Letër kërkese– një nga llojet më të zakonshme të korrespondencës së biznesit. Ndër sipërmarrësit, letra të tilla përdoren kur përfaqësuesit e një organizate kontaktojnë një tjetër me një kërkesë për një shërbim. Mesazhe të tilla mund të përdoren në situata krejtësisht të ndryshme, për shembull, kur ka nevojë për të marrë informacion rreth produkteve, për të parë mostrat e produkteve, për të takuar një udhëtar biznesi, për të koordinuar disa veprime, etj.

Rregullat për të shkruar një letër kërkese

Ne sjellim në vëmendjen tuaj një model të përgjithshëm të një dokumenti të tillë për shkarkim:

SKIDA

Për arsye të dukshme, një letër-kërkese nuk ka një model standard, por pavarësisht kësaj ajo është një formë e një dokumenti zyrtar. Kjo është arsyeja pse, gjatë hartimit të tij, duhet t'i përmbaheni disa standardeve të përcaktuara nga rregullat e punës në zyrë dhe etikës së biznesit. Para se të kaloni drejtpërdrejt në rregullat bazë për përgatitjen e tij, duhet të theksohet se ai mund t'i adresohet ose një grupi njerëzish (për shembull, menaxherët, punonjësit e departamentit të kontabilitetit, avokatët, etj.) ose një adresuesi specifik.

Si çdo dokument tjetër, kjo letër duhet të përmbajë pjesa hyrëse, domethënë:

• informacion në lidhje me kompaninë dërguese që bën kërkesën dhe kompaninë së cilës i drejtohet;
• arsyeja e kërkesës (“për shkak të vonesës”, “për shkak të marrjes”, “bazuar në rezultate” etj.);
• referenca për bazën (“bazuar në një marrëveshje gojore”, “bazuar në negociata”, “bazuar në një bisedë telefonike”, etj.);
• qëllimi i ankesës ("për të zgjidhur çështjen", "për të shmangur konfliktin", "për të eliminuar shkeljet", etj.).

I ndjekur nga Pjesa kryesore të lidhura drejtpërdrejt me kërkesën. Duhet të shprehet duke përdorur çdo formë derivatore të foljes "të kërkoj" ("ju kërkojmë", "bëjmë një kërkesë", etj.), dhe meqenëse një mesazh i tillë është, në çdo rast, një kërkesë për një lloj shërbimi, duhet të shkruhet në mënyrë të respektueshme. Është mirë nëse kërkesa paraprihet nga një kompliment ("njohja e aftësive tuaja të mëdha", "admirimi i talenteve tuaja organizative", etj.).

Nëse letra përmban disa kërkesa menjëherë, atëherë ato duhet të tregohen në paragrafë ose paragrafë të veçantë.

Rregullat e pashprehura të korrespondencës midis organizatave thonë se një përgjigje ndaj një kërkese me shumë faza mund të dërgohet gjithashtu në një mesazh, me komente të veçanta për secilin artikull. Duhet të theksohet se ky lloj korrespondence zvogëlon vëllimin e qarkullimit të dokumenteve dhe, për rrjedhojë, zvogëlon kohën për leximin dhe përpunimin e letrave të tilla.

Nëse letra nënkupton marrjen e një përgjigjeje brenda një periudhe të caktuar kohore, atëherë kjo duhet të tregohet sa më saktë që të jetë e mundur në tekstin e mesazhit.

Si rregull, letrat dërgohen dhe merren nga sekretarët e organizatës (në kompani të mëdha, departamente të tëra e bëjnë këtë). Pasi i përpilojnë ose i lexojnë, ia kalojnë për shqyrtim drejtuesit të ndërmarrjes. Përjashtim bëjnë mesazhet e shënuara "konfidenciale" ose "dorëzimi personal" - letra të tilla i dërgohen drejtpërdrejt adresuesit.

Udhëzime për të shkruar një letër kërkese

Meqenëse ky mesazh është pjesë e korrespondencës së korporatës, fillimisht duhet të tregohet autori, përkatësisht: emri i kompanisë dërguese, adresa e saj aktuale dhe numri i telefonit të kontaktit. Pastaj duhet të futni informacione për adresuesin: gjithashtu emrin e kompanisë dhe marrësin specifik. Më tej në mes të rreshtit mund të tregoni menjëherë se kjo është një letër kërkese (por kjo nuk është e nevojshme).

Pjesa tjetër e letrës ka të bëjë me vetë kërkesën. Së pari, këshillohet ta arsyetoni atë dhe vetëm atëherë të shprehni thelbin e kërkesës. Në fund, letra duhet të nënshkruhet (është më mirë nëse kjo bëhet nga drejtuesi i kompanisë ose një person i autorizuar, i besuar), dhe gjithashtu tregoni datën e krijimit të dokumentit.

Si të dërgoni një letër

Letra mund të dërgohet me email ose faks - kjo është e shpejtë dhe e përshtatshme, por dërgimi konservativ përmes Russian Post do të lejojë që letra të paraqitet në një mënyrë solide dhe tërheqëse. Për shembull, mund të bëni një kërkesë me shkrim me dorë me shkrim dore të bukur kaligrafike ose të printoni tekstin në letër të mirë dhe të shtrenjtë.

Vëmendja ndaj detajeve kaq të vogla do t'i bëjë të qartë adresuesit se sa i respektueshëm është kundërshtari ndaj tij, dhe gjithashtu do të theksojë edhe një herë rëndësinë e kërkesës. E vetmja gjë që duhet mbajtur mend është se letrat me postë të rregullt kërkojnë shumë kohë, kështu që mesazhi duhet të dërgohet paraprakisht në mënyrë që dokumenti t'i dorëzohet marrësit në kohë.

Pas dërgimit të letrës

Ky mesazh, si çdo dokument tjetër, duhet të regjistrohet në ditarin e dokumentacionit dalës. Në të njëjtën mënyrë, marrësi i letrës regjistron mbërritjen e korrespondencës. Në rast të keqkuptimeve që ndodhin në marrëdhëniet e biznesit, regjistrimi i faktit të dërgimit dhe marrjes së letrave do të ndihmojë për të kuptuar shpejt situatën.

