Forespørselsbrev– en av de vanligste typene forretningskorrespondanse. Blant gründere brukes slike brev når representanter for en organisasjon kontakter en annen med en forespørsel om en tjeneste. Slike meldinger kan brukes i helt andre situasjoner, for eksempel når det er behov for å innhente informasjon om produkter, se produktprøver, møte en forretningsreisende, koordinere enkelte handlinger mv.

Regler for å skrive et forespørselsbrev

Vi gjør deg oppmerksom på en generell mal for et slikt dokument for nedlasting:

FILER

Av åpenbare grunner har ikke et forespørselsbrev en standardmal, men til tross for dette er det en form for et offisielt dokument. Derfor bør du, når du utarbeider det, følge visse standarder fastsatt av reglene for kontorarbeid og forretningsetikk. Før du går direkte til de grunnleggende reglene for utarbeidelse, bør det bemerkes at det kan adresseres enten til en gruppe mennesker (for eksempel ledere, ansatte i regnskapsavdelingen, advokater, etc.) eller til en bestemt adressat.

Som ethvert annet dokument, må dette brevet inneholde innledende del, nemlig:

• informasjon om avsenderselskapet som sender forespørselen og selskapet som det er adressert til;
• årsaken til forespørselen ("på grunn av forsinkelse", "på grunn av mottak", "basert på resultatene", etc.);
• henvisninger til grunnlaget («basert på muntlig avtale», «basert på forhandlinger», «basert på telefonsamtale» etc.);
• formålet med anken ("for å løse problemet", "å unngå konflikt", "å eliminere brudd", etc.).

Etterfulgt av hoveddel direkte knyttet til forespørselen. Det må uttrykkes ved å bruke en hvilken som helst avledet form av verbet "å spørre" ("vi spør deg", "vi kommer med en forespørsel", etc.), og siden en slik melding i alle fall er en begjæring om en slags tjenesten, må den skrives på en respektfull måte. Det er bra hvis forespørselen innledes med et kompliment ("å kjenne dine gode evner," "beundre dine organisatoriske talenter," etc.).

Hvis brevet inneholder flere forespørsler samtidig, må de angis i separate avsnitt eller avsnitt.

De uuttalte reglene for korrespondanse mellom organisasjoner sier at et svar på en flertrinnsforespørsel også kan sendes i én melding, med separate kommentarer til hvert punkt. Det skal bemerkes at denne typen korrespondanse reduserer volumet av dokumentsirkulasjonen og reduserer derfor tiden for lesing og behandling av slike brev.

Dersom brevet innebærer å motta et svar innen et visst tidsrom, må dette angis så korrekt som mulig i meldingens tekst.

Som regel sendes og mottas brev av organisasjonens sekretærer (i store bedrifter gjør hele avdelinger dette). Etter å ha kompilert eller lest, sender de dem videre til bedriftslederen for gjennomgang. Unntak er meldinger merket med "konfidensiell" eller "personlig levering" - slike brev sendes direkte til adressaten.

Instruksjoner for å skrive et forespørselsbrev

Siden denne meldingen er en del av bedriftskorrespondanse, må forfatteren først angis, nemlig: navnet på avsenderselskapet, dets faktiske adresse og kontakttelefonnummer. Deretter må du legge inn informasjon om adressaten: også navnet på selskapet og den spesifikke mottakeren. Lenger på midten av linjen kan du umiddelbart indikere at dette er et forespørselsbrev (men dette er ikke nødvendig).

Neste del av brevet gjelder selve forespørselen. Først er det tilrådelig å rettferdiggjøre det og først deretter uttrykke essensen av forespørselen. På slutten må brevet signeres (det er bedre hvis dette gjøres av lederen av selskapet eller en autorisert, pålitelig person), og angi også datoen for opprettelsen av dokumentet.

Hvordan sende et brev

Brevet kan sendes via e-post eller faks - dette er raskt og praktisk, men konservativ sending via Russian Post vil tillate at brevet presenteres på en solid og attraktiv måte. Du kan for eksempel komme med en skriftlig forespørsel for hånd med vakker kalligrafisk håndskrift eller skrive ut teksten på godt, dyrt papir.

Oppmerksomhet på slike små detaljer vil gjøre det klart for adressaten hvor respektfull motstanderen er mot ham, og vil også igjen understreke betydningen av forespørselen. Det eneste man må huske på er at brev via vanlig post tar lang tid, så meldingen må sendes på forhånd slik at dokumentet blir levert til mottakeren i tide.

Etter å ha sendt brevet

Denne meldingen skal, som ethvert annet dokument, registreres i journal over utgående dokumentasjon. På samme måte registrerer mottakeren av brevet ankomst av korrespondanse. I tilfelle misforståelser som oppstår i forretningsforhold, vil registrering av sending og mottak av brev bidra til å raskt forstå situasjonen.

