Klasifikimi si një metodë e njohjes në shkencën e dokumenteve. Karakteristikat e klasifikimit të dokumenteve Klasifikimi i dokumenteve sipas karakteristikave të ndryshme

Dërgoni punën tuaj të mirë në bazën e njohurive është e thjeshtë. Përdorni formularin e mëposhtëm

Studentët, studentët e diplomuar, shkencëtarët e rinj që përdorin bazën e njohurive në studimet dhe punën e tyre do t'ju jenë shumë mirënjohës.

Dokumente të ngjashme

Evoluimi i dokumentit mikrografik, parakushtet për shfaqjen e tij. Llojet kryesore të mediave, avantazhet dhe disavantazhet e tyre. Ndërveprimi i llojeve të ndryshme të dokumenteve. Karakteristikat e arkivave dinamike dhe statike. E ardhmja e dokumentit mikrografik.

puna e kursit, shtuar 27.03.2012


Problemi i komponentit të propagandës së mediave në gjuhën ruse, ndikimi i tij në audiencën e huaj. Vlerësimi i gjendjes aktuale të shtypit në gjuhën ruse në vendet e CIS. Roli i mediave në internet në gjuhën ruse në sistemin e komunikimit global.

tezë, shtuar 20.10.2010


Përkufizimi i konceptit të "luftës së informacionit", komponenti i tij socio-psikologjik. Statusi i komponentit të informacionit në strukturën e qytetërimit modern. Lufta informative kundër Rusisë, imazhi i saj në pasqyrën e mediave perëndimore.

puna e kursit, shtuar 05/02/2012


Burimet dokumentare të informacionit, besueshmëria e tyre. Teknikat e analizës cilësore dhe sasiore të dokumenteve. Analiza e përmbajtjes si një metodë e analizës së dokumenteve. Vlerësimi i metodës së analizës dokumentare. Besueshmëria e informacionit të marrë përmes analizës së përmbajtjes.

puna e kursit, shtuar 13/05/2009


Karakteristikat e llojeve dhe llojeve të periodikëve të shtypur - gazeta, revista dhe almanak. Historia e shpikjes së radios, televizionit dhe internetit si lloje të mediave. Thelbi dhe veçoritë e funksionimit të agjencive të lajmeve.

test, shtuar 11/09/2010


Kërkesat për një qasje sistematike ndaj medias. Klasifikimi i mediave të shkruara (gazeta dhe revista). Karakteristikat e transmetimeve televizive dhe radiofonike si media elektronike. Tipologjia dhe funksionet e mediave në internet, shpërndarja e tyre.

puna e kursit, shtuar 20.11.2009


Formimi dhe zhvillimi i kompleksit botues dhe shtypës të Bjellorusisë, problemet aktuale të botimit të librave. Parimet e organizimit të mediave, tendencat e zhvillimit të tyre. Zbatimi i parimeve bazë të politikës shtetërore të informacionit.

puna e kursit, shtuar 05/07/2010


Burimi kryesor i informacionit në jetën e përditshme. Objektivizimi është një teknikë interesante dhe komplekse në gazetari. Gjuha e medias, cilësitë kryesore të gazetarisë. Klasifikimi i objektivizimit në bazë të gazetave dhe faqeve analitike.

puna e kursit, shtuar 14.01.2011

Prezantimi

Lënda “Mbështetje e dokumentacionit për menaxhim (punë zyre)” përmban

ESENCA E MBËSHTETJES SË DOKUMENTACIONIT TË MENAXHIMIT (PROCESI I ZYRËS)

Konceptet dhe përkufizimet bazë

Kur filloni të studioni kursin, para së gjithash duhet të njiheni me termat dhe përkufizimet themelore profesionale që ndeshen vazhdimisht gjatë punës me dokumente.

Puna në zyrë ose mbështetje për dokumentacionin për menaxhimin (DOU) - një degë veprimtarie që ofron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumente zyrtare.

Aktualisht, termat "dokumentet" dhe "menaxhimi i dokumentacionit" janë sinonime dhe përdoren për t'iu referuar të njëjtit aktivitet. Të dy termat mund të gjenden në emrat e dokumenteve që rregullojnë organizimin e proceseve të dokumentacionit: "Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" dhe "Udhëzimet standarde për punën e zyrës në ministritë dhe departamentet e Federatës Ruse".

Dokumentacioni -është procesi i krijimit dhe formatimit të një dokumenti. GOST R 51141-98 (Menaxhimi i zyrës dhe arkivimi. Termat dhe përkufizimet) e interpreton dokumentacionin si "regjistrimi i informacionit në media të ndryshme sipas rregullave të përcaktuara". Disiplina shkencore që studion zhvillimin e metodave të dokumentacionit dhe bartësve të informacionit është menaxhimi i dokumenteve.