Shembuj të shkrimit të letrave të kërkesave me shpjegime

Pra, ne kemi kuptuar që një letër kërkesë është një letër që përmban një kërkesë për marrësin. Qëllimi i tekstit është të nxisë marrësin të kryejë një veprim që është i dobishëm për dërguesin. Letra duhet të përmbajë një kërkesë të formuluar dhe arsyetimin e saj. Është e këshillueshme që kërkesa të formulohet në mënyrë të tillë që të arsyetohet pse duhet të jetë e dobishme për marrësin që të përmbushë kërkesën. Dërguesi duhet jo vetëm të dijë rregullat për hartimin e tekstit, por të marrë parasysh edhe nuancat psikologjike. Më pas, ne do të shqyrtojmë modele të veçanta shembujsh në varësi të situatës.

Letër kërkesë për fonde

Letra hartohet nëse është e nevojshme të sigurohet ndarja e fondeve nga shteti, sponsorët ose individët.

Nga OJQ “Ndihmë Pensionistëve”
Deputet i Kuvendit Legjislativ
Ivanov I. I.

Përshëndetje, Ivan Ivanovich. Jam përfaqësuese e organizatës jofitimprurëse “Ndihmë për pensionistët”. Ne ndihmojmë pensionistët e vetmuar: sjellim ushqim, ndihmë me pastrim dhe riparime.

Organizata jonë ekziston prej 5 vitesh. Më parë ne kemi arritur të financojmë vetë aktivitetet tona, por për shkak të zgjerimit të OJQ-ve fondet filluan të mbarojnë. Na duhen para për të marrë me qira ambiente, për të paguar pagat për punonjësit dhe për të blerë pajisje.

Në mbledhjen e fundit të Qeverisë, presidenti përmendi gjendjen e rëndë të pensionistëve dhe theksoi se situata duhet të ndryshohet urgjentisht. Në këtë drejtim, ju kërkoj 200,000 rubla për nevojat e OJQ-së "Ndihmë për pensionistët".

Sinqerisht, Petrova A. A.

Shpjegim:

Teksti i mësipërm është përpiluar sipas të gjitha rregullave. Ai ka:

• Emri i OJF-së dhe një shpjegim i aktiviteteve të saj.
• Një kërkesë për para, një shpjegim për domosdoshmërinë e saj (duhen para për qira dhe paga).
• Përmendja e Presidentit. Është e nevojshme të justifikohen përfitimet e sponsorizimit për zyrtarin. Për çfarë interesohet deputeti? Në rritjen e karrierës. Ndihma e organizatës do të ndihmojë në arritjen e këtij qëllimi.

Gjithashtu tregohet shuma specifike e fondeve që i nevojiten organizatës tregtare.

Letër kërkesë për dorëzimin e mallrave

Letra zakonisht u dërgohet partnerëve të kompanisë. Është e këshillueshme që në tekst të justifikohet përfitimi i ndërsjellë për të dyja kompanitë.

Për kreun e kompanisë "AAA"
Ivanov I. I.
Nga kreu i kompanisë BBB
Petrova B.B.

Përshëndetje, Ivan Ivanovich. Ne dëshirojmë të porosisim një grup produktesh nga kompania juaj (për t'u specifikuar). Ne u interesuam për produktin tuaj në një ekspozitë rajonale.

Nëse jeni dakord, ju lutemi na informoni për kushtet e dorëzimit dhe kushtet e përshtatshme për ju. Ne garantojmë pagesën në kohë. Shpresojmë që ky të jetë fillimi i një bashkëpunimi të dobishëm reciprok.

Kontaktet tona: (specifikoni).

Përshëndetje, Boris Borisovich.

Letër që kërkon zbritje

Në mënyrë tipike, tekste të tilla u dërgohen furnitorëve të kompanisë. Për shembull, një organizatë organizon ekspozita. Ajo ka një furnizues - një shtypshkronjë që furnizon broshura, stenda, broshura, etj. Kostoja e shërbimeve është mjaft e lartë. Kriza erdhi dhe u bë e vështirë për kompaninë të paguante për produktet e printimit. Kjo mund të jetë një arsye për të kërkuar një zbritje.

Për kreun e kompanisë Vostok
Ivanov I. I.
Nga kreu i kompanisë "Zapad"
Petrova B.B.

Përshëndetje, Ivan Ivanov. Organizata jonë u prek nga kriza financiare. Numri i kontratave të lidhura me ne është ulur me 20%. Fatkeqësisht, kriza nuk preku vetëm ne, por edhe klientët tanë. Njerëzit nuk mund të paguajnë të njëjtën shumë për shërbimet tona si më parë. Prandaj, ne kemi ofruar një zbritje prej 25% në bileta.

Për shkak të situatës së vështirë financiare, kompania jonë ju kërkon 15% zbritje për gjashtë muajt e mbetur të bashkëpunimit sipas kontratës.

Ne dërguam letra duke kërkuar zbritje për të gjithë furnitorët tanë. Nëse 20% e partnerëve tanë na ofrojnë kushte të favorshme, kompania jonë do të mbijetojë në kohë të vështira dhe nuk do të mbyllet. Tashmë na është dhënë një zbritje nga pronarët tanë dhe kompania telefonike.

Përshëndetje, Boris Petrov.

Shpjegim:

Letra përmban pikat e mëposhtme të rëndësishme:

• Shpjegimi i nevojës për një zbritje.
• Tregimi i shumës së saktë të zbritjes dhe kohës.
• Një tregues indirekt se nëse shtypshkronja nuk ofron zbritje, kompania do të zgjidhë kontratën.

Teksti duhet të shkruhet në atë mënyrë që letra të lexohet deri në fund dhe të pajtohet me kushtet e propozuara.

Letër kërkesë për uljen e qirasë

Qiraja ha buxhetet e shumicës së organizatave. Reduktimi i tij i lejon kompanisë të qëndrojë në këmbë në periudha të vështira. Letra duhet t'i dërgohet pronarit.