Eksempler på å skrive forespørselsbrev med forklaringer

Så vi har forstått at et forespørselsbrev er et brev som inneholder en forespørsel til mottakeren. Hensikten med teksten er å få mottakeren til å utføre en handling som er fordelaktig for avsenderen. Brevet skal inneholde en formulert forespørsel og begrunnelsen. Det er tilrådelig å formulere forespørselen på en slik måte at den begrunner hvorfor det skal være fordelaktig for mottakeren å etterkomme forespørselen. Avsenderen skal ikke bare kjenne til reglene for å komponere teksten, men også ta hensyn til psykologiske nyanser. Deretter vil vi vurdere spesifikke eksempelmaler avhengig av situasjonen.

Brev om forespørsel om midler

Brevet utformes dersom det er nødvendig for å få tildelt midler fra staten, sponsorer eller enkeltpersoner.

Fra NGO "Hjelp til pensjonister"
Medlem av den lovgivende forsamling
Ivanov I. I.

Hei, Ivan Ivanovich. Jeg er representant for den ideelle organisasjonen «Hjelp til pensjonister». Vi hjelper ensomme pensjonister: vi tar med mat, hjelper til med rydding og reparasjoner.

Vår organisasjon har eksistert i 5 år. Tidligere klarte vi å finansiere våre aktiviteter selv, men på grunn av utvidelsen av frivillige organisasjoner begynte midlene å ta slutt. Vi trenger penger til å leie lokaler, betale lønn til ansatte og kjøpe utstyr.

På et nylig regjeringsmøte nevnte presidenten den vanskelige situasjonen til pensjonister og bemerket at situasjonen snarest må endres. I denne forbindelse ber jeg deg om 200 000 rubler for behovene til NGO "Hjelp for pensjonister."

Med vennlig hilsen Petrova A.A.

Forklaring:

Teksten ovenfor er satt sammen i henhold til alle reglene. Han har:

• Navnet på den frivillige organisasjonen og en forklaring på dens virksomhet.
• En forespørsel om penger, en forklaring på dets nødvendighet (penger er nødvendig for husleie og lønn).
• Omtale av presidenten. Det er nødvendig å rettferdiggjøre fordelene med sponsing for tjenestemannen. Hva er nestlederen interessert i? I karrierevekst. Å hjelpe organisasjonen vil bidra til å nå dette målet.

Den spesifikke mengden midler som den kommersielle organisasjonen trenger er også angitt.

Forespørselsbrev for levering av varer

Brevet sendes vanligvis til selskapets samarbeidspartnere. Det er tilrådelig å begrunne den gjensidige fordelen for begge selskapene i teksten.

Til sjefen for selskapet "AAA"
Ivanov I. I.
Fra sjefen for BBB-selskapet
Petrova B.B.

Hei, Ivan Ivanovich. Vi ønsker å bestille et sett med produkter fra din bedrift (skal spesifiseres). Vi ble interessert i produktet ditt på en regional utstilling.

Hvis du samtykker, vennligst informer oss om leveringsvilkårene og vilkårene som passer for deg. Vi garanterer rettidig betaling. Vi håper dette vil være begynnelsen på gjensidig fordelaktig samarbeid.

Våre kontakter: (spesifiser).

Med vennlig hilsen Boris Borisovich.

Brev med forespørsel om rabatt

Vanligvis sendes slike tekster til bedriftens leverandører. For eksempel organiserer en organisasjon utstillinger. Hun har en leverandør – et trykkeri som leverer brosjyrer, stativer, hefter m.m. Kostnaden for tjenester er ganske høy. Krisen kom, og det ble vanskelig for bedriften å betale for trykkeprodukter. Dette kan godt være en grunn til å be om rabatt.

Til lederen av Vostok-selskapet
Ivanov I. I.
Fra lederen av selskapet "Zapad"
Petrova B.B.

Hei, Ivan Ivanov. Organisasjonen vår ble rammet av finanskrisen. Antall kontrakter inngått med oss ​​har gått ned med 20 %. Dessverre påvirket krisen ikke bare oss, men også våre klienter. Folk kan ikke betale samme beløp for våre tjenester som før. Derfor har vi gitt 25% rabatt på billetter.

På grunn av den vanskelige økonomiske situasjonen ber vårt firma deg om 15 % rabatt for de resterende seks månedene med samarbeid under kontrakten.

Vi sendte brev der vi ba om rabatt til alle våre leverandører. Hvis 20 % av våre partnere gir oss gunstige betingelser, vil selskapet vårt overleve vanskelige tider og vil ikke stenge. Vi har allerede fått rabatt av våre utleiere og telefonselskap.

Med vennlig hilsen Boris Petrov.

Forklaring:

Brevet inneholder følgende viktige punkter:

• Forklaring på behovet for rabatt.
• Angivelse av nøyaktig rabattbeløp og tidspunkt.
• En indirekte indikasjon på at dersom trykkeriet ikke gir rabatt, vil selskapet heve kontrakten.

Teksten skal skrives på en slik måte at brevet leses til slutt og godtas de foreslåtte vilkårene.

Forespørselsbrev om leiereduksjon

Husleie spiser opp budsjettene til de fleste organisasjoner. Reduksjonen gjør at selskapet kan holde seg flytende i vanskelige tider. Brevet skal sendes til utleier.

