Tasniflash hujjatshunoslikda bilish usuli sifatida. Hujjatlarni tasniflash xususiyatlari Hujjatlarni turli belgilarga ko'ra tasniflash

Yaxshi ishingizni bilimlar bazasiga yuborish oddiy. Quyidagi shakldan foydalaning

Talabalar, aspirantlar, bilimlar bazasidan o‘z o‘qishlarida va ishlarida foydalanayotgan yosh olimlar sizdan juda minnatdor bo‘lishadi.

Shunga o'xshash hujjatlar

Mikrografik hujjatning evolyutsiyasi, uning paydo bo'lishining dastlabki shartlari. Ommaviy axborot vositalarining asosiy turlari, ularning afzalliklari va kamchiliklari. Har xil turdagi hujjatlarning o'zaro ta'siri. Dinamik va statik arxivlarning xususiyatlari. Mikrografik hujjatning kelajagi.

kurs ishi, 27.03.2012 qo'shilgan


Rus tilidagi ommaviy axborot vositalarining tashviqot komponenti muammosi, uning xorijiy auditoriyaga ta'siri. MDH davlatlarida rus tilidagi matbuotning hozirgi holatini baholash. Rus tilidagi Internet ommaviy axborot vositalarining global aloqa tizimidagi o'rni.

dissertatsiya, 2010-10-20 qo'shilgan


"Axborot urushi" tushunchasining ta'rifi, uning ijtimoiy-psixologik tarkibiy qismi. Zamonaviy tsivilizatsiya tarkibidagi axborot komponentining holati. Rossiyaga qarshi axborot urushi, uning G'arb ommaviy axborot vositalari oynasidagi qiyofasi.

kurs ishi, 05.02.2012 qo'shilgan


Hujjatli axborot manbalari, ularning ishonchliligi. Hujjatlarni sifat va miqdoriy tahlil qilish texnikasi. Tarkibni tahlil qilish hujjatlarni tahlil qilish usuli sifatida. Hujjatli tahlil usulini baholash. Kontentni tahlil qilish orqali olingan ma'lumotlarning ishonchliligi.

kurs ishi, 2009-yil 13-05-da qo'shilgan


Bosma davriy nashrlar - gazeta, jurnal va almanaxlarning turlari va turlarining xususiyatlari. OAV turlari sifatida radio, televidenie va internetning ixtiro tarixi. Axborot agentliklari faoliyatining mohiyati va xususiyatlari.

test, 2010 yil 11/09 qo'shilgan


Ommaviy axborot vositalariga tizimli yondashishga qo'yiladigan talablar. Bosma ommaviy axborot vositalarining tasnifi (gazeta va jurnallar). Elektron ommaviy axborot vositalari sifatida teleradioeshittirishning xususiyatlari. Internet ommaviy axborot vositalarining tipologiyasi va vazifalari, ularning tarqalishi.

kurs ishi, 2009-11-20 qo'shilgan


Belarus nashriyot-matbaa majmuasining shakllanishi va rivojlanishi, kitob nashr etishning dolzarb muammolari. Ommaviy axborot vositalarini tashkil etish tamoyillari, ularning rivojlanish tendentsiyalari. Davlat axborot siyosatining asosiy tamoyillarini amalga oshirish.

kurs ishi, 05.07.2010 qo'shilgan


Kundalik hayotdagi asosiy axborot manbai. Ob'ektivlashtirish jurnalistikadagi qiziqarli va murakkab uslubdir. OAV tili, jurnalistikaning asosiy sifatlari. Gazetalar va tahliliy saytlar asosida ob'ektivlashtirishning tasnifi.

kurs ishi, 2011-01-14 qo'shilgan

Kirish

"Boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash (ofis ishi)" kursi o'z ichiga oladi

BOSHQARUVNI HUJJATLARNING TOMONIDAN MOHIYATI (OFIS JARAYONI)

Asosiy tushunchalar va ta'riflar

Kursni o'rganishni boshlaganingizda, birinchi navbatda, hujjatlar bilan ishlashda doimo duch keladigan asosiy kasbiy atamalar va ta'riflar bilan tanishishingiz kerak.

Ofis ishi yoki boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash (DOU) - hujjatlashtirish va rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishni ta'minlovchi faoliyat sohasi.

Hozirgi vaqtda "hujjatlarni yuritish" va "hujjatlarni boshqarish" atamalari sinonim bo'lib, bir xil faoliyatga murojaat qilish uchun ishlatiladi. Ikkala atamani ham hujjatlashtirish jarayonlarini tashkil qilishni tartibga soluvchi hujjatlar nomlarida topish mumkin: "Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi" va "Rossiya Federatsiyasi vazirliklari va idoralarida ish yuritish bo'yicha namunaviy ko'rsatmalar".

Hujjatlar - hujjatni yaratish va formatlash jarayonidir. GOST R 51141-98 (Ofisni boshqarish va arxivlash. Terminlar va ta'riflar) hujjatlarni "belgilangan qoidalarga muvofiq turli xil ommaviy axborot vositalarida ma'lumotlarni yozib olish" deb talqin qiladi. Hujjatlashtirish usullari va axborot tashuvchilarni ishlab chiqishni o'rganadigan ilmiy fan hujjat boshqaruvi.