Kreu i kompanisë "Plus"
Ivanov P. P.
Nga kreu i kompanisë "Minus"
Petrova I. I.

Përshëndetje, Petr Petrovich. Kompania jonë u prek nga kriza financiare. Fuqia blerëse e konsumatorëve është ulur dhe të ardhurat e biznesit janë ulur. Në këtë drejtim, ju kërkojmë uljen e qirasë me 10%.

Gjatë gjithë bashkëpunimit tonë nuk kemi vonuar asnjëherë pagesat. Shpresojmë që ju të na bëni lëshime dhe ne do të ruajmë marrëdhëniet tona të biznesit. Ne garantojmë pagesën në kohë të qirasë, pavarësisht kushteve të vështira financiare.

Përshëndetje, Ivan Ivanovich.

Shpjegim:

Është e rëndësishme të theksohet në shkresë se kompania më parë ka përmbushur detyrimet e saj në tërësi. Qiradhënësi duhet të jetë i sigurt se qiradhënësi do të vazhdojë të bëjë pagesat. Marrësi duhet të kuptojë gjithashtu se nëse nuk pajtohet me kushtet e propozuara, qiramarrësi do të refuzojë shërbimet e tij.

Letër kërkesë për pagesën e borxhit

Borxhet shumë shpesh lindin në ndërveprimet ndërmjet kompanive. Nëse organizata është e angazhuar për bashkëpunim të mëtejshëm me palën tjetër që ka lindur një borxh, dërgohet një letër kërkese.

Ivanov I. I.

Sidorova P. P.

I dashur Ivan Ivanovich, ju kërkojmë të shlyeni borxhin ndaj kompanisë sonë në shumën prej 200,000 rubla. Gjatë gjithë kësaj kohe, ne vazhduam të bashkëpunojmë me ju, duke shpresuar të vazhdojmë marrëdhëniet tona të biznesit. Megjithatë, tani jemi të detyruar të pezullojmë ofrimin e shërbimeve për shkak të mungesës së pagesave.

Shuma e borxhit tuaj është 200,000 rubla. Ju kërkojmë ta paguani para datës 1 Mars 2017. Nëse borxhi nuk shlyhet, do të detyrohemi ta zgjidhim çështjen në gjykatë.

Përshëndetje, Petr Petrovich.

Shpjegim:

Letra duhet të përfshijë pikat e mëposhtme:

• Shuma e saktë e borxhit.
• Data në të cilën duhet të paguhet borxhi.
• Masat që kompania do të marrë nëse pagesat nuk merren.

Teksti mund të përmendë bashkëpunimin afatgjatë të suksesshëm me organizatën. Kjo duhet të jetë një kërkesë, jo një kërkesë. Kërkesa është hartuar duke përdorur një shabllon tjetër.

Letër kërkesë për pagesë të shtyrë tek furnizuesi

Organizata e furnizoi kompaninë me një seri produktesh, por nuk e paguante. Ka lindur një borxh, por debitori nuk ka mjete për të paguar. Në këtë rast, ka kuptim të shkruani një letër duke kërkuar një shtyrje.

Për kreun e kompanisë "Ku janë paratë"
Sidorov P. P.
Nga kreu i kompanisë "Paratë janë gati të vijnë"
Ivanova I. I.

I dashur Petr Petrovich, ne nuk kemi paguar një borxh prej 200,000 rubla. Ne nuk i shmangemi borxhit tonë, por tani nuk mund të kryejmë pagesa të plota për shkak të situatës së vështirë financiare.

Për 2 vjet, ne kemi mbajtur marrëdhënie të suksesshme biznesi me ju dhe nuk kemi humbur afatet e pagesës. Sot kërkojmë pagesën me këste. Kompania jonë është e gatshme të paguajë borxhin në dy faza:

• Ne do të depozitojmë 100,000 rubla para 1 marsit 2017.
• 100,000 rubla do të depozitohen para 1 prillit 2017.

Ne ju premtojmë të bëni pagesat në kohë. Faleminderit për mirëkuptim.

Përshëndetje, Ivan Ivanovich.

Letër që kërkon pagesë për një organizatë tjetër

Borxhi i kompanisë mund të paguhet nga një organizatë tjetër. Natyrisht, një person juridik nuk do të paguajë për aksionet ashtu si. Në mënyrë tipike, letra e kërkesës i dërgohet një debitori të kompanisë ose një personi tjetër që ka detyrime ndaj kompanisë.

Për kreun e kompanisë "Paratë janë gati të vijnë"
Ivanov I. I.
Nga kreu i kompanisë "Ku janë paratë"
Sidorova P. P.

I dashur Ivan Ivanovich, ju keni një borxh ndaj kompanisë sonë në shumën prej 300,000 rubla. Organizata jonë gjithashtu kishte një borxh ndaj një kompanie tjetër në shumën prej 200,000 rubla. Ne ju kërkojmë të paguani borxhin tonë ndaj kreditorit në shumën prej 200,000 rubla. Në këmbim, ne do t'ju ofrojmë një plan me këste për gjendjen e borxhit, të cilin e keni kërkuar më parë. Faleminderit për mirëkuptim.

Përshëndetje, Petr Petrovich.

Letër kërkesë për ndihmë në zgjidhjen e çështjes

Të gjitha kompanitë mund të përballen me probleme komplekse që nuk mund të zgjidhen pa ndihmën e jashtme. Një letër kërkesë për ndihmë mund të dërgohet nëse është e nevojshme, për shembull, për mbajtjen e ngjarjeve. Peticioni u dërgohet organizatave tregtare dhe agjencive qeveritare.

Drejtor i kompanisë "AAA"
Petrov B.B.
Nga një organizatë publike
"Ne japim të mira"

I dashur Boris Borisovich, unë jam përfaqësues i organizatës publike "Dhurimi i mirë". Organizojmë dhe organizojmë festa për fëmijët e jetimores.

Kërkojmë ndihmën tuaj në organizimin e furnizimeve ushqimore për festën. Sigurisht, ne do t'ju përmendim ju dhe kompaninë tuaj në këtë ngjarje. Në këtë festë do të jenë të pranishëm përfaqësues të Kuvendit Legjislativ dhe publiku.