Leder for selskapet "Plus"
Ivanov P.P.
Fra lederen av selskapet "Minus"
Petrova I. I.

Hei, Petr Petrovitsj. Vårt firma ble rammet av finanskrisen. Kjøpekraften til forbrukerne har gått ned og næringsinntektene har gått ned. I denne forbindelse ber vi deg redusere husleien med 10 %.

Gjennom vårt samarbeid har vi aldri forsinket betalinger. Vi håper at du vil gjøre innrømmelser til oss og vi vil opprettholde vårt forretningsforhold. Vi garanterer rettidig betaling av husleie, til tross for vanskelige økonomiske forhold.

Med vennlig hilsen Ivan Ivanovich.

Forklaring:

Det er viktig å nevne i brevet at selskapet tidligere har oppfylt sine forpliktelser fullt ut. Utleier må være trygg på at utleier vil fortsette å betale. Mottakeren må også forstå at dersom han ikke godtar de foreslåtte vilkårene, vil leietaker nekte tjenestene hans.

Kravbrev om betaling av gjeld

Gjeld oppstår svært ofte i interaksjoner mellom selskaper. Dersom organisasjonen er forpliktet til videre samarbeid med motparten som har pådratt seg gjeld, sendes et anmodningsbrev.

Ivanov I. I.

Sidorova P.P.

Kjære Ivan Ivanovich, vi ber deg tilbakebetale gjelden til selskapet vårt på 200 000 rubler. Hele denne tiden fortsatte vi å samarbeide med deg, i håp om å fortsette vårt forretningsforhold. Imidlertid er vi nå tvunget til å stanse leveringen av tjenester på grunn av manglende betalinger.

Gjeldsbeløpet er 200 000 rubler. Vi ber deg betale den innen 1. mars 2017. Dersom gjelden ikke blir nedbetalt, vil vi bli tvunget til å løse problemet i retten.

Med vennlig hilsen, Petr Petrovich.

Forklaring:

Brevet skal inneholde følgende punkter:

• Det nøyaktige gjeldsbeløpet.
• Datoen da gjelden skal være betalt.
• Tiltak som selskapet vil iverksette dersom utbetalinger ikke mottas.

Teksten kan nevne langsiktig vellykket samarbeid med organisasjonen. Dette bør være en forespørsel, ikke et krav. Kravet er utarbeidet med en annen mal.

Anmodningsbrev om utsatt betaling til leverandør

Organisasjonen forsynte selskapet med et parti med produkter, men betalte ikke for det. Det har oppstått gjeld, men skyldneren har ikke midler til å betale. I dette tilfellet er det fornuftig å skrive et brev som ber om utsettelse.

Til sjefen for selskapet "Hvor er pengene"
Sidorov P.P.
Fra sjefen for selskapet "Penger er i ferd med å komme"
Ivanova I. I.

Kjære Petr Petrovich, vi har ikke betalt en gjeld på 200 000 rubler. Vi viker ikke unna gjelden vår, men nå kan vi ikke betale i sin helhet på grunn av vår vanskelige økonomiske situasjon.

I 2 år har vi opprettholdt vellykkede forretningsforhold med deg og har ikke gått glipp av betalingsfrister. I dag ber vi om delbetaling. Vårt firma er klar til å betale gjelden i to trinn:

• Vi vil sette inn 100 000 rubler før 1. mars 2017.
• 100 000 rubler vil bli satt inn før 1. april 2017.

Vi lover deg å betale i tide. Takk for forståelsen.

Med vennlig hilsen Ivan Ivanovich.

Brev som ber om betaling for en annen organisasjon

Selskapets gjeld kan betales av en annen organisasjon. En juridisk person vil selvfølgelig ikke betale for aksjer bare sånn. Vanligvis sendes forespørselsbrevet til en debitor til selskapet eller en annen person som har forpliktelser overfor selskapet.

Til sjefen for selskapet "Pengene er i ferd med å komme"
Ivanov I. I.
Fra sjefen for selskapet "Hvor er pengene"
Sidorova P.P.

Kjære Ivan Ivanovich, du har en gjeld til selskapet vårt på 300 000 rubler. Organisasjonen vår hadde også en gjeld til et annet selskap på 200 000 rubler. Vi ber deg betale gjelden vår til kreditoren på 200 000 rubler. Til gjengjeld vil vi gi deg en avdragsplan for saldoen på gjelden, som du tidligere har bedt om. Takk for forståelsen.

Med vennlig hilsen, Petr Petrovich.

Brev om forespørsel om hjelp til å løse problemet

Alle bedrifter kan møte komplekse problemer som ikke kan løses uten hjelp utenfra. Et forespørselsbrev om bistand kan sendes ved behov, for eksempel ved avholdelse av arrangementer. Begjæringen sendes kommersielle organisasjoner og offentlige etater.

Direktør for selskapet "AAA"
Petrov B.B.
Fra en offentlig organisasjon
"Vi gir godt"

Kjære Boris Borisovich, jeg er en representant for den offentlige organisasjonen "Giving Good." Vi arrangerer og holder fester for barn fra barnehjemmet.

