Писмо со барање– еден од најчестите видови деловна кореспонденција. Меѓу претприемачите, таквите писма се користат кога претставници на една организација контактираат со друга со барање за услуга. Ваквите пораки може да се користат во сосема различни ситуации, на пример, кога има потреба да се добијат информации за производите, да се видат примероци на производи, да се сретнете со деловен патник, да координирате некои активности итн.

Правила за пишување писмо со барање

Ви пренесуваме општ образец на таков документ за преземање:

ДАТОТЕКИ

Од очигледни причини, писмото за барање нема стандарден образец, но и покрај тоа тоа е форма на официјален документ. Затоа при неговото изготвување треба да се придржувате до одредени стандарди утврдени со правилата за канцелариско работење и деловна етика. Пред да се префрли директно на основните правила за негова подготовка, треба да се забележи дека може да се однесува или до група луѓе (на пример, менаџери, вработени во сметководствениот оддел, адвокати итн.) или до одреден примател.

Како и секој друг документ, ова писмо мора да содржи воведен дел, имено:

• информации за компанијата испраќач што го поднесува барањето и компанијата до која е адресирано;
• причина за барањето („поради доцнење“, „поради прием“, „врз основа на резултатите“ итн.);
• упатувања на основата („врз основа на устен договор“, „врз основа на преговори“, „врз основа на телефонски разговор“ итн.);
• целта на жалбата („да се реши проблемот“, „да се избегне конфликт“, „да се елиминираат повредите“ итн.).

Следен од главен делдиректно поврзани со барањето. Таа мора да се изрази со која било изведена форма на глаголот „да прашам“ („те прашуваме“, „поставуваме барање“ итн.), и бидејќи таквата порака, во секој случај, е петиција за некаков вид услуга, тоа мора да биде напишано со почит. Добро е ако на барањето му претходи комплимент („познавање на вашите големи способности“, „восхитување на вашите организациски таленти“ итн.).

Ако писмото содржи неколку барања одеднаш, тогаш тие мора да бидат наведени во посебни ставови или ставови.

Неизговорените правила за кореспонденција меѓу организациите наведуваат дека одговорот на барањето во повеќе фази може да се испрати и во една порака, со посебни коментари за секоја ставка. Треба да се напомене дека овој тип на кореспонденција го намалува обемот на циркулација на документи и, според тоа, го намалува времето за читање и обработка на таквите букви.

Ако писмото подразбира примање одговор во одреден временски период, тогаш тоа мора да биде означено колку што е можно правилно во текстот на пораката.

По правило, писмата се испраќаат и примаат од секретарите на организацијата (во големите компании, цели одделенија го прават тоа). По составувањето или читањето, тие ги предаваат на преглед кај раководителот на претпријатието. Исклучок се пораките означени како „доверливо“ или „лична испорака“ - таквите писма се испраќаат директно до примачот.

Инструкции за пишување писмо со барање

Бидејќи оваа порака е дел од корпоративна кореспонденција, прво мора да се наведе авторот, имено: името на компанијата што испраќа, нејзината вистинска адреса и телефонскиот број за контакт. Потоа треба да внесете информации за примачот: исто така името на компанијата и конкретниот примач. Понатаму во средината на линијата можете веднаш да означите дека ова е писмо со барање (но тоа не е потребно).

Следниот дел од писмото се однесува на самото барање. Прво, препорачливо е да се оправда и дури потоа да се изрази суштината на барањето. На крајот, писмото мора да биде потпишано (подобро е ако тоа го направи раководителот на компанијата или овластено, доверливо лице), а исто така да го наведете датумот на создавање на документот.

Како да испратите писмо

Писмото може да се испрати по е-пошта или факс - ова е брзо и практично, но конзервативното испраќање преку Руската пошта ќе овозможи писмото да биде претставено на солиден и привлечен начин. На пример, можете рачно да испратите барање во писмена форма со прекрасен калиграфски ракопис или да го испечатите текстот на добра, скапа хартија.

Вниманието на таквите ситни детали ќе му разјасни на примачот колку противникот е почитуван кон него, а исто така уште еднаш ќе го нагласи значењето на барањето. Единственото нешто што треба да се запамети е дека писмата преку обична пошта траат долго, така што пораката мора да се испрати однапред за документот да биде доставен до примачот на време.

По испраќањето на писмото

Оваа порака, како и секој друг документ, мора да биде регистрирана во дневникот на појдовната документација. На ист начин, примачот на писмото го регистрира пристигнувањето на кореспонденцијата. Во случај на недоразбирања што се случуваат во деловните односи, евидентирањето на фактот за испраќање и примање писма ќе помогне брзо да се разбере ситуацијата.