Mund të na kontaktoni përmes telefonit XXX

Përshëndetje, Ivan Ivanovich.

Duke përmbledhur

Le të kombinojmë të gjitha rregullat për të shkruar një letër kërkese. Së pari ju duhet të prezantoni veten dhe të flisni për aktivitetet tuaja. Por pjesa hyrëse nuk duhet të tërhiqet. Qëllimi ynë është të inkurajojmë marrësin të lexojë letrën. Nëse teksti është shumë i gjatë, marrësi nuk ka gjasa ta lexojë atë deri në fund. Atëherë duhet të filloni të paraqisni kërkesën tuaj. Kërkohet saktësi: tregimi i afateve, shuma e fondeve. Është e rëndësishme të kuptohet se marrësi duhet të ndjejë përfitimin. Prandaj, letra duhet të tregojë pse do të ishte e dobishme që organizata të përmbushte kërkesën. Në fund, ju duhet të thoni lamtumirë me mirësjellje dhe pa u dashuruar.

Ndoshta të gjithë të paktën një herë janë përballur me nevojën për të shkruar një letër biznesi. Kur e përpilon, padashur arrin në përfundimin se nuk është aspak e lehtë. Ka shumë rregulla dhe rregullore për shkrimin e letrave të biznesit që duhet të dini. Artikulli përshkruan në detaje procesin e hartimit të një dokumenti, ofron mostra të letrave të biznesit dhe diskuton llojet dhe modelin e tyre.

Forma

Format e gatshme do të shtojnë qëndrueshmëri dhe do të tregojnë besueshmërinë e kompanisë. Ato përmbajnë informacionin e nevojshëm për organizatën, si p.sh.

• Emri.
• Adresë.
• Kontaktoni numrat e telefonit.
• Faqja e internetit.
• Email.
• Logo.
• Detaje të tjera kontakti.

Nuk ka rregulla strikte në lidhje me format. Prandaj, çdo organizatë vendos në mënyrë të pavarur se çfarë informacioni të përfshijë në to.

Si të shkruani saktë letrat e biznesit? Përgatitja

Letrat e biznesit shkruhen dhe formatohen në një mënyrë të caktuar, duke iu nënshtruar rregullave dhe kërkesave të tyre të qenësishme. Në varësi të qëllimit, autori mendon me hollësi përmbajtjen për të marrë rezultatin që llogarit. Ai duhet të kuptojë qartë se çfarë informacioni di adresuesi tashmë për temën e letrës, mbi çfarë të bazohet dhe çfarë do të jetë e re në të. Argumentet varen nga qëllimi që ndjek autori. Procesi i përgatitjes së një letre biznesi mund të ndahet në fazat e mëposhtme:

• Studimi i çështjes.
• Shkrimi i një draft letre.
• Miratimi i saj.
• Nënshkrimi.
• Regjistrimi.
• Dërgimi te marrësi.

Struktura e letrave të biznesit

Kur hartoni një letër, është e nevojshme ta ngopni atë me informacion, domethënë të vendosni të gjitha informacionet e nevojshme atje. Mund të jetë e thjeshtë ose komplekse. Në një letër të thjeshtë, përmbajtja në mënyrë të qartë dhe koncize përcjell informacion që në përgjithësi nuk kërkon përgjigje nga marrësi. Një kompleks mund të përbëhet nga disa seksione, pika dhe paragrafë. Çdo paragraf paraqet një aspekt informacioni. Këto lloje të mostrave të letrave të biznesit zakonisht përbëhen nga një seksion hyrës, trupor dhe mbyllës.

Më poshtë është një shembull i shkrimit të një letre biznesi - pjesa e saj hyrëse.

Pjesa kryesore përshkruan situatat dhe ngjarjet, jep analizat dhe provat e tyre. Pikërisht në këtë pjesë ata bindin se duhet të veprojnë në një mënyrë apo tjetër, të provojnë se si kanë qenë gjërat dhe të informojnë për nevojën e pjesëmarrjes në çdo event, duke dhënë argumente të ndryshme.

Konkluzioni përmban konkluzione që bëhen në formën e propozimeve, kërkesave, rikujtimeve, refuzimeve etj.

Një shembull i shkrimit të një letre biznesi - pjesa e fundit e saj - është paraqitur më poshtë. Kjo përmbledh kërkesën e deklaruar në atë kryesore.

I gjithë informacioni i dhënë duhet të jetë i qëndrueshëm dhe i kuptueshëm.

Çdo letër fillon me një adresë të përqendruar. Kjo pjesë e vogël është jashtëzakonisht e rëndësishme. Kur e zgjedh atë, autori duhet të marrë parasysh:

• Pozicioni i adresuesit.
• Natyra e marrëdhënies.
• Formaliteti.
• Rregullat e mirësjelljes.

Duhet të ketë një formë të sjellshme në fund të letrës. Për shembull: “...shpreh shpresën për bashkëpunim të mëtejshëm (mirënjohje për ftesën)...” Këto fraza pasohen nga nënshkrimi i autorit.

Stili

Të gjitha letrat duhet të shkruhen në një stil zyrtar biznesi, që nënkupton përdorimin e gjuhës për marrëdhëniet zyrtare të biznesit. Karakteristikat e një gjuhe të tillë formohen në rrethanat e mëposhtme:

• Pjesëmarrësit kryesorë në marrëdhëniet e biznesit janë persona juridikë, në emër të menaxherëve dhe zyrtarëve të të cilëve shkruhen letra.
• Marrëdhëniet në organizata janë të rregulluara rreptësisht.
• Lënda e komunikimit janë aktivitetet e kompanisë.
• Dokumentet e menaxhimit në përgjithësi kanë një adresues specifik.
• Shpesh, gjatë aktiviteteve të një organizate, ndodhin të njëjtat situata.