Vi ber om din hjelp til å organisere matforsyninger til ferien. Vi vil selvfølgelig omtale deg og din bedrift på arrangementet. Representanter for den lovgivende forsamling og publikum vil være til stede under markeringen.

Du kan kontakte oss på telefon XXX

Med vennlig hilsen Ivan Ivanovich.

Oppsummering

La oss kombinere alle reglene for å skrive et forespørselsbrev. Først må du presentere deg selv og snakke om aktivitetene dine. Men den innledende delen skal ikke trekkes ut. Målet vårt er å oppmuntre mottakeren til å lese brevet. Hvis teksten er for lang, er det lite sannsynlig at mottakeren leser den til slutten. Deretter må du begynne å presentere forespørselen din. Nøyaktighet er nødvendig: indikasjon av frister, beløp på midler. Det er viktig å forstå at mottakeren må føle nytten. Derfor må brevet angi hvorfor det vil være fordelaktig for organisasjonen å oppfylle forespørselen. På slutten må du si farvel høflig og uten indignasjon.

Sannsynligvis har alle minst en gang måttet forholde seg til behovet for å skrive et forretningsbrev. Når du sammenstiller det, kommer du ufrivillig til den konklusjon at det slett ikke er lett. Det er mange forretningsbrevskrivingsregler og forskrifter du trenger å vite. Artikkelen beskriver i detalj prosessen med å utarbeide et dokument, gir eksempler på forretningsbrev og diskuterer deres typer og design.

Skjema

Ferdige skjemaer vil legge til soliditet og indikere påliteligheten til selskapet. De inneholder nødvendig informasjon om organisasjonen, for eksempel:

• Navn.
• Adresse.
• Kontakttelefonnumre.
• Nettsted.
• E-post.
• Logo.
• Andre kontaktdetaljer.

Det er ingen strenge regler for skjemaer. Derfor bestemmer hver organisasjon uavhengig hvilken informasjon som skal inkluderes i dem.

Hvordan skrive forretningsbrev riktig? Forberedelse

Forretningsbrev er skrevet og formatert på en bestemt måte, underlagt deres iboende regler og krav. Avhengig av målet tenker forfatteren gjennom innholdet i detalj for å få resultatet han beregner. Han må tydelig forstå hvilken informasjon adressaten allerede vet om emnet for brevet, hva den skal baseres på og hva som vil være nytt i den. Argumentene avhenger av hvilket mål forfatteren forfølger. Prosessen med å utarbeide et forretningsbrev kan deles inn i følgende stadier:

• Studerer problemstillingen.
• Skrive utkast til brev.
• Dens godkjenning.
• Signering.
• Registrering.
• Sender til mottaker.

Struktur av forretningsbrev

Når du skriver et brev, er det nødvendig å mette det med informasjon, det vil si å legge all nødvendig informasjon der. Det kan være enkelt eller komplekst. I et enkelt brev formidler innholdet klart og konsist informasjon som generelt ikke krever svar fra mottakeren. En kompleks kan bestå av flere avsnitt, punkter og avsnitt. Hvert avsnitt presenterer ett aspekt av informasjon. Disse typer forretningsbrevprøver består vanligvis av en introduksjons-, brødtekst- og avslutningsseksjon.

Nedenfor er et eksempel på å skrive et forretningsbrev - dens innledende del.

Hoveddelen beskriver situasjoner og hendelser, gir deres analyse og bevis. Det er i denne delen de overbeviser om at de må handle på en eller annen måte, bevise hvordan ting var og informere om behovet for å delta i ethvert arrangement, med ulike argumenter.

Konklusjonen inneholder konklusjoner som gjøres i form av forslag, forespørsler, purringer, avslag og så videre.

Et eksempel på å skrive et forretningsbrev - den siste delen - er presentert nedenfor. Dette oppsummerer kravet som er angitt i hovedsak.

All informasjon som gis skal være optimalt konsistent og forståelig.

Hver bokstav begynner med en sentrert adresse. Denne lille delen er ekstremt viktig. Når du velger det, må forfatteren vurdere:

• Adressatens stilling.
• Forholdets natur.
• Formalitet.
• Etikette.

Det skal være et høflig skjema på slutten av brevet. For eksempel: "...Jeg uttrykker håp om videre samarbeid (takk for invitasjonen)..." Disse setningene etterfølges av forfatterens signatur.

Stil

Alle brev skal være skrevet i en offisiell forretningsstil, som betyr bruk av språk for offisielle forretningsforbindelser. Funksjonene til et slikt språk dannes under følgende omstendigheter:

• Hoveddeltakerne i forretningsforbindelser er juridiske personer, på vegne av ledere og tjenestemenn skrives brev.
• Forholdet i organisasjoner er strengt regulert.
• Gjenstanden for kommunikasjon er virksomheten til selskapet.
• Styringsdokumenter har generelt en bestemt adressat.
• Ofte, i løpet av en organisasjons aktiviteter, oppstår de samme situasjonene.