Hujjatlar hujjatni tayyorlash, tuzish, muvofiqlashtirish, bajarish va ishlab chiqarish bilan bog'liq barcha operatsiyalarni o'z ichiga oladi.

Hujjatlashtirishning eng qadimgi texnikasi matnli qo'l yozuvi edi. 19-asr oxirida. Yozuv mashinkasi ixtiro qilinishi bilan mehnatni mexanizatsiyalash vositalari hujjatlashtirish uchun tobora ko'proq foydalanila boshlandi. 20-asr davomida. Yozuv va tashkiliy mashinalarning yangi modellari paydo bo'lishi va turli maqsadlar uchun elektron yozuv mashinalarining yaratilishi tufayli ofis yozuv mashinkasi doimiy ravishda takomillashtirildi. 1980-yillarda shaxsiy kompyuterlarning boshqaruv faoliyatiga kiritilishi bilan ular hujjatlarni yaratishda faol foydalanila boshlandi. Hozirgi vaqtda deyarli barcha kompyuterlarda matnli hujjatlarni kompilyatsiya qilish, tuzatish, tahrirlash, loyihalash, ishlab chiqarish va jo'natish jarayonlarini avtomatlashtirish imkonini beruvchi dasturiy ta'minot mavjud. Ammo shuni ta'kidlash kerakki, yangi axborot texnologiyalarini joriy etish hujjatlarni qog'ozda tayyorlash va ularni belgilangan talab va qoidalarga muvofiq majburiy rasmiylashtirishni istisno etmaydi.

Bugungi kunda boshqaruv amaliyotida hujjatlashtirishning asosiy usuli mashinkada yoki kompyuterda chop etish hisoblanadi. Biroq, bayonotlar va tushuntirish yozuvlari kabi bir qator hujjatlar odatda qo'l yozuvida tuziladi.

Hujjatlar tizimi hujjatlarni yaratish uchun ma'lum talablar va normalarning mavjudligini nazarda tutadi. Ushbu normalar qonun hujjatlarida, GSDOU (boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi), ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar va idoraviy me'yoriy hujjatlarda mustahkamlangan.

Hujjatlar oqimi tashkilotda yaratilgan va tashqaridan olingan tayyor hujjatlar bilan ishlarning majmuini o'z ichiga oladi. GOST R 51141-98 hujjat aylanishi tashkilotdagi hujjatlarning ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natish tugaguniga qadar harakatlanishini anglatadi. Hujjatlarni qayta ishlash texnologiyasi quyidagilarni o'z ichiga oladi:

· Hujjatlarni qabul qilish va dastlabki ishlov berish;

· dastlabki ko'rib chiqish va taqsimlash;

· hujjatlarni rasmiylashtirish;

· hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish;

· axborot-ma'lumotnoma ishi;

· hujjatlarni rasmiylashtirish;

· hujjatlarni yuborish;

· hujjatlarni tizimlashtirish (fayllarni shakllantirish) va joriy saqlash.

Keling, sanab o'tilgan tushunchalarning ayrimlarini ko'rib chiqaylik. Shunday qilib, ro'yxatdan o'tish hujjat to'g'risidagi buxgalteriya ma'lumotlarining belgilangan shakldagi yozuvi, uni yaratish, jo'natish yoki qabul qilish faktini qayd etish; hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish- ularning o'z vaqtida bajarilishini ta'minlaydigan harakatlar majmui; ishni shakllantirish– bajarilgan hujjatlarni faylga muvofiq guruhlash ishlarning nomenklaturasi(tashkilotda ochilgan ishlar nomlarining belgilangan tartibda tuzilgan saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda tizimli ro'yxati) va ish doirasidagi hujjatlarni tizimlashtirish.

Har qanday boshqaruv qarori har doim ko'rib chiqilayotgan masala yoki boshqariladigan ob'ekt bo'yicha ma'lumotlarga asoslanadi. Axborot "ma'lumotlar", "axborot", "ko'rsatkichlar" tushunchalari bilan bir xil. Rossiya Federatsiyasining 1995 yil 20 fevraldagi "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonuni quyidagi muddatni belgilaydi:

Ma `lumot- shaxslar, ob'ektlar, faktlar, hodisalar, hodisalar va jarayonlar to'g'risidagi ma'lumotlar, ularni taqdim etish shaklidan qat'i nazar.

Boshqaruv ma'lumotlariga qo'yiladigan eng muhim talablar optimal qaror qabul qilish uchun o'z vaqtida va etarlilikdir. Bundan tashqari, inson idroki uchun ma'lumotlarning to'liqligi, samaradorligi, ishonchliligi, aniqligi, maqsadliligi va foydalanish imkoniyati muhim ahamiyatga ega. Hozirgi vaqtda axborot hajmi har uch yilda ikki baravar ortib bormoqda. Jamiyat axborot portlashini boshdan kechirmoqda. Mavjud sharoitlarda ma'lumotga ega bo'lgan shaxs vaziyatni nazorat qiladi.