Në këtë drejtim, informacioni që përmban një letër biznesi duhet të jetë:

• Zyrtare, jopersonale, duke theksuar distancën midis pjesëmarrësve në komunikim.
• E adresuar, e destinuar për një adresues specifik.
• Aktual në kohën e shkrimit.
• I besueshëm dhe i paanshëm.
• Arsyetuar për të nxitur marrësin të kryejë ndonjë veprim.
• E kompletuar për vendimmarrje.

Kërkesat

Një letër biznesi duhet të plotësojë kërkesat e mëposhtme:

• Fjalimi është i standardizuar në të gjitha nivelet - leksikor, morfologjik dhe sintaksor. Ai përmban shumë shprehje, terma dhe formula.
• Toni i shkrimit është neutral, i përmbajtur dhe i rreptë, pa përdorimin e gjuhës emocionale dhe shprehëse.
• Saktësia dhe qartësia e tekstit, pa gabime logjike, qartësi dhe mendueshmëri e formulimit.
• Konciziteti dhe shkurtësia - pa përdorur shprehje që kanë kuptim shtesë.
• Përdorimi i formulave gjuhësore të formuara si rezultat i situatave të përsëritura.
• Përdorimi i termave, pra fjalëve ose frazave që kanë koncepte të veçanta.
• Përdorimi i shkurtesave, të cilat mund të jenë leksikore (d.m.th., fjalë të përbëra të formuara duke hequr shkronjat nga pjesët e fjalëve: LLC, GOST, e kështu me radhë) dhe grafike (d.m.th., emërtimet e fjalëve në formë të shkurtuar: grn, zh-d, etj).
• Përdorimi i konstruksioneve në rastet gjenitale dhe instrumentale.
• Fraza me emra foljorë ("siguroj mbështetje" në vend të "mbështetje").
• Përdorimi i fjalive të thjeshta të zakonshme.

Mostrat e mësipërme të letrave të biznesit janë paraqitur në versionin e plotë (me trup) më poshtë. Informacioni plotëson të gjitha kërkesat e një stili zyrtar biznesi.

Llojet e letrave të biznesit

Është më mirë të shkruani një letër biznesi për një çështje specifike. Nëse është e nevojshme të zgjidhen disa çështje në të njëjtën kohë, rekomandohet të hartohen disa opsione të ndryshme.

Letrat e biznesit mund të kenë përmbajtjen e mëposhtme:

• Shoqërues. Letra të tilla zakonisht nevojiten për t'ju informuar se ku të dërgoni dokumente.
  (Si të shkruani një letër biznesi? Një shembull i letrës motivuese do t'i ndihmojë ata që kanë nevojë të shkruajnë këtë lloj dokumenti.)

• E garantuar. Ato janë shkruar për të konfirmuar çdo premtim apo kusht. Për shembull, mund të garantohet pagesa për punën, qiranë, kohën e dorëzimit, etj.
• Faleminderit. Ato kanë filluar të përdoren veçanërisht shpesh kohët e fundit. Letrat e tilla tregojnë një ton të mirë partneriteti. Ato mund të lëshohen në letër të zakonshme ose në letër me ngjyra me një printim të bukur.
  (Si të shkruhet një letër biznesi? Një mostër e varietetit falenderues hartohet në formë të lirë, në varësi të detyrave që zgjidh. Në këtë rast, letra shpreh thelbin e saj në formën më të shkurtër. Një mostër e tillë, e bërë në letër me ngjyrë me një stoli, mund të varet në mur në dhomën e kompanisë në një vend nderi.)

• Informative.
• Instruktive.
• urime.
• Reklamim.

Ka edhe letra:

• Propozime për bashkëpunim. Mjaft e zakonshme në kohët e fundit, të dërguara në organizata, shpesh janë të një natyre reklamuese, për shembull, si ky mostër. Është mjaft e vështirë të shkruash letra komerciale; duhet të marrësh parasysh shumë nuanca për të tërhequr vëmendjen, dhe aq më tepër, për t'u interesuar. Por nëse e kompozoni sipas mostrës më poshtë, ai ka të gjitha shanset për sukses.

• Ftesat. Ata dërgohen, duke i ftuar ata të marrin pjesë në ngjarje të ndryshme. Ato zakonisht i drejtohen një menaxheri ose zyrtari, por mund t'i adresohen edhe një ekipi të tërë.
• Kërkesat.
• Njoftimet.
• Kërkesat dhe shumë të tjera.

Si të shkruani një përgjigje për një letër. Shembull

Përgjigja duhet të fillojë duke përsëritur kërkesën e shprehur në letrën e parë. Pastaj jepen rezultatet e shqyrtimit të tij dhe shprehet miratimi ose arsyeja për refuzim. Një letër përgjigje e biznesit mund të përmbajë një zgjidhje alternative për informacionin e pritur. Zakonisht ai plotëson parimet e mëposhtme:

• Disponueshmëria e një lidhjeje me shkronjën e parë dhe përmbajtjen e saj.
• Gjuhë identike do të thotë.
• Shtrirja dhe aspektet e përmbajtjes të krahasueshme.
• Pajtueshmëria me një sekuencë të caktuar.

Dekor

Përveç përdorimit të letrave të korporatave për letrat e biznesit, është e nevojshme të merren parasysh hollësitë e tjera gjatë hartimit të tyre. Këto janë detaje, rregulla për shkurtesat, adresat e shkrimit, titujt, gjatësia e tekstit, gjerësia e fushave dhe më shumë.

Shembujt e një letre biznesi ju ndihmojnë ta hartoni atë, duke marrë parasysh të gjitha hollësitë dhe nuancat. Ato përdoren si nga punonjësit fillestarë të zyrës ashtu edhe nga punëtorët me përvojë. Falë mostrave, ata mësojnë se si të shkruajnë shkronjat saktë dhe kursejnë shumë kohë.

1. Dokumentet e biznesit shkruhen me ton të shkëputur: shprehjet e mirësjelljes së tepruar, si dhe neglizhenca në kufi me vrazhdësinë, nuk lejohen.