Примери за пишување писма со барања со објаснувања

Значи, разбравме дека писмото за барање е писмо што содржи барање до примачот. Целта на текстот е да го поттикне примачот да изврши дејство што е корисно за испраќачот. Писмото мора да содржи формулирано барање и неговото образложение. Препорачливо е барањето да се формулира на таков начин што ќе се оправда зошто треба да биде корисно за примачот да го исполни барањето. Испраќачот не само што мора да ги знае правилата за составување на текстот, туку и да ги земе предвид психолошките нијанси. Следно, ќе разгледаме конкретни примери на шаблони во зависност од ситуацијата.

Писмо со барање за средства

Писмото се составува доколку е неопходно да се добие распределба на средства од државата, спонзорите или поединци.

Од НВО „Помош на пензионерите“
Пратеник во Законодавно Собрание
Иванов И. И.

Здраво, Иван Иванович. Јас сум претставник на непрофитната организација „Помош за пензионери“. Им помагаме на осамените пензионери: носиме храна, помагаме при чистење и поправки.

Нашата организација постои веќе 5 години. Претходно, самите успевавме да ги финансираме нашите активности, но поради проширувањето на невладините организации, средствата почнаа да трошат. Потребни ни се пари за да изнајмиме простории, да исплатиме плати на вработените и да набавиме опрема.

На неодамнешната седница на Владата, претседателот ја спомена тешката состојба на пензионерите и истакна дека состојбата треба итно да се промени. Во овој поглед, ве молам за 200.000 рубли за потребите на невладината организација „Помош за пензионери“.

Со почит, Петрова А.А.

Објаснување:

Горенаведениот текст е составен според сите правила. Тој има:

• Името на НПО и објаснување за неговите активности.
• Барање пари, објаснување за нејзината неопходност (потребни се пари за кирија и плати).
• Спомнување на претседателот. Неопходно е да се оправдаат придобивките од спонзорството за службеникот. Што го интересира заменикот? Во растот на кариерата. Помагањето на организацијата ќе помогне да се постигне оваа цел.

Наведена е и конкретната сума на средства што и се потребни на комерцијалната организација.

Писмо со барање за испорака на стоки

Писмото обично се испраќа до партнерите на компанијата. Препорачливо е во текстот да се оправда взаемната корист за двете компании.

На првиот човек на компанијата „ААА“
Иванов И. И.
Од шефот на компанијата БББ
Петрова Б.Б.

Здраво, Иван Иванович. Би сакале да нарачаме комплет производи од вашата компанија (да биде наведено). Се заинтересиравме за вашиот производ на регионална изложба.

Доколку се согласувате, ве молиме информирајте не за условите за испорака и условите погодни за вас. Гарантираме навремена исплата. Се надеваме дека ова ќе биде почеток на заемно корисна соработка.

Нашите контакти: (наведете).

Со почит, Борис Борисович.

Писмо со барање попуст

Вообичаено, таквите текстови се испраќаат до добавувачите на компанијата. На пример, една организација организира изложби. Таа има добавувач - печатница која испорачува брошури, штандови, брошури итн. Цената на услугите е доста висока. Дојде кризата и на компанијата и стана тешко да плаќа за печатење производи. Ова може да биде причина да побарате попуст.

На шефот на компанијата Восток
Иванов И. И.
Од раководителот на компанијата „Запад“
Петрова Б.Б.

Здраво, Иван Иванов. Нашата организација беше погодена од финансиската криза. Бројот на склучени договори со нас е намален за 20%. За жал, кризата не погоди само нас, туку и нашите клиенти. Луѓето не можат да платат иста сума за нашите услуги како порано. Затоа обезбедивме 25% попуст на билетите.

Поради тешката финансиска состојба, нашата компанија бара попуст од 15% за преостанатите шест месеци соработка според договорот.

Испративме писма со барање за попуст до сите наши добавувачи. Доколку 20% од нашите партнери ни обезбедат поволни услови, нашата компанија ќе преживее тешки времиња и нема да се затвори. Веќе ни дадоа попуст од нашите сопственици и телефонска компанија.

Со почит, Борис Петров.

Објаснување:

Писмото ги содржи следниве важни точки:

• Објаснување за потребата од попуст.
• Укажување на точниот износ и тајмингот на попустот.
• Индиректна индикација дека доколку печатницата не обезбеди попуст, компанијата ќе го раскине договорот.

Текстот мора да биде напишан на таков начин што писмото да се прочита до крај и да се согласи со предложените услови.

Писмо за барање за намалување на киријата

Киријата ги јаде буџетите на повеќето организации. Нејзиното намалување и овозможува на компанијата да остане на живот во тешки времиња. Писмото треба да се испрати до сопственикот.