Dokumentacioni përfshin të gjitha operacionet që lidhen me përgatitjen, hartimin, koordinimin, ekzekutimin dhe prodhimin e një dokumenti.

Teknika më e vjetër e dokumentimit ishte shkrimi tekstual me dorë. Në fund të shekullit të 19-të. Me shpikjen e makinës së shkrimit, mjetet e mekanizimit të punës filluan të përdoren gjithnjë e më shumë për dokumentacion. Gjatë shekullit të 20-të. Makina shkrimi e zyrës u përmirësua vazhdimisht për shkak të shfaqjes së modeleve të reja të makinave shkrimore dhe organizative dhe krijimit të makinave elektronike të shkrimit për qëllime të ndryshme. Me futjen e kompjuterëve personalë në aktivitetet e menaxhimit në vitet 1980, ata filluan të përdoren në mënyrë aktive për të krijuar dokumente. Aktualisht, pothuajse të gjithë kompjuterët kanë softuer që ju lejon të automatizoni proceset e përpilimit, korrigjimit, redaktimit, dizajnimit, prodhimit dhe dërgimit të dokumenteve tekstuale. Por duhet të theksohet se futja e teknologjive të reja të informacionit nuk përjashton përgatitjen e dokumenteve në letër dhe ekzekutimin e tyre të detyrueshëm në përputhje me kërkesat dhe rregullat e përcaktuara.

Sot në praktikën e menaxhimit, metoda mbizotëruese e dokumentimit është shtypja me makinë shkrimi ose kompjuteri. Megjithatë, një numër dokumentesh, të tilla si deklarata dhe shënime shpjeguese, zakonisht krijohen me shkrim dore.

Sistemi i dokumentacionit presupozon praninë e kërkesave dhe normave të caktuara për krijimin e dokumenteve. Këto norma janë të përfshira në aktet legjislative, GSDOU (sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin), udhëzimet dhe dokumentet rregullatore të departamenteve për punën në zyrë.

Rrjedha e dokumentit përfshin një grup punimesh me dokumente të gatshme të krijuara në një organizatë dhe të marra nga jashtë. Rrjedha e dokumenteve GOST R 51141-98 i referohet lëvizjes së dokumenteve në një organizatë nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit ose dërgimit. Teknologjia e përpunimit të dokumenteve përfshin:

· Pranimi dhe përpunimi parësor i dokumenteve;

· shqyrtimi paraprak dhe shpërndarja;

· regjistrimin e dokumenteve;

· kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve;

· punë informative dhe referuese;

· ekzekutimi i dokumenteve;

· dërgimi i dokumenteve;

· Sistematizimi (formimi i dosjeve) dhe ruajtja aktuale e dokumenteve.

Le të shqyrtojmë disa nga konceptet e listuara. Kështu që, regjistrimin nënkupton një regjistrim të të dhënave kontabël për një dokument në formën e përcaktuar, duke regjistruar faktin e krijimit, dërgimit ose marrjes së tij; kontrolli i ekzekutimit të dokumentit– një grup veprimesh që sigurojnë ekzekutimin e tyre në kohë; formimi i rastit– grupimi i dokumenteve të ekzekutuara në një skedar në përputhje me nomenklatura e rasteve(një listë sistematike e emrave të çështjeve të hapura në organizatë, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre, të hartuara në mënyrën e përcaktuar) dhe sistematizimi i dokumenteve brenda çështjes.

Çdo vendim drejtues bazohet gjithmonë në informacionin për çështjen në shqyrtim ose objektin e menaxhuar. Informacioni është identik me konceptet e "të dhënave", "informacionit", "treguesve". Ligji Federal i Federatës Ruse "Për informacionin, informatizimin dhe mbrojtjen e informacionit" i datës 20 shkurt 1995 përcakton termin e mëposhtëm:

Informacion– informacione për persona, objekte, fakte, ngjarje, dukuri dhe procese, pavarësisht nga forma e paraqitjes së tyre.

Kërkesat më thelbësore për informacionin e menaxhimit janë afati kohor dhe mjaftueshmëria për marrjen e vendimit optimal. Për më tepër, plotësia, efikasiteti, besueshmëria, saktësia, synimi dhe aksesueshmëria e informacionit për perceptimin njerëzor janë të rëndësishme. Aktualisht, vëllimi i informacionit dyfishohet çdo tre vjet. Shoqëria po përjeton një bum informacioni. Në kushtet ekzistuese, ai që zotëron informacionin kontrollon situatën.

