle sue parti, nonché il lavoro preparatorio per la successiva pianificazione e progettazione.

2. Sviluppo e pianificazione(elaborazione e pianificazione) - sviluppare la direzione e la portata delle azioni per la riuscita attuazione del progetto. Determinare gli eventi chiave (milestones) e tenere conto delle possibili forze interne ed esterne che influenzano il progetto è parte integrante della pianificazione. La pianificazione avviene con maggiore successo con la partecipazione diretta di tutte le parti coinvolte nel progetto. Per gestire efficacemente il progetto in tutte le fasi del ciclo di vita, vengono sviluppati piani per la sua attuazione

3. Esecuzione del lavoro di progetto(esecuzione del progetto) è l'esecuzione sistematica del lavoro in conformità con il piano di attuazione del progetto. Il lavoro del progetto deve essere suddiviso tra esecutori o gruppi di esecutori; la struttura di distribuzione del lavoro è un sistema multilivello costituito da attività, sottoattività e pacchetti di lavoro.

4. Controllo(controllo) – creazione e implementazione di un sistema per misurare, contabilizzare, prevedere e identificare le deviazioni entro i confini del progetto, stime dei costi e programma di lavoro per l'adozione tempestiva di misure correttive. Uno dei requisiti principali di un sistema di controllo è la registrazione regolare delle informazioni in modo che il project manager possa agire durante l'implementazione del progetto e non dopo il suo completamento. Il controllo è la funzione più complessa della gestione del progetto.

5. Completamento del progetto(chiusura del progetto) è la creazione delle condizioni per il successo del trasferimento del risultato del progetto al cliente o consumatore. Durante il processo di completamento del progetto viene preparata la documentazione necessaria, vengono effettuate le approvazioni con il cliente, le autorità statali di controllo e altre parti interessate, vengono eliminate le carenze rilevate e vengono apportati piccoli miglioramenti. Viene effettuata la transazione finale tra i partecipanti al progetto e la chiusura dei contratti.

6. Garanzia(garanzia). La responsabilità dell'impresa appaltatrice generale per il risultato del progetto non si limita al suo trasferimento al cliente. Attualmente, le società appaltatrici forniscono una garanzia per la qualità del lavoro svolto ed eliminano anche gratuitamente i difetti che si presentano durante l'esecuzione del risultato del progetto (prodotto, prodotto, prodotto, ecc.) Se sono causati da un lavoro eseguito in modo inadeguato.

I processi di gestione del progetto influenzano il raggiungimento di uno specifico risultato attraverso un insieme di funzioni che hanno influenza sia diretta che indiretta sul progetto.

È necessario comprendere la connessione tra le funzioni di gestione del progetto e le funzioni di gestione generale, che solitamente sono intese come pianificazione, organizzazione, regolazione, implementazione, controllo e motivazione. Le funzioni di gestione sono state sviluppate per le tradizionali strutture di gestione organizzativa e, nella loro forma classica, non hanno tenuto conto delle specificità della gestione del progetto. E sebbene l'importanza fondamentale delle funzioni gestionali rimanga invariata, nella gestione dei progetti esse assumono forme specifiche.

Elenchiamo le principali caratteristiche delle funzioni di project management:

1. Gestione dell'intento del progetto. L'emergere di un'idea progettuale non è una condizione sufficiente per la sua nascita e realizzazione. Affinché un piano possa assumere una forma logica e diventare un progetto, deve essere gestibile. È necessario renderlo tecnicamente ed economicamente attraente, valutare opzioni alternative in un settore simile, attuare azioni per promuoverlo e farlo nel modo più efficace e nel più breve tempo possibile. Questa funzione costituisce la base del processo di avvio del progetto.

2. Gestione del dominio. Questa funzione consente di tenere conto delle specificità dell'implementazione del risultato del progetto imposte dalle specificità del settore, del mercato e delle offerte ai consumatori.

3. Gestione del progetto secondo parametri temporali. Il tempo è uno dei fattori chiave che influenzano l’efficacia dell’attuazione del progetto. La tempistica del progetto nel suo insieme, i suoi componenti, nonché i singoli processi devono essere pianificati in anticipo. Ridurre al minimo i tempi di implementazione del progetto presenta tre limiti naturali: capacità tecniche, requisiti tecnologici e qualità del lavoro. Questi e alcuni altri parametri devono essere presi in considerazione quando si esegue questa funzione.