I denne forbindelse bør informasjonen i et forretningsbrev være:

• Offisiell, upersonlig, med vekt på avstanden mellom deltakere i kommunikasjon.
• Adressert, beregnet på en bestemt adressat.
• Aktuell i skrivende stund.
• Pålitelig og upartisk.
• Begrunnet for å få mottakeren til å utføre enhver handling.
• Komplett for beslutningstaking.

Krav

Et forretningsbrev må oppfylle følgende krav:

• Tale er standardisert på alle nivåer – leksikalsk, morfologisk og syntaktisk. Den inneholder mange uttrykk, termer og formler.
• Skrivetonen er nøytral, behersket og streng, uten bruk av emosjonelt og uttrykksfullt språk.
• Nøyaktighet og klarhet i teksten, uten logiske feil, klarhet og omtenksomhet i ordlyden.
• Kortfattethet og kortfattethet - uten å bruke uttrykk som bærer ytterligere betydning.
• Bruken av språkformler dannet som følge av gjentatte situasjoner.
• Bruk av begreper, det vil si ord eller uttrykk som har spesielle begreper.
• Bruken av forkortelser, som kan være leksikalske (det vil si sammensatte ord dannet ved å fjerne bokstaver fra deler av ord: LLC, GOST, og så videre) og grafiske (det vil si ordbetegnelser i forkortet form: grn, zh-d, etc.).
• Bruk av konstruksjoner i genitiv- og instrumentkasus.
• Fraser med verbale substantiver ("gi støtte" i stedet for "støtte").
• Bruke enkle vanlige setninger.

Eksemplene på forretningsbrevet ovenfor vises i full versjon (med brødtekst) nedenfor. Informasjonen oppfyller alle kravene til en offisiell forretningsstil.

Typer forretningsbrev

Det er best å skrive et forretningsbrev om en bestemt sak. Hvis det er nødvendig å løse flere problemer på en gang, anbefales det å utarbeide flere forskjellige alternativer.

Forretningsbrev kan ha følgende innhold:

• Medfølgende. Slike brev er vanligvis nødvendig for å informere deg hvor du skal sende dokumenter.
  (Hvordan skrive et forretningsbrev? Et ​​eksempel på følgebrev vil hjelpe de som trenger å skrive denne typen dokumenter.)

• Garantert. De er skrevet for å bekrefte eventuelle løfter eller betingelser. For eksempel kan betaling for arbeid, husleie, leveringstider osv. garanteres.
• Takk. De har begynt å bli brukt spesielt ofte i det siste. Slike brev viser god partnerskapstone. De kan utstedes på vanlig brevpapir eller på farget papir med vakkert trykk.
  (Hvordan skrive et forretningsbrev? Et ​​utvalg av takke-varianten er utarbeidet i fri form, avhengig av oppgavene det løser. I dette tilfellet uttrykker brevet sin essens i korteste form. En slik prøve, laget på farget papir med ornament, kan henge på veggen i romselskapet på et hederssted.)

• Informasjonsmessig.
• Lærerikt.
• Gratulerer.
• Reklame.

Det er også bokstaver:

• Forslag til samarbeid. Ganske vanlig i nyere tid, sendt til organisasjoner, er ofte av reklamekarakter, for eksempel som denne prøven. Det er ganske vanskelig å skrive kommersielle brev; du må ta hensyn til mange nyanser for å få oppmerksomhet, og enda mer for å bli interessert. Men hvis du komponerer den i henhold til prøven nedenfor, har den alle sjanser til å lykkes.

• Invitasjoner. De blir sendt, og inviterer dem til å delta på ulike arrangementer. De er vanligvis adressert til en leder eller funksjonær, men kan også adresseres til et helt team.
• Forespørsler.
• Varsler.
• Forespørsler og mange andre.

Hvordan skrive et svar på et brev. Eksempel

Svaret må begynne med å gjenta forespørselen som er angitt i det første brevet. Deretter gis resultatene av behandlingen og godkjenning eller en begrunnelse for avslag uttrykkes. Et svarbrev fra bedriften kan inneholde en alternativ løsning til forventet informasjon. Vanligvis oppfyller den følgende prinsipper:

• Tilgjengelighet av en lenke til den første bokstaven og dens innhold.
• Identiske språk betyr.
• Sammenlignbare omfang og innholdsaspekter.
• Overholdelse av en viss sekvens.

Innredning

I tillegg til å bruke bedriftsbrevhoder for forretningsbrev, er det nødvendig å ta hensyn til andre finesser når du designer dem. Dette er detaljer, regler for forkortelser, skriveadresser, overskrifter, tekstlengde, feltbredder med mer.

Eksempler på et forretningsbrev hjelper deg med å komponere det, med tanke på alle finesser og nyanser. De brukes av både begynnende kontorarbeidere og erfarne arbeidere. Takket være prøvene lærer de å skrive bokstaver riktig og sparer mye tid.

1. Forretningsdokumenter er skrevet i en løsrevet tone: uttrykk for overdreven høflighet, samt uaktsomhet som grenser til uhøflighet, er ikke tillatt.