Раководител на компанијата „Плус“
Иванов П.П.
Од шефот на компанијата „Минус“
Петрова И. И.

Здраво, Петр Петрович. Нашата компанија беше погодена од финансиската криза. Намалена е куповната моќ на потрошувачите, а намалени се деловните приходи. Во оваа насока бараме да ја намалите киријата за 10%.

Во текот на нашата соработка никогаш не сме ги одложиле плаќањата. Се надеваме дека ќе ни направите отстапки и ќе ја одржиме нашата деловна врска. Гарантираме навремена исплата на киријата и покрај тешките финансиски услови.

Со почит, Иван Иванович.

Објаснување:

Во дописот важно е да се напомене дека компанијата претходно во целост ги исполнила своите обврски. Сопственикот мора да биде уверен дека сопственикот ќе продолжи да плаќа. Исто така, примачот мора да разбере дека ако не се согласи со предложените услови, закупецот ќе ги одбие неговите услуги.

Писмо со барање за исплата на долг

Долговите многу често се јавуваат во интеракциите меѓу компаниите. Доколку организацијата е посветена на понатамошна соработка со другата страна која направила долг, се испраќа писмо со барање.

Иванов И. И.

Сидорова П.П.

Почитуван Иван Иванович, ве замолуваме да го вратите долгот кон нашата компанија во износ од 200.000 рубли. Сето ова време, продолживме да соработуваме со вас, со надеж дека ќе продолжиме со нашата деловна врска. Сепак, сега сме принудени да го прекинеме давањето услуги поради недостиг на плаќања.

Износот на вашиот долг е 200.000 рубли. Ве молиме да го платите пред 01.03.2017 година. Доколку долгот не се врати, ќе бидеме принудени да го решиме проблемот на суд.

Со почит, Петр Петрович.

Објаснување:

Писмото мора да ги содржи следните точки:

• Точниот износ на долгот.
• Датумот до кој долгот мора да се плати.
• Мерки кои компанијата ќе ги преземе доколку не се добијат исплати.

Во текстот може да се спомене долгорочна успешна соработка со организацијата. Ова треба да биде барање, а не барање. Барањето е изготвено со користење на различен образец.

Писмо со барање за одложено плаќање до добавувачот

Организацијата ја снабдувала компанијата со серија производи, но не платила за тоа. Се појави долг, но должникот нема средства да плати. Во овој случај, има смисла да се напише писмо со барање одложување.

До шефот на компанијата „Каде се парите“
Сидоров П.П.
Од шефот на компанијата „Парите ќе дојдат“
Иванова И. И.

Почитуван Петр Петрович, не плативме долг од 200.000 рубли. Не бегаме од долгот, но сега не можеме целосно да ги исплатиме поради тешката финансиска состојба.

Веќе 2 години одржуваме успешни деловни односи со вас и не ги пропуштавме роковите за плаќање. Денеска бараме плаќање на рати. Нашата компанија е подготвена да го плати долгот во две фази:

• Ќе депонираме 100.000 рубли пред 1 март 2017 година.
• 100.000 рубли ќе бидат депонирани пред 1 април 2017 година.

Ви ветуваме дека ќе извршите плаќање на време. Фала на разбирањето.

Со почит, Иван Иванович.

Писмо со барање исплата за друга организација

Долгот на компанијата може да го плати друга организација. Се разбира, правно лице нема да плаќа само така за акции. Обично писмото за барање се испраќа до должник на компанијата или друго лице кое има обврски кон компанијата.

На раководителот на компанијата „Парите ќе дојдат“
Иванов И. И.
Од шефот на компанијата „Каде се парите“
Сидорова П.П.

Почитуван Иван Иванович, имате долг кон нашата компанија во износ од 300.000 рубли. Нашата организација имаше и долг кон друга компанија во износ од 200.000 рубли. Ве молиме да го платите нашиот долг кон доверителот во износ од 200.000 рубли. За возврат ќе ви доставиме план на рати за состојбата на долгот, кој претходно сте го побарале. Фала на разбирањето.

Со почит, Петр Петрович.

Писмо со барање за помош во решавањето на проблемот

Сите компании може да се соочат со сложени проблеми кои не можат да се решат без надворешна помош. Писмо со барање за помош може да се испрати доколку е потребно, на пример, за одржување настани. Петицијата е испратена до комерцијални организации и владини агенции.

директор на компанијата „ААА“
Петров Б.Б.
Од јавна организација
„Даваме добро“

Почитуван Борис Борисович, јас сум претставник на јавната организација „Давање добро“. Организираме и одржуваме забави за децата од домот за деца без родители.