2. Mos e inkurajoni adresuesin të nxitojë kur të marrë vendime për kërkesat me shkrim të paraqitura nga ju me fjalët “urgjentisht”, “menjëherë”, ose në kohën më të shkurtër të mundshme. Mos harroni se agjërimi nuk është kurrë i mirë. Është më mirë të tregoni se kur dëshironi të dini për vendimin: "Unë ju kërkoj" të përgjigjeni deri në atë datë" ose "Ju bëj thirrje që të më informoni menjëherë për vendimin tuaj".

3. Jini të moderuar në kërkesat tuaja, të përmbajtur në vlerësimet e ngjarjeve, objektiv në paraqitjen e fakteve, njerëzor në përcaktimin e masave disiplinore, bujarë në kujdesin dhe inkurajimin e të denjëve, dorështrënguar dhe kursimtar kur shpenzoni para. Jini të frytshëm edhe me sugjerime praktike; dhe përfundimet janë jashtëzakonisht specifike.

4. Përmbajtja (ose nënteksti) i dokumentit nuk duhet t'i imponojë adresuesit rezultatin e pritshëm të çështjes së trajtuar në letër, për shembull, si kjo: studioni dhe zgjidhni çështjen pozitivisht ose ju kërkoj ta miratoni këtë kandidaturë. Lëreni marrësin të mendojë vetë.

5. Ju nuk duhet t'i sugjeroni marrësit të letrës për vëmendjen e tij të supozuar duke futur formulimin e mëposhtëm në tekstin përfundimtar të letrës: "Unë propozoj të studioj me kujdes": një vartës i ndërgjegjshëm mund të ushqejë një mëri, një jo shumë- shefi i zgjuar mund të fluturojë në zemërim, duke marrë një aluzion të pavullnetshëm shumë fjalë për fjalë.

6. Nëse njoftoni dikë se nuk është e mundur të përmbushet porosia ose kërkesa e tij, mos e filloni mesazhin me një deklaratë refuzimi - tregoni motivimin e vendimit tuaj dhe bëni të qartë se në rrethana të caktuara mund të ktheheni në shqyrtimin e çështje fatkeqe .

7. Tregoni diplomaci në rastet kur raportoni diçka pozitive: bëni të qartë se përmbushja e kërkesës së dikujt ju kushtoi një sasi të caktuar pune. Përndryshe, rrezikoni të ndesheni me kërkesa të reja të vazhdueshme për probleme jo shumë urgjente, zgjidhja e të cilave, për më tepër, ndonjëherë nuk është as në kuadër të përgjegjësive tuaja të drejtpërdrejta.

9. Letra juaj duhet të jetë absolutisht e pastër në kuptimin juridik (kryesisht kjo vlen për dokumentet monetare dhe të personelit), e patëmetë në përmbajtje dhe ekzekutim, fjalët duhet të jenë të ngushta në të dhe mendimet duhet të jenë të bollshme.

10. Shkruani më rrallë dhe sa më shkurt. Bollëku i dokumenteve dhe fjalëve në to nuk e shpejton, por e ngadalëson zgjidhjen e çështjes. Nëse vendosni të shkruani, atëherë bëjeni në një gjuhë të kuptueshme.

Mbi përdorimin e shprehjeve standarde në letrat e biznesit.

Në shumë raste, përmbajtja e letrave të biznesit, të cilat parashtrojnë çështje (drejtime) në thelb të ngjashme të aktiviteteve të ndërmarrjes, mund të standardizohen (unifikohen) në një masë të caktuar.

Një rol të veçantë në standardizimin (unifikimin) e përmbajtjes së një letre biznesi luhet nga përdorimi i justifikuar i klisheve dhe klisheve - kombinime të vendosura fjalësh, si dhe fjalë individuale në përgjithësisht të pranuara (duke marrë parasysh specifikat e korrespondencës së biznesit ) interpretimi.

Më poshtë janë rekomandime specifike për përdorimin e disa prej fjalëve dhe frazave të përdorura më shpesh gjatë përgatitjes së përmbajtjes së letrave të biznesit. Theksojmë se përdorimi i fjalëve dhe frazave të tilla duhet të jetë i përshtatshëm.

1. Ndërtimet sintaksore që përdoren për të paraqitur motivet dhe për të shpjeguar arsyet e ndërmarrjes së veprimeve të caktuara:

Për të ofruar ndihmë, ju kërkoj... ·

Për të shkëmbyer përvojë, po ju dërgoj...

Si përjashtim...

Për shkak të rrethanave të veçanta...

Për shkak të përfundimit të punimeve në...

Në lidhje me vendimin për...

Në përputhje me marrëveshjen e arritur më parë... Me marrëveshje të ndërsjellë ndërmjet... -

Sipas kërkesës tuaj...

Pavarësisht kësaj dhe asaj, ajo vazhdon të ndodhë...

2.Formulimet për të shprehur refuzimin:

Pavarësisht përpjekjeve të bëra nga ne (organizata), udhëzimet tuaja mbeten të paplotësuara për shkak të...

Fatkeqësisht, nuk është e mundur të plotësohet kërkesa juaj sepse...

Porosia juaj nuk mund të ekzekutohet brenda datës së caktuar për arsyet e mëposhtme:

Ne nuk mund të japim informacionin që ju intereson, sepse... Organizata nuk ka aftësinë për të kryer këtë detyrë për shkak të mungesës së... , "

3. Formulimet për të shprehur një paralajmërim (njoftim):

Ju lutemi vini re se pas një kohe të tillë, marrëveshja skadon...

Organizata është e detyruar t'ju paralajmërojë se...

E konsiderojmë të nevojshme t'ju rikujtojmë edhe një herë se...

Organizata rezervon të drejtën të pezullojë në mënyrë të njëanshme marrëveshjen për shkak të...

Detyrimet e garancisë të marra nga organizata humbasin fuqinë e tyre.

Ju njoftojmë se...

Organizata njofton...

Ju informoj... ,

Ju njoftoj se...

Po raportoj...

4. Qarkullimi i qëndrueshëm administrativ:

Për të vënë në funksion...

Obligoni menaxherin...

Të besojë kontrollin mbi zbatimin e kësaj direktive tek

Urdhëroni një hetim për faktin...

Gjeni mundësi shtesë për...