Pjesa mbizotëruese e informacionit të përdorur në menaxhim regjistrohet. Transportuesi material i informacionit të regjistruar është një dokument.

"Dokument" përkthyer nga latinishtja - "shembull udhëzues", "mënyrë provimi". Në përdorimin modern, termi ka disa kuptime. Në "Fjalorin e gjuhës ruse" nga S.I. Ozhegov jep interpretimin e mëposhtëm të kësaj fjale:

1. Një letër biznesi që konfirmon një fakt ose të drejtë për diçka...

2. Diçka që identifikon zyrtarisht mbajtësin (pasaportë, etj.)…

3. Dëshmi me shkrim për diçka...

Paqartësia e termit është për shkak të faktit se dokumentet përdoren për qëllime të ndryshme në një gamë të gjerë fushash të veprimtarisë njerëzore. Për një avokat, për shembull, ky është kryesisht një mjet provash (që duket edhe nga origjina e kësaj fjale), për një historian është një burim parësor, dhe për një punonjës të menaxhimit është një mjet për regjistrimin dhe transmetimin e informacionit. .

Specialistët në organizimin dhe teknologjinë e punës menaxheriale O.D. Zhukovskaya dhe B.A. Goltsev e konsideron çdo objekt material që përmban informacion në formë fikse si dokument; sipas V.I. Dokumenti i Losev është rezultat i shfaqjes së fakteve, ngjarjeve, dukurive të realitetit objektiv dhe veprimtarisë mendore të njeriut përmes shkrimit, grafikës, fotografisë, regjistrimit të zërit në material të veçantë (letër, film fotografik) etj.

Dokumenti(në interpretimin e Ligjit Federal "Për Informacionin, Informatizimin dhe Mbrojtjen e Informacionit" dhe GOST R 51141-98) është informacioni i regjistruar në një medium të prekshëm me detaje që lejojnë identifikimin e tij.

Vetia e përbashkët dhe më karakteristike e të gjitha dokumenteve është se ato janë burime ose bartëse informacioni, prandaj ato kontribuojnë në përmirësimin e organizimit të brendshëm të çdo ndërmarrje ose institucioni dhe shërbejnë si bazë për vendimmarrje, përgjithësime dhe referencë. dhe punë kërkimi.

Dokumentet, në përputhje me qëllimin e tyre, mund të veprojnë si një mjet për:

· rregullimi i veprimtarive (statutet, rregulloret, rregullat, udhëzimet, etj.);

· veprimtaritë administrative (urdhra, udhëzime, vendime, vendime, udhëzime, etj.);

· grumbullimi dhe sinteza e informacionit (raporte, akte, raporte etj.);

· transferimi i informacionit (letra, telegrame, mesazhe telefonike, etj.).

Për më tepër, një rol të rëndësishëm në fushën e menaxhimit luajnë dokumentet që pasqyrojnë aktivitetet e organeve të ndryshme kolegjiale (protokolle), të cilat mund të veprojnë si një mjet për kryerjen e veprimtarive administrative dhe një mjet për grumbullimin dhe përmbledhjen e informacionit.

Për menaxhmentin është e vlefshme që dokumentet si mjete provuese, dëshmi të fakteve të caktuara, të kenë rëndësi juridike.

Të gjitha format e veprimtarisë drejtuese pasqyrohen në dokumentet përkatëse, të cilat veprojnë si mënyrë dhe mjet për zbatimin e funksioneve që i ngarkohen aparatit drejtues.

Klasifikimi i dokumenteve

Le të shqyrtojmë klasifikimin e dokumenteve sipas kritereve të ndryshme:

1)me metodën e regjistrimit (impressing) të informacionit dokumentet ndahen në dokumente të shkruara, grafike, fotografike, zanore dhe filmike:

Të shkruara (ose të shtypura me dorë) përfshijnë të gjitha dokumentet e shkruara me dorë dhe të daktilografuara të prodhuara në makina të ndryshme dublikate, printime dhe metoda kompjuterike;

Grafikat përfshijnë vizatime, grafikë, harta, vizatime, diagrame, plane, të vlefshme për natyrën e tyre ilustruese;

Dokumentet fotografike dhe filmike ju lejojnë të kapni objekte, fenomene dhe procese që janë të vështira ose të pamundura për t'u kapur me mjete të tjera;

Dokumentet fono lejojnë regjistrimin e saktë të zërit të informacionit dhe përdoren gjerësisht në regjistrimin e takimeve, konferencave, etj.;