Ја бараме вашата помош за организирање на залихи на храна за празникот. Секако, на настанот ќе ве споменеме вас и вашата компанија. На прославата ќе присуствуваат претставници од законодавниот дом и од јавноста.

Можете да не контактирате по телефон XXX

Со почит, Иван Иванович.

Сумирајќи

Ајде да ги комбинираме сите правила за пишување писмо со барање. Прво треба да се претставите и да разговарате за вашите активности. Но, воведниот дел не треба да се извлекува. Нашата цел е да го поттикнеме примачот да го прочита писмото. Ако текстот е предолг, примачот веројатно нема да го прочита до крај. Потоа треба да започнете да го презентирате вашето барање. Потребна е точност: наведување на рокови, износ на средства. Важно е да се разбере дека примачот мора да ја почувствува користа. Затоа, писмото мора да наведе зошто би било корисно за организацијата да го исполни барањето. На крајот, треба да се збогувате учтиво и без навреда.

Веројатно секој барем еднаш морал да се справи со потребата да се напише деловно писмо. Кога го составуваш, неволно доаѓаш до заклучок дека не е воопшто лесно. Постојат многу правила и прописи за пишување деловни писма што треба да ги знаете. Написот детално го опишува процесот на изготвување документ, дава примероци од деловни писма и ги разгледува нивните видови и дизајн.

Форма

Готови форми ќе додадат цврстина и ќе укажат на веродостојноста на компанијата. Тие ги содржат потребните информации за организацијата, како што се:

• Име.
• Адреса.
• Телефонски броеви за контакт.
• Веб-страница.
• Е-пошта.
• Лого.
• Други детали за контакт.

Не постојат строги правила во однос на формуларите. Затоа, секоја организација самостојно одлучува кои информации да ги вклучи во нив.

Како правилно да пишувате деловни писма? Подготовка

Деловните писма се пишуваат и форматираат на одреден начин, предмет на нивните вродени правила и барања. Во зависност од целта, авторот детално размислува низ содржината за да го добие резултатот што го пресметува. Тој мора јасно да разбере кои информации примачот веќе ги знае за предметот на писмото, на што да го заснова и што ќе има ново во него. Аргументите зависат од тоа која цел ја следи авторот. Процесот на подготовка на деловно писмо може да се подели во следните фази:

• Проучување на прашањето.
• Пишување нацрт писмо.
• Неговото одобрување.
• Потпишување.
• Регистрација.
• Испраќање до примачот.

Структура на деловни писма

Кога составувате писмо, неопходно е да се засити со информации, односно да се стават сите потребни информации таму. Може да биде едноставно или сложено. Во едноставно писмо, содржината јасно и концизно пренесува информации кои генерално не бараат одговор од примачот. Комплексен може да се состои од неколку делови, точки и параграфи. Секој параграф претставува еден аспект на информацијата. Овие типови примероци на деловни писма обично се состојат од воведен, тело и затворен дел.

Подолу е пример за пишување деловно писмо - негов воведен дел.

Главниот дел опишува ситуации и настани, дава нивна анализа и докази. Токму во овој дел убедуваат дека треба на овој или оној начин да постапат, да докажат како биле работите и да информираат за потребата од учество на каков било настан, давајќи различни аргументи.

Заклучокот содржи заклучоци кои се направени во форма на предлози, барања, потсетувања, одбивања и сл.

Пример за пишување деловно писмо - неговиот последен дел - е претставен подолу. Ова го сумира барањето наведено во главната.

Сите дадени информации треба да бидат оптимално конзистентни и разбирливи.

Секоја буква започнува со центрирана адреса. Овој мал дел е исклучително важен. При изборот, авторот мора да земе предвид:

• Позиција на адресарот.
• Природата на врската.
• Формалност.
• Бонтон.

На крајот од писмото треба да има љубезен формулар. На пример: „...изразувам надеж за понатамошна соработка (благодарност за поканата)...“ Овие фрази се проследени со потпис на авторот.

Стил

Сите букви мора да бидат напишани во официјален деловен стил, што значи употреба на јазикот за официјални деловни односи. Карактеристиките на таков јазик се формираат под следниве околности:

• Главните учесници во деловните односи се правни лица, во име на чии менаџери и службеници се пишуваат писма.
• Односите во организациите се строго регулирани.
• Предмет на комуникација се активностите на компанијата.
• Управувачките документи обично имаат специфичен адресант.
• Често, во текот на активностите на една организација, се случуваат исти ситуации.