4. Gestione dei costi e dei finanziamenti del progetto. Questa funzione è associata a garantire il costo ottimale del progetto, al quale si ottengono la massima redditività e il finanziamento stabile nelle diverse fasi del ciclo di vita. Le caratteristiche dei progetti determinano le specificità del loro finanziamento: capitale di rischio, governo, emissione di obbligazioni, emissione di azioni e altre forme di attrazione degli investimenti. La funzione in questione deve fornire finanziamenti con un rapporto costi-benefici ottimale per l'impresa.

5 . Controllo di qualità . La qualità è un indicatore integrale del lavoro non solo del settore produttivo dell'impresa, ma anche del suo personale dirigente. L'attuazione della funzione deve garantire il rispetto della qualità della gestione e dell'attuazione del progetto entro i limiti specificati.

6 . Gestione del rischio di progetto . Quando si realizzano progetti, c'è sempre la possibilità di fallire. I rischi più elevati sono associati ai progetti innovativi, ma sono anche i più redditizi. In questa situazione, l'impresa deve determinare il livello massimo accettabile di rischio per l'attuazione del progetto. I rischi del progetto possono cambiare nelle diverse fasi del ciclo di vita del progetto, quindi una gestione efficace del rischio è un prerequisito per raggiungere con successo gli obiettivi del progetto.

7. Gestione delle risorse umane. È il lavoro mirato delle persone che garantisce l’attuazione efficace del progetto. Qui sono importanti la selezione del personale, la motivazione e gli incentivi, la creazione di condizioni di lavoro confortevoli, ecc.

8. Gestione dei materiali. Questa funzione consiste nel coordinare le attività dei dipartimenti responsabili della fornitura tempestiva dei materiali, della logistica, dell'adeguatezza delle scorte, della selezione dei fornitori e degli appaltatori, del leasing, del franchising, ecc.

9. Gestione del contratto. L'impresa è vincolata da contratti con tutti i partecipanti al progetto, dipendenti, clienti, banche e altre parti interessate. Le procedure per la selezione dei partner e le specificità dei rapporti contrattuali con essi devono essere attentamente studiate. I rapporti con altre aziende, governo, dipendenti e clienti dovrebbero garantire il raggiungimento degli obiettivi del progetto e il miglioramento della reputazione dell'impresa.

10. Gestione del cambiamento. Nel processo di implementazione del progetto, fattori interni ed esterni possono dare origine a situazioni che complicano l'attuazione del progetto o la rendono impossibile senza cambiamenti complessi in varie aree funzionali della gestione del progetto. Ma non solo competenza e velocità
le reazioni dei manager determinano la soluzione efficace dei problemi; in questa situazione è importante un approccio integrato alla gestione dei cambiamenti nell'impresa.

11. Gestione della sicurezza. L'impresa deve garantire un funzionamento sicuro, la riservatezza delle informazioni aziendali, la sicurezza dei beni materiali e immateriali dell'impresa e degli altri partecipanti al progetto, nonché la sicurezza personale del personale.

12. Supporto legale. Le attività dell'impresa e l'attuazione del progetto devono essere svolte nel rigoroso rispetto della legislazione statale. Tutti i rapporti con i partner del progetto devono essere documentati. Ciò contribuirà a ridurre il rischio di perdita di solvibilità in caso di spese legali impreviste e a rafforzare la fiducia nell’azienda.

13. Gestione dei conflitti. I conflitti accompagnano sempre la gestione del progetto. Possono avere un impatto sia positivo che negativo sull’attuazione del progetto. La funzione del project manager è identificare il conflitto in tempo e adottare le misure necessarie per neutralizzarlo.

14. Gestione dei sistemi. L'impresa e il progetto sono considerati come
un insieme di sistemi collegati da compiti e procedure comuni. Grazie a

le funzioni di gestione dei sistemi finanziari, di marketing, di produzione, ecc. acquisiscono una certa attenzione al raggiungimento degli obiettivi del progetto.

15. Gestione delle comunicazioni. Una funzione importante della gestione del progetto è garantire un'atmosfera di interazione tra i membri del team e i partecipanti al progetto. È necessario tenere riunioni, riunioni, presentazioni, spiegando le caratteristiche del progetto in fase di realizzazione, discutendone i punti di forza e di debolezza.

16. Contabilità. Una corretta contabilità gioca un ruolo enorme nell'analisi interna delle attività finanziarie ed economiche, nonché nei rapporti con i partner, gli istituti di credito, lo Stato, ecc.

17. Gestione della garanzia. Questa funzione garantisce la responsabilità dell'impresa per i risultati del proprio lavoro. Adempiendo agli obblighi di garanzia, l'azienda stabilisce stretti legami con i consumatori (clienti) e migliora la propria reputazione, il che fornisce ulteriori vantaggi competitivi.