3) me emër Ka shumë lloje dokumentesh: rregullore, urdhra, udhëzime, udhëzime, raporte, akte, shënime, letra, urdhër, plane, bilanc etj. Një klasifikim i tillë, sipas mendimit tonë, duket i papërshtatshëm, sepse Ka shumë dokumente me të njëjtin emër, por me përmbajtje krejtësisht të ndryshme. Për shembull, një aplikim për leje dhe një aplikim për hapjen e një llogarie bankare i përkasin sistemeve të ndryshme të dokumentacionit, megjithëse kanë të njëjtin emër - "aplikacion";

4) me metodën e prodhimit dokumentet mund të jenë standarde, shabllone dhe individuale. Dokumentet standarde hartohen paraprakisht dhe shërbejnë si tekst mostër për ato individuale (rregullat model, udhëzimet etj.) Mbi bazën e tyre hartohen dokumente specifike duke ruajtur përbërjen, formën dhe tekstin e mostrës.

Në dokumentet stencil, një pjesë e tekstit shtypet në formular, dhe një pjesë futet gjatë plotësimit të tij (përkatësisht informacion konstant dhe të ndryshueshëm). Kjo formë po bëhet gjithnjë e më e përhapur, sepse lejon kompajlerët të kursejnë kohë dhe lehtëson përpunimin e makinës.

Dokumentet individuale krijohen përsëri çdo herë dhe janë të vështira për t'u stencilizuar sepse ato përpilohen në mënyrë arbitrare (për shembull, raporte dhe shënime shpjeguese, autobiografi), ose bazuar në një dokument standard;

5) sipas shkallës së vështirësisë mund të dallohen dokumente të thjeshta dhe komplekse. E para përfshin dokumente që përmbajnë një pyetje, dhe e dyta përfshin dokumente që përmbajnë dy ose më shumë pyetje. Dokumentet e thjeshta janë të preferueshme: ato janë të lehta për t'u përpunuar, kontrolluar ekzekutimin dhe ruajtur;

6) në vendin e përpilimit dallojnë dokumentet e brendshme dhe të jashtme. Grupi i parë përfshin dokumentet e krijuara brenda një ndërmarrje të caktuar, grupi i dytë përfshin dokumentet e marra nga jashtë ose të dërguara te të tjerët;

7) sipas afateve dokumentet ndahen në urgjente dhe jourgjente. Të parat kërkojnë ekzekutimin brenda afateve kohore të përcaktuara me ligj, akt ligjor ose drejtues. Në këtë kategori përfshihen edhe ato që janë urgjente në mënyrën e dërgimit apo dorëzimit (telegrame, fototelegrame, mesazhe telefonike, fakse, certifikata udhëtimi etj.). Të gjitha të tjerat konsiderohen jourgjente, kryhen sipas nevojës brenda afateve të përcaktuara nga administrata;

8) nga origjina dokumentet ndahen në zyrtare dhe zyrtare-personale (personale). Grupi i parë përfshin dokumentet e krijuara në organizata, institucione dhe ndërmarrje në lidhje me aktivitetet e tyre, grupi i dytë përfshin dokumente që kanë të bëjnë me individë të veçantë, d.m.th. personale (aplikime, letra, ankesa, etj.);

9) sipas shkallës së publicitetit dallojnë dokumentet e zakonshme, sekrete, konfidenciale dhe dokumentet për përdorim zyrtar (DSP);

10) me fuqi ligjore dallojnë dokumentet origjinale dhe ato të falsifikuara. Dokumentet e lëshuara sipas procedurës së përcaktuar me ligj në përputhje me të gjitha rregullat konsiderohen autentike; të falsifikuara – dokumente, detajet ose përmbajtja e të cilave nuk korrespondojnë me të vërtetat.

Dokumentet origjinale, nga ana tjetër, mund të jenë të vlefshme (aktualisht që kanë fuqi ligjore) dhe të pavlefshme (të humbura për ndonjë arsye, për shembull, për shkak të skadimit të kontratës).

Dokumentet mund të rezultojnë të falsifikuara për shkak të falsifikimit material ose intelektual. E para ndodh kur në përmbajtjen e një dokumenti origjinal futet informacion i rremë në vend të informacionit të saktë, bëhen ndryshime, fshirje etj. Falsifikimi intelektual shprehet në përgatitjen dhe lëshimin e një dokumenti me përmbajtje të qëllimshme false, edhe pse formalisht i patëmetë;

11) sipas qëllimit (fazat e krijimit) dokumentet ndahen në origjinale (origjinale) dhe kopje. Origjinali (ai i krijuar për herë të parë) mund të riprodhohet me kopje (riprodhimi i saktë i origjinalit). Ligjërisht, origjinali dhe kopja janë ekuivalente nëse kopja ka një certifikatë të veçantë (për shembull, një kopje e noterizuar ose një kopje e një dokumenti - një kopje dublikatë e origjinalit).