Boshqaruvda foydalaniladigan ma'lumotlarning asosiy qismi qayd qilinadi. Yozilgan axborotning moddiy tashuvchisi hujjatdir.

"Hujjat" lotin tilidan tarjima qilingan - "ibratli misol", "isbot usuli". Zamonaviy foydalanishda bu atama bir nechta ma'noga ega. "Rus tilining lug'ati" da S.I. Ozhegov bu so'zning quyidagi talqinini beradi:

1. Biror fakt yoki biror narsaga bo‘lgan huquqni tasdiqlovchi ish qog‘ozi...

2. Tasdiqlovchini rasman tasdiqlovchi narsa (pasport va boshqalar)…

3. Biror narsaning yozma dalili...

Ushbu atamaning noaniqligi hujjatlarning inson faoliyatining turli sohalarida turli maqsadlarda qo'llanilishi bilan bog'liq. Masalan, advokat uchun bu birinchi navbatda dalil vositasi (bu so'zning kelib chiqishidan ham ko'rinadi), tarixchi uchun bu asosiy manba, boshqaruv xodimi uchun esa ma'lumotlarni yozib olish va uzatish vositasidir. .

Boshqaruv mehnatini tashkil etish va texnologiyasi bo'yicha mutaxassislar O.D. Jukovskaya va B.A. Goltsev qat'iy shakldagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan har qanday moddiy ob'ektni hujjat deb hisoblaydi; ko'ra V.I. Losev hujjati faktlar, hodisalar, ob'ektiv voqelik hodisalari va inson aqliy faoliyatini yozuv, grafika, fotografiya, ovoz yozish orqali maxsus materialda (qog'oz, fotoplyonka) aks ettirish natijasidir.

Hujjat("Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonuni va GOST R 51141-98 talqinida) - bu aniqlanishi mumkin bo'lgan tafsilotlar bilan moddiy tashuvchida qayd etilgan ma'lumotlar.

Barcha hujjatlarning umumiy va eng xarakterli xususiyati shundaki, ular axborot manbalari yoki tashuvchilari, shuning uchun ular har qanday korxona yoki muassasaning ichki tuzilishini takomillashtirishga hissa qo'shadi va qarorlar qabul qilish, umumlashtirish va ma'lumotnomalar uchun asos bo'lib xizmat qiladi. va qidiruv ishlari.

Hujjatlar o'z maqsadiga ko'ra, quyidagi vositalar sifatida harakat qilishi mumkin:

· faoliyatni tartibga solish (nizomlar, nizomlar, qoidalar, ko'rsatmalar va boshqalar);

· boshqaruv faoliyati (buyruqlar, ko'rsatmalar, qarorlar, qarorlar, ko'rsatmalar va boshqalar);

· axborotni jamlash va sintez qilish (hisobotlar, aktlar, hisobotlar va boshqalar);

· axborot uzatish (xatlar, telegrammalar, telefon xabarlari va boshqalar).

Bundan tashqari, boshqaruv sohasida turli kollegial organlarning faoliyatini aks ettiruvchi hujjatlar (bayonnomalar) muhim rol o'ynaydi, ular ham ma'muriy faoliyatni amalga oshirish vositasi, ham ma'lumotni to'plash va umumlashtirish vositasi sifatida harakat qilishi mumkin.

Hujjatlarning dalil vositasi, ma'lum faktlarning dalili sifatida yuridik ahamiyatga ega bo'lishi rahbariyat uchun qimmatlidir.

Boshqaruv faoliyatining barcha shakllari tegishli hujjatlarda aks ettiriladi, ular boshqaruv apparatiga yuklangan funktsiyalarni amalga oshirishning yo'li va vositalari sifatida ishlaydi.

Hujjatlarni tasniflash

Keling, turli mezonlar bo'yicha hujjatlar tasnifini ko'rib chiqaylik:

1)axborotni yozib olish (tasir qilish) usuli bilan hujjatlar yozma, grafik, foto, ovozli va kino hujjatlariga bo‘linadi:

Yozma (yoki qo'lda bosilgan) har xil nusxa ko'chirish mashinalarida, chop etish va kompyuter usullarida ishlab chiqarilgan barcha qo'lda va mashinkada yozilgan hujjatlarni o'z ichiga oladi;

Grafika o'zining illyustratsion xarakteriga ko'ra qimmatli chizmalar, grafiklar, xaritalar, chizmalar, diagrammalar, rejalarni o'z ichiga oladi;

Foto va kino hujjatlari boshqa vositalar yordamida suratga olish qiyin yoki imkonsiz bo‘lgan ob’ektlar, hodisalar va jarayonlarni suratga olish imkonini beradi;

Fono hujjatlari axborotni toʻgʻri ovozli yozib olishga imkon beradi va yigʻilishlar, konferensiyalar va hokazolarni yozib olishda keng qoʻllaniladi;