2. Ikke oppmuntre mottakeren til å forhaste seg når de tar avgjørelser om skriftlige forespørsler sendt av deg med ordene "haster", "umiddelbart", eller på kortest mulig tid. Husk at raskt er aldri bra. Det er bedre å angi når du ønsker å vite om avgjørelsen: "Jeg ber" deg om å svare innen en slik og en slik dato" eller "Jeg oppfordrer deg til å umiddelbart informere meg om avgjørelsen din."

3. Vær moderat i dine forespørsler, behersket i dine vurderinger av hendelser, objektiv når du presenterer fakta, human når du fastsetter disiplinære tiltak, sjenerøs i å bry seg og oppmuntre de verdige, gjerrige og sparsommelige når du bruker penger. Vær også produktiv med praktiske forslag; og konklusjonene er ekstremt spesifikke.

4. Innholdet (eller underteksten) i dokumentet bør ikke påtvinge adressaten det forventede resultatet av problemet som dekkes i brevet, for eksempel slik: studere og løse problemet positivt, eller jeg ber deg om å godkjenne dette kandidaturet. La mottakeren tenke selv.

5. Du bør ikke hinte til mottakeren av brevet om hans antatte oppmerksomhet ved å introdusere følgende ordlyd i den endelige teksten av brevet: "Jeg foreslår å studere nøye": en samvittighetsfull underordnet kan nære et nag, en ikke-så- smart sjef kan bli rasende og tar et ufrivillig hint for bokstavelig.

6. Hvis du varsler noen om at det ikke er mulig å oppfylle ordren eller forespørselen hans, må du ikke begynne meldingen med en erklæring om avslag - oppgi motivasjonen for avgjørelsen din og gjør det klart at du under visse omstendigheter kan gå tilbake til vurdering av skjebnesvangert problem.

7. Vis diplomati i tilfeller der du rapporterer noe positivt: gjør det klart at det å oppfylle noens forespørsel koster deg en viss mengde arbeid. Ellers risikerer du å møte nye vedvarende forespørsler om ikke veldig presserende problemer, hvis løsning noen ganger ikke engang er innenfor rammen av ditt direkte ansvar.

9. Brevet ditt skal være absolutt rent i juridisk forstand (gjelder først og fremst penge- og personaldokumenter), upåklagelig i innhold og utførelse, ordene skal være stramme i det, og tankene skal være romslige.

10. Skriv sjeldnere og så kort som mulig. Overfloden av dokumenter og ord i dem setter ikke fart, men bremser løsningen av saken. Hvis du bestemmer deg for å skrive, så gjør det på et forståelig språk.

Om bruk av standarduttrykk i forretningsbrev.

I mange tilfeller kan innholdet i forretningsbrev, som beskriver i det vesentlige liknende spørsmål (retninger) av virksomhetens aktiviteter, til en viss grad standardiseres (enhetliggjøres).

En spesiell rolle i standardiseringen (foreningen) av innholdet i et forretningsbrev spilles av berettiget bruk av klisjeer og klisjeer - etablerte kombinasjoner av ord, så vel som individuelle ord i deres generelt aksepterte (som tar hensyn til spesifikasjonene til forretningskorrespondanse ) tolkning.

Nedenfor er spesifikke anbefalinger for bruk av noen av de mest brukte ordene og vanlige frasene når du utarbeider innholdet i forretningsbrev. Vi legger vekt på at bruken av slike ord og uttrykk skal være hensiktsmessig.

1. Syntaktiske konstruksjoner brukt til å presentere motiver og forklare årsakene til å utføre visse handlinger:

For å kunne yte bistand ber jeg deg... ·

For å utveksle erfaringer sender jeg deg...

Som et unntak...

På grunn av spesielle omstendigheter...

På grunn av ferdigstillelse av arbeidet med...

I forbindelse med vedtaket om å... .

I samsvar med tidligere oppnådd avtale... Etter gjensidig avtale mellom... -

I følge din forespørsel...

Til tross for dette og hint, fortsetter det å skje...

2.Formuleringer for å uttrykke avslag:

Til tross for innsatsen gjort av oss (organisasjonen), forblir instruksjonene dine ikke oppfylt på grunn av...

Dessverre er det ikke mulig å tilfredsstille forespørselen din fordi...

Bestillingen din kan ikke utføres innen forfallsdatoen av følgende årsaker...

Vi kan ikke gi informasjonen du er interessert i, fordi... Organisasjonen har ikke mulighet til å utføre denne oppgaven på grunn av mangel på... , "

3. Formuleringer for å uttrykke en advarsel (varsel):

Vær oppmerksom på at avtalen utløper etter den og den tiden...

Organisasjonen er tvunget til å advare deg om at...

Vi anser det som nødvendig å minne dere nok en gang om at...

Organisasjonen forbeholder seg retten til ensidig å suspendere avtalen på grunn av...

Garantiforpliktelser påtatt av organisasjonen mister sin kraft.

Vi vil gjerne informere deg om at...

Organisasjonen annonserer...

Informere deg... ,

Jeg vil gjerne informere deg om at...

jeg rapporterer...

4. Bærekraftig administrativ omsetning:

Å sette i drift...

Forplikte lederen...