Во овој поглед, информациите содржани во деловното писмо треба да бидат:

• Официјално, безлично, нагласувајќи ја растојанието помеѓу учесниците во комуникацијата.
• Адресирано, наменето за конкретен примател.
• Актуелно во моментот на пишување.
• Сигурен и непристрасен.
• Причини да го наведат примачот да изврши каква било акција.
• Целосно за донесување одлуки.

Барања

Деловното писмо мора да ги исполнува следниве услови:

• Говорот е стандардизиран на сите нивоа - лексички, морфолошки и синтаксички. Содржи многу изрази, термини и формули.
• Тонот на пишување е неутрален, воздржан и строг, без употреба на емотивен и експресивен јазик.
• Точност и јасност на текстот, без логички грешки, јасност и промисленост на формулацијата.
• Концизност и краткост - без употреба на изрази кои носат дополнително значење.
• Употребата на јазични формули формирани како резултат на повторени ситуации.
• Употреба на термини, односно зборови или фрази кои имаат посебни концепти.
• Употребата на кратенки, кои можат да бидат лексички (т.е. сложени зборови формирани со отстранување на букви од делови од зборовите: ДОО, ГОСТ и така натаму) и графички (односно, ознаки на зборови во скратена форма: грн, ж-д, итн.).
• Употреба на конструкции во генитивните и инструменталните случаи.
• Фрази со вербални именки („обезбеди поддршка“ наместо „поддршка“).
• Користење едноставни вообичаени реченици.

Горенаведените примероци за деловни писма се прикажани во целосна верзија (со тело) подолу. Информациите ги исполнуваат сите барања на официјален деловен стил.

Видови деловни писма

Најдобро е да напишете деловно писмо за едно конкретно прашање. Ако е неопходно да се решат неколку прашања одеднаш, се препорачува да се изготват неколку различни опции.

Деловните писма може да ја имаат следната содржина:

• Придружува. Ваквите писма обично се потребни за да ве информираат каде да испраќате документи.
  (Како да напишете деловно писмо? Примерок мотивационо писмо ќе им помогне на оние кои треба да напишат ваков тип на документ.)

• Гарантирано. Тие се напишани за да се потврдат какви било ветувања или услови. На пример, може да се гарантира плаќање за работа, кирија, време на испорака итн.
• Благодарам. Тие почнаа да се користат особено често неодамна. Ваквите писма покажуваат добар партнерски тон. Тие можат да се издаваат на обична меморандума или на обоена хартија со прекрасен отпечаток.
  (Како да се напише деловно писмо? Примерок од сортата за благодарност се составува во слободна форма, во зависност од задачите што ги решава. Во овој случај, писмото ја изразува својата суштина во најкраток облик. Таков примерок, направен на обоена хартија со украс, може да се закачи на ѕидот во собата компанија на почесно место.)

• Информативни.
• Поучни.
• Секоја чест.
• Рекламирање.

Има и букви:

• Предлози за соработка. Доста вообичаени во последно време, испратени до организации, често се од рекламна природа, на пример, како овој примерок. Прилично е тешко да се пишуваат комерцијални писма, треба да се земат предвид многу нијанси за да привлечете внимание, а уште повеќе, да се заинтересирате. Но, ако го составите според примерокот подолу, ги има сите шанси за успех.

• Покани. Тие се испраќаат, поканувајќи ги да учествуваат на разни настани. Тие обично се адресирани до менаџер или службеник, но може да се упатат и до цел тим.
• Барања.
• Известувања.
• Барања и многу други.

Како да напишете одговор на писмо. Пример

Одговорот мора да започне со повторување на барањето наведено во првата буква. Потоа се даваат резултатите од неговото разгледување и се изразува одобрение или причина за одбивање. Писмото за одговор на бизнисот може да содржи алтернативно решение за очекуваните информации. Обично ги исполнува следниве принципи:

• Достапност на врска до првата буква и нејзината содржина.
• Идентичен јазик значи.
• Споредливи аспекти на опсегот и содржината.
• Усогласеност со одредена низа.

Декор

Покрај користењето корпоративни меморандуми за деловни писма, неопходно е да се земат предвид и други суптилности при нивното дизајнирање. Тоа се детали, правила за кратенки, адреси за пишување, наслови, должина на текст, ширина на полиња и друго.

Примероци од деловно писмо ви помагаат да го составите, земајќи ги предвид сите суптилности и нијанси. Тие се користат и од почетни канцелариски работници и од искусни работници. Благодарение на примероците, тие учат како правилно да пишуваат букви и заштедуваат многу време.

1. Деловните документи се напишани со одвоен тон: не се дозволени изрази на прекумерна учтивост, како и небрежност што се граничи со грубост.