3) nomi bilan Hujjatlarning ko'p turlari mavjud: nizomlar, buyruqlar, ko'rsatmalar, ko'rsatmalar, hisobotlar, aktlar, eslatmalar, xatlar, orderlar, rejalar, balanslar va boshqalar. Bunday tasnif, bizning fikrimizcha, noo'rin ko'rinadi, chunki Xuddi shu nomdagi ko'plab hujjatlar mavjud, ammo mazmuni butunlay boshqacha. Masalan, ta'til to'g'risidagi ariza va bank hisobvarag'ini ochish uchun ariza bir xil nomga ega bo'lsa-da, turli xil hujjat tizimlariga tegishli - "ariza";

4) ishlab chiqarish usuli bilan hujjatlar standart, shablon va individual bo'lishi mumkin. Namunaviy hujjatlar oldindan tuziladi va alohida-alohida (namunaviy qoidalar, ko'rsatmalar va boshqalar) uchun namuna matni bo'lib xizmat qiladi.Ular asosida namunaning tarkibi, shakli va matni saqlangan holda aniq hujjatlar tuziladi.

Stencil hujjatlarida matnning bir qismi shaklga bosiladi va bir qismi uni to'ldirishda kiritiladi (mos ravishda doimiy va o'zgaruvchan ma'lumotlar). Bu shakl tobora keng tarqalmoqda, chunki kompilyatorlarga vaqtni tejash imkonini beradi va mashinada ishlov berishni osonlashtiradi.

Alohida hujjatlar har safar yangidan tuziladi va ular o'zboshimchalik bilan (masalan, hisobotlar va tushuntirish xatlari, avtobiografiyalar) yoki standart hujjat asosida tuzilganligi sababli ularni trafaret qilish qiyin;

5) qiyinchilik darajasi bo'yicha oddiy va murakkab hujjatlarni ajratish mumkin. Birinchisi bitta savolni o'z ichiga olgan hujjatlarni, ikkinchisi esa ikki yoki undan ortiq savolni o'z ichiga olgan hujjatlarni o'z ichiga oladi. Oddiy hujjatlar afzalroq: ularni qayta ishlash, bajarilishini nazorat qilish va saqlash oson;

6) kompilyatsiya joyida ichki va tashqi hujjatlarni farqlash. Birinchi guruhga ma'lum bir korxona doirasida yaratilgan hujjatlar, ikkinchi guruhga tashqaridan olingan yoki boshqalarga yuborilgan hujjatlar kiradi;

7) belgilangan muddatlarga muvofiq hujjatlar shoshilinch va shoshilinch bo'lmaganlarga bo'linadi. Birinchisi qonun, huquqiy hujjat yoki boshqaruvchi tomonidan belgilangan muddatlarda ijro etilishini talab qiladi. Ushbu turkumga jo'natish yoki etkazib berish usulida shoshilinch bo'lganlar ham kiradi (telegrammalar, fototelegrammalar, telefon xabarlari, fakslar, sayohat guvohnomalari va boshqalar). Qolganlarning barchasi shoshilinch emas deb hisoblanadi, ular zaruratga qarab ma'muriyat tomonidan belgilangan muddatlarda amalga oshiriladi;

8) kelib chiqishi bo'yicha hujjatlar rasmiy va rasmiy-shaxsiy (shaxsiy)ga bo'linadi. Birinchi guruhga tashkilotlar, muassasalar va korxonalarda ularning faoliyatiga oid tuzilgan hujjatlar, ikkinchi guruhga aniq shaxslarga tegishli hujjatlar kiradi, ya'ni. shaxsiy (arizalar, xatlar, shikoyatlar va boshqalar);

9) oshkoralik darajasi bo'yicha oddiy, maxfiy, maxfiy hujjatlar va rasmiy foydalanish uchun hujjatlarni (DSP) farqlash;

10) qonuniy kuchga ega haqiqiy va qalbaki hujjatlarni farqlash. Qonun hujjatlarida belgilangan tartibda barcha qoidalarga rioya qilgan holda berilgan hujjatlar haqiqiy hisoblanadi; soxta - ma'lumotlari yoki mazmuni haqiqatga mos kelmaydigan hujjatlar.

Asl hujjatlar, o'z navbatida, haqiqiy (hozirda yuridik kuchga ega) va haqiqiy emas (ba'zi sabablarga ko'ra, masalan, shartnoma muddati tugaganligi sababli yo'qolgan) bo'lishi mumkin.

Hujjatlar moddiy yoki intellektual soxtalik tufayli soxta bo'lib chiqishi mumkin. Birinchisi, haqiqiy hujjat mazmuniga to'g'ri ma'lumotlar o'rniga noto'g'ri ma'lumotlar kiritilganda, o'zgartirishlar, o'chirishlar va hokazolar kiritilganda sodir bo'ladi. Intellektual qalbakilik ataylab yolg‘on mazmundagi hujjatni tayyorlash va berishda ifodalanadi, garchi rasmiy jihatdan benuqson bo‘lsa ham;

11) maqsadi bo'yicha (yaratilish bosqichlari) hujjatlar asl (asl) va nusxalarga bo'linadi. Asl nusxa (birinchi marta yaratilgan) nusxalar bilan ko'paytirilishi mumkin (asl nusxaning aniq takrorlanishi). Huquqiy jihatdan asl nusxa va nusxa, agar nusxada maxsus guvohnoma bo'lsa (masalan, notarial tasdiqlangan nusxasi yoki hujjatning dublikati - asl nusxaning dublikati) ekvivalent hisoblanadi.