Overlate kontrollen over gjennomføringen av dette direktivet til

Bestill en undersøkelse av det faktum...

Finn flere muligheter for...

5. Formuleringer for å uttrykke forespørsler:

Send til min adresse... .

På grunn av det presserende behovet for... spør jeg deg raskt

Jeg ber deg om å løse problemet...

Som en del av en foreløpig avtale med en representant for din organisasjon ber jeg deg vurdere muligheten...

Basert på den årlige grensen på... ber jeg deg finne for organisasjonens behov...

6.Formuleringer for å understreke den spesielle betydningen av informasjon:

Sikkerhet garantert...

Dokumentasjonen er sendt til din adresse med bud...

Det iverksettes kraftige tiltak for å...

Konfidensialitet av informasjon er sikret...

De identifiserte manglene blir allerede eliminert...

Ytterligere midler er bevilget til... Nødvendige aktiviteter er planlagt," rettet mot...

Vi arrangerer så snart som mulig...

Tilbys hver dag: streng kontroll over...

7. Vedvarende talemåter:

minst komplisert...

det viktigste...

beste effekt...

verste resultatet...

hjelp...

gjennomføre en inspeksjon... ~ ledelsen vurderer det som mulig...

Organisasjonen har ikke noe imot...

vennligst informer meg snarest...

fjern den umiddelbart...

sikre overholdelse...

skape de nødvendige forholdene... rapport forslag til

optimal løsning...

sannsynlig timing...

bekreft kvittering...

send den til adressen min...

bestemme selv...

8. Oftest verb brukt: utføre (utføre); bestemme (løse); forplikte; fullstendig; Stoppe; sende (sende); legge vekt på...); å sette i drift); plan (koordinere); implementere (realisere); skape; etterfylle; organisere; gi; informere (rapportere); presentere (sørge); spesifisere; installere; eliminere; avsløre (finn ut).

9. De fleste ofte brukte adjektiver: haster (operativ); sekundær; perspektiv; viktig; hoved (hoved); ledende; alvorlig (betydelig); planlagt; ytterligere; full; utilstrekkelig; endelig; middels; generell; spesifikk; høyere; Hoved; best (verst).

10. Stilistiske forbud: I stedet for... I forhold til, angående... På grunn av at... Erverve... Ta hensyn til... Vedlagt... Innflytelse... Bortsett fra... For den formålet med... I tilfelle at Foreløpig... Oppregning... Øk tempoet... Gjør en innsats... Bør bruke... Om... Fordi... Kjøp... Vurder... Søknad:... Påvirkning... Bortsett fra... For... Hvis... Nå... Betaling . .. Få fart på... Prøv...

Til slutt, her er noen flere praktiske hensyn. Betydningen deres koker ned til følgende:

1. Når du sender et forretningsbrev til noen, vær alltid oppmerksom ikke bare på innholdet i meldingen, men også til formen på presentasjonen. Husk at et forretningsbrev skrevet i hovedsak riktig kan ha det stikk motsatte av ønsket effekt på adressaten på grunn av feil tone eller grov presentasjonsstil.

2. Prøv å plassere så riktig som mulig underveis. Innholdet i et forretningsbrev er semantisk. aksenter. Start presentasjonen med hovedideen som utgjør emnet (emnet) i dokumentet, som du deretter konsekvent utvikler.

3. Du bør ikke skrive forretningsbrev i en tilstand av sterkt sinne eller under påvirkning av andre følelser - dette vil ha den mest uønskede effekten på innholdet deres. Hvis hånden din likevel "når seg til pennen", så etter å ha skrevet den siste linjen, ikke skynd deg å sende dette opuset - utsett det, i det minste til neste dag.

4. Og til slutt, unngå å bruke ord og uttrykk for tvilsom tolkning i forretningsbrev, siden tvetydighet i innholdet fører til misforståelser. Prøv å sikre at det du skriver er skrevet så enkelt og forståelig som mulig. Følg nøye den stilistiske "fairwayen" i hvert tilfelle av skriftlig kommunikasjon.

Kommunikasjon, som nevnt ovenfor, i snever forstand er informasjonsutveksling. Ganske grovt sett kan fire hovedtyper skilles. Disse er: overføring av informasjon (informering); overføring av instruksjoner; stimulering, overtalelse (justering og klargjøring av tidligere overførte instruksjoner eller informasjon); innsamling, bearbeiding, systematisering og analyse av den mottatte informasjonen.

Mye det samme vil gjelde for forretningskorrespondanse. For å bedre forstå forskjellene mellom hver av de listede typene, la oss imidlertid dvele litt mer detaljert på dette punktet.

Overføringen av informasjon utføres med sikte på å informere den andre parten om tingenes tilstand i interesseområdet (eller potensiell interesse) for bruk av denne informasjonen i prosessen med å utvikle og ta beslutninger. Mulige former: en skriftlig erklæring om fakta eller dine konklusjoner og vurderinger basert på disse faktaene, eller din oppfatning og tolkning av fakta til din disposisjon. Overføringen av instruksjoner er rettet mot å få den andre parten til å foreta handlinger som er ganske spesifikke i retning og timing. Mulige former: en skriftlig ordre om å utføre en bestemt oppgave til en eller flere personer, uavhengig eller i samarbeid med noen, nesten alltid med obligatorisk etterfølgende melding om utførelse.