2. Не охрабрувајте го примачот да избрзува при донесување одлуки за писмени барања поднесени од вас со зборовите „итно“, „веднаш“ или во најкус можен рок. Запомнете дека брзото никогаш не е добро. Подобро е да наведете кога сакате да знаете за одлуката: „Ве молам“ да одговорите до таков и таков датум“ или „Ве повикувам веднаш да ме известите за вашата одлука“.

3. Бидете умерени во барањата, воздржани во проценките на настаните, објективни при изнесувањето факти, хумани при определувањето на дисциплинските мерки, дарежливи во грижата и поттикнувањето на достојните, скржавите и штедливите при трошењето пари. Бидете плодни и со практични предлози; а заклучоците се крајно конкретни.

4. Содржината (или подтекст) на документот не треба да му го наметнува на примачот очекуваниот исход од прашањето опфатено во писмото, на пример, вака: проучете и решите го прашањето позитивно или ве молам да ја одобрите оваа кандидатура. Дозволете му на примачот сам да размисли.

5. Не треба да му навестувате на примачот на писмото за неговата наводна внимателност со воведување на следнава формулација во последниот текст на писмото: „Предлагам внимателно да проучувам“: совесниот подреден може да има лутина, не-толку- паметниот шеф може да прелета во бес, земајќи неволно навестување премногу буквално.

6. Ако известите некого дека не е можно да се исполни неговата нарачка или барање, не ја започнувајте пораката со изјава за одбивање - наведете ја мотивацијата за вашата одлука и јасно кажете дека под одредени околности можете да се вратите на разгледување на несреќно прашање.

7. Покажете дипломатија во случаите кога пријавувате нешто позитивно: јасно кажете дека исполнувањето на нечие барање ве чини одредена сума на работа. Во спротивно, ризикувате да наидете на нови постојани барања за не многу итни проблеми, чиешто решение, згора на тоа, понекогаш не е ни во опсегот на вашите директни одговорности.

9. Вашето писмо мора да биде апсолутно чисто во правна смисла (првенствено ова се однесува на паричните и кадровските документи), беспрекорно во содржината и извршувањето, зборовите мора да бидат тесни во него, а мислите да бидат пространи.

10. Пишувајте поретко и што е можно пократко. Изобилството на документи и зборови во нив не го забрзува, туку го успорува решавањето на случајот. Ако одлучите да пишувате, тогаш направете го тоа на разбирлив јазик.

За употреба на стандардни изрази во деловни писма.

Во многу случаи, содржината на деловните писма, кои поставуваат суштински слични прашања (насоки) на активностите на претпријатието, може да се стандардизира (унифицира) до одреден степен.

Посебна улога во стандардизацијата (унифицирањето) на содржината на деловното писмо игра оправданата употреба на клишеа и клишеа - воспоставени комбинации на зборови, како и поединечни зборови во нивното општо прифатено (земајќи ги предвид спецификите на деловната кореспонденција ) толкување.

Подолу се дадени конкретни препораки за користење на некои од најчесто користените зборови и вообичаени фрази при подготовка на содржината на деловните писма. Нагласуваме дека употребата на такви зборови и фрази треба да биде соодветна.

1. Синтаксички конструкции со кои се прикажуваат мотивите и се објаснуваат причините за преземање на одредени дејствија:

За да пружам помош, ве молам... ·

За размена на искуство, ви испраќам...

По исклучок...

Поради посебни околности...

Поради завршување на работите на...

Во врска со одлуката за...

Согласно претходно постигнатиот договор... Со меѓусебен договор меѓу... -

Според вашето барање...

И покрај ова и она, продолжува да се случува ...

2.Формулации за изразување одбивање:

И покрај напорите направени од нас (организацијата), вашите инструкции остануваат неисполнети поради...

За жал, не е можно да се задоволи вашето барање бидејќи ...

Вашата нарачка не може да се изврши до крајниот рок од следните причини...

Не можеме да ги обезбедиме информациите за кои сте заинтересирани, бидејќи... Организацијата нема можност да ја изврши оваа задача поради недостаток на...“,

3. Формулации за изразување предупредување (известување):

Ве молиме имајте предвид дека по таков и таков рок договорот истекува ...

Организацијата е принудена да ве предупреди дека ...

Сметаме дека е потребно уште еднаш да потсетиме дека...

Организацијата го задржува правото еднострано да го суспендира договорот поради ...

Гарантните обврски преземени од организацијата ја губат својата сила.

Би сакале да ве информираме дека...

Организацијата соопштува...

Ве информираме...,

Би сакал да ве информирам дека...

Пријавувам...

4. Одржлив административен промет:

Да се ​​стави во функција...

Обврзете го менаџерот ...

Доверете ја контролата над спроведувањето на оваа директива на

Нареди истрага за фактот...