Nusxalarning 3 turi mavjud: ta'til (eskirgan), ko'chirma va dublikat. Dam olish– jo‘natuvchida qoladigan biror joyga yuborilgan asl nusxaning to‘liq nusxasi. Ekstrakt- hujjat matnining bir qismini takrorlaydigan nusxasi. Dublikat– hujjatning ikkinchi (takroriy) nusxasi, masalan, asl nusxasi yo‘qolganligi sababli berilgan.

Hujjatlarni tasniflash.

Mavjud boshqaruv tizimlari orasida barcha boshqaruv organlari uchun umumiy bo'lgan funktsiyani amalga oshirish uchun alohida o'rin egallaydi - tizimni tashkil etish va boshqaruv jarayonlarini bevosita boshqaruv ishini va birinchi navbatda uning ma'muriy va ijro etuvchi faoliyatini tashkil etish - yagona tizimga tegishli. tashkiliy va ma'muriy hujjatlar (USORD).

USORD- tashkiliy va ma'muriy boshqaruv vazifalarini hal qilish uchun foydalaniladigan yagona hujjatlarning tarkibi, mazmuni, tuzilishi va bajarilishiga qo'yiladigan talablarni belgilaydigan yagona hujjat tizimi. Ish yuritishda hujjat deganda nima tushuniladi?

Hujjat, GOST 16.48.7 - 83 "Ish yuritish va arxivlash. Atamalar va ta'riflar" bo'yicha - vaqt va makonda uzatish uchun inson tomonidan yaratilgan ma'lumotlarga ega bo'lgan moddiy ob'ekt. Hujjatning maqsadi ma'lumotni vaqt o'tishi bilan foydalanish va masofaga uzatilishi mumkin bo'lgan shaklda qayd etishdir.

Hujjat boshqaruv sohasidagi asosiy mehnat ob'ekti hisoblanadi. Har qanday boshqaruv faoliyati hujjatda olingan ma'lumotlar bilan bog'liq bo'lib, har qanday boshqaruv qarori, albatta, hujjat shaklida qayd etiladi. Agar hujjatni yaratish odatda tarkibiy bo'linmalar rahbarlari va mutaxassislarining vazifasi bo'lsa, unda ularni bajarish odatda kotibga yoki boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatiga (DOU) topshiriladi. Rasmiy hujjatlarni tayyorlash standartlar bilan tartibga solinadi. Axborotni birlashtirish usullari quyidagilardan iborat: yozish, chizish, grafika, fotografiya, ovoz yozish, videoyozuv.

Ma'lumotni yozib olgan holda, hujjat uning saqlanishi va to'planishi, boshqa shaxsga o'tish imkoniyati, takroriy foydalanish va hokazolarni ta'minlaydi. Shu sababli, hujjatdan foydalanish uchun quyidagi resurslar ajratilgan:

1. axborotni saqlash va to'plash;
2. ma'lumotni boshqa shaxsga o'tkazish qobiliyati;
3. ma'lumotlardan qayta foydalanish;
4. o'z vaqtida ma'lumotga qaytish;
5. axborotni hisobga olish funksiyasi;
6. ma'lumotlarning isboti.

Boshqaruv jarayonida hujjatda qayd etilgan ma'lumotlar nafaqat qaror qabul qilish uchun asos, balki uning bajarilishini tasdiqlovchi dalil, tahlil va umumlashtirish uchun manba, ma'lumotnoma va qidiruv ishlari uchun materialdir. Biroq, boshqaruv faoliyatida hujjat ishning predmeti va natijasi sifatida ishlaydi.

Muassasada hujjatlarni yaratish uchun asos boshqaruv harakatlarining mavjudligi va mazmunini, ma'lumotlarni uzatish, saqlash va ma'lum vaqt davomida foydalanishni tasdiqlashning o'ta muhimligi hisoblanadi.

Hujjatlarni tayyorlash, bajarishning muayyan tamoyillarini ishlab chiqish, ular bilan ishlash shakllari va usullarini ishlab chiqish uchun ular bir qator belgilarga ko'ra tasniflanadi.

Hujjatlarni tasniflash- bu o'xshashlik va farqning eng umumiy belgilari bo'yicha hujjatlarni sinflarga bo'lish.

Hujjatlarni tasniflashning maqsadi boshqaruv apparati samaradorligini va ijrochilarning mas'uliyatini oshirishdan iborat. Hujjatlarni birlamchi tasniflash ularning tezkor izlanishini ta'minlaydi, ular bilan ishlash samaradorligini oshiradi, ijro va nazoratni tezlashtiradi.