Uavhengig av valgt form, er indikasjonen alltid spesifikk. Effektive instruksjoner tilbyr nesten alltid (riktignok i direktivform) generelle måter å løse et problem på, men den som utfører instruksjonene må nærme seg deres anvendelse i praksis kreativt, i samsvar med dagens situasjon. "

Justering og presisering er ment å påvirke den etterfølgende utviklingen av hendelser, hvis forløp allerede delvis er forhåndsbestemt av tidligere overført informasjon (instruksjoner). For at denne effekten skal være positiv, må justeringen gjøres i tide og, som de sier, treffe målet.

Selv om det faktisk er nyttig å se på utviklingen av en situasjon som fra utsiden, har mottakeren av tilleggsinformasjon rett til å bruke den eller ikke bruke den, avhengig av situasjonen. Tilbakemelding til avsender i dette tilfellet bør gjenspeile vedtaket (ja - nei) og motivene for denne beslutningen, men ikke begrenses til dette.

Innsamling, bearbeiding, systematisering og analyse av informasjon har som mål å forberede vår neste beslutning eller neste del av informasjonen som er nødvendig for å utføre enhver handling. De mulige skjemaene er ganske varierte, siden skriftlig informasjon kan nå oss i form av et svarbrev (eller annet dokument), på faks, telefon (som telefonmelding) og e-post.

Handlingen er enda raskere enn du forventet: tre til fire timer senere mottar du et telegram som varsler deg om at alle settene med dokumentasjon ble sendt ut for tre måneder siden, inkludert (én kopi) til deg. Det er også nevnt at underleverandørene dine fra et selskap lokalisert i samme by som du "mottok den spesifiserte dokumentasjonen og har ingen klager." Reeksport er ikke mulig siden sirkulasjonen av dokumentasjonen var begrenset.

Da tar du ansvar og kontakter representanter for firma U på telefon - den samme som allerede har mottatt dokumentasjonen - for å be dem om midlertidig bruk (eller enda bedre, fotokopiere den). Men mannen du snakker med har ikke hastverk med å gi deg en slik tjeneste: "Beklager, men dette er umulig - vet du ikke at denne dokumentasjonen er hemmelig? Du må sende en skriftlig forespørsel til oss, og i tillegg kontakte institusjon X, som gir klarsignal for overføring og reproduksjon av denne typen dokumentasjon. Jeg har æren..." Dermed inngår bedrift Y og institusjon X gradvis forretningskorrespondanse - ikke bare med din bedrift, men også med hverandre.

Den simulerte situasjonen vil mest sannsynlig bli løst vellykket - forutsatt at hver av deltakerne i den skriftlige polylogen tar sitt ansvar (avsender og mottaker) ansvarlig.

Bakgrunnsbilde(fra den engelske backgrounder) er informasjonsmateriale for media som presenterer informasjon om organisasjonen, dens profil, produkter og tjenester, skapelseshistorie, utvikling osv. I motsetning til en pressemelding inneholder ikke informasjon i backgrounder nyhetsinformasjon, en er et mulig nødvendig tillegg til pressemeldingen dersom journalisten ved skriving av en artikkel basert på informasjonen som presenteres i pressemeldingen trenger mer detaljert informasjon om organisasjonen som har sendt ut pressemeldingen.

Bakgrunnsmannens mål er å informere og gi objektive svar på mulige spørsmål som medierepresentanter kan ha etter å ha lest pressemeldingen. Ofte, for å gjøre det mer praktisk for journalister, når de skriver en bakgrunn, bruker de underoverskrifter som allerede inneholder et kort svar på spørsmålet, og informasjonen nedenfor avslører bare dette svaret bredere og mer fullstendig.

I bakgrunnen bør du ikke fokusere på en fengende overskrift og første avsnitt, selv om, som i en pressemelding, bør den viktigste, mest nødvendige informasjonen komme i begynnelsen. Bakgrunnstittelen skal avsløre emnet for dette materialet så nøyaktig og informativt som mulig. Før du går videre til hovedtemaet, kan du gi litt historie om problemet, med henvisning til ulike offentlige institusjoner, forskningsorganisasjoner osv. Det som følger er detaljert informasjon om emnet, som bør være basert på fakta og nøyaktige data.

Bakgrunnen kan være dedikert til hele organisasjonen, eller til dens individuelle produkt eller tjeneste, eller til en hendelse som har skjedd eller er forventet i denne organisasjonen

pressekonferanse- en mediebegivenhet som holdes når det er nyheter av offentlig betydning, og en organisasjon eller enkelt kjent person direkte knyttet til denne nyheten ønsker å gi kommentarer til denne nyheten som vil være interessante og viktige for publikum. Vanligvis, under en pressekonferanse, svarer deltakerne på spørsmål fra journalister direkte eller indirekte relatert til temaet for pressekonferansen.