Ekzistojnë 3 lloje kopjesh: pushime (të vjetruara), ekstrakt dhe dublikatë. Pushime– një kopje e plotë e origjinalit të dërguar diku, e mbetur me dërguesin. Ekstrakt– një kopje që riprodhon një pjesë të tekstit të dokumentit. Dublikatë– një kopje e dytë (e përsëritur) e një dokumenti, e lëshuar, për shembull, për shkak të humbjes së origjinalit.

Klasifikimi i dokumenteve.

Ndër sistemet ekzistuese të menaxhimit, një vend i veçantë për zbatimin e një funksioni të përbashkët për të gjitha organet drejtuese - organizimi i një sistemi dhe proceset e menaxhimit të lidhura drejtpërdrejt me organizimin e punës menaxheriale, dhe kryesisht aktivitetet e tij administrative dhe ekzekutive - i takon sistemit të unifikuar të dokumentacioni organizativ dhe administrativ (USORD).

USD- një sistem i unifikuar dokumentacioni që përcakton kërkesat për përbërjen, përmbajtjen, ndërtimin dhe ekzekutimin e dokumenteve të unifikuara të përdorura për zgjidhjen e detyrave të menaxhimit organizativ dhe administrativ. Çfarë nënkuptohet me një dokument në punë në zyrë?

Dokumenti, sipas GOST 16.48.7 - 83 "Punët në zyrë dhe arkivim. Terma dhe përkufizime" - një objekt material me informacion të fiksuar në një mënyrë të krijuar nga njeriu për transmetimin e tij në kohë dhe hapësirë. Qëllimi i dokumentit është të regjistrojë informacionin në një formë të tillë që të mund të përdoret me kalimin e kohës dhe të transmetohet në një distancë.

Dokumenti është objekti kryesor i punës në fushën e menaxhimit. Çdo aktivitet menaxhimi shoqërohet me informacionin e kapur në një dokument, dhe çdo vendim menaxhimi regjistrohet domosdoshmërisht në formën e një dokumenti. Nëse krijimi i një dokumenti është zakonisht funksion i drejtuesve të divizioneve strukturore dhe specialistëve, atëherë ekzekutimi i tyre zakonisht i besohet sekretarit ose shërbimit të mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit (DOU). Përgatitja e dokumenteve zyrtare rregullohet me standarde. Mënyrat për të konsoliduar informacionin janë si më poshtë: shkrimi, vizatimi, grafika, fotografia, regjistrimi i zërit, regjistrimi i videos.

Duke pasur informacion të regjistruar, dokumenti siguron në këtë mënyrë ruajtjen dhe grumbullimin e tij, mundësinë e transferimit te një person tjetër, përdorimin e përsëritur, etj. Për këtë arsye, burimet e mëposhtme për përdorimin e dokumentit janë ndarë:

1. ruajtja dhe grumbullimi i informacionit;
2. aftësia për të transferuar informacion tek një person tjetër;
3. ripërdorimi i informacionit;
4. kthehuni në informacion në kohë;
5. funksioni i kontabilitetit të informacionit;
6. dëshmi informacioni.

Në procesin e menaxhimit, informacioni i regjistruar në dokument nuk është vetëm baza për marrjen e një vendimi, por edhe dëshmi e ekzekutimit të tij, një burim për analiza dhe përgjithësime, si dhe material për referencë dhe punë kërkimi. Sidoqoftë, në aktivitetet e menaxhimit, një dokument vepron si subjekt dhe rezultat i punës.

Baza për krijimin e dokumenteve në një institucion është rëndësia ekstreme e vërtetimit të pranisë dhe përmbajtjes së veprimeve të menaxhimit, transferimit të informacionit, ruajtjes dhe përdorimit për një kohë të caktuar.

Për të zhvilluar disa parime për përgatitjen, ekzekutimin e dokumenteve, formave dhe metodave të punës me to, ato klasifikohen sipas një sërë kriteresh.

Klasifikimi i dokumenteve- kjo është ndarja e dokumenteve në klasa sipas shenjave më të përgjithshme të ngjashmërisë dhe ndryshimit.

Qëllimi i klasifikimit të dokumenteve është të rrisë efikasitetin e aparatit të menaxhimit dhe përgjegjësinë e interpretuesve. Klasifikimi parësor i dokumenteve siguron kërkimin e tyre të shpejtë, rrit efikasitetin e punës me to, përshpejton ekzekutimin dhe kontrollin.