Hujjatlarni tasniflash ularni birlashtirish bo'yicha ishlarni amalga oshirishning o'ta muhim sharti bo'lib, bu avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarini hujjatlashtirishning muhim shartidir. Hujjatlarni birlashtirish o'xshash boshqaruv holatlari uchun turlar va navlarning yagona to'plamini belgilash, hujjatlarning yagona shakllarini va ularni tayyorlash, loyihalash va trafaret matnlarini yaratishning yagona qoidalarini ishlab chiqishdan iborat.

Hujjatlar qayd etish usuli, mazmuni, ishlab chiqarish usuli, murakkablik darajasi, tayyorlanish joyi, ijro etish muddatlari, kelib chiqishi, oshkoralik darajasi, yuridik kuchi va maqsadi kabi mezonlarga ko‘ra tasniflanadi.

Axborotni yozib olish usuliga ko'ra hujjatlar yozma, grafik, foto va kino hujjatlari va akustik hujjatlarga bo'linadi. Yozma qo'lda yoki mashinada yaratilgan hujjatlarni o'z ichiga oladi. Grafik hujjatlarga chizmalar, xaritalar, chizmalar, diagrammalar, rejalar kiradi. Foto va kino hujjatlari maxsus tashuvchilarda maxsus jihozlar yordamida yozib olinadi. Akustik hujjatlar tovush ma'lumotlarini aniq yozib olish va uzatish imkonini beradi.

Nomi bo'yicha ko'p sonli hujjatlarni ajratib ko'rsatish. Bu buyruqlar, ko'rsatmalar, sertifikatlar, protokollar va boshqalar.

Turi bo'yicha hujjatlar standart, taxminiy yoki individual bo'lishi mumkin. Namunaviy hujjatlar yuqori organlar tomonidan quyi tashkilotlar uchun oldindan ishlab chiqiladi va majburiydir.
ref.rf da chop etilgan
Hujjatlar namunasi ham yuqori turuvchi organlar tomonidan ishlab chiqiladi, biroq maslahat xarakteriga ega, alohida hujjatlar esa ichki foydalanish uchun muayyan tashkilotlar tomonidan ishlab chiqiladi.

Qiyinchilik darajasi bo'yicha Bitta savolni o'z ichiga olgan oddiy hujjatlar va bir nechta savollarni o'z ichiga olgan murakkab hujjatlar mavjud.

Tuzilish joyi bo'yicha hujjatlar ichki va tashqi bo'linadi. Ichki - muassasada uning muammolarini hal qilish uchun yaratilgan va muassasa chegarasidan tashqariga chiqmaydigan hujjatlar. Tashqi - muassasaning kiruvchi va chiquvchi yozishmalari.

Belgilangan muddatlar bo'yicha hujjatlar shoshilinch va shoshilinch bo'lmaganlarga bo'linadi. Ushbu xususiyatning ko'rsatkichi qonun va tegishli qonun hujjatlarida belgilangan hujjatni bajarish muddati hisoblanadi.

Kelib chiqishi bo'yicha hujjatlar rasmiy yoki rasmiy shaxsiy bo'lishi mumkin. Birinchi guruh - tashkilotlarda ularning faoliyati masalalari bo'yicha tuzilgan hujjatlar, ikkinchi guruh - aniq shaxslarga tegishli hujjatlar.

Ommaviylik darajasi bo'yicha oddiy, maxfiy hujjatlarni va rasmiy foydalanish uchun ajratish.

Yuridik kuch bilan haqiqiy va qalbaki hujjatlarni farqlash. Belgilangan tartibda barcha qoidalarga rioya qilgan holda berilgan hujjatlar haqiqiy hisoblanadi; soxta - dizayni yoki mazmuni haqiqatga mos kelmaydigan hujjatlar.

Maqsad bo'yicha hujjatlar asl va nusxalarga bo'linadi. Asl nusxa - asl ma'lumotlarni o'z ichiga olgan, to'g'ri rasmiylashtirilgan asl hujjat. Nusxa - bu to'g'ri tasdiqlangan asl nusxaning tafsilotlarini aniq takrorlash. Ta'til, ko'chirma va dublikat kabi nusxalarning turlarini farqlash kerak. Chiqaruvchi hujjat jo'natuvchida qolgan to'liq nusxasidir. Hujjatdan ko'chirma hujjatning bir qismining nusxasi, dublikat esa hujjatning asl nusxasi yo'qolganligi sababli berilgan ikkinchi nusxasi hisoblanadi.

Hujjatlarni tasniflash. - tushuncha va turlari. "Hujjatlarni tasniflash" turkumining tasnifi va xususiyatlari. 2017, 2018 yil.

Hujjatlarni tasniflash - bu hujjatlarni tasniflash sxemasining holati va ular o'rtasidagi munosabatlarni aks ettirish uchun ularni sinflarga ajratish yoki taqsimlash jarayoni. Hujjatlarni tasniflash ularning xilma-xilligini boshqarishga yordam beradi. Hujjatlar turli mezonlarga ko'ra tasniflanadi. Hujjatlarning quyidagi tasniflarini ko'rib chiqamiz: Hujjatning axborot komponentiga ko'ra tasniflash; Hujjatning moddiy komponentiga ko'ra tasniflash; Hujjatlarni tashqi muhitda ishlash sharoitlariga ko'ra tasniflash.