5. Formulimet për shprehjen e kërkesave:

Ju lutem dergoni ne adresen time... .

Për shkak të nevojës urgjente për... Ju lutem urgjentisht

Ju lus me miresi ta zgjidhni problemin...

Si pjesë e një marrëveshjeje paraprake me një përfaqësues të organizatës suaj, ju kërkoj të merrni parasysh mundësinë...

Ne baze te limitit vjetor te... Ju kerkoj te gjeni per nevojat e organizates...

6.Formulime për të theksuar rëndësinë e veçantë të informacionit:

Siguria e garantuar...

Dokumentacioni është dërguar në adresën tuaj me korrier...

Po merren masa të ashpra për të...

Sigurohet konfidencialiteti i informacionit...

Mangësitë e konstatuara tashmë po eliminohen...

Janë ndarë fonde shtesë për... Janë planifikuar aktivitetet e nevojshme”, me qëllim...

Do te organizojme sa me shpejt...

Ofrohet çdo ditë: kontroll i rreptë mbi...

7. Figurat e qëndrueshme të fjalës:

më pak e komplikuar...

më e rëndësishmja...

efekti më i mirë...

rezultati me i keq...

ndihmë...

kryej një inspektim... ~ menaxhmenti e konsideron të mundur...

Organizatës nuk e ka problem...

ju lutem me informoni urgjentisht...

hiqeni menjëherë...

siguroni pajtueshmërinë...

krijojnë kushtet e nevojshme... raporto propozime për

zgjidhje optimale...

koha e mundshme...

konfirmo pranimin...

dergoje ne adresen time...

vendose vete...

8. Më shpesh foljet e përdorura: ekzekutoj (ekzekutoj); vendos (zgjidh); detyroj; i plotë; ndalo; dërgoj (dërgoj); theksoj në...); për të vënë në veprim); plani (koordinoni); zbatoj (realizoj); krijoni; plotësoj; organizoj; ofroj; informoj (raportoj); prezantoj (siguroj); specifikoni; instaloni; eliminoj; zbuloj (zbuloj).

9. Shumica mbiemra të përdorur shpesh: urgjent (operativ); dytësore; Prespektive; e rëndësishme; kryesore (kryesore); drejtues; serioz (i rëndësishëm); planifikuar; shtesë; plot; joadekuate; përfundimtar; e ndërmjetme; i përgjithshëm; specifike; më i lartë; fillore; më e mira (më e keqja).

10. Ndalimet stilistike: Në vend të... Në lidhje me, në lidhje me... Për faktin se... Fitoni... Merrni parasysh... Bashkangjitur... Ndikim... Përveç... Për qëllimi i... Në rast se Aktualisht... Regjistrimi... Rritni ritmin... Bëni një përpjekje... Duhet të përdorni... Rreth... Sepse... Bleni... Konsideroni... Aplikimi:... Ndikimi... Përveç... Për... Nëse... Tani... Pagesa . .. Shpejto... Provo...

Së fundi, këtu janë disa konsiderata më praktike. Kuptimi i tyre zbret në sa vijon:

1. Kur i dërgoni një letër biznesi dikujt, gjithmonë kushtojini vëmendje jo vetëm përmbajtjes së mesazhit, por edhe formës së prezantimit të tij. Mbani në mend se një letër biznesi e shkruar në thelb saktë mund të ketë saktësisht të kundërtën e efektit të dëshiruar tek adresuesi për shkak të tonit të gabuar ose stilit të përafërt të prezantimit.

2. Përpiquni të vendosni sa më saktë gjatë rrugës. Përmbajtja e një letre biznesi është semantike. thekse. Filloni prezantimin tuaj me idenë kryesore që përbën temën (subjektin) e dokumentit, të cilën më pas e zhvilloni vazhdimisht.

3. Ju nuk duhet të shkruani letra biznesi në një gjendje zemërimi të fortë ose nën ndikimin e emocioneve të tjera - kjo do të ketë efektin më të padëshirueshëm në përmbajtjen e tyre. Nëse, megjithatë, dora juaj "arrin në stilolaps", atëherë, pasi të keni shkruar rreshtin e fundit, mos nxitoni ta dërgoni këtë opus - shtyjeni, të paktën deri të nesërmen.

4. Dhe së fundi, shmangni përdorimin e fjalëve dhe shprehjeve të interpretimit të diskutueshëm në letrat e biznesit, pasi paqartësia në përmbajtje çon në keqkuptime. Përpiquni të siguroheni që ajo që shkruani të jetë e shkruar sa më thjeshtë dhe kuptueshme. Ndiqni me kujdes "rrugën e lirë" stilistike në çdo rast të komunikimit me shkrim.

Komunikimi, siç u përmend më lart, në kuptimin e ngushtë është shkëmbimi i informacionit. Përafërsisht, mund të dallohen katër lloje kryesore. Këto janë: transmetimi i informacionit (informimi); transmetimi i udhëzimeve; stimulimi, bindja (rregullimi dhe sqarimi i udhëzimeve ose informacioneve të transmetuara më parë); mbledhjen, përpunimin, sistemimin dhe analizën e informacionit të marrë.

E njëjta gjë do të jetë e vërtetë për korrespondencën e biznesit. Sidoqoftë, për të kuptuar më mirë ndryshimet midis secilit prej llojeve të listuara, le të ndalemi pak më në detaje në këtë pikë.

Transferimi i informacionit kryhet me qëllim të informimit të palës tjetër për gjendjen e punëve në fushën e interesit (ose interesit të mundshëm) për përdorimin e këtij informacioni në procesin e zhvillimit dhe marrjes së vendimeve. Format e mundshme: një deklaratë me shkrim e fakteve ose konkluzionet dhe gjykimet tuaja të bazuara në këto fakte, ose perceptimi dhe interpretimi juaj i fakteve që keni në dispozicion. Transmetimi i udhëzimeve synon të detyrojë palën tjetër të ndërmarrë veprime që janë mjaft specifike në drejtim dhe në kohë. Format e mundshme: një urdhër me shkrim për të kryer një detyrë të caktuar për një ose më shumë persona, në mënyrë të pavarur ose në bashkëpunim me dikë, pothuajse gjithmonë me njoftim të detyrueshëm të mëvonshëm të ekzekutimit.