Klasifikimi i dokumenteve është një kusht jashtëzakonisht i rëndësishëm për kryerjen e punës për unifikimin e tyre, i cili është një parakusht i rëndësishëm për mbështetjen e dokumentacionit të sistemeve të kontrollit të automatizuar. Unifikimi i dokumenteve konsiston në krijimin e një grupi të vetëm llojesh dhe varietetesh për situata të ngjashme menaxhimi, zhvillimi i formave uniforme të dokumenteve dhe rregullave uniforme për përgatitjen e tyre, hartimin dhe krijimin e teksteve të shablloneve.

Dokumentet klasifikohen sipas kritereve të tilla si mënyra e regjistrimit, përmbajtja, mënyra e prodhimit, shkalla e kompleksitetit, vendi i përgatitjes, afatet e ekzekutimit, origjina, shkalla e publicitetit, fuqia ligjore dhe qëllimi.

Sipas mënyrës së regjistrimit të informacionit dokumentet ndahen në dokumente të shkruara, grafike, fotografike dhe filmike dhe akustike. Shkrimi përfshin dokumente të krijuara me dorë ose me makinë. Dokumentet grafike përfshijnë vizatime, harta, vizatime, diagrame, plane. Dokumentet fotografike dhe filmike regjistrohen duke përdorur pajisje speciale në media speciale. Dokumentet akustike lejojnë regjistrimin dhe transmetimin e saktë të informacionit të zërit.

Me emër dallojnë një numër të madh dokumentesh. Këto janë urdhra, udhëzime, certifikata, protokolle, etj.

Sipas llojit dokumentet mund të jenë standarde, të përafërta ose individuale. Dokumentet standarde zhvillohen paraprakisht nga autoritetet më të larta për organizatat vartëse dhe janë të detyrueshme.
Postuar në ref.rf
Dokumentet e mostrës zhvillohen gjithashtu nga autoritetet më të larta, por janë të natyrës këshilluese dhe dokumentet individuale zhvillohen nga organizata të veçanta për përdorim të brendshëm.

Sipas shkallës së vështirësisë Ka dokumente të thjeshta që përmbajnë një pyetje dhe dokumente komplekse që përmbajnë disa pyetje.

Sipas vendit të përpilimit dokumentet ndahen në të brendshme dhe të jashtme. E brendshme - dokumente të krijuara në një institucion për të zgjidhur çështjet e tij dhe nuk shkojnë përtej kufijve të institucionit. Korrespondenca e jashtme - hyrëse dhe dalëse e institucionit.

Sipas afateve dokumentet ndahen në urgjente dhe jourgjente. Tregues i kësaj veçorie është afati i ekzekutimit të dokumentit, i cili përcaktohet me ligj dhe akte ligjore përkatëse.

Nga origjina dokumentet mund të jenë zyrtare ose zyrtarisht personale. Grupi i parë - dokumente të krijuara në organizata për çështjet e aktiviteteve të tyre, grupi i dytë - dokumente që lidhen me individë të veçantë.

Sipas shkallës së publicitetit të ndajë dokumente të zakonshme, sekrete dhe për përdorim zyrtar.

Me fuqi ligjore dallojnë dokumentet origjinale dhe ato të falsifikuara. Dokumentet e lëshuara në mënyrën e përcaktuar në përputhje me të gjitha rregullat konsiderohen autentike; të falsifikuara - dokumente, dizajni ose përmbajtja e të cilave nuk korrespondon me të vërtetën.

Sipas qëllimit dokumentet ndahen në origjinale dhe kopje. Origjinali - një dokument origjinal që përmban informacion origjinal, i ekzekutuar siç duhet. Një kopje është një riprodhim i saktë i detajeve të origjinalit, i vërtetuar siç duhet. Është e nevojshme të bëhet dallimi midis llojeve të tilla të kopjeve si pushimi, ekstrakti dhe kopjimi. Një lëshim është një kopje e plotë e dokumentit dalës që i mbetet dërguesit. Një ekstrakt nga një dokument është një kopje e një pjese të një dokumenti, dhe një dublikatë është një kopje e dytë e një dokumenti të lëshuar për shkak të humbjes së origjinalit.

Klasifikimi i dokumenteve. - koncepti dhe llojet. Klasifikimi dhe veçoritë e kategorisë "Klasifikimi i dokumenteve". 2017, 2018.