Најдете дополнителни можности за...

5. Формулации за изразување барања:

Ве молиме испратете на мојата адреса... .

Поради итна потреба од... Итно ве замолувам

Ве молам да го решите проблемот...

Како дел од прелиминарен договор со претставник на вашата организација, ве замолувам да ја разгледате можноста ...

Врз основа на годишниот лимит на... Ве замолувам да најдете за потребите на организацијата...

6.Формулации за нагласување на особената важност на информациите:

Загарантирана безбедност...

Документацијата е испратена на вашата адреса по курир...

Се преземаат енергични мерки за...

Обезбедена е доверливост на информациите...

Утврдените недостатоци веќе се отстрануваат ...

Дополнителни средства се издвоени за... Планирани се потребни активности“, со цел...

Во најбрз можен рок ќе организираме...

Обезбедено секојдневно: строга контрола над...

7. Одржливи фигури на говор:

најмалку комплицирано...

најважниот...

најдобар ефект...

најлош резултат...

помош...

изврши увид... ~ раководството смета дека е можно...

На организацијата не и пречи ...

Ве молам итно информирајте ме...

веднаш отстранете го...

обезбеди усогласеност...

создадете потребни услови... пријавите предлози за

оптимално решение...

веројатен тајминг...

потврди ја сметката...

прати на моја адреса...

одлучете сами...

8. Најчесто употребени глаголи: изврши (изврши); одлучува (реши); обврзува; заврши; стоп; испрати (испрати); нагласи на...); да се стави во функција); план (координација); спроведува (реализира); креирај; надополнува; организира; обезбеди; информира (извештај); присутни (обезбеди); наведете; инсталирај; елиминира; откриваат (дознаваат).

9. Повеќето често користени придавки: итен (оперативен); секундарно; перспектива; важно; главен (главен); водечки; сериозни (значајни); планирано; дополнителни; целосна; несоодветни; конечна; средно; општо; специфичен; повисоко; Примарен; најдобар (најлош).

10. Стилски забрани: Наместо... Во однос на, во врска со... Поради тоа што... Стекни... Имај предвид... Приложено... Влијание... Освен... За целта на... Во случај кога Моментално... Набројување... Зголемете го темпото... Потрудете се... Треба да користите... За... Затоа што... Купете... Размислете... Примена:... Влијание... Освен... За... Ако... Сега... Плаќање . .. Забрзајте... Обидете се...

Конечно, еве уште неколку практични размислувања. Нивното значење се сведува на следново:

1. Кога испраќате деловно писмо до некого, секогаш внимавајте не само на содржината на пораката, туку и на формата на нејзината презентација. Имајте на ум дека деловното писмо напишано во суштина правилно може да има сосема спротивен ефект од саканиот ефект врз примачот поради погрешен тон или груб стил на презентација.

2. Обидете се да поставите што е можно поправилно на патот. Содржината на деловното писмо е семантички. акценти. Започнете ја вашата презентација со главната идеја што ја сочинува темата (предметот) на документот, која потоа постојано ја развивате.

3. Не треба да пишувате деловни писма во состојба на силен гнев или под влијание на други емоции - тоа ќе има најнепожелен ефект врз нивната содржина. Ако, сепак, вашата рака „се допре до пенкалото“, тогаш, откако го напишавте последниот ред, не брзајте да го испратите овој опус - одложете го, барем до следниот ден.

4. И конечно, избегнувајте да употребувате зборови и изрази со сомнително толкување во деловните писма, бидејќи двосмисленоста во содржината доведува до недоразбирања. Настојувајте да се осигурате дека она што го пишувате е напишано што е можно поедноставно и разбирливо. Внимателно следете го стилскиот „талпат“ во секој случај на писмена комуникација.

Комуникацијата, како што е наведено погоре, во потесна смисла е размена на информации. Прилично грубо, може да се разликуваат четири главни типа. Тоа се: пренос на информации (информирање); пренос на инструкции; стимулација, убедување (приспособување и појаснување на претходно пренесените инструкции или информации); собирање, обработка, систематизација и анализа на добиените информации.

Многу истото ќе важи и за деловната кореспонденција. Меѓутоа, за подобро да ги разбереме разликите помеѓу секој од наведените типови, да се задржиме на оваа точка малку подетално.

Преносот на информации се врши со цел да се информира другата страна за состојбата на работите во областа од интерес (или потенцијален интерес) за користење на овие информации во процесот на развивање и донесување одлуки. Можни форми: писмена изјава на факти или ваши заклучоци и пресуди засновани на овие факти или ваша перцепција и толкување на фактите со кои располагате. Пренесувањето на инструкциите има за цел да ја натера другата страна да преземе дејствија кои се доста специфични по насока и време. Можни форми: писмена наредба за извршување на одредена задача на едно или повеќе лица, самостојно или во соработка со некого, речиси секогаш со задолжително последователно известување за извршување.