Hujjatning axborot komponentiga ko‘ra tasniflash 1. Hujjatlarni mazmuniga ko‘ra tasniflash: LBC, UDC, Dewey Decimal Classification, Unified classification for Book nashriyot va boshqalar 2. Hujjatlarni axborotni umumlashtirish darajasiga ko‘ra tasniflash: Birlamchi hujjatlar, Ikkilamchi hujjatlar. 3. Hujjatlarni axborotni idrok etish uchun mo‘ljallangan maqsadiga ko‘ra tasniflash: Inson o‘qiydigan, Mashinada o‘qiladigan.

Hujjatning axborot komponentiga ko'ra tasnifi 5. Hujjatlarni axborotni qayd etishning ikonik vositalar xarakteriga ko'ra tasnifi: Matnli hujjat, Ikonik hujjat, Ideografik hujjat, Ovozli hujjat, Matritsa hujjati, Kompleks hujjat.

Hujjatning axborot komponentiga ko'ra tasniflash 6. Axborotni qayd etish o'lchamiga ko'ra hujjatlarni tasniflash: Bir o'lchovli hujjatlar, ikki o'lchovli hujjatlar, uch o'lchovli hujjatlar. 7. Hujjatlarning axborotni idrok etish kanaliga ko`ra tasnifi: Taktil hujjat, Eshitish hujjati, Vizual hujjat, Audiovizual hujjat.

Hujjatning axborot komponentiga ko'ra tasnifi 8. Hujjatlarning tarqalish darajasiga ko'ra tasnifi: Nashr qilingan hujjat, Nashr qilinmagan hujjat, Nashr qilinmagan hujjat.

Hujjatning axborot komponentiga ko'ra tasnifi 9. Hujjatlarni hujjatlashtirish usuli bo'yicha tasniflash: Qo'lda yozilgan, Chop etilgan, Mexanik, Magnit, Fotosurat, Optik, Lazerli, Elektron.

Hujjatning moddiy tarkibiy qismiga ko'ra tasnifi 1. Axborot tashuvchisi materialiga ko'ra tasnifi: Sun'iy hujjatlar, Tabiiy hujjatlar. 2. Axborot tashuvchining moddiy tuzilishi yoki shakliga ko'ra tasnifi: Varaq hujjat, Kod hujjat, Kartochka hujjat, Lenta hujjat, Disk hujjat, Birlashtirilgan hujjat.

Hujjatlarni tashqi muhitda faoliyat ko'rsatish sharoitlariga ko'ra tasniflash 1. Hujjatlarni nashr qilish muntazamligiga ko'ra tasniflash: Davriy hujjatlar, Davriy bo'lmagan hujjatlar. 2. Hujjatlarning tashqi muhitda paydo bo‘lish vaqtiga ko‘ra tasnifi: Asl (yuridik kuchga ega bo‘lgan hujjatning birinchi yoki bir nusxasi), Nusxasi (boshqa hujjatning ma’lumotlarini va uning tashqi ma’lumotlarini to‘liq yoki bir qismini takrorlaydigan hujjat. xususiyatlari), dublikat (yuridik kuchga ega bo'lgan rasmiy hujjatning nusxasi) asl nusxaning kuchi).

Boshqaruv sohasiga xizmat qiluvchi barcha hujjatlarni turli asoslarga ko'ra tasniflash mumkin. Ularning kelib chiqishiga ko'ra, hujjatlar shaxsiy va rasmiy hujjatlarga bo'linadi.

Hujjatlashtirish usuliga ko'ra hujjatlar ajratiladi: qo'lda yozilgan (matn); tasviriy (ob'ektning tasviri orqali ma'lumot yozadigan hujjatlar); grafik (grafik tarzda tuzilgan hujjatlar); fotografik hujjatlar; fonohujjatlar (magnit lentaga yozilgan ovozli hujjatlar); kino hujjatlari (kino va video jihozlar yordamida yozib olingan hujjatlar); kompyuter texnologiyalari yordamida yaratilgan hujjatlar.

Boshqaruv apparati bilan munosabatlariga ko'ra hujjatlar quyidagilarga bo'linadi:

Kiruvchi (tashkilot tomonidan qabul qilingan); chiquvchi (tashkilotdan yuborilgan);

ichki (ma'lum bir tashkilotda yaratilgan va ichki aloqada qo'llaniladi). Ushbu hujjatlarning jami tashkilotning hujjat aylanishini tashkil qiladi.