Klasifikimi i dokumenteve është procesi i rregullimit ose shpërndarjes së dokumenteve në klasa për të pasqyruar marrëdhëniet midis tyre dhe gjendjen e skemës së klasifikimit. Klasifikimi i dokumenteve ndihmon për të lundruar në diversitetin e tyre. Dokumentet klasifikohen sipas kritereve të ndryshme. Ne do të shqyrtojmë klasifikimet e mëposhtme të dokumenteve: Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit; Klasifikimi sipas komponentit material të dokumentit; Klasifikimi i dokumenteve sipas rrethanave të funksionimit të tyre në mjedisin e jashtëm.

Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit 1. Klasifikimi i dokumenteve sipas përmbajtjes: LBC, UDC, Dewey Decimal Classification, Unified of Literature for Book Publishing etj 2. Klasifikimi i dokumenteve sipas nivelit të përgjithësimit të informacionit: Dokumentet parësore, dokumentet dytësore. 3. Klasifikimi i dokumenteve sipas qëllimit të tyre për perceptimin e informacionit: i lexueshëm nga njeriu, i lexueshëm nga makineri.

Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit 5. Klasifikimi i dokumenteve sipas natyrës së mjeteve ikonike të regjistrimit të informacionit: Dokument tekst, Dokument ikonik, Dokument ideografik, Dokument tingëllues, Dokument matricë, Dokument kompleks.

Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit 6. Klasifikimi i dokumenteve sipas dimensionit të regjistrimit të informacionit: Dokumente njëdimensionale, dokumente dydimensionale, dokumente tredimensionale. 7. Klasifikimi i dokumenteve sipas kanalit të perceptimit të informacionit: Dokument i prekshëm, Dokument auditor, Dokument vizual, dokument audiovizual.

Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit 8. Klasifikimi i dokumenteve sipas shkallës së shpërndarjes së tyre: Dokument i publikuar, Dokument i pabotuar, Dokument i pabotuar.

Klasifikimi sipas komponentit informativ të dokumentit 9. Klasifikimi i dokumenteve sipas metodës së dokumentimit: Dorë, Shtypur, Mekanik, Magnetik, Fotografik, Optik, Laser, Elektronik.

Klasifikimi sipas përbërësit material të dokumentit 1. Klasifikimi sipas materialit të bartësit të informacionit: Dokumentet artificiale, Dokumentet natyrore. 2. Klasifikimi sipas strukturës materiale ose formës së bartësit të informacionit: Dokumenti i fletës, Dokumenti i kodit, Dokumenti i kartës, Dokumenti shirit, dokumenti i diskut, Dokumenti i kombinuar.

Klasifikimi i dokumenteve sipas rrethanave të funksionimit të tyre në mjedisin e jashtëm 1. Klasifikimi i dokumenteve sipas rregullsisë së publikimit: Dokumentet periodike, Dokumentet jo periodike. 2. Klasifikimi i dokumenteve sipas kohës së paraqitjes në mjedisin e jashtëm: origjinal (kopja e parë ose e vetme e një dokumenti që ka fuqi ligjore), Kopje (një dokument që riprodhon informacionin e një dokumenti tjetër dhe të gjithë ose një pjesë të jashtme të tij. karakteristika), Dublikatë (një kopje e një dokumenti zyrtar që ka fuqi ligjore) forca e origjinalit).

E gjithë shumëllojshmëria e dokumenteve që shërbejnë në fushën e menaxhimit mund të klasifikohen në baza të ndryshme. Sipas origjinës së tyre, dokumentet dallohen mes personale dhe zyrtare.

Sipas mënyrës së dokumentimit dallohen dokumentet: të shkruara me dorë (tekst); pikturale (dokumente që regjistrojnë informacionin përmes një imazhi të një objekti); grafik (dokumentet e bëra grafikisht); dokumente fotografike; fonodokumentet (dokumentet zanore të regjistruara në shirit magnetik); dokumente filmike (dokumente të regjistruara duke përdorur pajisje filmike dhe video); dokumente të krijuara duke përdorur teknologjinë kompjuterike.

Në varësi të marrëdhënies me aparatin e menaxhimit, dokumentet dallohen:

Hyrja (të marra nga organizata); në dalje (dërguar nga organizata);

i brendshëm (i krijuar në një organizatë të caktuar dhe përdoret në komunikimet e brendshme). Tërësia e këtyre dokumenteve formon rrjedhën e dokumenteve të organizatës.