Pavarësisht nga forma e zgjedhur, treguesi është gjithmonë specifik. Udhëzimet efektive pothuajse gjithmonë ofrojnë (megjithëse në formë direktive) mënyra të përgjithshme për të zgjidhur një problem, por zbatuesi i udhëzimeve duhet t'i qaset zbatimit të tyre në praktikë në mënyrë krijuese, në përputhje me situatën aktuale. "

Rregullimi dhe sqarimi synojnë të ndikojnë në zhvillimin e mëvonshëm të ngjarjeve, rrjedha e të cilave tashmë është pjesërisht e paracaktuar nga informacioni (udhëzimet) e transmetuara më parë. Që ky ndikim të jetë pozitiv, rregullimi duhet të bëhet në kohën e duhur dhe siç thonë ata, të godasë objektivin.

Edhe pse është me të vërtetë e dobishme të shikosh zhvillimin e një situate sikur nga jashtë, marrësi i informacionit shtesë ka të drejtë ta përdorë ose jo, në varësi të situatës. Reagimet ndaj dërguesit në këtë rast duhet të pasqyrojnë vendimin (po - jo) dhe motivet e këtij vendimi, por jo të kufizohen në këtë.

Mbledhja, përpunimi, sistemimi dhe analiza e informacionit ka për qëllim përgatitjen e vendimit tonë të radhës ose pjesës tjetër të informacionit të nevojshëm për të kryer ndonjë veprim. Formularët e mundshëm janë mjaft të ndryshëm, pasi informacioni me shkrim mund të na arrijë në formën e një letre përgjigjeje (ose dokumenti tjetër), me faks, me telefon (si mesazh telefonik) dhe me e-mail.

Veprimi është edhe më i shpejtë nga sa prisnit: tre deri në katër orë më vonë ju merrni një telegram që ju njofton se të gjitha grupet e dokumentacionit janë dërguar tre muaj më parë, duke përfshirë (një kopje) për ju. Përmendet gjithashtu se nënkontraktorët tuaj nga një kompani e vendosur në të njëjtin qytet me ju "kanë marrë dokumentacionin e specifikuar dhe nuk kanë ankesa". Rieksporti nuk është i mundur pasi qarkullimi i dokumentacionit ishte i kufizuar.

Më pas ju merrni përgjegjësinë dhe kontaktoni me telefon përfaqësuesit e kompanisë U - e njëjta që ka marrë tashmë dokumentacionin - për t'i kërkuar për përdorim të përkohshëm (ose më mirë akoma, fotokopjoni atë). Sidoqoftë, zotëria me të cilin po flisni nuk po nxiton t'ju ofrojë një shërbim të tillë: "Më falni, por kjo është e pamundur - a nuk e dini që ky dokumentacion është sekret? Ju duhet të na dërgoni një kërkesë me shkrim dhe, përveç kësaj, të kontaktoni institucionin X, i cili jep dritën jeshile për transferimin dhe riprodhimin e këtij lloj dokumentacioni. Kam nderin..." Kështu, kompania Y dhe institucioni X gradualisht hyjnë në korrespondencë biznesi - jo vetëm me kompaninë tuaj, por edhe me njëri-tjetrin.

Situata e simuluar ka shumë të ngjarë të zgjidhet me sukses - me kusht që secili nga pjesëmarrësit në polilogun e shkruar të marrë përgjegjësitë e tij (dërguesi dhe marrësi) me përgjegjësi.

Backgrounder(nga sfondi anglez) është material informues për median që paraqet informacion rreth organizatës, profilin e saj, produktet dhe shërbimet, historinë e krijimit, zhvillimit, etj. Ndryshe nga një njoftim për shtyp, informacioni në sfond nuk përmban informacione lajmesh, një është një shtesë e mundshme e nevojshme në deklaratën për shtyp nëse, kur shkruan një artikull bazuar në informacionin e paraqitur në njoftimin për shtyp, gazetarit i nevojiten informacione më të detajuara për organizatën që ka lëshuar deklaratën për shtyp.

Qëllimi i sfondit është të informojë dhe të japë përgjigje objektive për pyetjet e mundshme që përfaqësuesit e medias mund të kenë pas leximit të deklaratës për shtyp. Shpesh, për ta bërë më të përshtatshëm për gazetarët, kur shkruajnë një sfond, ata përdorin nëntituj që tashmë përmbajnë një përgjigje të shkurtër për pyetjen, dhe informacioni i paraqitur më poshtë vetëm e zbulon këtë përgjigje më gjerësisht dhe më të plotë.

Në sfond, nuk duhet të përqendroheni në një titull tërheqës dhe në paragrafin e parë, megjithëse, si në një njoftim për shtyp, informacioni kryesor, më i nevojshëm duhet të vijë në fillim. Titulli i sfondit duhet të zbulojë temën e këtij materiali sa më saktë dhe informativ që të jetë e mundur. Përpara se të kaloni në temën kryesore, mund të jepni një historik të çështjes, duke iu referuar institucioneve të ndryshme qeveritare, organizatave kërkimore etj. Në vijim është një informacion i detajuar për temën, i cili duhet të bazohet në fakte dhe të dhëna të sakta.

Sfondi mund t'i kushtohet të gjithë organizatës, ose produktit ose shërbimit të saj individual, ose një ngjarje që ka ndodhur ose pritet në këtë organizatë

konference per shtyp- një ngjarje mediatike e zhvilluar kur ka lajme me rëndësi publike dhe një organizatë ose individ i njohur i lidhur drejtpërdrejt me këtë lajm dëshiron të japë komente për këtë lajm që do të ishte interesante dhe e rëndësishme për publikun. Në mënyrë tipike, gjatë një konference për shtyp, pjesëmarrësit e saj u përgjigjen pyetjeve të gazetarëve që lidhen drejtpërdrejt ose tërthorazi me temën e konferencës për shtyp.