Без оглед на избраната форма, укажувањето е секогаш специфично. Ефективните инструкции речиси секогаш нудат (иако во форма на директива) општи начини за решавање на проблемот, но извршителот на инструкциите мора креативно да пристапи кон нивната примена во пракса, во согласност со моменталната ситуација. "

Приспособувањето и разјаснувањето имаат за цел да влијаат на последователниот развој на настаните, чиј тек е веќе делумно однапред одреден со претходно пренесените информации (инструкции). За ова влијание да биде позитивно, треба навремено да се изврши прилагодувањето и, како што велат, да ја погоди целта.

Иако е навистина корисно да се гледа на развојот на ситуацијата како однадвор, примачот на дополнителни информации има право да ги користи или да не ги користи, во зависност од ситуацијата. Повратните информации до испраќачот во овој случај треба да ја одразуваат одлуката (да - не) и мотивите за оваа одлука, но не да бидат ограничени на ова.

Собирањето, обработката, систематизацијата и анализата на информации има за цел да ја подготви нашата следна одлука или следниот дел од информациите неопходни за извршување на која било акција. Можните форми се доста разновидни, бидејќи писмените информации можат да стигнат до нас во форма на писмо за одговор (или друг документ), по факс, телефон (како телефонска порака) и по е-пошта.

Дејството е уште побрзо отколку што очекувавте: три до четири часа подоцна добивате телеграма со известување дека сите комплети документација се испратени пред три месеци, вклучително и (една копија) до вас. Се споменува и дека вашите подизведувачи од компанија лоцирана во истиот град како и вие „ја примиле наведената документација и немаат поплаки“. Повторен извоз не е можен бидејќи тиражот на документацијата беше ограничен.

Потоа ја преземате одговорноста и телефонски контактирате со претставниците на компанијата U - истата која веќе ја има добиено документацијата - за да побарате од нив привремено користење (или уште подобро, фотокопирајте ја). Сепак, господинот со кој разговарате не брза да ви обезбеди таква услуга: „Жал ми е, но ова е невозможно - не знаете ли дека оваа документација е тајна? Треба да ни испратите писмено барање, а дополнително да ја контактирате институцијата X, која дава зелено светло за пренос и репродукција на ваков вид документација. Ја имам честа...“ Така, компанијата Y и институцијата X постепено влегуваат во деловна кореспонденција - не само со вашата компанија, туку и едни со други.

Симулираната ситуација најверојатно ќе биде успешно решена - под услов секој од учесниците во писмениот полилог да ги преземе своите одговорности (испраќач и примач) одговорно.

Заднина(од англиската позадина) е информативен материјал за медиумите што прикажува информации за организацијата, нејзиниот профил, производи и услуги, историја на создавање, развој итн. За разлика од соопштението за печатот, информациите во позадината не содржат информации за вести, а е можен неопходен додаток на соопштението за печатот доколку, при пишувањето на статија врз основа на информациите презентирани во соопштението, на новинарот му требаат подетални информации за организацијата што го издала соопштението.

Целта на заднината е да информира и да даде објективни одговори на можните прашања што може да ги имаат претставниците на медиумите откако ќе го прочитаат соопштението за печатот. Често, за да им биде поудобно на новинарите, кога пишуваат позадина, тие користат поднаслови кои веќе содржат краток одговор на прашањето, а информациите презентирани подолу само го откриваат овој одговор пошироко и поцелосно.

Во позадина, не треба да се фокусирате на препреки наслов и првиот пасус, иако, како во соопштението за печатот, главната, најнеопходната информација треба да дојде на почетокот. Позадинскиот наслов треба да ја открие темата на овој материјал што е можно попрецизно и информативно. Пред да преминете на главната тема, можете да дадете одредена историја на прашањето, повикувајќи се на различни владини институции, истражувачки организации итн. Она што следува се детални информации за темата, кои треба да се засноваат на факти и точни податоци.

Позадината може да биде посветена на целата организација, или на нејзиниот поединечен производ или услуга, или на настан што се случил или се очекува во оваа организација

Прес конференција- медиумски настан кој се одржува кога има вести од јавно значење, а организација или поединец добро познато лице директно поврзано со оваа вест сака да даде коментари за оваа вест што би биле интересни и важни за јавноста. Вообичаено, за време на прес-конференција, нејзините учесници одговараат на прашања од новинари директно или индиректно поврзани со темата на прес-конференцијата.