Ko'tarilgan masalalar soniga ko'ra, hujjatlar oddiy va murakkab bo'linadi. Oddiy hujjatlarda bitta masala bayoni mavjud. Murakkab hujjatlar bir nechta muammolarni o'z ichiga oladi. Bunday hujjatlarga odatda buyruqlar, bayonnomalar, qarorlar va qarorlar kiradi. Kirish cheklovlariga ko'ra, hujjatlar maxfiy, rasmiy foydalanish uchun va tasniflanmagan (oddiy) bo'linadi. Maxfiy hujjatlar maxsus belgi va maxfiylik tasnifi bilan ta'minlanadi. Bunday hujjatlardan foydalanish va ular bilan ishlash maxsus texnologiya yordamida amalga oshiriladi va maxsus ruxsatni talab qiladi. Maxfiy bo'lmagan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan rasmiy foydalanish uchun hujjatlar ushbu muassasa xodimlari tomonidan ishlatilishi mumkin.

Matnni taqdim etish usuliga ko'ra, hujjatlar individual, shablonli va standart bo'lishi mumkin. Alohida hujjatlarda tarkib bog'langan matn shaklida taqdim etiladi. Alohida hujjat tuzuvchisi (ijrochisi) muayyan boshqaruv vazifasini bajarish uchun bir (yoki bir nechta) masalalarga bag'ishlangan asl matnni tayyorlaydi. Ushbu hujjatlar an'anaviy adabiy matnda yozilgan. Stencil hujjatlarida matnning tuzilishi rasmiylashtiriladi, ular o'zgaruvchan ma'lumotlarni to'ldirish uchun oldindan tayyorlangan standart iboralar yoki doimiy takrorlanadigan matnning alohida qismlari va bo'shliqlardan foydalanadilar. Bunday hujjatlarning eng mashhur turi anketa yoki sertifikatdir. Standart hujjatlar o'xshash (takroriy) vaziyatlarni hujjatlashtirish uchun ishlatiladi va namuna (masalan, standart xatlar, namunaviy ko'rsatmalar, namunaviy shartnomalar va boshqalar) asosida tuziladi. Hujjatshunoslikda tipifikatsiya usuli hujjatlarning standart shakllarini va standart matnlarni, ya'ni namunalar yoki standartlarni ishlab chiqishda qo'llaniladi, ular asosida aniq hujjatlar yaratiladi.

Haqiqiylik darajasiga ko'ra hujjatlar asl nusxalar, asl nusxalar, nusxalar va dublikatlarga bo'linadi. Rasmiy hujjatning asl nusxasi yuridik kuchga ega boʻlgan hujjatning birinchi (yoki yagona) nusxasi hisoblanadi. Uning haqiqiyligini tasdiqlovchi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat (muallif, yaratilgan vaqt va joy to'g'risida) haqiqiy hisoblanadi. Aslning sinonimi asliyatdir. Hujjat loyihasi (qo'lda, mashinada yoki kompyuterdan chop etilishi mumkin) muallifning hujjat mazmuni bo'yicha ishini aks ettiradi, faqat hujjat matnini o'z ichiga olishi mumkin va yuridik kuchga ega emas. Hujjatning nusxasi faksimil yoki bepul nusxasi bo'lishi mumkin. Nusxalar hujjat matnining bir qismini (ko'chirma) yoki butun hujjatni takrorlashi mumkin. Faks nusxasi hujjatning mazmunini va uning barcha tashqi xususiyatlarini - asl nusxadagi (shu jumladan imzo va muhr) yoki ularning bir qismidagi tafsilotlarni, ularning joylashuvi xususiyatlarini to'liq aks ettiradi. Bepul nusxa yozuv mashinkalarida yaratiladi va hujjatning barcha tafsilotlarini o'z ichiga oladi, lekin uning shaklini takrorlash shart emas. Dublikat - bu asl nusxaning yuridik kuchiga ega bo'lgan va "Dublikat" belgisi bilan birga bo'lgan rasmiy hujjatning nusxasi.

Saqlash muddatlariga ko'ra hujjatlar doimiy, uzoq muddatli (10 yildan ortiq) va vaqtinchalik (10 yilgacha) saqlanadigan hujjatlarga bo'linadi. Hujjatlarni saqlash muddatlari federal arxiv xizmati tomonidan belgilanadi va saqlash muddatlari ko'rsatilgan hujjatlar ro'yxatida belgilanadi.

Faoliyat sohasiga koʻra rasmiy hujjatlar boshqaruv, ilmiy-texnikaviy, ishlab chiqarish (texnologik) va boshqalarga boʻlinadi.

Hujjatlar maqsadiga ko'ra tasniflanishi mumkin. Boshqaruv amaliyotida ma'muriy faoliyat buyruq va ko'rsatmalar, qarorlar, qarorlar, ko'rsatmalar berish orqali ifodalanadi. Rejalashtirish - turli rejalar tayyorlash, nizomlarda, nizomlarda va hokazolarda faoliyatni tartibga solish orqali; buxgalteriya hisobi - statistik, buxgalteriya va operatsion-texnik hujjatlarni tuzish va qayta ishlash; faoliyatning ayrim sohalarini tartibga solish ko'rsatmalar, yo'riqnomalar, nizomlar va qoidalarni chiqarish shaklida amalga oshiriladi.