Në bazë të numrit të çështjeve të ngritura, dokumentet ndahen në të thjeshta dhe komplekse. Dokumentet e thjeshta përmbajnë një deklaratë për një çështje. Dokumentet komplekse përfshijnë çështje të shumta. Dokumentet e tilla zakonisht përfshijnë urdhra, protokolle, rezoluta dhe vendime. Sipas kufizimeve të aksesit, dokumentet ndahen në sekrete, për përdorim zyrtar dhe të paklasifikuara (të thjeshta). Dokumentet sekrete pajisen me një shenjë të veçantë dhe një klasifikim të fshehtësisë. Përdorimi i dokumenteve të tilla dhe puna me to kryhet duke përdorur teknologji të veçantë dhe kërkon leje të veçantë. Punonjësit e këtij institucioni mund të përdorin dokumente për përdorim zyrtar që përmbajnë informacion të paklasifikuar.

Sipas mënyrës së paraqitjes së tekstit, dokumentet mund të jenë individuale, shabllone dhe standarde. Në dokumente individuale, përmbajtja paraqitet në formën e tekstit të lidhur. Përpiluesi (performuesi) i një dokumenti individual përgatit një tekst origjinal kushtuar një (ose disa) çështjeve për të kryer një detyrë specifike menaxhimi. Këto dokumente janë shkruar në tekst tradicional letrar. Në dokumentet me shabllon, struktura e tekstit është formalizuar; ata përdorin fraza standarde të përgatitura paraprakisht ose pjesë individuale të tekstit të përsëritur vazhdimisht dhe boshllëqeve për të plotësuar informacionin e ndryshueshëm. Lloji më i famshëm i dokumenteve të tilla është një pyetësor ose certifikatë. Dokumentet standarde përdoren për të dokumentuar situata të ngjashme (përsëritëse) dhe përpilohen në bazë të një mostre (për shembull, letra standarde, udhëzime standarde, kontrata standarde, etj.). Në shkencën e dokumenteve, metoda e tipizimit përdoret në zhvillimin e formave standarde të dokumenteve dhe teksteve standarde, d.m.th., mostrave ose standardeve mbi bazën e të cilave krijohen dokumente specifike.

Sipas shkallës së autenticitetit, dokumentet ndahen në origjinale, origjinale, kopje dhe dublikatë. Origjinali i një dokumenti zyrtar është kopja e parë (ose e vetme) e një dokumenti që ka fuqi ligjore. Një dokument që përmban informacione që konfirmojnë vërtetësinë e tij (për autorin, kohën dhe vendin e krijimit) konsiderohet autentik. Një sinonim për origjinalin është origjinali. Një draft dokument (mund të shkruhet me dorë, të shtypet me makinë ose të shtypet nga një kompjuter) pasqyron punën e autorit në përmbajtjen e dokumentit, mund të përmbajë vetëm tekstin e dokumentit dhe nuk ka fuqi ligjore. Kopja e dokumentit mund të jetë faksimile ose kopje falas. Kopjet mund të riprodhojnë një pjesë të tekstit të dokumentit (ekstrakt) ose të gjithë dokumentin. Një kopje faksimile riprodhon plotësisht përmbajtjen e dokumentit dhe të gjitha tiparet e tij të jashtme - detajet që gjenden në origjinal (përfshirë nënshkrimin dhe vulën) ose një pjesë të tyre, veçoritë e vendndodhjes së tyre. Një kopje falas krijohet në makina shkrimi dhe përmban të gjitha detajet e dokumentit, por nuk e përsërit domosdoshmërisht formën e tij. Dublikatë është një kopje e një dokumenti zyrtar që ka fuqinë juridike të origjinalit dhe shoqërohet me shenjën “Dublikatë”.

Sipas periudhave të ruajtjes, dokumentet ndahen në dokumente të ruajtjes së përhershme, afatgjatë (mbi 10 vjet) dhe të përkohshme (deri në 10 vjet). Periudhat e ruajtjes së dokumenteve përcaktohen nga shërbimi arkivor federal dhe fiksohen në listat e dokumenteve që tregojnë periudhat e ruajtjes.

Në varësi të fushës së veprimtarisë, dokumentet zyrtare ndahen në menaxheriale, shkencore, teknike, prodhuese (teknologjike) etj.

Dokumentet mund të klasifikohen sipas qëllimit të tyre. Veprimtaria administrative në praktikën e menaxhimit shprehet me lëshimin e urdhrave dhe udhëzimeve, vendimeve, vendimeve, udhëzimeve. Planifikimi - përmes përgatitjes së planeve të ndryshme, rregullimit të aktiviteteve në statute, rregullore etj.; kontabiliteti - përpilimi dhe përpunimi i dokumentacionit statistikor, kontabël dhe operativ-teknik; rregullimi i fushave të caktuara të veprimtarisë kryhet në formën e nxjerrjes së udhëzimeve, udhëzimeve, rregulloreve dhe rregullave.